Rôles et responsabilités des administrateurs d'une organisation


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : 11/96
Commande no. 96-014
Dernière révision :
Situation : Traduction de la fiche no 96-013, «Roles and responsibilities of organization directors»
Rédacteur : Peter Fleming - directeur des 4-H et du dévéloppement des organisations/MAAARO

Table des matières

  1. Conseil d'administration
  2. Rôle du conseil d'administration
  3. Responsabilités du conseil d'administration
  4. Statut juridique et responsabilité
  5. Conséquences de la constitution en personne morale
  6. Protection des biens - assurances des organisations
  7. Conduite à adapter par les administrateurs pour tenir un rôle efficace au conseil d'administration

Conseil d'administration

Les statuts et les règlements de la plupart des organisations répartissent les pouvoirs entre les membres et les dirigeants. Comme il est impossible que tous les membres d'une organisation participent à l'administration courante, ceux-ci sont convoqués à une assemblée annuelle où ils élisent un conseil d'administration dont les membres, appelés administrateurs, auront pour mandat de diriger les affaires de l'organisation entre les réunions générales.

Souvent, on élit également un comité de direction, ou bureau, dont les membres sont habilités à diriger les activités courantes de l'organisation.

Rôle du conseil d'administration

Le rôle du conseil d'administration doit être précisé dans les règlements de l'organisation. Les politiques et les procédures doivent également être bien définies. Elles ne sont pas nécessairement les mêmes pour toutes les organisations, mais il est important que tous les membres du conseil d'administration soient bien informés de leurs rôles et de leurs responsabilités dès le début de leur mandat.

Un guide du conseil d'administration, distribué à chacun des administrateurs, sera pour ces derniers la source unique d'information sur les objectifs de l'organisation et un outil de formation continue très utile. Voici quelques-uns des renseignements que ce guide peut contenir :

  • les règlements de l'organisation;
  • les descriptions de poste des administrateurs, des membres du comité de direction et du personnel;
  • la liste des administrateurs ainsi que leurs adresses et leurs numéros de téléphone;
  • la liste des membres nommés aux différents comités et les responsabilités confiées à chacun des comités;
  • les modalités de fonctionnement du conseil d'administration;
  • les états financiers annuels;
  • les procès-verbaux des réunions.

Il est important que les nouveaux administrateurs se familiarisent avec leur nouveau rôle à travers un programme basé sur le guide du conseil d'administration. En outre, ils seront portés à prendre leur rôle plus au sérieux si on les affecte à un comité et si on leur donne l'occasion de poser des questions et de comprendre les rouages de l'organisation.

Responsabilités du conseil d'administration

1. Administration

L'administration constitue la principale responsabilité du conseil. Les administrateurs doivent mettre en oeuvre les programmes de l'organisation, préserver sa réputation et ses biens. Ils ont le devoir de gérer l'organisation honnêtement et en toute bonne foi; ils doivent défendre les intérêts de l'organisation en faisant preuve de l'attention et de la vigilance d'une personne normalement prudente.

2. Gestion financière

Ce sont les administrateurs qui répartissent les fonds entre les différents programmes qui correspondent aux besoins prioritaires de l'organisation. Ils sont dépositaires et responsables des fonds que l'organisation lève, accepte et distribue. Bref, le membre d'un conseil d'administration est tenu de faire preuve de jugement comme le fait un individu raisonnablement prudent lorsqu'il doit administrer ses propres fonds. Il doit exercer les contrôles financiers qui s'imposent pour protéger l'actif de l'organisation et limiter le passif (p. ex. procédures autorisant les dépenses et les emprunts, contrôle du budget, etc.).

3. Planification, mise en oeuvre et évaluation des programmes

Les administrateurs sont chargés de fixer les buts et de définir les obligations de l'organisation, puis d'élaborer les plans d'action en conséquence. Les buts doivent correspondre aux besoins de l'organisation et de ses membres et se traduire par un budget ou une utilisation des ressources qui répond à ces besoins. Les activités réalisées au nom de l'organisation doivent aller dans le sens des buts fixés.

Pour s'acquitter de ses responsabilités à l'égard de l'utilisation des fonds, le conseil d'administration doit évaluer l'efficacité des programmes en utilisant des méthodes qui permettent de calculer les résultats produits par unité d'intrant.

4. Communications

Dans une organisation, le conseil d'administration ne peut agir seul. Les communications internes, qu'elles soient écrites ou verbales, permettent aux membres de comprendre et d'appuyer les interventions du conseil d'administration. Cependant, c'est un processus à double sens, car le conseil d'administration doit aussi « prendre le pouls » des membres de l'organisation, surtout lorsque vient le moment d'établir les objectifs et de planifier les programmes.

Le conseil d'administration doit soigner ses relations avec les personnes et les groupes qui ne sont pas membres de l'organisation, notamment avec les personnes susceptibles de devenir membres, avec les personnalités influentes de la collectivité, les autres organisations et les différentes entreprises publiques et privées. L'image que projette l'organisation peut avoir une incidence considérable sur l'esprit de ces relations.

C'est en faisant connaître efficacement ses activités, ses préoccupations et ses points de vue, non seulement aux membres mais à toute la collectivité environnante, que l'organisation crée son image.

Statut juridique et responsabilité

La plupart des organisations qui s'occupent d'activités récréatives, sociales ou de loisirs peuvent très bien fonctionner en se dotant seulement de statuts et d'un jeu succinct de règlements. Cependant, lorsqu'une organisation possède des biens-fonds, emploie du personnel ou doit conclure un certain nombre de contrats, la constitution en personne morale doit être envisagée..

La constitution en personne morale est la démarche juridique par laquelle une organisation acquiert la personnalité morale, c'est-à-dire devient une entité investie, pour une bonne part, des mêmes droits et des mêmes obligations devant la loi qu'une personne physique. Une organisation constituée en personne morale peut en son nom propre conclure des ententes contractuelles, posséder des biens, intenter des actions en justice ou être poursuivie devant les tribunaux.

La constitution en personne morale a pour principal avantage de limiter la responsabilité de l'organisation, ce qui signifie que les membres du groupe n'ont pas à répondre personnellement des dettes ou obligations de l'organisation, ni d'aucune de ses actions. Il demeure cependant possible de poursuivre l'organisation et ses dirigeants pour avoir contrevenu aux dispositions de sa charte constitutive ou ne pas les avoir observées.

Dans le cas d'une organisation non constituée en personne morale, ce sont les administrateurs ou les membres qui doivent signer en leur nom les contrats et les ententes et en accepter la responsabilité. Mais, ce principe étant compris, s'il y a relativement peu de biens et d'activités à gérer et si une assurance couvre les risques éventuels, la constitution en personne morale présente peu d'avantages pour bon nombre d'organisations.

La question de la responsabilité des administrateurs et des membres est très complexe et varie beaucoup selon les cas. La présente fiche technique vise à donner une vue d'ensemble du sujet. Pour les cas particuliers, on doit consulter un membre de la profession juridique.

Conséquences de la constitution en personne morale

En ce qui a trait aux finances, chacun des administrateurs conserve certaines responsabilités. En vertu du droit canadien, les administrateurs sont solidairement responsables de toutes les obligations financières que l'organisation a contractées envers ses employés, jusqu'à concurrence de six mois de salaire.

Certaines procédures sont plus rigides pour les organisations constituées en personne morale. À titre d'exemples, les réunions doivent être annoncées officiellement; il est obligatoire de tenir une assemblée annuelle pour présenter les comptes vérifiés; il faut tenir la liste des membres à jour; et ceux-ci ont accès aux dossiers. Chaque année, il faut présenter les comptes de l'organisation au gouvernement. Il y a également des frais liés à la constitution en personne morale, dont les droits d'enregistrement et les frais occasionnés par la recherche sur la dénomination sociale.

Protection des bien - assurances des organisations

Le conseil d'administration est tenu de protéger les biens de valeur de l'organisation en souscrivant à une police d'assurance. Les immeubles et le matériel doivent être évalués et assurés pour leur valeur approximative de remplacement. Les personnes qui exécutent des transactions monétaires, comme le trésorier, ont intérêt à être couvertes par une police d'assurance.

Il est également judicieux de protéger par une assurance-responsabilité les biens des organisations contre les conséquences d'une gestion négligente. Une police d'assurance-responsabilité globale peut protéger les « assurés » en cas de préjudices causés à une tierce partie.

Dans les organisations qui ne sont pas constituées en personne morale et qui ne sont pas protégées par une police d'assurance-responsabilité globale, les bénévoles et les administrateurs peuvent être condamnés à verser des dommages-intérêts si le tribunal conclut qu'ils ont fait preuve de négligence. Le bénévole ou l'administrateur qui détient une assurance-responsabilité personnelle dans le cadre de son assurance habitation peut ne pas être couvert par celle-ci pour ses activités liées à l'organisation. Il est donc conseillé de bien lire les polices d'assurance personnelle.

Conduite à adopter par les administrateurs pour tenir un rôle efficace au conseil d'administration

  1. Avant d'accepter de siéger au conseil d'administration, assurez-vous de bien connaître vos responsabilités.
  2. Familiarisez-vous avec les règlements et, le cas échéant, la charte constitutive de l'organisation.
  3. Assurez-vous que les règlements, les politiques, les procédures et, le cas échéant, la charte de l'organisation sont à jour.
  4. Faites en sorte que les procès-verbaux de toutes les réunions soient clairement rédigés.
  5. Tenez-vous au courant de toutes les activités de l'organisation, de son conseil d'administration et de ses comités.
  6. Assistez régulièrement aux réunions et exercez votre droit de parole.
  7. Démissionnez si vous n'êtes pas en mesure de faire le travail que l'on attend d'un administrateur.
  8. Signalez rapidement tout risque de conflit d'intérêt.
  9. Assurez-vous que le personnel est compétent et que les descriptions de poste sont claires.
  10. Assurez-vous qu'il existe des procédures correctes pour les entrées et les sorties d'argent et que l'on a souscrit une assurance pour couvrir les risques.
  11. Faites en sorte que les programmes de l'organisation soient régulièrement évalués.

Pour plus de renseignements :
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