Préparation et présentation d'un exposé


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : 11/96
Commande no. 96-012
Dernière révision : 11/96
Situation : En remplacement de la fiche no 88-006, qui porte le même titre
Rédacteur : Carol Stewart-Kirkby - spécialiste en communication/MAAO

Table des matières

  1. Introduction
  2. Qui fait le travail?
  3. Quelles(s) idée(s) voulez-vous transmettre?
  4. Où peut-on se renseigner?
  5. Rédaction de l'exposé
  6. Présentation de l'exposé
  7. Reportage par les médias
  8. Liste de vérification pour un exposé
  9. Références

Introduction

Un exposé est une façon d’émettre une opinion élaborée sur des idées et des politiques qui touchent notre vie. Le fait de pouvoir s’affirmer constitue une liberté fondamentale bien ancrée dans la société canadienne, quoique très peu de groupes ou de particuliers profitent de ce privilège.

Dans son ensemble, l’idée de préparer et de présenter un exposé fait peut-être peur. Examinons toutes les étapes de ce travail et abordons chacune d’entre elles plus en détail.

Qui fait le travail?

Un exposé peut refléter les idées et les opinions d’une personne ou d’une association. Dans les grandes organisations où le personnel est rémunéré, ce sont souvent les employés qui font les exposés. Cependant, dans celles qui sont formées de bénévoles seulement, ce seront probablement ses membres qui devront préparer et présenter les exposés.

Si votre association a décidé de présenter un exposé, il est déconseillé de donner le travail à un seul membre. Mieux vaux confier cette tâche à un groupe ou à un comité. Un exposé implique une somme importante de travail, laquelle devrait être répartie entre plusieurs. Pour commencer, le comité peut s’élire un président. Ensuite, les membres peuvent répartir le travail, car la préparation d’un exposé ne se limite pas seulement à la rédaction. Sous la direction du président, le comité devrait alors travailler de manière à terminer l’exposé pour une date fixée d’avance. Il serait bon de se réserver du temps pour remettre ce rapport à l’exécutif ou aux cadres de l’association avant la présentation.

Quelles(s) idée(s) voulez-vous transmettre?

La composition de l’exposé représente la partie la plus difficile. Si vous n’avez pas une idée précise de ce que vous désirez traiter, votre présentation ne sera pas valable. Vous devez avoir un objectif en tête. Exemple : vous connaissez un village de 500 habitants qui, depuis dix ans, fait des pressions pour avoir accès à un service médical d’urgence à moins de 50 km, distance qu’il faut présentement parcourir pour se rendre à l’hôpital. Le mois dernier, un homme gravement accidenté est mort avant d’arriver à l’hôpital. Présentement, les citoyens s’organisent pour faire des pressions auprès des autorités impliquées afin d’améliorer la situation.

Quel devrait être l’objectif de l’exposé de ces citoyens? Demandent-ils une installation médicale de 100 lits pour leur village? Suggèrent-ils des cours de premiers soins pour les 500 résidents? Demandent-ils une compensation financière pour la famille de la victime? Chacun de ces objectifs est assez différent. Si un exposé contenait ces trois buts, les gens qui le liraient pourraient s’y perdre. En se concentrant sur un seul objectif, il est plus facile de faire les recherches nécessaires, d’écrire l’exposé, de le présenter et plus probablement aussi de le mettre à exécution.

Où peut-on se renseigner?

Il n’y a rien de mystérieux à trouver les renseignements qui appuieront votre exposé. Ils sont là à la disposition des intéressés. Il faut savoir où les trouver, cependant.

Votre bibliothèque locale est un bon endroit pour commencer vos recherches. Si vous n’y trouvez pas ce que vous voulez, les bibliothécaires essaieront d’obtenir les documents recherchés auprès d’autres bibliothèques ou, tout au moins, vous dirigeront sur d’autres pistes. Voici une liste d’autres sources de renseignements :

  • un député
  • un membre de l’assemblée législative
  • les bibliothèques législatives des gouvernements fédéral et provinciaux
  • tout bureau gouvernemental comme votre bureau régional du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, l’hôtel de ville, le service de santé publique, le centre de ressources humaines du Canada
  • les associations professionnelles comme l’Ontario Dental Association, l’Association médicale canadienne, l’Institut canadien des comptables agréés
  • d’autres associations comme la Fondation de recherches de l’Ontario, l’Association canadienne de normalisation, les fédérations d’agriculture, les groupements de productions spécialisées
  • les universités, les collèges d’arts appliqués et de technologie ainsi que les collèges de technologie agricole
  • les journaux, les revues et les dépliants
  • la radio et la télévision
  • les colloques/ateliers de travail
  • les lois existantes sur le sujet.

Il est très important d’être précis lorsqu’on demande des renseignements. Il se peut que vous soyez découragé si vous ne recevez pas ce que vous avez demandé, particulièrement si vous avez fait affaire avec des organisations complexes comme les gouvernements fédéral et provinciaux. Essayez encore. Expliquez encore plus précisément ce que vous cherchez. Ne soyez pas vague. Par exemple, ne demandez pas des renseignements sur les premiers soins si vous désirez savoir précisément comment soigner un brûlé.

Comment savoir si vous avez fait assez de recherches? Cette question n’est pas facile à répondre. Les informations obtenues serviront à justifier votre exposé. C’est la qualité et non la quantité qui consolidera les arguments en votre faveur. Aussi ne faites pas l’erreur d’avoir des renseignements mal choisis dans votre exposé. Assurez-vous qu’ils sont tous pertinents. Étant donné que certains faits sont à la limite du sujet, il peut arriver que vous soyez incertains quant à leur place dans votre texte. Vous pouvez décider soit de les mettre dans votre exposé ou de les garder en réserve pour la présentation.

Si le sujet sur lequel vous faites des recherches est une affaire d’actualité, comme c’est le cas pour le village ci-dessus, montez un dossier en y ajoutant des informations utiles à mesure qu’elles sont recueillies. De cette façon, il est plus facile de mettre à jour les informations pertinentes. C’est là un critère important pour gagner la crédibilité des autorités concernées.

Rédaction de l'exposé

Les exposés peuvent être destinés à divers organismes tels que groupes de travail du gouvernement, commissions royales canadiennes ou un conseil scolaire régional. Le point important AVANT d’écrire votre exposé, c’est de connaître les lecteurs ou l’auditoire auxquels il est destiné. Cela vous aidera à déterminer le niveau protocolaire de son contenu. Un exposé à l’intention du Gouvernement de l’Ontario sera différent de celui préparé pour un conseil municipal.

L’un des membres de votre comité pourra s’acquitter de cette petite enquête préalable. Cette personne devra déterminer le public visé par votre exposé et devra obtenir quelques renseignements généraux à leur sujet. Par exemple, ont-ils déjà reçu des exposés présentant votre point de vue et qu’en ont-ils fait? De plus, elle s’informera des exigences du groupement quant aux règles de procédure.

Vous pouvez maintenant aiguiser votre crayon car vous êtes prêt pour la rédaction.

Un exposé comprend plusieurs parties. Les voici, dans l’ordre où elles devraient apparaître.

Page titre

Sur cette page apparaissent le titre de votre exposé ou le sujet que vous traitez, votre nom ou le nom de votre organisme, la date et le nom du groupe visé.

Sommaire

Le sommaire, d’une longueur idéale d’une page, devrait souligner les points importants de l’exposé. Si vous ne le faites pas, il se peut que quelqu’un d’autre le fasse à votre place. Par exemple, si vous envoyez votre texte à un ministre du cabinet et qu’il n’a le temps de lire que deux des quinze pages qu’il contient, il demandera à un assistant de lui en faire un résumé. Cependant, les points que vous jugiez importants ne seront peut-être pas inscrits dans ce résumé.

Résumé des recommandations

Si vous ne faites qu’une ou deux recommandations, vous pouvez les inclure dans le sommaire. S’il y en a un grand nombre, elles devraient faire l’objet d’un résumé spécial afin que le lecteur pressé puisse s’y référer rapidement. Ceci est particulièrement utile pour les fonctionnaires qui veulent savoir rapidement ce que vous attendez d’eux.

Table des matières

Le texte devrait, bien sûr, être paginé. Parfois, lorsqu’un exposé est très long, il est nécessaire de le diviser en chapitres. On peut aussi numéroter les paragraphes pour s’y référer rapidement au cours de la présentation.

Introduction

On inclut dans cette section des renseignements sur l’association comme le nombre de membres, les objectifs, la raison de leur intérêt pour le sujet. De plus, vous devriez annoncer le ou les points que vous avez l’intention de traiter dans l’exposé.

Développement

C’est la partie informative de l’exposé, ne la négligez pas en pensant que personne ne lira toutes ces pages. Lors de la présentation, il peut paraître que peu de temps lui a été consacré. Cependant, vous ne saurez jamais qui le lira plus tard. Ce document devient en fait, un rapport permanent de la position de votre association sur le sujet.

Un exposé traite soit d’un problème, soit d’une position qui n’a pas encore été prise. Dans le développement, décrivez la situation, discutez les obstacles en jeu et présentez des solutions ou des méthodes d’étude réalistes.

