Promouvoir les activités de votre organisation


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : 11/96
Commande no. 96-022
Dernière révision : 11/96
Situation : En remplacement de la fiche no 88-039, Promouvoir les activités de votre organisme
Rédacteur : Ann Hankinson - spécialiste des organisations rurales/MAAARO; Cindy Lindsay - spécialiste en communication/MAAARO

Table des matières

  1. Promouvoir les organisations
  2. Connaître votre organisation
  3. Concevoir un programme de promotion
  4. Publicité
  5. Autres techniques publicitaires
  6. Évaluez le coût de la promotion
  7. Journée de l'activité
  8. Évaluation de l'activité
  9. Il y a toujours une première fois
  10. Références
  11. Liste de contrôle

Promouvoir les organisations

Une publicité bien planifiée et bien exécutée fait plus que simplement assurer ou garantir une assistance aux réunions. Elle met aussi en valeur le but de votre organisation, donne de la fierté et crée une conscience collective. Une bonne promotion des activités peut constituer un des meilleurs atouts de votre organisation.

Que ce soit par le biais d’un spécialiste en relations publiques ou d’un comité de promotion, le travail se fait à deux niveaux :

  1. Servir de lien de communication entre les membres et les autres personnes impliquées dans les activités de l’organisation. Les informer des événements à venir, faire auprès d’eux la promotion des sujets d’intérêt et leur fournir des renseignements d’intérêt public.
  2. Servir de lien de communication avec le public en général. Expliquer les objectifs de votre groupe et leur faire connaître votre programme et vos réussites afin de favoriser la compréhension et la bonne volonté.

Connaître votre organisation

En tant que membre, vous devez connaître les objectifs et les réalisations du groupe. En tant que directeur de la promotion, vous devez avoir comme objectif de savoir ce qui se passe en tout temps. Assurez-vous que le secrétaire vous fasse parvenir les copies des procès-verbaux et que les comités vous envoient les rapports importants. Consultez les anciens directeurs de promotion. Ils peuvent vous donner des idées sur la façon de travailler avec les médias locaux, d’être à la hauteur des événements et de choisir les techniques de publicité appropriées. Une bonne façon de commencer votre travail consiste à monter un cahier de notes qui contiendra les renseignements que vous obtiendrez.

Concevoir un programme de promotion

Il existe plusieurs techniques différentes pour informer la communauté ou promouvoir des activités. Il est nécessaire d’effectuer des recherches et de bien évaluer les résultats pour choisir la technique appropriée à chaque méthode.

La première étape consiste à déterminer le genre de promotion requis par votre activité. Les activités courantes comme les réunions à venir peuvent faire l’objet d’une annonce. Les activités spéciales comme une levée de fonds, des campagnes de recrutement et des activités communautaires exigent une publicité plus intense et un traitement plus élaboré.

Les deux genres de promotion exigent de la recherche. Un petit groupe disposant de ressources financières restreintes ne devrait jamais se sentir obligé d’orchestrer une campagne dispendieuse et à grand éclat. Une organisation ne devrait jamais non plus expédier du matériel qui a l’air d’avoir été assemblé à la dernière minute.

Il y a quatre facteurs à considérer dans un programme de promotion :

  • les besoins de publicité de votre organisation
  • le calendrier des activités de votre organisation
  • les gens que vous désirez informer
  • les centres d’information et les émissions des médias de votre région.

Déterminez les tâches à accomplir : préparez un horaire pour la promotion, discutez-en avec l’exécutif, finalisez le programme et remettez-en des copies à l’exécutif. Souvenez-vous que le programme est un guide et que vous pouvez le modifier, si nécessaire. Il sert de liste de vérification pour vous assurer que tous les travaux ont été faits. Toutes les tâches devraient être enregistrées en ordre chronologique.

Exemple :

Activité Date Personne Responsable
Contacter les médias par téléphone 1er oct. Jean
Préparer les communiqués 5 oct. Suzanne
Poster les communiqués 10 oct. le comité
Recueillez les renseignements lors de vos réunions. Choisissez vos informations avec soin en vous demandant ce qui sera le plus intéressant pour votre auditoire. Répondez aux six questions suivantes : Qui? Quoi? Où? Quand? Pourquoi?... et Comment? Recherchez les faits d’intérêt humain qui donneront à votre histoire un aspect particulier. Faites-les ressortir du reste.

Dans la plupart des cas, vous voudrez concentrer votre temps sur les médias. Commencez par identifier les journaux, revues, postes de radio et de télévision de votre région.

Appelez ou visitez chacun d’eux. Prenez rendez-vous avec la personne qui viendra chercher l’information chez vous. Prenez note de ce qui suit :

  • Le nom de la personne à contacter et sa position, ses numéros de téléphone et de télécopieur, et son adresse.
  • Le genre d’information traité par chacun des médias. Les journaux traitent souvent des faits saillants, des nouvelles des organisations, des lettres ouvertes et des dates à retenir. Les revues impriment les événements avec leurs dates et les faits saillants. Les postes de radio diffusent des annonces, des entrevues et des émissions d’opinion publique. Les stations de télévision programment des annonces de services à la communauté, des entrevues de variétés et des nouvelles locales.
  • Quel est leur public?
  • Les règles pour soumettre de l’information : Combien de fois utiliseront-ils votre matériel? Quelles sont les dates de tombée? L’information doit-elle être communiquée par téléphone ou par écrit? Quelles sont les possibilités qu’un représentant du média vienne dans votre groupe pour faire un reportage occasionnel?

Lorsque vous communiquez avec un représentant, donnez vos nom, adresse, numéro de téléphone, le nom de votre organisation et une brève description de ses objectifs.

Les activités courantes sont le plus souvent publicisées par le biais des annonces. Dans les journaux, elles sont généralement publiées gratuitement dans la section des événements à venir; à la radio et à la télévision, elles sont généralement présentées dans les annonces de services communautaires. Le texte de l’annonce doit être court (40 ou 50 mots) et imprimé à double interligne. Le nom de la personne responsable et son numéro de téléphone devrait se trouver dans le coin gauche, au bas du texte. Il faut dater et expédier toutes les pièces avant la date de tombée du média.

Si vous pensez que votre activité est assez importante pour mériter une plus grande attention (i.e. touche une grande partie du public et semble d’intérêt général), vous devez en faire l’annonce dans un communiqué.

En préparant le communiqué, vous devez vous poser la question suivante : Qu’est-ce que le public a besoin de savoir sur cette activité?

Le contenu du communiqué doit répondre aux six questions mentionnées plus haut. Toutes les réponses sont nécessaires au rédacteur ou au journaliste pour connaître l’étendue du reportage et décider s’il doit retenir la rubrique.

Tous les communiqués doivent être brefs et répondre dès le début aux six questions déjà mentionnées. L’information la moins importante doit se trouver à la fin. Le nom de la personne-ressource et son numéro de téléphone sont placés au même endroit que dans le cas d’une annonce. Le communiqué rédigé en phrases courtes ne devrait pas excéder une page tapée à la machine à double interligne. Évitez les adjectifs. Vérifiez vos communiqués deux fois au plan de la grammaire, de l’orthographe, de la ponctuation et de la précision. Terminez votre communiqué par le mot « FIN » ou « -30- ».

On envoie les communiqués deux semaines avant la date limite. Un appel téléphonique ultérieur peut être fait au rédacteur pour d’autres discussions sur le reportage ou pour toute autre question. Lorsque le matériel que vous fournissez n’est pas publié ou diffusé, demandez-en poliment la raison. Ceci aidera à éliminer les problèmes futurs.

Publicité

Peu d’organisations disposent d’un gros budget pour la publicité. Une campagne publicitaire bien planifiée commence par une consultation des services de média en vue d’obtenir des renseignements sur les coûts et le contenu. Si vous prévoyez acheter un espace publicitaire ou un temps d’antennes, distribuez votre argent équitablement parmi les médias. Par exemple, ce n’est pas loyal d’accorder plus d’argent pour le journal et d’espérer que le poste de radio vous accordera un temps d’antennes gratuitement.

On peut aussi obtenir de la publicité gratuite par le biais des entreprises locales, des vitrines de magasins et autres. La publicité gratuite a ses limites dont la taille de l’annonce, l’endroit et le public atteint. Étudiez les possibilités avec soin. Le succès de l’activité de votre groupe peut en dépendre.

Autres techniques publicitaires

La publicité à grande échelle ne doit pas se limiter au communiqué. Les affiches, les dépliants et les brochures peuvent être produits à un coût minime et être distribués dans les entreprises locales, dans les boîtes aux lettres, les bibliothèques, etc. On peut aussi installer des kiosques dans les centres commerciaux, les écoles et les centres communautaires. On peut également étudier d’autres idées comme la présentation de diapositives, les services de haut-parleurs, les annonces sur les napperons de restaurant, les lettres d’informations aux autres organisations, les bannières et autres techniques du genre. Sachez quel message vous voulez transmettre et quel en est le destinataire. Ensuite, décidez quelle est la meilleure technique ou combinaison de techniques pour le présenter.

Le bouche à oreille est l’un des meilleurs moyens de promotion. Chaque personne active dans votre organisation est un « vendeur » possible. Le comité de promotion devrait s’assurer que chaque membre a une bonne connaissance de toutes les activités afin qu’ils soient des promoteurs efficaces.

Évaluez le coût de la promotion

Ce n’est pas facile de prévoir la somme d’argent consacrée à une campagne publicitaire. En ayant votre programme de promotion en main, vous pouvez déterminer quels seront les coûts fixes pour l’année, p. ex. impression, affranchissement, fournitures. Évaluez également le coût des promotions additionnelles comme d’autres annonces, la production d’une brochure et les coûts liés à des événements spéciaux. Prenez le temps, magasinez et servez-vous des ressources à votre disposition qui sont susceptibles de vous faire utiliser le plus efficacement possible votre budget de promotion.

Journée de l'activité

Que faites-vous le jour de l’activité? Il faut vérifier tous les préparatifs et régler les détails de dernière minute. Assurez-vous que votre comité et vous serez disponibles pour répondre à toutes les questions du public en général et des médias. Préparez-vous à faire des courses ou à aller chercher des informations à la hâte pour répondre aux questions des médias.

Évaluation de l'activité

Arrive ensuite le moment d’évaluer l’activité. Les commentaires doivent provenir des membres du groupe de même que des participants.

À l’intérieur du groupe

Ceci est la réaction du groupe à la suite de l’activité. Vous voulez connaître les impressions du groupe alors qu’elles sont fraîches dans leur mémoire. On devrait demander à chaque personne de donner son opinion et exiger des précisions d’après les réponses données. Faites une révision de vos efforts de promotion et de leur réussite. Regardez comment vous avez dépensé l’argent, sur quoi, pour quoi et ce que vous avez reçu en retour. Il est important d’analyser ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, et de faire des recommandations pour la prochaine fois.

À l’extérieur de l’organisation

Une évaluation faite par les participants et les résultats d’un questionnaire en rapport avec le programme fournissent une rétrospective immédiate. Certaines questions peuvent traiter de la façon dont le participant a entendu parler de l’activité.

Une autre méthode d’évaluation consiste simplement à parler avec les participants pendant l’activité. Pour que cette méthode soit la plus efficace possible, les membres du comité de promotion devraient se séparer et s’assurer qu’ils obtiennent la réaction d’une proportion représentative des participants.

Il y a toujours une première fois

Rappelez-vous de toujours garder un dossier en ce qui concerne l’activité. Vous ne ferez probablement pas la même chose deux fois mais le matériel, la forme, les stratégies et les personnes à contacter sont des ressources inestimables. Les choses à inclure dans le dossier sont : les listes d’adresses, les personnes-ressources des médias, les articles de journaux, les photographies, les affiches, les brochures, les budgets, les factures, les reçus, les lots de renseignements, les annonces, les mémos et les notes, les copies de tous les ordres du jour et des procès-verbaux, les communiqués de presse et le matériel de référence des commanditaires, et la correspondance.

Finalement, rappelez-vous de remercier tous les gens qui vous ont aidé pendant votre campagne publicitaire. Bien que vous les ayez probablement remercié le jour de l’activité, il est bon de le refaire. Écrivez un mot ou envoyez un petit témoignage à propos de votre organisation ou offrez un repas au groupe. Il est important de reconnaître les efforts de chacun.

Références

The Pennsylvania State University, Collège d’agriculture, Cooperative Extension Service. Publicity Factsheet #1.

Farlow, Helen. Publicizing and Promoting Programs, New York, McGraw-Hill, 1979.

Liste de contrôle

Le comité chargé de la promotion pourra utiliser cette liste en tant qu’outil de travail.

Activité Date
D’exécution
Personne Responsable

Trois mois avant l’activité

  1. Décrivez votre public.
  2. Préparez une liste d’adresses.
  3. Contactez les médias :
    • présentez votre organisation et vous-même
    • informez-vous des dates de tombée.
  4. Faites un plan de promotion pour les événements (date, durée, personne responsable).
  5. Envoyez les communiqués aux différents agents de publicité (revues, télévision, lettres de nouvelles) annonçant longtemps d’avance les événements ou le calendrier des activités.
   

Six semaines avant l’activité

  1. Assurez-vous que la documentation à imprimer est prête.
  2. Vérifiez que tous les arrangements sont confirmés.
  3. Envoyez les communiqués.
  4. Faites les contrats pour la publicité et réservez les espaces de démonstration.
   

Deux semaines avant l’activité

  1. Envoyez les communiqués aux quotidiens et hebdomadaires.
  2. Envoyez les invitations spéciales et les billets de faveur.
  3. Préparez une pochette contenant le matériel à distribuer aux médias.
   

Une semaine avant l’activité

  1. Prévenez les médias par téléphone.
  2. Vérifiez les détails pour toute information spéciale.
  3. Réunissez l’organisation pour les instructions finales et pour les détails de dernière minute.
  4. « Attention au départ ».
   

La journée de l’activité

  1. Arrivez de bonne heure.
  2. Accueillez les médias et distribuez les pochettes de renseignements.
  3. Répondez aux questions.
   

Évaluation

  1. Faites une évaluation à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation.
  2. Rassemblez et classez le matériel utilisé.
  3. Remerciez tout le monde.
   

 


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