Comment
choisir un expert-conseil
Table des matières
Introduction
L'embauche d'experts-conseils externes pour réaliser des projets
à court terme n'est pas rare en affaires. Lorsque les ressources
internes ne peuvent suffire et qu'un besoin d'impartialité se
fait sentir, les organismes et les municipalités font appel à
un expert-conseil.
Ce processus peut faire un peu peur la première
fois. Cette fiche technique vous explique en termes généraux
comment votre organisme ou municipalité peut profiter au maximum
des services d'un expert-conseil.
Qu'est-ce qu'un expert-conseil?
Les experts-conseils se spécialisent généralement
dans un domaine particulier. Ils peuvent exceller dans la résolution
de problèmes, la recherche ou les solutions de rechange. Les
experts-conseils travaillent surtout à contrat, c'est-à-dire
qu'ils vendent leurs connaissances ou leurs services pour un certain
prix. Les experts-conseils professionnels peuvent suggérer de
nouvelles idées dans le cadre de projets communautaires et votre
organisme ou collectivité peut souvent apprendre beaucoup en
travaillant avec eux.
Quelle est la démarche que suivent les experts-conseils?
Les experts-conseils utilisent généralement une des deux
démarches suivantes : la démarche axée sur
les connaissances et la démarche axée sur les gens.
Il faut choisir un expert-conseil qui utilise la démarche qui
convient à votre projet. Si vous n'êtes pas satisfait des
services de votre expert-conseil, il se peut que vous ayez choisi une
personne qui n'utilise pas une démarche adaptée à
votre projet.
La démarche axée sur les connaissances
Les experts-conseils qui adoptent cette démarche travaillent
pour vous et non pas avec vous. Embauchez ce genre de
personne si vous voulez que le projet soit réalisé le
plus rapidement possible et s'il n'est pas nécessaire de faire
participer la collectivité. Ce type de démarche convient
bien aux projets techniques simples, comme la conception d'un système
comptable informatisé ou d'une base de données de membres.
La démarche axée sur les gens
Les experts-conseils qui adoptent cette démarche travaillent
plutôt avec vous, et non pas seulement pour vous.
Les collectivités ont tendance à embaucher surtout ce
genre d'expert-conseil. Pourquoi? Lorsqu'un expert-conseil travaille
avec vous et votre collectivité, vous pouvez apprendre des tas
de choses. Ces experts-conseils collaborent généralement
avec les membres de l'organisme ou de la collectivité pour décider
du type de recherche à effectuer et les former pour cette tâche.
Remarque : Cette démarche peut prendre plus de temps
et coûter plus cher. Mais elle se traduit souvent par une meilleure
recherche et la participation de la collectivité. On peut dire
que la recherche est le produit de la collectivité.
En résumé, utilisez la démarche axée sur
les connaissances pour les projets techniques ponctuels qu'un
ou deux experts-conseils peuvent faire efficacement en travaillant seuls.
Utilisez la démarche axée sur les gens lorsque
l'organisme ou la collectivité devrait participer au projet,
qui le concerne en partie ou en entier.
Quel est le problème à régler?
En répondant à cette question, vous déterminez
les paramètres du projet et vous aidez votre organisme ou votre
collectivité à formuler précisément ce qui
doit être fait. Vous devez franchir cette étape avant de
poursuivre votre projet.
Avons-nous vraiment besoin d'un expert-conseil?
Avant d'embaucher un expert-conseil, demandez-vous si vous pouvez réaliser
ce projet par vous-même ou si vous pouvez obtenir de l'aide ailleurs.
Pouvons-nous réaliser le projet par nous-mêmes?
Une fois que vous avez répondu à la première question,
vous devez maintenant décider si votre collectivité peut
réaliser le projet sans l'aide d'un expert-conseil. Voici une
petite liste de vérification qui peut vous aider à évaluer
les compétences de votre groupe.
- Est-ce que les dirigeants communautaires, les employés (le
cas échéant) et d'autres bénévoles ont
pu examiner le projet pour évaluer si l'organisme possède
les compétences nécessaires pour ce travail?
- Est-ce que les gens de l'endroit et d'autres personnes croient que
la collectivité peut réaliser elle-même le projet?
- Est-il possible de déplacer du personnel pour qu'il réalise
ce projet?
Si vous avez répondu « oui » à
toutes ces questions, votre collectivité peut probablement réaliser
le projet par elle-même.
Si vous croyez que votre collectivité ne peut pas mener à
bien le projet par elle-même, vous devez rechercher d'autres sources
d'aide.
Quelles sont les autres sources d'aide (à part les experts-conseils)?
-
D'autres collectivités ou organismes
Demandez à d'autres collectivités ou organismes de
discuter de leurs expériences en la matière. En comparant
vos projets, vous pouvez découvrir des démarches pour
réaliser une tâche ou résoudre un problème,
vous renseigner sur la façon d'éviter des problèmes
ou des difficultés et obtenir des idées pratiques
pour réaliser votre propre projet.
- Les employés du gouvernement
Obtenez des conseils et de l'aide auprès des employés
de divers ministères provinciaux. Par exemple, vous pourriez
discuter avec le personnel du ministère de l'Agriculture, de
l'Alimentation et des Affaires rurales de l'Ontario de ses compétences
en matière de facilitation, d'organisation des priorités,
de développement organisationnel et de gestion des bénévoles,
de ses programmes de formation, etc.
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Prise de décisions
Après avoir examiné vos ressources locales et externes,
vous pouvez maintenant décider si vous avez besoin des services
d'un expert-conseil. Vous devriez probablement embaucher un expert-conseil
si :
- Aucun membre de la collectivité n'a le temps ou les compétences
nécessaires pour réaliser le projet.
- Vous avez déjà essayé de réaliser ce
projet (ou un projet similaire) et n'avez pas obtenu les résultats
désirés.
- La collectivité accordera plus de valeur aux recommandations
d'un expert-conseil qu'à celles de ses propres membres.
- Vous avez besoin de l'aide et de conseils spécialisés.
Si vous décidez d'embaucher un expert-conseil, vous devez trouver
la personne qui répond à vos besoins.
Comment trouver la bonne personne
Voici quelques conseils sur la recherche d'un expert-conseil :
- Demandez l'avis des gens. Le bouche à oreille est encore
le meilleur moyen de se renseigner sur plusieurs sujets, y compris
les meilleurs experts-conseils disponibles.
- Embauchez un expert-conseil connu qui a réalisé un
projet semblable ou de la même complexité, ou demandez
à un expert-conseil en qui vous avez confiance de vous suggérer
quelqu'un.
- Consultez des listes d'experts-conseils compétents. Vous
pouvez obtenir ces listes auprès d'organismes professionnels,
de collèges et universités, d'organismes gouvernementaux
et de groupes de bénévoles.
- Communiquez avec des agences d'experts-conseils. Consultez les pages
jaunes de votre annuaire téléphonique pour connaître
le nom d'experts-conseils. Vérifiez sous Consultants
ou Management Consultants.
- Publiez des annonces dans les journaux locaux ou régionaux.
Décrivez brièvement le projet et demandez aux experts-conseils
intéressés de communiquer avec vous.
- Gardez dans un dossier le curriculum vitae de toutes les personnes
qui ont signalé qu'elles aimeraient travailler avec votre organisme
ou collectivité. Vous ne savez jamais quand vous aurez besoin
de vous y référer.
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Choisir le meilleur expert-conseil
Des dirigeants de la collectivité, des superviseurs
de projet et des citoyens pourraient faire partie du comité de
sélection.
Ce comité pourra participer aux étapes
suivantes de la sélection :
- Communication initiale
Indiquez aux experts-conseils qui pourraient faire l'affaire les paramètres
du projet (voir la prochaine section pour plus de détails)
- Demandez aux experts-conseils de présenter des soumissions.
Ces soumissions doivent expliquer brièvement comment les experts-conseils
répondraient aux buts ou objectifs de la collectivité
et réaliseraient le projet. Les soumissions devraient comprendre
les compétences des experts-conseils, les coûts et le
nombre de jours ou d'heures nécessaires pour effectuer le travail.
Si les experts-conseils veulent obtenir plus de renseignements sur
le projet, vous devriez organiser une rencontre.
-
Évaluez les soumissions
Pour ce faire, le comité doit tenir compte de la façon
dont les experts-conseils répondront aux besoins de la collectivité,
de leurs compétences et des coûts proposés.
Il est parfois pratique d'évaluer les capacités des
experts-conseils séparément des coûts prévus.
De cette façon, ces deux éléments n'influent
pas l'un sur l'autre lors de l'évaluation.
- Choisissez les quatre ou cinq meilleurs experts-conseils
ou sociétés parmi les soumissions.
- Faites une entrevue avec les meilleurs experts-conseils ou sociétés.Le
comité devrait s'attarder sur l'expertise technique, les connaissances
de la collectivité et les coûts proposés des personnes
interviewées. Selon l'importance du contrat, il pourrait être
possible de faire les entrevues par téléconférence,
bien que les rencontres en personne soient toujours préférables.
-
Vérifiez les références. Les meilleures
références proviennent de gens et d'organismes pour
qui les experts-conseils ont travaillé. Consultez le rapport
final pour des projets similaires réalisés par les
experts-conseils. Le comité devrait poser les questions suivantes
lorsqu'il vérifie les références :
- Les experts-conseils ont-ils respecté les conditions
du contrat?
- Ont-ils fini le projet à temps?
- Ont-ils respecté le budget?
- Est-ce que leurs recommandations ou rapports étaient
utiles?
- Est-ce que leurs interventions ont entraîné des
changements positifs?
- Étaient-ils ouverts et acceptaient-ils facilement les
idées et les suggestions de la collectivité?
- Collaboraient-ils bien avec la collectivité ou d'autres
clients
-
Choisissez l'expert-conseil.
Si vous suivez ce processus de sélection, vous trouverez
probablement du personnel qualifié - des gens qui essaieront
de répondre à vos besoins et de présenter un
rapport, des recommandations ou tout autre processus de consultation,
produit ou service acceptable, à un prix équitable.
Remarque : Par respect pour les autres experts-conseils qui
vous ont présenté des soumissions, vous devriez les
avertir que vous avez choisi quelqu'un d'autre. Les experts-conseils
non choisis vous demanderont peut-être de discuter de leur
soumission. Le comité de sélection devrait documenter
l'examen des soumissions et les entrevues. Le comité doit
décider à l'avance jusqu'à quel point il entend
commenter la présentation des soumissionnaires.
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Les paramètres du projet
Les paramètres du projet sont une brève
description du projet et des résultats espérés.
Ces paramètres vous aident à expliquer le projet à
l'expert-conseil et à vous assurer que cette personne vise la
même cible que vous. Ces paramètres permettent également
à la personne choisie d'évaluer le prix de ses services.
Les paramètres (c'est-à-dire la description
du projet) devraient vous permettre de :
- donner un aperçu du problème à résoudre
ou du travail à effectuer;
- préciser vos objectifs - ce que vous attendez des services
de l'expert-conseil;
- décrire le produit que vous voulez obtenir de l'expert-conseil
- par exemple, une politique, un plan, un système, une procédure,
un rapport ou tout autre document, et à quoi servira ce produit;
- établir un calendrier pour réaliser et terminer les
travaux.
Évaluer les coûts
Les honoraires qu'exige un expert-conseil pour réaliser un projet
ou toute autre tâche varient d'une personne à l'autre.
Pour déterminer si le devis présenté est équitable,
tenez compte de ce qui suit :
- le taux courant pour des services similaires; les associations professionnelles
recommandent souvent des honoraires que les experts-conseils respectent;
- les limites que les organismes de financement imposent concernant
les honoraires des experts-conseils;
- le domaine de spécialisation de l'expert-conseil, son expérience,
ses compétences, sa réputation et ses connaissances;
- les attentes de l'expert-conseil concernant la charge de travail
et le temps accordé pour réaliser les tâches;
- les avantages pour la collectivité à court, moyen
et long terme;
- le produit fini - le type et l'importance des données, rapports,
plans ou systèmes produits;
- la formation que l'expert-conseil fournira aux membres de la collectivité.
N'oubliez pas que les experts-conseils doivent payer
leurs propres frais pour préparer une soumission et rencontrer
les membres du comité de sélection pour discuter de leurs
idées.
Votre contrat avec l'expert-conseil
Un contrat bien rédigé énonce clairement qui est
responsable de quoi et aide à prévenir des surprises déplaisantes
pour le client comme pour l'expert-conseil. Lorsque vous signez un contrat
avec l'expert-conseil, vous êtes tous les deux parties à
une entente légale. Si une des parties croit à n'importe
quel moment que l'autre partie ne respecte pas le contrat, les deux
parties peuvent avoir recours au système judiciaire pour régler
les conflits.
Vous pouvez engager un avocat pour rédiger le contrat, mais
cela n'est pas obligatoire. Vous pouvez aussi utiliser un contrat standard
et l'adapter à votre situation.
Un contrat comporte des obligations pour les deux parties. Vous vous
attendez à ce que l'expert-conseil fasse bien son travail, produise
des résultats acceptables et termine le travail à temps.
L'expert-conseil s'attend pour sa part à être payé
sans retard pour le travail accompli.
Ce que le contrat devrait couvrir
Le contrat devrait préciser ce qui suit :
- le nom et les responsabilités du client ainsi que de l'expert-conseil
(qui fait quoi);
- les honoraires et l'échéancier des paiements;
- ce que l'expert-conseil est censé fournir ou produire;
- qui sera propriétaire de ce que l'expert-conseil produit;
- à qui le rapport ou autre matériel de l'expert-conseil
peut être remis;
- le niveau de confidentialité désiré;
- s'il est acceptable que l'expert-conseil réserve des services
de sous-traitance.
La liste précédente ne renferme que les
éléments de base qui devraient faire partie d'un contrat
pour éviter des problèmes futurs. C'est à vous
de juger si d'autres éléments devraient être ajoutés.
Payer l'expert-conseil
Tous les éléments suivants devraient faire partie du
contrat :
Honoraires
Le contrat devrait indiquer précisément le montant maximal
des dépenses et les honoraires entendus pour réaliser
tout le projet.
Mode de paiement
Le contrat devrait préciser comment vous allez payer l'expert-conseil.
Paiements progressifs
Des paiements progressifs sont faits quand l'expert-conseil a terminé
une tâche particulière ou a atteint une étape précise
du projet. Les contrats indiquent souvent que des paiements progressifs
seront faits s'il s'agit d'un ouvrage important ou si ce dernier prendra
plusieurs semaines ou mois à réaliser. N'offrez des paiements
progressifs que si l'expert-conseil y a droit.
Avances
Des avances sont faites uniquement pour payer les frais et débours
divers. Vous ne payez jamais à l'avance les honoraires de l'expert-conseil.
Pénalité
Un contrat précise parfois une pénalité si l'expert-conseil
ne respecte pas les dates limites pour certaines parties du contrat
ou pour la date d'achèvement des travaux. Vous déciderez
généralement de charger un montant d'argent à l'expert-conseil
pour chaque jour, semaine, mois, etc. qui dépasse la date limite.
Remarque : Il peut arriver que le calendrier prévu ne soit
pas réaliste et qu'une prolongation soit nécessaire.
Dépenses et autres coûts
Assurez-vous que le contrat prévoit que l'expert-conseil
doit présenter des reçus pour tous les frais et débours
personnels, tels les repas, l'hôtel et les déplacements.
Ceci s'applique également à toutes les autres dépenses
comme les frais encourus pour embaucher d'autres personnes ou la location
d'équipement pour réaliser le projet.
Indiquez clairement que l'expert-conseil devra fournir
des explications si les dépenses sont plus élevées
que ce que le contrat prévoit.
N'oubliez pas que c'est pour éviter les malentendus
et les surprises que vous rédigez un contrat.
Comment payer l'expert-conseil
Voici les modes de paiement les plus populaires :
Honoraires horaires
Ce mode est utilisé uniquement pour des experts-conseils comme
des avocats et des comptables qui préfèrent ce type de
facturation.
Honoraires journaliers
Utilisez ce mode de paiement si vous avez de la difficulté
à prédire la longueur du travail mais si vous devez limiter
les honoraires de l'expert-conseil.
Montant fixe ou somme forfaitaire
Cela constitue souvent le mode de paiement préféré.
Ce montant est facile à porter au budget et à administrer.
Le prix comprend le tarif de l'expert-conseil et tous les autres coûts
reliés au travail. Ce mode est très pratique lorsque vous
savez exactement ce qui doit être accompli ou lorsque l'expert-conseil
doit remettre un produit particulier.
Montant fixe pour les honoraires avec dépenses limitées
Ce mode est souvent utilisé. Servez-vous-en si vous connaissez
d'avance le travail à faire mais vous ne pouvez pas prédire
exactement certaines dépenses, comme le téléphone,
les déplacements et l'impression de documents.
Somme versée à titre d'acompte
Servez-vous de ce mode de paiement lorsque les services de l'expert-conseil
sont utilisés sur demande. Vous payez un montant fixe et l'expert-conseil
promet d'être disponible lorsque vous avez besoin de ses services.
S'il est difficile d'évaluer la quantité de travail à
effectuer, vous pouvez réserver une certaine quantité
de temps pendant une période précise du projet ou pendant
toute la durée du projet. Les paiements sont généralement
versés régulièrement (toutes les deux semaines
ou une fois par mois, par exemple), même si vous n'utilisez pas
les services de l'expert-conseil pendant cette période.
Embauche d'experts-conseils = collaboration
Pour bien profiter des services de l'expert-conseil
embauché, vous devez collaborer au même niveau. Vous n'engagez
pas cette personne pour qu'elle vous dise ce dont vous avez besoin,
ni pour qu'elle règle tous vos problèmes pendant que vous
faites autre chose. L'embauche d'un expert-conseil se traduit donc par
la collaboration. Vous vous consultez!
Avant même que l'expert-conseil ne commence son
travail, vous avez déjà entamé le projet. Vous
avez défini ou examiné le problème. De cette façon,
vous aidez à définir sa source et à trouver des
solutions possibles.
Démarrage - Décrivez le projet
Communiquez d'abord les paramètres du projet à l'expert-conseil
embauché (voir plus haut).
Choisissez le chef du projet
Il est conseillé de choisir un chef pour gérer le projet.
Le chef du projet sert de lien entre l'expert-conseil et la collectivité.
Le chef du projet devrait rencontrer souvent l'expert-conseil pour examiner
les progrès et faire un relevé des dépenses. Il
rencontre également régulièrement les membres de
la collectivité pour les renseigner sur ce qui se passe.
Responsabilités de la collectivité et
de l'expert-conseil
Si l'expert-conseil collabore pleinement avec la collectivité,
les résultats du projet correspondront mieux aux buts de la collectivité
et offriront des avantages à long terme pour les gens. Le tableau
à la fin de ce document décrit ce que l'expert-conseil
et vous-même (le client) devriez faire pour favoriser la réussite
du projet.
Est-ce qu'il valait la peine d'embaucher un expert-conseil?
Lorsque l'expert-conseil a terminé son travail, vous devriez
faire le bilan de cette expérience. Examinez les réalisations
et les problèmes rencontrés.
- Est-ce que l'expert-conseil a bien respecté les conditions
du contrat?
- Est-ce que la contribution de l'expert-conseil a favorisé
la croissance et l'indépendance de la collectivité?
- Est-ce que les buts du projet ont été atteints?
- Est-ce que l'expert-conseil a présenté des conclusions
et des recommandations raisonnables?
- Est-ce que les plans ont donné les résultats désirés?
- Est-ce que le rapport (le cas échéant) a été
facile à comprendre et utile?
- Est-ce que le projet s'est déroulé sans malentendu?
- Est-ce que les attentes étaient raisonnables?
- Est-ce que vous vous entendiez bien avec l'expert-conseil?
- Aviez-vous prévu assez d'argent dans le contrat pour achever
le projet?
- Est-ce que l'expert-conseil a fourni des renseignements utiles ou
a aidé la collectivité à perfectionner certaines
aptitudes?
- Est-ce que vous embaucheriez à nouveau cet expert-conseil?
- Est-ce que vous recommanderiez cet expert-conseil à d'autres
collectivités?
En résumé, est-ce que l'expert-conseil a aidé
l'organisme ou la collectivité à résoudre son problème?
Est-ce que votre organisme ou votre collectivité a profité
des services de l'expert-conseil embauché?
Conclusion
Choisissez votre expert-conseil judicieusement et vous obtiendrez généralement
les résultats désirés. Indiquez toujours précisément
ce que vous attendez. Supervisez le travail effectué. Soyez exigeant
mais équitable concernant le produit final que vous recevrez.
Ouvrages consultés
Kent, Judy. Effective Organizations - A Consultant's
Resource. Programme de formation à la direction bénévole,
Condition physique et Sport amateur Canada, 1992.
McKelvey, Merilyn. «When to hire a consultant and
how to get your money's worth». A.J. Diamond Planners Ltd., Municipal
World, juin 1981.
Ministère des Affaires municipales et du Logement.
Procedures for the Selection of Community Planning Consulting Services
and the Preparation of Contracts. Fiche technique de la Direction
des services consultatifs sur la planification communautaire.
Santé et Bien-être social Canada. Comment
choisir ses consultants et tirer le meilleur usage possible de leurs
services. Manuel, 1989.
White, James, P. Ag. How to Select a Consultant.
Présentation à l'Association canadienne des agronomes
conseils, août 1979.
Fiche technique pertinente
Intervention de l'ingénieur praticien dans la
réalisation de projets à la ferme, commande n° 95-028
Comment assurer la meilleure collaboration possible avec votre
expert-conseil
| Responsabilité |
Client |
Expert-conseil |
| Réaliser les buts et objectifs |
Énoncez-les clairement et rédigez un contrat. |
Respectez les conditions du contrat. |
| Embaucher du personnel |
Précisez si l'expert-conseil embauchera des membres de
l'organisme ou de la collectivité pour aider à réaliser
le projet et comment, le cas échéant.
Précisez ces dispositions dans le contrat.
|
Déterminez jusqu'à quel point il sera possible
pour les membres de l'organisme ou de la collectivité de
collaborer au projet.
Déterminez leur rôle
|
| Assurer la participation de la collectivité |
Demandez aux membres de la collectivité de discuter sans
réserve de ce qui les préoccupe.
Faites participer les gens de l'endroit.
|
Écoutez les commentaires des membres de la collectivité.
Servez-vous de ces commentaires pour réaliser le projet
et formuler des recommandations.
|
| Ne pas s'éloigner de la cible |
Signalez les problèmes à l'expert-conseil dès
qu'ils surgissent.
N'attendez pas que l'expert-conseil remette son rapport.
|
Écoutez les préoccupations des membres de la collectivité.
Restez souple et soyez prêt à modifier le projet
le cas échéant. .
|
| Utiliser les recommandations |
Assurez-vous que les recommandations présentées
dans le rapport de l'expert-conseil profitent à la collectivité.
Assurez-vous que vous comprenez les recommandations et que vous
pouvez les mettre en oeuvre.
|
Collaborez avec la collectivité pour formuler des recommandations.
|
| Évaluer le projet |
Évaluez la réussite de ce projet de collaboration
en mesurant ce que vous avez accompli en tant qu'organisme ou collectivité.
|
Mesurez le succès du projet en réalisant des études
d'impact, en étudiant les données et en écoutant
les commentaires de l'organisme ou de la collectivité. |
Pour plus de renseignements :
Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
Courriel :
ag.info.omafra@ontario.ca
