Organisations agricoles et horticoles

Exigences relatives aux rapports annuels

Comme le prévoit la Loi sur les organisations agricoles et horticoles de l'Ontario, les organisations agricoles, les sociétés agricoles et les sociétés horticoles qui sont constituées en personne morale en vertu de la Loi doivent remettre au ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales (MAAARO) un rapport annuel.

Associations agricoles devant produire un rapport annuel

Les associations agricoles doivent soumettre un rapport annuel au ministère dans les 90 jours qui suivent leur assemblée générale annuelle.

Les associations agricoles devraient recevoir un avis du MAAARO par courriel un mois avant la date prévue de leur assemblée générale annuelle. Le courriel contiendra un hyperlien permettant de télécharger le rapport annuel. Les associations peuvent également envoyer leur rapport annuel à ag.info.omafra@ontario.ca.

Le rapport annuel doit respecter les exigences suivantes afin que l'association conserve son statut légal d'organisation à but non lucratif et demeure en règle :

  1. une copie de ses états financiers vérifiés
  2. une déclaration relative au nombre de membres en règle
  3. une liste des administrateurs et dirigeants de l'organisation, avec leur adresse, leur numéro de téléphone et leur adresse de courriel
  4. un exemplaire du rapport annuel présenté à l'assemblée annuelle

États financiers acceptables :

Un « Avis au lecteur » produit par un comptable n'est pas acceptable.

Comment respecter les exigences si votre organisation a un avis au lecteur préparé par un comptable

Si votre organisation a un avis au lecteur, vous devrez procéder à un examen supplémentaire de vos documents financiers, lequel peut prendre la forme d'un Certificat d'examen financier signé. Pour ce faire, l'organisation devra, une fois que ses états financiers seront prêts, nommer deux personnes pour examiner ses documents financiers. Ces deux personnes :

  1. ne doivent pas être membres du conseil d'administration,
  2. ne doivent pas être apparentées au trésorier, et
  3. ne doivent pas être elles-mêmes apparentées.

Il n'y a pas d'autres exigences à respecter, mais nous vous encourageons à nommer des personnes qui sont familières avec les questions financières. Les personnes qui réalisent l'examen peuvent le faire bénévolement et il n'est pas nécessaire qu'elles soient liées à votre organisation. Ce processus augmentera le degré d'assurance pour les états financiers de votre organisation.

Sociétés agricoles et horticoles devant produire un rapport annuel

La date limite pour soumettre votre rapport annuel 2021 est le 31 octobre 2022.

Préparer le rapport annuel

Les sociétés doivent soumettre leur rapport annuel au moyen de la plate-forme PTO (Paiements de transfert Ontario). Veuillez vous assurer que votre société est inscrite à PTO.

Le guide et les documents à l'appui sont également disponibles dans PTO.


Assemblée générale annuelle

Les sociétés doivent tenir une assemblée générale annuelle. Veuillez vous assurer que les documents justificatifs sont prêts à être soumis avec votre rapport annuel - états financiers, certificat d'examen (signé avant l'AGA) et liste des nouveaux administrateurs et dirigeants.

Si votre société ne peut tenir son assemblée générale annuelle dans les 15 mois qui suivent sa dernière AGA pour des raisons exceptionnelles, veuillez envoyer un courriel au directeur du MAAARO, à AHOA.admin@ontario.ca, et demander une prorogation en proposant une date (mois/année) et en indiquant pourquoi l'AGA ne peut avoir lieu dans les délais requis. Le ministère approuvera la prorogation et vous en avisera par courriel. Cliquer ici pour lire la Loi sur les organisations agricoles et horticoles.


Pour plus de renseignements :
Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca