Guide de préparation 2019 de la Déclaration annuelle et demande de subventions pour les sociétés horticoles

Exigences de rapport annuel

En vertu de la Loi sur les organisations agricoles et horticoles de l'Ontario, les sociétés horticoles constituées en personne morale en vertu de la Loi doivent produire une déclaration annuelle et la faire parvenir au ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales de l'Ontario (MAAARO).

Dates limites de rapport

  • La Déclaration annuelle et demande de subventions doit être reçu au plus tard le 3 février 2020. Si vous manquez la date limite, vous ne serez pas admissibles au financement.
  • Veuillez prévoir suffisamment de temps si vous envoyez votre déclaration par la poste.
  • Le MAAARO ne peut être tenu responsable des demandes de subventions tardives, perdues ou envoyées à une mauvaise adresse.
  • Si une société néglige de produire une déclaration annuelle, le ministère pourra entamer les procédures nécessaires pour annuler le certificat de constitution en personne morale de celle-ci.

Remplir la Déclaration annuelle

  • Toutes les sociétés doivent remplir le formulaire de demande à tous les ans
  • Toutes les parties sont obligatoires, sauf les sections concernant les subventions

Dénomination sociale et coordonnées

  • Assurez-vous de l'exactitude de l'adresse postale, du numéro de téléphone, du numéro de télécopieur et du courriel de la société.

Renseignements sur la société

  • Remplir tous les renseignements

Activités de conformité avec la Loi

  • Veuillez cocher les cases décrivant les moyens que prend votre société horticole pour susciter l'intérêt de la population envers l'horticulture et favoriser des améliorations dans ce domaine. Assurez-vous que vous cochez seules les catégories qui s'appliquent à votre société horticole. Si le ministère effectue une vérification de votre demande, vous devrez fournir une justification et des preuves pour montrer comment votre société a accompli les attestations cochées.

Remplir la Demande de subvention pour les sociétés horticoles

  • Remplissez toutes les sections de la Déclaration annuelle et demande de subventions pour les sociétés horticoles pour être admissible à la subvention
  • Toutes les subventions sont basées sur les dépenses d'une société pendant une période d'un an, c'est-à-dire, l'exercice financier qui se termine.
  • Des copies de tous les reçus des dépenses doivent être conservées dans vos dossiers et, si demandées, données au Ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales à des fins de vérification.

Règlement 16, article 8 - De l'aide financière peut être versée aux sociétés horticoles qui remplissent les conditions suivantes :

      1. réaliser les objets d'une société horticole en vertu de la Loi sur les organisations agricoles et horticoles
      2. compter au moins 50 membres (ou 25 dans le Nord de l'Ontario)
      3. posséder des reçus des dépenses admissibles dans le cadre d'activités liées à l'horticulture
      4. produire des états financiers vérifiés et une liste des nouveaux dirigeants et administrateurs au plus tard le 3 février 2020

Dépenses admissibles à une subvention

Les dépenses doivent contribuer à réaliser les objectifs d'une société horticole, telles que :

  • réunions sur la théorie et la pratique de l'horticulture
  • plantation d'arbres, d'arbustes et de fleurs
  • excursions, concours, compétitions et expositions qui se rapportent à l'horticulture
  • distribution de semences, de plantes, de bulbes, de fleurs, d'arbres et d'arbustes
  • promotion de l'environnement
  • diffusion de renseignements horticoles par les médias
  • promotion des bienfaits de l'horticulture thérapeutique
  • promotion de l'intérêt du public pour l'horticulture
  • frais d'inscription
  • assurances
  • location de salles pour réunions
  • fournitures de bureau
  • frais de déplacement et de repas (il faut suivre la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d'accueil)

Dépenses non admissibles

  • frais de repas pour les réunions et pour les évènements
  • frais d'alcool ou de bar
  • chars de défilés
  • couronnes, par ex. de fleurs
  • prix de reconnaissance
  • honoraires
  • dons
  • frais bancaires
  • achat d'immobilisations
  • abonnements
  • annuaires

Nota : Ces dépenses doivent être visibles et indiquées comme telles dans les états financiers. Fournissez, au besoin, le détail des dépenses séparément.

Montant maximal de la subvention

50 % du total des dépenses admissibles engagées et ne doit pas dépasser le niveau de financement selon le nombre de membres votants tel qu'indiqué ci-dessous.

Nombre de membres votants (18 ans ou plus)
Montant maximal
200 membres ou plus ET les dépenses admissibles sont supérieures à 3 000 $
1 500 $
50 à 199 (25 à 199 dans le Nord de l'Ontario) ET les dépenses admissibles sont supérieures à 2 000 $
1 000 $
49 ou moins (24 ou moins dans le Nord de l'Ontario)
Non admissible

Autres exigences

Attestation par des signataires autorisés

Assurez-vous que la Déclaration annuelle et demande de subventions est signée par deux signataires autorisés de la société. Toutefois, si vous présentez votre demande par voie électronique, aucune signature n'est requise.

Réviseurs financiers

  • La société doit faire vérifier ses documents financiers pour assurer la protection du trésorier et de ses membres et afin d'assurer la gestion adéquate de l'organisation.
  • Deux réviseurs financiers doivent être nommés à l'assemblée annuelle. Ils ne doivent être ni des membres du conseil d'administration ni liés entre eux ni liés au trésorier.
  • Si un cabinet professionnel effectue la vérification, une signature suffise.
  • Un modèle des états financiers est disponible en appelant votre personne-ressource du MAAARO.

Documents à joindre

Les documents ci-dessous doivent accompagner la Déclaration annuelle et demande de subventions :

  1. Liste des dirigeants et administrateurs

    Joignez une liste des nouveaux dirigeants et des nouveaux administrateurs de la société pour l'année à venir. Incluez l'adresse complète de ceux-ci (y compris le code postal), les numéros de téléphone et les courriels.

  2. États financiers annuels vérifiés
    • Des états financiers vérifiés doivent être joints à la déclaration annuelle. Ceux-ci doivent contenir l'information qui a été présentée à l'assemblée annuelle de la société et comprendre au moins :
      • état des encaissements et décaissements à la fin de l'exercice
      • état de l'actif et du passif à la fin de l'exercice
      • rapport de rapprochement des comptes
    • L'état des encaissements et décaissements doit être suffisamment détaillé pour pouvoir être comparé clairement et directement aux chiffres figurant dans le formulaire de Déclaration annuelle et demande de subventions.
  1. Attestation des vérificateurs
    • Joignez le rapport de vérification (examens, mais non pas compilations) d'un cabinet de comptables professionnels (les copies sont acceptées) ou un Certificat de vérification (pouvant être téléchargé en format Word) signé par deux vérificateurs financiers.
    • Doit être produit avant l'assemblée annuelle de la société.

Présentation de la Déclaration annuelle et demande de subventions

  • Nous vous recommandons de présenter votre demande en ligne afin d'accélérer le processus d'examen
  • Si vous faites parvenir votre demande par la poste :
    • Envoyez la Déclaration annuelle et demande de subventions et les pièces justificatives au bureau désigné de votre région (reportez-vous à la liste des personnes-ressources à contacter dans chaque district).
    • Sociétés du Sud de l'Ontario : faites parvenir le formulaire rempli au centre de ressources du MAAARO désigné (Ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales).
    • Sociétés du Nord de l'Ontario (districts 12, 13, 14 et 18) : envoyez le formulaire au bureau du MDNM désigné (ministère du Développement du Nord et des Mines).
    • N'envoyez pas le formulaire au bureau du ministère à Guelph. Les formulaires seront alors renvoyés au bureau régional pour examen, ce qui retardera le traitement de votre demande de subventions.

Renseignements

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec la personne-ressource désignée du MAAARO et du MDNM de votre région.

Date limite de la Déclaration annuelle et demande de subventions :

le 3 février 2020


Pour plus de renseignements :
Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca
Auteur : Unité des programmes agricoles et ruraux, Direction des programmes pour les collectivités rurales
Date de création : 31 octobre 2017
Dernière révision :

13 novembre 2019