Regardons de nouveau notre exemple. Après avoir effectué des recherches, les citoyens découvrent qu’une installation de 100 lits coûterait trop cher, que les cours de premiers soins prendraient trop de temps et que la famille éprouvée a été compensée adéquatement par les assurances. Cependant, un service d’urgence par hélicoptère est offert dans un village situé à 200 km de là et dont la situation est semblable à celle du village de votre exemple. Dans le développement, on pourrait revoir, par exemple, l’historique de la situation, le scénario de l’accident, et enfin, y suggérer quelques solutions raisonnables. Les choix de solution peuvent être : a) une installation de 20 lits, b) des cours de premiers soins pour ceux qui sont intéressés et c) un service par hélicoptère. Et, puisque le dernier choix est celui que les citoyens préfèrent, ces derniers se serviront des renseignements tirés de leurs recherches et des opinions émises, pour prouver que c’est la meilleure solution.

Dans le développement du sujet, la partie sur les renseignements n’a pas à être très longue. La concision est primordiale. Les gens qui le désirent pourront demander des détails plus précis après l’exposé.

Conclusion

Terminez l’exposé par quelques énoncés concluants. Vous pouvez aussi inclure une bibliographie à la fin.

Présentation de l'exposé

Il va sans dire que la meilleure façon de présenter votre document est de l’écrire à la machine, idéalement à double interligne et de le relier de quelque façon. Déterminez combien de copies vous devez remettre, où les envoyer, à qui et quand. On peut désigner un secrétaire qui agira comme personne-ressource. Celle-ci vous informera de la date et du lieu d’une présentation orale que vous aurez à faire, s’il y a lieu.

La responsabilité de présenter l’exposé est assignée à la personne la plus qualifiée pour ce travail. Cette tâche ne revient pas nécessairement au président de l’organisme ou au(x) rédacteur(s) du document. La personne choisie doit s’exprimer facilement en public et avoir une solide connaissance du sujet à présenter. Plusieurs personnes peuvent aller représenter le groupe, mais il doit y avoir un responsable, afin que les gens sachent à qui poser les questions. Le responsable peut alors consulter les autres membres du groupe pour trouver les réponses. La personne peut faire toute la présentation elle-même ou la partager avec les autres membres du groupe.

Si c’est la première fois que vous présentez un exposé, essayez d’assister à une présentation avant la vôtre et d’observer la disposition de la salle et la façon dont l’événement se déroule.

Une période de temps prédéterminée sera allouée à chaque membre. Si elle est de 30 minutes, prévoyez 10 minutes pour la présentation et 20 minutes pour la période des questions. La plupart des gens d’un groupe de travail, d’une commission ou autres auront reçu l’exposé à l’avance. Ils auront lu l’exposé en entier, ou, à tout le moins, le sommaire. Il n’est pas nécessaire de redire tout ce qui se trouve dans l’exposé. Ne jamais lire le texte écrit, tel quel!

Si vous vous sentez à l’aise en utilisant des aides visuelles, ajoutez-les à votre présentation. Les acétates et cartes-titres constituent un autre ajout simple et utile.

Voilà, c’est tout! Vous savez comment préparer et présenter un exposé.

Reportage par les médias

Lorsque vous présenterez votre exposé, il est possible que des attachés de presse soient présents. Assurez-vous de leur remettre une copie de votre document et veillez à ce que les médias absents en reçoivent une également. Envoyez-leur le sommaire et le texte complet. Sans doute, le sommaire pourra très utilement leur servir de base au communiqué qui paraîtra dans les journaux. Nommez un porte-parole pour répondre aux questions de la presse.

Liste de vérification pour un exposé

Voici une façon rapide de vérifier si votre exposé comprend les principales composantes.

  1. Objectif de l’exposé
  2. Documentation/preuves à l’appui
  3. Page titre
  4. Sommaire
  5. Résumé des recommandations
  6. Table des matières
  7. Introduction
  8. Développement
  9. Conclusion

Références

Ricker, John, John Saywell et Alan Skoech. How Are We Governed in the 80's? Irwin Publishing Inc., Toronto, 1982.

Kome, Penny. Play From Strength: A Canadian Woman’s Guide to Initiating Political Action. Conseil consultatif de la situation de la femme, 1983.

Doern, Bruce G. et Peter Aucoin (éditeurs). The Structures of Policy-Making in Canada. The Macmillan Company of Canada Ltd., Toronto, 1971.

Nous tenons à remercier les personnes suivantes pour leur participation :

Bob Best, agent de recherche, Association des consommateurs du Canada, Ottawa.

Cecil Bradley, gérant, recherches et communications, Fédération de l’agriculture de l’Ontario, Toronto.

Don McArthur, Ontario Institute of Agrologists, Guelph.

Bernice Noblitt, Fédération des Instituts féminins du Canada, Ottawa.

Pour plus de renseignements :
Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca