Comment choisir un expert-conseil


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : 07/98
Commande no. 98-054
Dernière révision :
Situation : Traduction de la fiche no 98-053, « How to Choose a Consultant »
Rédacteur : Marilyn Sewell - MAAARO

Table des matières

  1. Introduction
  2. Qu'est-ce qu'un expert-conseil?
  3. Quel est le problème à régler?
  4. Avons-nous vraiment besoin d'un expert-conseil?
  5. Comment trouver la bonne personne
  6. Les paramètres du projet
  7. Votre contrat avec l'expert-conseil
  8. Embauche d'experts-conseils = collaboration!
  9. Est-ce qu'il valait la peine d'embaucher un expert-conseil?
  10. Conclusion
  11. Ouvrages consultés

Introduction

L'embauche d'experts-conseils externes pour réaliser des projets à court terme n'est pas rare en affaires. Lorsque les ressources internes ne peuvent suffire et qu'un besoin d'impartialité se fait sentir, les organismes et les municipalités font appel à un expert-conseil.

Ce processus peut faire un peu peur la première fois. Cette fiche technique vous explique en termes généraux comment votre organisme ou municipalité peut profiter au maximum des services d'un expert-conseil.

Qu'est-ce qu'un expert-conseil?

Les experts-conseils se spécialisent généralement dans un domaine particulier. Ils peuvent exceller dans la résolution de problèmes, la recherche ou les solutions de rechange. Les experts-conseils travaillent surtout à contrat, c'est-à-dire qu'ils vendent leurs connaissances ou leurs services pour un certain prix. Les experts-conseils professionnels peuvent suggérer de nouvelles idées dans le cadre de projets communautaires et votre organisme ou collectivité peut souvent apprendre beaucoup en travaillant avec eux.

Quelle est la démarche que suivent les experts-conseils?

Les experts-conseils utilisent généralement une des deux démarches suivantes : la démarche axée sur les connaissances et la démarche axée sur les gens. Il faut choisir un expert-conseil qui utilise la démarche qui convient à votre projet. Si vous n'êtes pas satisfait des services de votre expert-conseil, il se peut que vous ayez choisi une personne qui n'utilise pas une démarche adaptée à votre projet.

La démarche axée sur les connaissances

Les experts-conseils qui adoptent cette démarche travaillent pour vous et non pas avec vous. Embauchez ce genre de personne si vous voulez que le projet soit réalisé le plus rapidement possible et s'il n'est pas nécessaire de faire participer la collectivité. Ce type de démarche convient bien aux projets techniques simples, comme la conception d'un système comptable informatisé ou d'une base de données de membres.

La démarche axée sur les gens

Les experts-conseils qui adoptent cette démarche travaillent plutôt avec vous, et non pas seulement pour vous. Les collectivités ont tendance à embaucher surtout ce genre d'expert-conseil. Pourquoi? Lorsqu'un expert-conseil travaille avec vous et votre collectivité, vous pouvez apprendre des tas de choses. Ces experts-conseils collaborent généralement avec les membres de l'organisme ou de la collectivité pour décider du type de recherche à effectuer et les former pour cette tâche.

Remarque : Cette démarche peut prendre plus de temps et coûter plus cher. Mais elle se traduit souvent par une meilleure recherche et la participation de la collectivité. On peut dire que la recherche est le produit de la collectivité.

En résumé, utilisez la démarche axée sur les connaissances pour les projets techniques ponctuels qu'un ou deux experts-conseils peuvent faire efficacement en travaillant seuls. Utilisez la démarche axée sur les gens lorsque l'organisme ou la collectivité devrait participer au projet, qui le concerne en partie ou en entier.

Quel est le problème à régler?

En répondant à cette question, vous déterminez les paramètres du projet et vous aidez votre organisme ou votre collectivité à formuler précisément ce qui doit être fait. Vous devez franchir cette étape avant de poursuivre votre projet.

Avons-nous vraiment besoin d'un expert-conseil?

Avant d'embaucher un expert-conseil, demandez-vous si vous pouvez réaliser ce projet par vous-même ou si vous pouvez obtenir de l'aide ailleurs.

Pouvons-nous réaliser le projet par nous-mêmes?

Une fois que vous avez répondu à la première question, vous devez maintenant décider si votre collectivité peut réaliser le projet sans l'aide d'un expert-conseil. Voici une petite liste de vérification qui peut vous aider à évaluer les compétences de votre groupe.

  • Est-ce que les dirigeants communautaires, les employés (le cas échéant) et d'autres bénévoles ont pu examiner le projet pour évaluer si l'organisme possède les compétences nécessaires pour ce travail?
  • Est-ce que les gens de l'endroit et d'autres personnes croient que la collectivité peut réaliser elle-même le projet?
  • Est-il possible de déplacer du personnel pour qu'il réalise ce projet?

Si vous avez répondu « oui » à toutes ces questions, votre collectivité peut probablement réaliser le projet par elle-même.

Si vous croyez que votre collectivité ne peut pas mener à bien le projet par elle-même, vous devez rechercher d'autres sources d'aide.

Quelles sont les autres sources d'aide (à part les experts-conseils)?

  • D'autres collectivités ou organismes : Demandez à d'autres collectivités ou organismes de discuter de leurs expériences en la matière. En comparant vos projets, vous pouvez découvrir des démarches pour réaliser une tâche ou résoudre un problème, vous renseigner sur la façon d'éviter des problèmes ou des difficultés et obtenir des idées pratiques pour réaliser votre propre projet.
  • Les employés du gouvernement : Obtenez des conseils et de l'aide auprès des employés de divers ministères provinciaux. Par exemple, vous pourriez discuter avec le personnel du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales de l'Ontario de ses compétences en matière de facilitation, d'organisation des priorités, de développement organisationnel et de gestion des bénévoles, de ses programmes de formation, etc.
  • Les groupes et associations : Des groupes et associations se spécialisant dans divers domaines techniques ou sociaux peuvent souvent offrir de l'aide et des conseils gratuits pour vos projets.
  • Les universités et collèges communautaires : Ces établissements offriront parfois leur temps et leur expertise pour des projets communautaires s'ils peuvent effectuer des recherches en même temps. Assurez-vous toutefois que vous pouvez consulter leurs rapports de recherche et que les renseignements obtenus lors des recherches peuvent profiter à la collectivité. Assurez-vous également que vous avez un certain contrôle sur l'utilisation et la publication des résultats de recherche.

Prise de décisions

Après avoir examiné vos ressources locales et externes, vous pouvez maintenant décider si vous avez besoin des services d'un expert-conseil. Vous devriez probablement embaucher un expert-conseil si :

  • Aucun membre de la collectivité n'a le temps ou les compétences nécessaires pour réaliser le projet.
  • Vous avez déjà essayé de réaliser ce projet (ou un projet similaire) et n'avez pas obtenu les résultats désirés.
  • La collectivité accordera plus de valeur aux recommandations d'un expert-conseil qu'à celles de ses propres membres.
  • Vous avez besoin de l'aide et de conseils spécialisés.

Si vous décidez d'embaucher un expert-conseil, vous devez trouver la personne qui répond à vos besoins.

Comment trouver la bonne personne

Voici quelques conseils sur la recherche d'un expert-conseil :

  • Demandez l'avis des gens. Le bouche à oreille est encore le meilleur moyen de se renseigner sur plusieurs sujets, y compris les meilleurs experts-conseils disponibles.
  • Embauchez un expert-conseil connu qui a réalisé un projet semblable ou de la même complexité, ou demandez à un expert-conseil en qui vous avez confiance de vous suggérer quelqu'un.
  • Consultez des listes d'experts-conseils compétents. Vous pouvez obtenir ces listes auprès d'organismes professionnels, de collèges et universités, d'organismes gouvernementaux et de groupes de bénévoles.
  • Communiquez avec des agences d'experts-conseils. Consultez les pages jaunes de votre annuaire téléphonique pour connaître le nom d'experts-conseils. Vérifiez sous Consultants ou Management Consultants.
  • Publiez des annonces dans les journaux locaux ou régionaux. Décrivez brièvement le projet et demandez aux experts-conseils intéressés de communiquer avec vous.
  • Gardez dans un dossier le curriculum vitae de toutes les personnes qui ont signalé qu'elles aimeraient travailler avec votre organisme ou collectivité. Vous ne savez jamais quand vous aurez besoin de vous y référer.

Choisir le meilleur expert-conseil

Des dirigeants de la collectivité, des superviseurs de projet et des citoyens pourraient faire partie du comité de sélection.

Ce comité pourra participer aux étapes suivantes de la sélection :

  1. Communication initiale : Indiquez aux experts-conseils qui pourraient faire l'affaire les paramètres du projet (voir la prochaine section pour plus de détails)
  2. Demandez aux experts-conseils de présenter des soumissions : Ces soumissions doivent expliquer brièvement comment les experts-conseils répondraient aux buts ou objectifs de la collectivité et réaliseraient le projet. Les soumissions devraient comprendre les compétences des experts-conseils, les coûts et le nombre de jours ou d'heures nécessaires pour effectuer le travail. Si les experts-conseils veulent obtenir plus de renseignements sur le projet, vous devriez organiser une rencontre.
  3. Évaluez les soumissions : Pour ce faire, le comité doit tenir compte de la façon dont les experts-conseils répondront aux besoins de la collectivité, de leurs compétences et des coûts proposés. Il est parfois pratique d'évaluer les capacités des experts-conseils séparément des coûts prévus. De cette façon, ces deux éléments n'influent pas l'un sur l'autre lors de l'évaluation.
  4. Choisissez les quatre ou cinq meilleurs experts-conseils ou sociétés parmi les soumissions.
  5. Faites une entrevue avec les meilleurs experts-conseils ou sociétés : Le comité devrait s'attarder sur l'expertise technique, les connaissances de la collectivité et les coûts proposés des personnes interviewées. Selon l'importance du contrat, il pourrait être possible de faire les entrevues par téléconférence, bien que les rencontres en personne soient toujours préférables.
  6. Vérifiez les références : Les meilleures références proviennent de gens et d'organismes pour qui les experts-conseils ont travaillé. Consultez le rapport final pour des projets similaires réalisés par les experts-conseils. Le comité devrait poser les questions suivantes lorsqu'il vérifie les références :
    • Les experts-conseils ont-ils respecté les conditions du contrat?
    • Ont-ils fini le projet à temps?
    • Ont-ils respecté le budget?
    • Est-ce que leurs recommandations ou rapports étaient utiles?
    • Est-ce que leurs interventions ont entraîné des changements positifs?
    • Étaient-ils ouverts et acceptaient-ils facilement les idées et les suggestions de la collectivité?
    • Collaboraient-ils bien avec la collectivité ou d'autres clients
  7. Choisissez l'expert-conseil : Si vous suivez ce processus de sélection, vous trouverez probablement du personnel qualifié - des gens qui essaieront de répondre à vos besoins et de présenter un rapport, des recommandations ou tout autre processus de consultation, produit ou service acceptable, à un prix équitable.

Remarque : Par respect pour les autres experts-conseils qui vous ont présenté des soumissions, vous devriez les avertir que vous avez choisi quelqu'un d'autre. Les experts-conseils non choisis vous demanderont peut-être de discuter de leur soumission. Le comité de sélection devrait documenter l'examen des soumissions et les entrevues. Le comité doit décider à l'avance jusqu'à quel point il entend commenter la présentation des soumissionnaires.

Les paramètres du projet

Les paramètres du projet sont une brève description du projet et des résultats espérés. Ces paramètres vous aident à expliquer le projet à l'expert-conseil et à vous assurer que cette personne vise la même cible que vous. Ces paramètres permettent également à la personne choisie d'évaluer le prix de ses services.

Les paramètres (c'est-à-dire la description du projet) devraient vous permettre de :

  • donner un aperçu du problème à résoudre ou du travail à effectuer;
  • préciser vos objectifs - ce que vous attendez des services de l'expert-conseil;
  • décrire le produit que vous voulez obtenir de l'expert-conseil - par exemple, une politique, un plan, un système, une procédure, un rapport ou tout autre document, et à quoi servira ce produit;
  • établir un calendrier pour réaliser et terminer les travaux.

Évaluer les coûts

Les honoraires qu'exige un expert-conseil pour réaliser un projet ou toute autre tâche varient d'une personne à l'autre. Pour déterminer si le devis présenté est équitable, tenez compte de ce qui suit :

  • le taux courant pour des services similaires; les associations professionnelles recommandent souvent des honoraires que les experts-conseils respectent;
  • les limites que les organismes de financement imposent concernant les honoraires des experts-conseils;
  • le domaine de spécialisation de l'expert-conseil, son expérience, ses compétences, sa réputation et ses connaissances;
  • les attentes de l'expert-conseil concernant la charge de travail et le temps accordé pour réaliser les tâches;
  • les avantages pour la collectivité à court, moyen et long terme;
  • le produit fini - le type et l'importance des données, rapports, plans ou systèmes produits;
  • la formation que l'expert-conseil fournira aux membres de la collectivité.

N'oubliez pas que les experts-conseils doivent payer leurs propres frais pour préparer une soumission et rencontrer les membres du comité de sélection pour discuter de leurs idées.

Votre contrat avec l'expert-conseil

Un contrat bien rédigé énonce clairement qui est responsable de quoi et aide à prévenir des surprises déplaisantes pour le client comme pour l'expert-conseil. Lorsque vous signez un contrat avec l'expert-conseil, vous êtes tous les deux parties à une entente légale. Si une des parties croit à n'importe quel moment que l'autre partie ne respecte pas le contrat, les deux parties peuvent avoir recours au système judiciaire pour régler les conflits.

Vous pouvez engager un avocat pour rédiger le contrat, mais cela n'est pas obligatoire. Vous pouvez aussi utiliser un contrat standard et l'adapter à votre situation.

Un contrat comporte des obligations pour les deux parties. Vous vous attendez à ce que l'expert-conseil fasse bien son travail, produise des résultats acceptables et termine le travail à temps. L'expert-conseil s'attend pour sa part à être payé sans retard pour le travail accompli.

Ce que le contrat devrait couvrir

Le contrat devrait préciser ce qui suit :

  • le nom et les responsabilités du client ainsi que de l'expert-conseil (qui fait quoi);
  • les honoraires et l'échéancier des paiements;
  • les autres coûts;
  • les dates limites;
  • ce que l'expert-conseil est censé fournir ou produire;
  • qui sera propriétaire de ce que l'expert-conseil produit;
  • à qui le rapport ou autre matériel de l'expert-conseil peut être remis;
  • le niveau de confidentialité désiré;
  • s'il est acceptable que l'expert-conseil réserve des services de sous-traitance.

La liste précédente ne renferme que les éléments de base qui devraient faire partie d'un contrat pour éviter des problèmes futurs. C'est à vous de juger si d'autres éléments devraient être ajoutés.

Payer l'expert-conseil

Tous les éléments suivants devraient faire partie du contrat :

Honoraires : Le contrat devrait indiquer précisément le montant maximal des dépenses et les honoraires entendus pour réaliser tout le projet.

Mode de paiement : Le contrat devrait préciser comment vous allez payer l'expert-conseil.

Paiements progressifs : Des paiements progressifs sont faits quand l'expert-conseil a terminé une tâche particulière ou a atteint une étape précise du projet. Les contrats indiquent souvent que des paiements progressifs seront faits s'il s'agit d'un ouvrage important ou si ce dernier prendra plusieurs semaines ou mois à réaliser. N'offrez des paiements progressifs que si l'expert-conseil y a droit.

Avances : Des avances sont faites uniquement pour payer les frais et débours divers. Vous ne payez jamais à l'avance les honoraires de l'expert-conseil.

Pénalité : Un contrat précise parfois une pénalité si l'expert-conseil ne respecte pas les dates limites pour certaines parties du contrat ou pour la date d'achèvement des travaux. Vous déciderez généralement de charger un montant d'argent à l'expert-conseil pour chaque jour, semaine, mois, etc. qui dépasse la date limite.

Remarque : Il peut arriver que le calendrier prévu ne soit pas réaliste et qu'une prolongation soit nécessaire.

Dépenses et autres coûts

Assurez-vous que le contrat prévoit que l'expert-conseil doit présenter des reçus pour tous les frais et débours personnels, tels les repas, l'hôtel et les déplacements. Ceci s'applique également à toutes les autres dépenses comme les frais encourus pour embaucher d'autres personnes ou la location d'équipement pour réaliser le projet.

Indiquez clairement que l'expert-conseil devra fournir des explications si les dépenses sont plus élevées que ce que le contrat prévoit.

N'oubliez pas que c'est pour éviter les malentendus et les surprises que vous rédigez un contrat.

Comment payer l'expert-conseil

Voici les modes de paiement les plus populaires :

Honoraires horaires : Ce mode est utilisé uniquement pour des experts-conseils comme des avocats et des comptables qui préfèrent ce type de facturation.

Honoraires journaliers : Utilisez ce mode de paiement si vous avez de la difficulté à prédire la longueur du travail mais si vous devez limiter les honoraires de l'expert-conseil.

Montant fixe ou somme forfaitaire : Cela constitue souvent le mode de paiement préféré. Ce montant est facile à porter au budget et à administrer. Le prix comprend le tarif de l'expert-conseil et tous les autres coûts reliés au travail. Ce mode est très pratique lorsque vous savez exactement ce qui doit être accompli ou lorsque l'expert-conseil doit remettre un produit particulier.

Montant fixe pour les honoraires avec dépenses limitées : Ce mode est souvent utilisé. Servez-vous-en si vous connaissez d'avance le travail à faire mais vous ne pouvez pas prédire exactement certaines dépenses, comme le téléphone, les déplacements et l'impression de documents.

Somme versée à titre d'acompte : Servez-vous de ce mode de paiement lorsque les services de l'expert-conseil sont utilisés sur demande. Vous payez un montant fixe et l'expert-conseil promet d'être disponible lorsque vous avez besoin de ses services. S'il est difficile d'évaluer la quantité de travail à effectuer, vous pouvez réserver une certaine quantité de temps pendant une période précise du projet ou pendant toute la durée du projet. Les paiements sont généralement versés régulièrement (toutes les deux semaines ou une fois par mois, par exemple), même si vous n'utilisez pas les services de l'expert-conseil pendant cette période.

Embauche d'experts-conseils = collaboration

Pour bien profiter des services de l'expert-conseil embauché, vous devez collaborer au même niveau. Vous n'engagez pas cette personne pour qu'elle vous dise ce dont vous avez besoin, ni pour qu'elle règle tous vos problèmes pendant que vous faites autre chose. L'embauche d'un expert-conseil se traduit donc par la collaboration. Vous vous consultez!

Avant même que l'expert-conseil ne commence son travail, vous avez déjà entamé le projet. Vous avez défini ou examiné le problème. De cette façon, vous aidez à définir sa source et à trouver des solutions possibles.

Démarrage - Décrivez le projet

Communiquez d'abord les paramètres du projet à l'expert-conseil embauché (voir plus haut).

Choisissez le chef du projet

Il est conseillé de choisir un chef pour gérer le projet. Le chef du projet sert de lien entre l'expert-conseil et la collectivité. Le chef du projet devrait rencontrer souvent l'expert-conseil pour examiner les progrès et faire un relevé des dépenses. Il rencontre également régulièrement les membres de la collectivité pour les renseigner sur ce qui se passe.

Responsabilités de la collectivité et de l'expert-conseil

Si l'expert-conseil collabore pleinement avec la collectivité, les résultats du projet correspondront mieux aux buts de la collectivité et offriront des avantages à long terme pour les gens. Le tableau à la fin de ce document décrit ce que l'expert-conseil et vous-même (le client) devriez faire pour favoriser la réussite du projet.

Est-ce qu'il valait la peine d'embaucher un expert-conseil?

Lorsque l'expert-conseil a terminé son travail, vous devriez faire le bilan de cette expérience. Examinez les réalisations et les problèmes rencontrés.

  1. Est-ce que l'expert-conseil a bien respecté les conditions du contrat?
  2. Est-ce que la contribution de l'expert-conseil a favorisé la croissance et l'indépendance de la collectivité?
  3. Est-ce que les buts du projet ont été atteints?
  4. Est-ce que l'expert-conseil a présenté des conclusions et des recommandations raisonnables?
  5. Est-ce que les plans ont donné les résultats désirés?
  6. Est-ce que le rapport (le cas échéant) a été facile à comprendre et utile?
  7. Est-ce que le projet s'est déroulé sans malentendu?
  8. Est-ce que les attentes étaient raisonnables?
  9. Est-ce que vous vous entendiez bien avec l'expert-conseil?
  10. Aviez-vous prévu assez d'argent dans le contrat pour achever le projet?
  11. Est-ce que l'expert-conseil a fourni des renseignements utiles ou a aidé la collectivité à perfectionner certaines aptitudes?
  12. Est-ce que vous embaucheriez à nouveau cet expert-conseil?
  13. Est-ce que vous recommanderiez cet expert-conseil à d'autres collectivités?

En résumé, est-ce que l'expert-conseil a aidé l'organisme ou la collectivité à résoudre son problème? Est-ce que votre organisme ou votre collectivité a profité des services de l'expert-conseil embauché?

Conclusion

Choisissez votre expert-conseil judicieusement et vous obtiendrez généralement les résultats désirés. Indiquez toujours précisément ce que vous attendez. Supervisez le travail effectué. Soyez exigeant mais équitable concernant le produit final que vous recevrez.

Ouvrages consultés

Kent, Judy. Effective Organizations - A Consultant's Resource. Programme de formation à la direction bénévole, Condition physique et Sport amateur Canada, 1992.

McKelvey, Merilyn. «When to hire a consultant and how to get your money's worth». A.J. Diamond Planners Ltd., Municipal World, juin 1981.

Ministère des Affaires municipales et du Logement. Procedures for the Selection of Community Planning Consulting Services and the Preparation of Contracts. Fiche technique de la Direction des services consultatifs sur la planification communautaire.

Santé et Bien-être social Canada. Comment choisir ses consultants et tirer le meilleur usage possible de leurs services. Manuel, 1989.

White, James, P. Ag. How to Select a Consultant. Présentation à l'Association canadienne des agronomes conseils, août 1979.

Fiche technique pertinente

Intervention de l'ingénieur praticien dans la réalisation de projets à la ferme, commande n° 95-028

Comment assurer la meilleure collaboration possible avec votre expert-conseil

Responsabilité Client Expert-conseil
Réaliser les buts et objectifs Énoncez-les clairement et rédigez un contrat. Respectez les conditions du contrat.
Embaucher du personnel

Précisez si l'expert-conseil embauchera des membres de l'organisme ou de la collectivité pour aider à réaliser le projet et comment, le cas échéant.

Précisez ces dispositions dans le contrat.

Déterminez jusqu'à quel point il sera possible pour les membres de l'organisme ou de la collectivité de collaborer au projet.

Déterminez leur rôle

Assurer la participation de la collectivité

Demandez aux membres de la collectivité de discuter sans réserve de ce qui les préoccupe.

Faites participer les gens de l'endroit.

Écoutez les commentaires des membres de la collectivité.

Servez-vous de ces commentaires pour réaliser le projet et formuler des recommandations.

Ne pas s'éloigner de la cible

Signalez les problèmes à l'expert-conseil dès qu'ils surgissent.

N'attendez pas que l'expert-conseil remette son rapport.

Écoutez les préoccupations des membres de la collectivité.

Restez souple et soyez prêt à modifier le projet le cas échéant. .

Utiliser les recommandations

Assurez-vous que les recommandations présentées dans le rapport de l'expert-conseil profitent à la collectivité.

Assurez-vous que vous comprenez les recommandations et que vous pouvez les mettre en oeuvre.

Collaborez avec la collectivité pour formuler des recommandations.
Évaluer le projet Évaluez la réussite de ce projet de collaboration en mesurant ce que vous avez accompli en tant qu'organisme ou collectivité. Mesurez le succès du projet en réalisant des études d'impact, en étudiant les données et en écoutant les commentaires de l'organisme ou de la collectivité.

 


Pour plus de renseignements :
Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca