Procédure des réunions


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : 12/96
Commande no. 96-178
Dernière révision :
Situation : Traduction de la fiche no 96-009, « Procedures for meetings »
Rédacteur : Chuck Bokor - MAAARO

Table des matières

  1. Introduction
  2. Règles régissant les assamblées
  3. Les problèmes engendrés par les règles
  4. Règles applicables aux petits groupes?
  5. Survol de la procédure parlementaire
  6. Le consensus: une autre forme de prise de décision dans les organismes
  7. Conclusion
  8. Documentation

Introduction

La plupart des groupes ont recours à des règles inspirées de la procédure parlementaire pour la conduite de leurs réunions. La présente fiche technique non seulement explique brièvement la procédure parlementaire telle qu'elle est utilisée dans les assemblées officielles, mais elle décrit aussi les solutions de rechange acceptables pour les délibérations des petites assemblées.

Règle régissant les assemblées

Tout comme les règles d'un jeu définissent les directives que doivent suivre les joueurs, les principes traditionnels de l'assemblée démocratique guident les membres de l'organisme au cours des réunions :

  1. Tous les membres jouissent de droits égaux.
  2. La volonté de la majorité est souveraine.
  3. La minorité doit être entendue et ses droits doivent être protégés.
  4. On n'aborde qu'un sujet à la fois.

Pour tout jeu, il y a des règles à observer. Pour les assemblées, il y a la "procédure parlementaire". Il s'agit d'un ensemble de règles qui veillent à ce que les principes traditionnels d'égalité, de concorde et d'efficacité soient observés. De nombreux organismes se servent du Robert's Rules of Order, la description la mieux connue de la procédure parlementaire usuelle, comme référence pour la conduite efficace de leurs réunions.

Les problèmes engendrés par les règles

Le dicton qui veut que les règles soient faites pour être transgressées sous-entend que celles­ci sont imparfaites. La procédure parlementaire observée par les gouvernements impose des règles de conduite à des corps constitués de centaines de personnes qui se réunissent quotidiennement pendant des mois pour traiter un volume d'affaires important.

Les mêmes règles ne conviennent pas à toutes les assemblées délibérantes. Il faut se demander dans quelle mesure les réunions que l'on tient revêtent un caractère officiel, si certaines règles de procédure (propositions, amendements, appuis...) risquent de nuire à la prise de décision et aux échanges? Trop de rigueur dans les réunions peut frustrer et décourager les membres lorsque les délibérations stagnent. Les règles parlementaires ont pour but d'aider le groupe à mener ses affaires de manière équitable et efficace et non de les entraver.

Un groupe peut mener ses réunions de bien des façons. Les règles de procédure techniques sont toutefois déconseillées dans les organismes de taille moyenne.

Il appartient à chaque organisme d'étudier les règles parlementaires usuelles, de les interpréter et de les adapter à ses besoins particuliers. Ces règles ne sont utiles que si les membres du groupe admettent qu'elles permettront à la majorité d'atteindre les objectifs ultimes de l'organisme dans un délai raisonnable, et à la minorité de faire valoir son point de vue.

Règles applicables aux petits groupes

La procédure des réunions de comités, de dirigeants et de conseils pour la plupart peut être très différente de celle des grandes assemblées. Certaines formalités se révèlent superflues si le nombre des participants n'excède pas une douzaine. Par exemple :

  • Il n'y a pas de limite quant au nombre d'interventions qu'une personne peut faire.
  • Il n'est pas nécessaire de s'adresser au président de l'assemblée avant de prendre la parole.
  • Le président n'a pas à quitter sa place pour prendre la parole, présenter une proposition ou voter. (En fait, il peut tout aussi bien être le participant le plus actif lors des discussions et des travaux de comité.)
  • Les propositions n'ont pas à être appuyées.
  • Des mesures peuvent être prises, de temps à autre, sans qu'on dépose une proposition.

Un petit organisme doit cependant revenir à des règles plus rigoureuses dès qu'il devient évident que les règles assouplies ne permettent plus le respect des quatre grands principes de l'assemblée démocratique.

Survol de la procédure parlementaire

Dans un organisme qui suit la procédure parlementaire à la lettre, voici certaines questions techniques qui peuvent être posées :

1. Quelles sont les étapes menant à la mise aux voix d'une proposition?

Une proposition peut passer par neuf étapes :

  • Dépôt de la proposition - Un membre de l'assemblée fait une proposition.
  • Appui de la proposition - Un autre membre estime que la proposition mérite discussion.
  • Lecture par le président ou le secrétaire de l'assemblée - Le contenu de la proposition est rapporté de façon exacte et tout le monde saisit l'objet de la proposition.
  • Débat sur la question à l'étude - Chaque intervenant s'adresse au président et exprime son opinion strictement sur la proposition. Normalement, chaque membre de l'assemblée ne peut s'exprimer qu'une seule fois, exception faite du proposant qui a le privilège d'être le premier et le dernier à parler.
  • Amendement - Changement au contenu de la proposition par :
    • ajout ou retrait de certains mots;
    • remplacement par d'autres mots;
    • L'amendement suit également les mêmes neuf étapes que la proposition.
  • Délibération - Une fois que la proposition a été suffisamment débattue, le président peut, à sa discrétion, clore le débat ou appeler le vote.
  • Relecture - Afin de s'assurer que tout le monde a saisi l'objet du vote, on relit la proposition.
  • Vote - Le président cite toutes les possibilités : en faveur, contre ou abstention.
  • Proclamation - Le président annonce les résultats du vote.

2. Un amendement peut-il changer substantiellement le sens de la proposition principale?

Oui. La proposition principale peut prendre une nouvelle direction, qui peut être contraire aux intentions de ses auteurs.

Le recours à l'amendement n'est régi que par deux conditions :

  • Un amendement ne peut pas être une simple négation de la proposition; et
  • Un amendement doit se rapporter au sujet de la proposition principale. Par exemple, la proposition «acheter un nouvel ordinateur pour la secrétaire» ne peut pas être modifiée par l'ajout de «et payer les dépenses des délégués à l'assemblée annuelle», puisqu'il n'y a aucun lien direct entre cet amendement et les besoins de matériel de la secrétaire.

3. Combien d'amendements peut-on apporter à une proposition?

Il n'existe que deux sortes d'amendements : ceux qui se rapportent à la proposition déposée et qu'on appelle simplement «amendements», et ceux qui viennent modifier les amendements déjà apportés, et qu'on appelle «sous-amendements». L'assemblée ne peut être saisie que d'un seul amendement de chaque type à la fois. La plupart des propositions peuvent être amendées un nombre indéterminé de fois, mais un «sous-amendement» ne peut pas être amendé (il n'est pas possible d'apporter un amendement à l'amendement d'un amendement!).

4. Comment une assemblée peut-elle être ouverte s'il n'y a pas quorum?

Le quorum est le nombre minimal de personnes habiles à voter dont la présence est requise pour l'ouverture d'une assemblée. Ce nombre est fixé par les règlements de l'organisme. Pour une commission, il est généralement égal à la moitié des membres ayant le droit de vote, plus un. S'il n'y a pas quorum à l'heure annoncée pour l'ouverture de la réunion :

  • Le président peut dissoudre l'assemblée (après avoir fixé l'heure et la date d'une réunion ultérieure); ou
  • Le groupe peut décider de siéger officieusement en respectant l'ordre du jour, et de remettre la ratification des décisions à la prochaine assemblée; ou
  • Le groupe peut débattre de tout sujet présentant de l'intérêt sans pour autant prendre de décisions.

5. Comment peut-on amender sa constitution?

Une bonne constitution contient des dispositions d'amendement, de sorte que la structure et la procédure puissent continuellement s'adapter à l'évolution des besoins et des buts du groupe.

Généralement, on charge un comité spécial de réviser les objectifs du groupe, sa structure, ses fonctions, etc. Des copies du rapport et des recommandations de ce comité sont envoyées à tous les membres, y compris l'avis requis et l'ordre du jour de la prochaine assemblée (ordinairement l'assemblée annuelle). Tout amendement proposé en cours de discussion exige la majorité des voix pour être approuvé. Néanmoins, la proposition visant à amender la constitution, elle, exige un vote affirmatif des deux tiers des membres présents.

6. Qui préside l'assemblée?

En règle générale, la désignation du président de l'assemblée est fixée dans la constitution ou dans les rglements de l'organisme. Cependant, dans bon nombre d'organismes, la présidence revient à l'ancien président, à un modérateur désigné, ou à une personne différente chaque fois suivant une rotation. Le président peut ainsi prendre part aux débats en quittant son rôle de modérateur « neutre ». Il se trouve alors soustrait à son obligation de neutralité, laquelle entre en contradiction avec son rôle habituel de porte­parole du groupe.

7. Que peut-on faire si l'on n'est toujours pas prêt à appeler le vote même après un long débat?

  • Une proposition de remettre le sujet à la prochaine assemblée peut être faite, de façon à amasser plus d'information.
  • Une proposition de dépôt sur le bureau vise à mettre temporairement de côté une proposition durant l'assemblée, afin de traiter les affaires plus urgentes, de rédiger les amendements ou d'étudier les conséquences de la proposition. Pour ramener la question devant l'assemblée, il suffit de proposer la reprise de la question déposée sur le bureau.
  • Une proposition peut être retirée à la demande de son auteur à la seule condition qu'aucun membre de l'assemblée n'y voit d'objection.

8. Qu'arrive-t-il quand quelqu'un de la salle demande le vote?

À la demande d'un participant, le président peut appeler le vote (« ceux qui sont en faveur de la proposition », etc.) seulement s'il estime que la proposition a fait l'objet d'une discussion suffisante et que la plupart des membres sont prêts à voter.

Une autre façon de clore la discussion d'une proposition est de proposer la question préalable. Cette proposition doit recevoir l'appui d'un coproposant et doit rallier un vote des deux tiers pour que la question à l'étude puisse être mise aux voix.

9. Quelles sont les façons pour un organisme d'accepter un rapport de comité?

Une proposition de «recevoir» le rapport signifie que les conclusions et les recommandations qui y sont contenues n'engagent pas l'organisme (par exemple, le rapport mensuel non vérifié du trésorier).

Une proposition pour «adopter» le rapport dans sa totalité ou en partie engage l'organisme pour certaines ou toutes les recommandations comprises dans celui-ci. Généralement, cela implique une certaine prise de décision.

10. Il arrive parfois, lors de l'examen d'une proposition donnée, qu'une proposition de remplacement s'avère être meilleure. Comment celle-ci peut-elle être présentée?

  • Les auteurs demandent au président l'autorisation de lire à haute voix la proposition de remplacement.
  • On demande aux auteurs de la première proposition s'ils veulent la retirer, avec le consentement unanime de l'assemblée.
  • La proposition de remplacement n'est soumise à l'assemblée que si la proposition de départ est retirée.
  • Si la proposition de départ n'est pas retirée, les auteurs de la proposition de remplacement informent l'assemblée qu'ils feront leur proposition si la première est rejetée. Ils incitent ainsi les membres à soumettre au vote la proposition initiale.

Le consensus : une autre forme de prise de décision dans les organismes

Combien d'assemblées votre organisme tient-il au cours d'une année pour débattre de questions ou de problèmes? Combien de temps passe-t-on, au cours des assemblées ordinaires, à prendre des décisions ou à résoudre des problèmes? Une discussion aboutit-elle à une proposition d'agir?

Une règle de procédure parlementaire pouvant entraver la liberté et la facilité de discussion est que «la discussion ne peut avoir lieu qu'après le dépôt d'une proposition». En fait, une proposition vise l'adoption d'une série de mesures, la résolution d'un problème ou la prise d'une décision. En polarisant l'attention du groupe sur la solution avant même d'avoir pris conscience de l'étendue du problème, l'assemblée peut se prononcer par vote sur une question totalement mal à propos. N'est-ce pas mettre la charrue devant les boeufs?

Une façon simple de s'assurer de l'efficacité de la prise de décision est d'élaborer une proposition par voie de consensus. Cette méthode évite de passer par la procédure compliquée des amendements une fois que la proposition est faite. Elle permet également de s'assurer qu'une large majorité sera en accord avec la proposition plutôt que les 51 % requis par la procédure normale de vote.

Voici une marche à suivre qu'on peut adopter dans une assemblée pour tout problème dont le groupe peut être amené à débattre.

Étape 1. Décrire la question ou le problème dont le groupe doit être saisi

  • Énoncer le problème de façon claire et concise, par écrit si nécessaire.

Étape 2. Rassembler toute l'information pertinente au problème

  • Pour être en mesure de prendre une décision éclairée, il faut être mis au courant de tous les faits pertinents et de toutes les idées concernant le problème.
  • Il faut distinguer les faits des opinions.

Une décision peut souvent être prise sur­le­champ. Néanmoins on peut reporter l'application des mesures afin de pouvoir rassembler des informations supplémentaires.

Étape 3. Énumérer toutes les solutions ou mesures possibles

  • Passer en revue les solutions de rechange.
  • Se montrer créatif. Utiliser les techniques de remue­méninges pour faire naître de nouvelles idées en faisant appel à la créativité de chacun.

Étape 4. Choisir la meilleure solution possible

  • Procéder par élimination; améliorer et combiner les différents moyens énumérés à l'étape 3.

Étape 5. Prendre une décision

  • Formuler un énoncé qui rallie tout le monde; ou
  • élaborer une proposition et la soumettre au vote;
  • noter les résultats dans le procès-verbal.

Un organisme utilisant la procédure parlementaire officielle peut facilement se servir de la méthode du consensus pour prendre des décisions. Un membre peut proposer que la réunion se déroule de façon informelle. Les membres du groupe interviennent alors librement jusqu'à ce que la question ait été suffisamment débattue. La réunion se déroule sans protocole rigide en suivant les étapes 1 à 5 du consensus. L'assemblée retourne aux règles de procédure officielle dès qu'une proposition en ce sens est faite.

Parvenir à un consensus n'est pas toujours facile. Certaines personnes se sentent frustrées quand les délibérations traînent en longueur. Cette méthode est également au choix du président qui juge du moment où un accord unanime ou un assentiment général est atteint. Dans certains cas, l'opinion de la minorité risque d'être lésée si un petit nombre seulement de personnes sûres d'elles-mêmes osent élever la voix pour s'attaquer au point de vue de la majorité.

Néanmoins, l'usage du consensus peut donner lieu à de meilleures décisions. Les règles compliquées de la procédure parlementaire sont atténuées lorsque tous les membres présents à l'assemblée participent au maximum. Finalement, les décisions qui rallient tout le groupe entraînent plus facilement l'engagement des participants.

Conclusion

Quelle que soit la méthode choisie par votre organisme pour prendre des décisions ou pour diriger ses assemblées, les quatre principes de l'assemblée démocratique demeurent sacrés.

Plus les procédures adoptées sont formelles, plus les règles à suivre sont complexes. Il n'y a pas lieu que tous les membres apprennent les règles de la procédure parlementaire. Savoir où trouver les réponses suffit. La bibliographie suivante peut vous aider à trouver les réponses aux questions qui n'ont pas été abordées dans cette fiche technique.

Documentation

Jones, O. Garfield. Parliamentary Procedure at a Glance. Appleton-Century-Crafts, Inc., 1932.

Kerr, M. Kaye, et Hubert W. KING. Procedures for Meetings and Organizations. Carswell Legal Publications, 1984.

Morin, Victor. Procédure des assemblées délibérantes. Beauchemin, 1994. 156 pages.

Robert, Henry M. Robert's Rules of Order. Tutor Press, 1978.


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