Comment procéder à des élections

Agdex :	057
Date de publication :	11/96
Commande no.	96-016
Dernière révision :
Situation :	Traduction de la fiche no 96-016, «Conducting Elections»
Rédacteur :	Chuck Bokor - consultant en leadership des organisations rurales/MAAO

Table des matières

• Introduction
• Recrutement des candidats
• Procédure électorale
• Président d'élections
• Conclusion
• Références bibliographiques

Introduction

Démocratie - « régime politique dans lequel le peuple exerce sa souveraineté lui-même ou par l'intermédiaire de représentants élus; la démocratie se fonde sur le principe de l'égalité des droits et sur les mêmes possibilités pour tous de les exercer. »

Les organisations bénévoles modernes connaissent déjà cette définition de la démocratie tirée du Petit Robert : elles savent que les droits des individus doivent être respectés, que chaque membre doit avoir l'occasion d'exprimer son opinion, d'assister aux réunions et d'exercer son droit de vote.

Nous élisons des représentants pour qu'ils s'expriment en notre nom, en espérant qu'ils diront ce que nous dirions et qu'ils agiront comme nous le ferions. Si l'on entend respecter le processus démocratique, il est très important que les élections se déroulent selon des règles appropriées.

La présente fiche technique s'intéresse à la période qui précède les élections, aux procédures électorales qu'utilisent habituellement les organisations ainsi qu'aux rôles et aux responsabilités des personnes qui sont chargées de faire de vos élections une réussite.

Dans les mois qui précèdent les élections...

Bien avant la date des élections, votre groupe a élaboré des plans pour l'année qui vient : projets communautaires, séances d'information pour les membres, promotion des réalisations, et ainsi de suite. Tant que votre organisation répond à un besoin, la planification doit être permanente. Votre groupe a besoin de nouvelles idées, de nouveaux projets et de sang neuf.

Les organisations qui fonctionnent bien et qui sont en bonne santé veillent à ce que tous les postes de bénévoles soient comblés, à ce qu'il y ait une bonne proportion de nouveaux et d'anciens au conseil d'administration, et à ce que les élections par acclamation ne deviennent pas la règle.

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Recrutement des candidats

Le comité des mises en candidature est souvent un comité permanent de l'organisation. Il doit s'assurer que les noms de tous les membres qui désirent poser leur candidature à chacun des postes vacants sont pris en considération par l'organisation au cours des élections. Il sollicite les candidatures et se met en rapport avec chaque candidat ou candidate afin de :

• lui annoncer sa mise en candidature;
• répondre à toutes ses questions sur le poste;
• s'assurer qu'il ou elle accepte la candidature.

Le rapport du comité des mises en candidature à l'assemblée annuelle prendra donc la forme d'une liste de candidats qui ont accepté de se présenter à l'élection. Ce comité peut également recommander la candidature de certaines personnes aux postes de président(e)s ou de membres des autres comités permanents. Le comité des mises en candidature doit être présidé par l'un des doyens de l'organisation qui ne fait pas partie du comité de direction, afin d'éviter d'être influencé par les dirigeants qui sont en fonction. (Si aucun autre membre n'est en mesure d'accepter cette responsabilité, on peut faire appel à un ex-président, mais les autres membres du comité des mises en candidature ne doivent pas être d'anciens dirigeants de l'organisation ni siéger actuellement au comité de direction.) Cette politique favorise l'apport de têtes et d'idées nouvelles pour l'année à venir.

Les autres membres du conseil d'administration ont un rôle important à jouer en ce qui a trait au recrutement. Tout au cours de l'année, chacun devrait être invité à soumettre les noms des membres qui pourraient être pressentis par le comité des mises en candidature. La tâche la plus difficile du comité des mises en candidature est souvent de recruter des personnes compétentes. Si la liste de noms s'est allongée durant l'année, la tâche du comité des mises en candidature sera beaucoup plus facile pendant la période pré-électorale.

Les membres du conseil d'administration peuvent faire davantage. Ils peuvent demander à la personne à laquelle ils pensent si cela l'intéresse d' « être pressentie » par le comité des mises en candidature lorsque ce dernier se mettra en quête de candidats. Cette pratique a l'avantage de préparer le candidat à la rencontre avec un membre du comité des mises en candidature.

Le mandat du comité des mises en candidature est extrêmement important. C'est un comité de travail qui siège toute l'année; il est constitué lors de l'assemblée annuelle ou par le conseil d'administration peu de temps après. Si votre organisation n'a pas de comité de mises en candidature, c'est le conseil d'administration qui devra trouver de nouveaux candidats pour combler les postes vacants. De nombreuses organisations comptent uniquement sur les mises en candidature proposées lors de l'assemblée annuelle. Ces deux dernières pratiques ne sont pas recommandées quand on veut être sûr de combler tous les postes vacants.

Statuts et règlements

Les statuts établissent la structure fonctionnelle d'une organisation. On y trouve un bref aperçu des objectifs de l'organisation, du rôle des dirigeants, des procédures de fonctionnement ainsi que les dispositions à suivre pour modifier au besoin les statuts.

Les règlements décrivent le fonctionnement interne de l'organisation; ils font soit partie des statuts, soit constituent un document séparé. Dans les deux cas, les règlements doivent préciser les modalités de création des comités (p. ex., le comité des mises en candidature), leurs rôles et leurs responsabilités, ainsi que la procédure électorale. Le fait de suivre toujours les mêmes procédures assure une certaine continuité à l'organisation et, par conséquent, la satisfaction de l'ensemble des membres. Si les règlements ne prévoient pas de procédures acceptables pour l'organisation, on peut déclencher le processus de modification des statuts avant de procéder aux élections annuelles. Dans ce cas, il est obligatoire de joindre un avis de modification des statuts à la convocation à l'assemblée annuelle que les membres doivent recevoir au moins dix jours avant la date de l'assemblée.

Chaque organisation est unique. La procédure électorale est établie en fonction des besoins particuliers. Il n'existe pas de modèles permettant de bien mener une élection. Mais, dans tous les cas, la procédure choisie par votre groupe doit être adoptée par les membres réunis en assemblée et intégrée aux règlements.

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Procédure électorale

Comment savons-nous qu'une méthode est la « bonne » méthode? Encore là, c'est la démocratie qui prime. Si, à chaque étape du processus électoral, chacun des membres de l'organisation est traité avec justice, équité et respect, alors les méthodes utilisées sont probablement satisfaisantes. Voici une des procédures électorales possibles :

1. Au préalable, afficher ou faire envoyer à tous les membres le rapport du comité des mises en candidature contenant les noms de toutes les personnes qui ont été pressenties en bonne et due forme et qui ont accepté de se porter candidates;

2. Lors de l'assemblée, nommer ou élire un président ou une présidente d'élections;

3. Déclarer tous les postes vacants;

4. Nommer ou élire un ou une secrétaire d'élections;

5. Lire ou expliquer les règlements qui régissent la tenue des élections;

6. Nommer ou élire des scrutateurs;

7. Accueillir une proposition à l'effet d'accepter le rapport du comité des mises en candidature;

8. Mettre chacun des postes en élection en suivant la procédure suivante :

• Solliciter les mises en candidature des membres réunis en assemblée - et les ajouter à la liste des candidats proposés dans le rapport du comité des mises en candidature. (Les mises en candidature n'ont pas besoin d'être appuyées.)
• Énumérer, pour le bénéfice de tous les membres, les noms de toutes les personnes qui sont mises en candidature, en commençant par les candidats proposés par le comité des mises en candidature;
• Après un délai raisonnable, clore l'appel de candidatures, soit par simple déclaration du président, soit en faisant approuver par vote majoritaire des deux tiers une proposition à cet effet;
• Demander à chaque personne mise en candidature si elle désire se porter candidate à ce poste, en commençant par le dernier nom de la liste;
• Si une seule personne accepte de se porter candidate, elle est élue par acclamation à ce poste. (Le président d'élections annonce le résultat de l'élection.) Si plusieurs personnes acceptent de poser leur candidature, on demande à chacune de faire une brève déclaration sur les politiques, etc.

Vote

Le vote doit se dérouler sous forme de Scrutin et chaque membre reçoit un bulletin de vote sur lequel il inscrit le nom du candidat ou de la candidate de son choix.

Scrutateurs

Leur rôle consiste à distribuer et à ramasser les bulletins de vote, à compter les voix recueillies par chacun des candidats et à transmettre les résultats du scrutin au président d'élections. Les résultats sont annoncés et le candidat ou la candidate qui obtient la majorité des suffrages exprimés (50 % plus un) est déclaré élu(e). Si aucun candidat n'obtient la majorité, on raye de la liste celui qui a obtenu le moins de voix et on procède à un deuxième tour de scrutin. Au besoin, on procède à un troisième et un quatrième tour de scrutin jusqu'à ce qu'un candidat obtienne la majorité. Si personne n'accepte de se porter candidat, l'élection par scrutin ou par acclamation ne pourra avoir lieu, faute de candidats. Si tel est le cas, on peut lancer un nouvel appel de candidatures. Là encore, si une seule personne se porte candidate, elle est élue par acclamation. Si plusieurs personnes acceptent de poser leurs candidatures, on procède à des élections. Mais, si de nouveau personne n'accepte d'être candidat, le poste est déclaré vacant (soit pour toute l'année, soit pour une période déterminée au cours de laquelle le conseil d'administration est tenu de combler le poste). Pour rouvrir les élections, il faut présenter une proposition à cet effet, et celle-ci doit être adoptée par une majorité des deux tiers des suffrages exprimés.

9. À la clôture des élections, un membre dans l'assemblée doit présenter une proposition demandant la destruction des bulletins de vote;

10. Le secrétaire d'élections proclame le nom de toutes les personnes élues;

11. Le président d'élections cède la parole au président ou à la présidente de séance.

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Président d'élections

Qui doit diriger les élections d'une organisation? De préférence, on confie cette responsabilité à un président ou à une présidente d'élections, un membre neutre et sans parti pris et qui est considéré comme tel par les autres membres. Cette personne ne doit pas être elle-même candidate à un poste et doit bien connaître la procédure électorale.

Le président d'élections est chargé de diriger le processus des élections. Il doit vérifier les règlements de l'organisation afin de se familiariser avec les méthodes adoptées par l'assemblée générale. Si les règlements ne prévoient aucune procédure particulière, il doit consulter les procès-verbaux des dernières assemblées annuelles afin de voir quelles méthodes étaient habituellement utilisées. Si aucune méthode n'y est mentionnée, il peut demander l'avis du président et du secrétaire de séance. S'il ne peut toujours pas obtenir de réponse, il peut s'inspirer du modèle de procédure électorale décrit ci-dessus. Dans tous les cas, les méthodes que l'on compte utiliser doivent être expliquées et, au besoin, adoptées par les participants à l'assemblée annuelle.

Points à considérer

• La plupart des organisations tiennent leurs élections au cours de l'assemblée annuelle. Dans les cas où les administrateurs sont élus par différentes régions, le nouveau conseil d'administration doit être confirmé dans ses fonctions lors de l'assemblée annuelle. L'élection des membres du comité de direction, des présidents des comités et des membres des comités permanents peut avoir lieu lors de la première réunion du conseil d'administration.
  
• Le vote par bulletin contribue à garantir la liberté de choix et le secret du vote.
  
• La « liste provisoire des candidats », présentée par le comité des mises en candidature à l'assemblée annuelle, peut être intimidante pour le membre qui songe à poser sa candidature à un poste. Lorsque ce genre de liste est présentée ou lorsque les mêmes personnes sont réélues chaque année par acclamation, on a souvent l'impression que « les jeux sont déjà faits ». Le rôle du comité des mises en candidature étant d'encourager les membres à participer, il ne faut jamais présenter la liste des personnes qu'il propose comme étant la liste finale des personnes qui composeront le prochain conseil d'administration.
  
• Si on veut éliminer l'impression que le candidat proposé par le comité des mises en candidature est celui qui doit être élu, on peut demander au comité de présenter ses candidats aux différents postes seulement après que l'assemblée a fini de proposer ses candidats. Dans les cas où on veut se dispenser d'afficher ou d'envoyer la liste provisoire de candidats avant les élections - procédé sujet à caution - on doit d'abord demander l'assentiment des membres, lors de l'assemblée annuelle, et appliquer la nouvelle procédure à partir de l'année suivante seulement.
  
• Si les membres ne sont pas d'accord avec la procédure électorale proposée au début de l'assemblée, une proposition visant à modifier la procédure doit être présentée et adoptée par une majorité des deux tiers. Une procédure électorale qui est inscrite dans les règlements ou les statuts ne peut être modifiée qu'au cours d'une assemblée annuelle dont l'avis de convocation est accompagné d'un avis de modification des statuts ou des règlements.
  
• On peut considérer que le temps alloué à l'assemblée générale pour les mises en candidature est « suffisant » lorsque le président d'élection a fait trois appels de candidatures sans succès.
  
• Informez clairement les membres de la manière dont ils doivent remplir leur bulletin pour qu'il soit légitime. Par exemple, doivent-ils inscrire un seul nom sur le bulletin de vote afin d'indiquer leur choix au poste de président(e)? Ou doivent-ils y inscrire deux noms, un pour le poste de président(e) et l'autre pour le poste de vice-président(e)?
  
• Si la procédure électorale prend longtemps, on doit interrompre la réunion afin de permettre le dépouillement du scrutin. La personne qui préside l'assemblée annuelle peut momentanément réintégrer ses fonctions afin de traiter des autres questions qui sont à l'ordre du jour (p. ex. la présentation des rapports annuels des comités, etc.).
  
• Si certains membres sont mis en candidature alors qu'ils sont absents de la réunion, il faut présenter à l'assemblée une déclaration écrite de leur part indiquant leur intention d'accepter leur mise en candidature. Deux autres options sont possibles : le présentateur d'un candidat absent se porte garant du désir de ce dernier de poser sa candidature ou encore le groupe présume que la candidature est acceptée et s'en assurera plus tard. Les deux méthodes sont souvent décevantes, surtout lorsque la personne mise en candidature se désiste.

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Conclusion

Aucune règle absolue et immuable ne préside au déroulement des élections. On peut s'inspirer des procédures électorales adoptées par des organisations constituées depuis longtemps et les adapter aux besoins de nos organisations et de nos membres. Le mot clé est démocratie. Si la procédure permet de respecter les droits de vos membres et de donner à chacun des chances équitables de jouer un rôle, vos élections seront un succès.

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Références bibliographiques

Bourinot, Sir John George. Bourinot's Rules of Order. McClelland and Stewart Limited, 1984.

Federated Women's Institutes of Ontario. F.W.I.O. Handbook. F.W.I.O., 1987.

Jones, O. Garfield. Parliamentary Procedure at a Glance. Appleton-Century-Crofts Inc., 1932.

Kerr, M. Kaye, et King, Hubert W. Procedures for Meetings and Organizations. Carswell Legal Publications, 1984.

Robert, Henry M. Robert's Rules of Order. Tutor Press, 1978.

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