Le recrutement de bénévoles


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : 12/96
Commande no. 96-006
Dernière révision : 12/96
Situation : En remplacement de la fiche no 90-206, qui porte le même titre
Rédacteur : Nancy Larmer - spécialiste des organisations rurales/MAAARO

Table des matières

  1. Introduction
  2. Pourquoi recruter?
  3. Étape 1 : Définir le travail
  4. Étape 2 : Déterminer les qualités requises
  5. Étape 3 : Dresser la liste des candidats possibles
  6. Étape 4 : Rencontrer le candidat en entrevue
  7. Étape 5 : Choisir le candidat
  8. Conseils supplémentaires
  9. Dernières réflexions
  10. Références

Introduction

Admettons-le : ce n'est pas tout le monde qui aime recruter des gens pour aider à faire un travail, qui aime, en d'autres mots, demander à quelqu'un d'être bénévole. Le recrutement de bénévoles est une démarche qui exige beaucoup de temps. Malheureusement, on jette souvent son dévolu sur un « être humain », quelqu'un, n'importe qui, en autant que le travail soit fait.

Pourquoi recruter?

  • Pour aider à répartir le travail entre les membres
  • pour entretenir la vigueur de l'organisation
  • pour aller chercher de nouvelles idées
  • pour abattre du travail.

Recruter, c'est :

Trouver au bon moment, pour un travail donné, la personne ayant les qualités requises.

Tout programme qui fait appel à des bénévoles est une voie à deux directions : il doit répondre aux besoins de l'organisation et à ceux du bénévole. Tout le monde doit y trouver son compte.

Le recrutement de bénévoles est une démarche, non un problème. Trouver des bénévoles doit se faire par l'intermédiaire d'un processus de recrutement : il ne faut pas prendre la première personne venue.

La présente fiche technique devrait vous aider à mieux comprendre et à réaliser les 5 étapes menant au recrutement de bons candidats.

Peu importe le poste à combler, votre organisation devrait s'y prendre, pour recruter des bénévoles, de la même façon que pour recruter du personnel.

Étape 1 : Définir le travail

Quand on recrute des bénévoles, la première étape consiste à définir le type de travail à faire. Cela permet à l'organisation de s'assurer qu'elle choisit la personne qui convient au poste à combler. Les responsables du recrutement et les bénévoles éventuels doivent donc tous bien savoir en quoi consiste le travail.

Étape 2 : Déterminer les qualités requises

Une fois le travail bien défini, on détermine les qualités requises pour l'effectuer. Cela permet de mieux identifier les candidats bénévoles.

La description de tâches est un instrument utile. Elle énumère les qualités requises dans l'accomplissement d'une tâche. Elle décrit de façon explicite les attentes des personnes et les exigences du poste. Elle donne, en outre, aux bénévoles une idée de leur rôle au sein de l'organisation.

La description de tâches d'un bénévole comprend les éléments suivants :

Titre : Il identifie le bénévole et doit lui reconnaître le plus de prestige possible.

Rôle : C'est un énoncé général qui précise le travail et en expose les justifications.

Fonctions : C'est une énumération des diverses tâches et responsabilités. Elles doivent être les plus précises possibles.

Qualités : C'est l'énumération des aptitudes, des connaissances et des comportements recherchés. Attention : ne pas être plus exigeant qu'il ne le faut pour ne pas risquer de perdre d'excellents candidats.

Rapports : C'est la désignation des personnes à qui le bénévole doit rendre des comptes.

Temps nécessaire : Ce sont les contraintes quant au temps qu'exige le travail. Il faut préciser s'il s'agit d'un travail hebdomadaire, mensuel, à long terme, à horaire flexible ou autre.

Avantages : Qu'avez-vous à offrir au bénévole? Qu'aura-t-il à retirer de ce travail?

N'oubliez pas : Recruter des bénévoles avant de définir la tâche et de déterminer les qualités requises équivaut à mettre la charrue devant les boeufs!

Étape 3 : Dresser la liste des candidats possibles

Maintenant que vous savez en quoi consiste le travail et de quel genre de personne vous avez besoin, vous devez dresser la liste des candidats possibles.

Où chercher?

Référez-vous aux listes de membres, renseignez-vous auprès des autres organisations de la collectivité, des comités d'accueil, des écoles et autres (p. ex. assemblées paroissiales).

Conseil utile

Faites remplir à vos membres une « grille de travail » au moment où ils se joignent à l'organisation et référez-vous à ces renseignements au moment de recruter des bénévoles. C'est l'un des meilleurs moyens de placer vos bénévoles au sein de l'organisation.

N'oubliez pas de demander à vos membres, à l'occasion, de mettre à jour ces précieux renseignements. L'instrument est simple et peut vous aider à repérer rapidement les personnes ayant des aptitudes, des connaissances et des relations particulières.


Exemple :

Grille de travail

Nom : Jean Labonté

Ma contribution (Aptitudes particulières, talents, intérêts que vous aimeriez mettre à profit)

Énumérez les choses que vous faites bien et que vous aimez faire. N'hésitez pas à tout énumérer : vous seriez surpris de voir combien vos talents peuvent servir.

  • dactylographier
  • communiquer avec les gens
  • écrire, rédiger
  • travailler avec les jeunes
  • accomplir des tâches administratives
  • danser
Mes demandes (Domaines que vous aimeriez mieux connaître)

Énumérez les domaines d'intérêt pour lesquels vous n'avez pas les compétences requises mais que vous aimeriez connaître.

  • ordinateurs
  • histoire de l'organisation
  • présidence d'un comité
  • tenue de livres
Mes limites (Ce que vous ne voulez pas faire!)

Tout ce que vous ne voulez absolument pas faire.

  • solliciter des fonds
  • parler en public

D'après Ivan Scheier, Yellowfire Press, Colorado, 1986


N'oubliez pas : Vous ne trouverez pas toujours le candidat parfait, expérimenté et hautement qualifié. Vous pourriez classer les candidats selon leurs qualités, en fonction de vos exigences. Vous pourriez aussi choisir de leur donner une formation supplémentaire. Soyez souple, mais essayez de choisir la personne la mieux qualifiée.

Étape 4 : Rencontrer le candidat en entrevue

C'est peut-être là l'étape la plus difficile parce que le candidat a peur d'être refusé. Cependant, si vous avez bien suivi les étapes de recrutement de 1 à 3, soyez assuré que la personne que vous avez devant vous sera bien qualifiée pour faire le travail. Dans la plupart des cas, les gens sont flattés du seul fait qu'on les ait convoqués.

Conseils pour la tenue d'une entrevue :

Moment : Le plus tôt possible.

Lieu : Chez le candidat, au bureau ou dans tout autre lieu pratique.

Documents : Tout le matériel nécessaire : description de tâches, statuts et règlements, objectifs ou rôle de l'organisation.

Personnes : Jusqu'à trois membres du comité de recrutement.

La présence d'un petit comité renforce chez le candidat l'impression qu'il a été choisi selon un processus sérieux, en fonction de ses qualités et qu'il sera appuyé par les membres de l'organisation. La présence de plusieurs recruteurs permet aussi de s'assurer que tous les points seront traités au cours de l'entrevue.

Si vous recrutez quelqu'un pour un poste à combler par voie électorale (président, trésorier, etc.), vous devrez bien expliquer la situation. Demandez au candidat s'il serait d'accord pour occuper un autre poste advenant le cas où un autre candidat serait élu.

Étape 5 : Choisir le candidat

À la fin de l'entrevue, pour vous assurer que les deux parties ont compris, résumez les décisions et les actions sur lesquelles vous vous êtes entendus. Une fois que le candidat a accepté, serrez-lui la main et félicitez-le.

Il sera peut-être nécessaire :

  1. Que le bénévole soit assermenté ou qu'il signe une entente officielle.
  2. D'offrir au bénévole une formation supplémentaire.
  3. De fournir au bénévole des instruments pour qu'il puisse accomplir son travail (statuts et règlements, procès-verbaux, manuel des directeurs).

Une fois que le bénévole aura accepté le poste, vous voudrez le garder. Vous pourrez alors lui donner une formation supplémentaire, lui accorder des récompenses et de la reconnaissance, favoriser la collaboration ou l'engager dans des programmes innovateurs.

Conseils supplémentaires

  • Faites participer tous les bénévoles au processus de recherche de nouvelles méthodes de recrutement. Mettez les idées en commun.
  • Ayez recours à tous les moyens à votre disposition : radio, télévision, journaux et relations personnelles.
  • Offrez des séances d'orientation stimulantes, qui vont au fond des choses.
  • Demandez à des bénévoles de raconter leur expérience personnelle aux réunions ou lors de campagnes de recrutement de membres.
  • Pensez à ce qui vous intéresserait, personnellement, dans le bénévolat.
  • Les meilleurs recruteurs sont les bénévoles qui sont heureux d'appartenir à votre organisation.
  • Les gens sont attirés par les programmes qui font appel à une attitude constructive, à l'honnêteté et à l'enthousiasme.
  • Intéressez-vous à vos membres, pas seulement en tant que bénévoles mais en tant que personnes.
  • Ne recrutez pas trop de gens. Les candidats seront démotivés si, après avoir donné leur nom, ils constatent qu'il n'y a pas de place pour eux.
  • Faites participer les bénévoles aux prises de décision. Assurez-vous qu'ils se sentent importants au sein de l'organisation.
  • Reconnaissez leurs efforts. Un « merci » vaut mille mots.

Le bénévole satisfait :

  • Travaillera dans l'intérêt de l'organisation
  • N'aura que de bonnes choses à dire de l'organisation
  • Fera à l'organisation une bonne réputation
  • Recrutera des bénévoles par la parole et par l'exemple
  • Sera engagé et enthousiaste.

N'oubliez pas : Il n'y a pas de mauvais bénévoles. Il n'y a que des personnes à qui l'on n'a pas confié le bon travail.


Exemple d'une description de tâches : Société d'agriculture ABC

Titre : Président

Rôle : Gérer les affaires de la Société d'agriculture ABC; s'assurer que les programmes sont élaborés et réalisés de façon que le mandat de la Société soit rempli et de manière à favoriser l'image de la Société.

Fonctions :

  • Présider les réunions de l'exécutif et du comité ainsi que les assemblées générales
  • Préparer l'ordre du jour à l'avance avec le secrétaire
  • Être en contact avec les autres organisations de la collectivité
  • Être membre d'office de tous les comités
  • Diriger la définition des objectifs et la planification des programmes
  • S'assurer qu'il existe un bon programme de gestion des bénévoles
  • Assurer un lien efficace entre les organisations régionales et provinciales
  • S'assurer qu'il y a délibérations pour que la population puisse exprimer ses opinions.

Qualités requises :

  • S'intéresser aux personnes
  • Être apte à communiquer
  • Être apte à déléguer des responsabilités
  • Être apte à diriger des réunions, à faire participer les gens, à planifier des programmes efficaces.

Rapports :

  • Répondre de son travail devant l'exécutif, le comité et les membres
  • Communiquer avec les représentants régionaux et provinciaux;

Temps nécessaire :

  • Engagement d'un an
  • Réunions mensuelles de l'exécutif et des comités
  • Assemblées régionales et annuelles.

Avantages :

  • Amélioration des connaissances et des habiletés relativement à la direction d'assemblées
  • Satisfaction personnelle
  • Chance de rencontrer de nouvelles personnes
  • Mise en évidence dans la collectivité, dans l'organisation
  • Occasion de promouvoir efficacement les buts de la société et son image
  • Chance d'avancement à l'intérieur de l'organisation régionale ou de l'organisation provinciale.

Dernières réflexions

Si vous êtes membre du comité de nomination, si vous êtes le président de l'organisation ou si vous siégez à un comité ayant pour fonction de recruter des bénévoles pour un travail ou un programme spécifique, vous devez recruter des bénévoles. Le recours à un processus efficace de recrutement vous aidera à vous assurer que les besoins de l'organisation sont comblés et que les bénévoles sont des membres satisfaits.

Références

Getting Started – Establishing A Volunteer Program. Fels, Lynn. Toronto, Centre de Bénévoles du Toronto Métropolitain, 1988.

Handbook For Cooperating Associations and Voluntary Organizations. No. 5, Volunteer Management, Environnement Canada, Service canadien des parcs, 1986.

Volunteer Resource Development Manual – INCA. Miller, Joanna. Association des bureaux/centres de Bénévoles de l'Ontario, 1988.

Recruiting Volunteers – The Grizzly Creek Solution. Manuel de l'instructeur, 1988. Les Scouts du Canada.


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Local : 519 826-4047
Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca