Vade-mecum de l'animateur et de l'animatrice

Agdex :	057
Date de publication :	12/95
Commande no.	95-074
Dernière révision :	05/95
Situation :	Traduction de la fiche no 95-073, «A Quick Reference Guide for Facilitators»
Rédacteur :	Sandra L. Lawson - MAAO

Table des matières

• Oui, vous! Vous voilà animateur ou animatrice!
• Le rôle de l'animateur
• Connaissances et compétences d'un bon animateur
• Valeurs et attitudes d'un bon animateur
• Préparation
• Techniques de prise de décision et de résolution de problèmes
• Pour conclure vos interventions d'animateur
• Résumé
• Références bibliographiques

Oui, vous! Vous voilà animateur ou animatrice!

Il est 23 h. La réunion du conseil d'administration, qui a débuté à 19 h, s'éternise. Quelques bonnes idées ont été lancées, mais aucune décision ni aucun plan n'a été arrêté. Vous seriez tellement mieux chez vous à regarder le dernier bulletin à la télévision!

Heureusement, il existe une solution à cette situation décourageante et hélas fréquente : lorsqu'elles sont conduites par un animateur, les réunions sont souvent plus fructueuses. Quelle se fasse au pied levé ou qu'elle ait été planifiée, l'animation de groupe requiert de l'expérience, un certain savoir et certains talents. Pourquoi ne pas jouer ce rôle et éviter ainsi à vos confrères et consoeurs une autre de ces réunions qui n'en finissent plus!

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Le rôle de l'animateur

En tant qu'animateur ou animatrice, votre rôle est d'aider le groupe à échanger des points de vue sur un sujet, à prendre une décision ou à résoudre un problème. Vos interventions visent à faire avancer la discussion en direction des buts pour lesquels la réunion a été expressément convoquée (et non de vos buts). Votre travail est en outre d'écouter, d'observer et d'utiliser votre intuition afin de discerner les besoins et les désirs des différents participants. Pendant que le groupe porte toute son attention sur la tâche à accomplir, l'animateur concentre ses efforts sur le processus de la réunion, et sur les personnes composant le groupe.

L'objet de la réunion ne change rien à l'affaire. Il peut aussi bien s'agir d'une séance de remue-méninges consacrée à la découverte de nouvelles méthodes de collecte de fonds, que d'une réunion sur la conception d'un plan de projet. À condition de posséder les compétences et les connaissances nécessaires, vous pouvez aider n'importe quel groupe à atteindre ses buts de façon efficace et agréable.

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Connaissances et compétences d'un bon animateur

Un bon animateur :

• écoute et observe;

• utilise des outils de présentation visuelle (rétroprojecteur, tableau à feuilles, etc.);

• prend des notes lisibles;

• pose des questions pertinentes;

• est agile d'esprit;

• perçoit les émotions des participants;

• paraphrase;

• résume;

• résoud les conflits;

• manie l'humour;

• connaît les théories et les diverses techniques qui s'appliquent aux discussions en groupe, y compris celles de la résolution de problème et de la prise de décision;

• choisit les techniques convenant le mieux au groupe en question ou les élabore lui-même;

• comprend les individus et les groupes;

• dynamise le groupe.

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Valeurs et attitudes d'un bon animateur

En outre, le bon animateur doit incarner certaines valeurs et certaines attitudes. Le groupe ne peut être vraiment productif que s'il les partage lui aussi. C'est en témoignant lui-même des valeurs et des attitudes ci-dessous que l'animateur contribue à les communiquer au groupe avec lequel il travaille :

• Respect et empathie
  Toutes les idées sont importantes. Aucune idée ni aucune personne n'a plus de poids qu'une autre.
• Coopération
  Les membres de votre groupe doivent travailler ensemble à la réalisation des buts fixés. En tant qu'animateur, vous ne pouvez pas obliger les membres à collaborer, mais vous pouvez les y inciter en instaurant un climat favorable à la coopération.
• Honnêteté
  Votre groupe et vous-même devez être honnêtes et francs au sujet de vos sentiments, de vos valeurs et de vos priorités.
• Responsabilité
  Le groupe doit assumer la responsabilité des solutions qu'il adopte et de leurs conséquences. L'animateur quant à lui assume la responsabilité de ses interventions, lesquelles, en bout de ligne, influent sur la participation des membres, sur le contenu et le processus de la réunion.
• Souplesse
  Tout en animant la discussion, vous devez être à l'écoute des besoins des différents membres et adapter en conséquence le processus suivi et la durée de la réunion.

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Préparation

On vient de vous demander d'animer un groupe de discussion. Pour vous y préparer, vous devrez parler, avant la réunion, avec deux ou trois membres aussi représentatifs que possible de ce groupe et de ses aspirations. Pour élaborer la stratégie d'animation la mieux indiquée, vous devez connaître la culture du groupe, ses succès et ses échecs. Ne perdez pas de vue la tâche à accomplir tout en étant à l'écoute des besoins et des souhaits des différents membres. Une bonne stratégie se conçoit en répondant aux questions suivantes :

• Quels sont les objectifs de la réunion?
• Qu'est-ce que le groupe veut réaliser ultimement?

• De combien de temps dispose-t-on?

La réponse à ces questions n'est pas facile et une certaine recherche est souvent nécessaire. Quand vous avez trouvé les réponses et que vous avez une bonne idée de la personnalité du groupe, vous pouvez décider du processus approprié. Dans bien des cas, les animateurs fondent ce processus sur plusieurs techniques particulières de prise de décision et de résolution de problèmes.

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Techniques de prise de décision et de résolution de problèmes

De nombreuses techniques existent qui ont fait leur preuves. Il vous reste à choisir celle qui convient le mieux à votre groupe en fonction de sa taille, de sa personnalité et de ses objectifs. Soyez souple. Chaque technique peut être adaptée aux besoins spécifiques du groupe. Certaines sont « prêtes à l'emploi », d'autres demandent à être planifiées et adaptées, après consultation du groupe. Dans certaines situations, vous pouvez aussi opter pour un processus s'appuyant sur une combinaison de techniques.

Faites vos expériences! Inventez vos propres méthodes, mais continuez à faire preuve des valeurs et des attitudes d'un bon animateur, et mettez en oeuvre les compétences qui ont été énumérées ci-dessus.

Voici sept techniques de prise de décision et de résolution de problèmes à mettre dans votre « boîte à outils » d'animateur ou d'animatrice

 1. La réflexion deux par deux

Cette méthode permet aux différents membres d'affiner leurs idées et leurs opinions avant de les communiquer au reste du groupe. Elle s'avère utile lorsque le groupe est important, car elle donne à chaque participant la possibilité de dire son avis sans souffrir le trac de parler devant de nombreuses personnes. Comme elle incite aussi les participants à mieux définir et exprimer leurs préoccupations, les discussions qui suivent sont plus approfondies que celles auxquelles donne généralement lieu le grand groupe.

 Exemple :

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Le processus :

i. Posez au groupe les questions suivantes :

• Pouvez-vous nommer trois entreprises que l'on pourrait inviter à la foire commerciale?
• Pouvez-vous recommander une date possible pour la foire?
• Où pourrait-on tenir la foire?

ii. Demandez aux membres de formuler leurs réponses chacun de leur côté.

iii. Demandez-leur ensuite de partager leurs réponses avec un autre membre.

Étapes facultatives :

iv. Les deux membres de chaque paire peuvent présenter au groupe une nouvelle réponse qu'ils ont formulée en combinant leurs réponses respectives.

v. Ensuite, le groupe au complet peut discuter des réponses, mais chacun des membres s'y sent plus à l'aise pour s'exprimer. Une décision peut être prise sur certains des problèmes débattus.

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2. La réflexion en sous-groupes

Cette technique permet aux membres du groupe de choisir la question dont ils doivent discuter, d'où une meilleure utilisation du temps et des ressources des membres.

Exemple :

L'association locale du Marché de producteurs vient de recevoir la première épreuve de sa brochure publicitaire; celle-ci doit être relue avant d'être envoyée à l'imprimeur. Comme la brochure se compose de quatre parties - pages de couverture, liste de prix, produits alimentaires et produits d'artisanat - vous pourriez animer une discussion en utilisant la technique des sous-groupes :

Le processus :

i. Affichez le nom de chacune des parties de la brochure dans un coin désigné de la pièce (pages de couverture, liste de prix, produits alimentaires, produits d'artisanat).

ii. Demandez à chaque participant de désigner une partie de la brochure en répondant à la question : « quelle partie de la brochure vous intéresse le plus? ».

iii. Chaque participant choisit une partie et se rend dans le coin correspondant.

iv. Dans chacun des coins, vous aurez affiché une ou plusieurs questions auxquelles le sous-groupe ainsi formé devra réfléchir ensemble. Les questions peuvent être générales, du genre de celle-ci : « Serait-il possible d'améliorer cette partie de la brochure? ». Elles peuvent au contraire être plus précises, par exemple : « À votre avis, comment pourrait-on améliorer le choix des caractères, la mise en page, le contenu, etc.? ». Le sous-groupe en discute.

v. Après la discussion en sous-groupes, invitez un membre de chaque sous-groupe à résumer l'essentiel de la discussion à l'intention des autres.

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3. Le consensus

Le consensus est une méthode de prise de décision. Tous les membres du groupe discutent activement de la question, étant encouragés par l'animateur à faire profiter les autres de leurs opinions, connaissances et compétences. Il faut que la décision finale plaise à tous les membres.

Exemple :

• Création d'un répertoire des services et des entreprises.
• Élaboration d'une brochure destinée à attirer de nouvelles entreprises.
• Coordination d'un cours sur l'exploitation d'une entreprise à domicile.

  Le processus :

  i. Expliquez en quoi consiste votre rôle et le but de la discussion (la tâche du groupe).

ii. Expliquez les caractéristiques d'une bonne discussion de groupe.

iii.Expliquez la notion de consensus et indiquez la durée de la discussion.

iv. Expliquez à nouveau la tâche (l'objet de la discussion).

v. Demandez à un membre du groupe de présenter une recommandation. (Par ex. « Qui aimerait commencer? À quel projet le comité devrait-il s'attaquer et pourquoi? »)

vi. Lancez la discussion. Celle-ci devrait permettre à tout le monde de faire connaître son avis. (Par ex. « Que pensez-vous de cette proposition? »)

vii. Demandez le consensus. (Par ex. « Devrions-nous retenir cette proposition? »)

viii. Si les membres du groupe ne sont pas tous convaincus, demandez qu'ils passent à l'étude d'une autre suggestion et répètent les étapes 5, 6 et 7 jusqu'à ce qu'une décision soit prise.

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4. ORID

Cette méthode de discussion se divise en quatre phases consécutives : Objectivité, Réflexion, Interprétation et Décision. Elle consiste en une suite logique de questions qui simulent les étapes naturelles du raisonnement humain. En tant qu'animateur de cette discussion, votre travail est d'élaborer la suite ordonnée de questions qui aidera les membres du groupe à parler de leur expérience commune.

Exemple :

Un groupe vient d'organiser une course sur route de 10 km afin de collecter de l'argent pour le nouveau complexe récréatif de sa communauté.

Le processus :

i. La phase d'objectivité - Elle sert à évoquer les faits concrets concernant l'expérience ou l'événement. En tant qu'animateur, vous êtes amené à poser des questions de ce genre :

• Combien de coureurs se sont-ils inscrits?
• Combien d'argent avez-vous obtenu des commanditaires?
• Combien de temps a-t-il fallu pour organiser la course?
• Combien a-t-il fallu de bénévoles pour encadrer les coureurs?
• Qu'avez-vous observé?

 

ii. La phase de réflexion - Elle permet au groupe d'exprimer les sentiments suscités par l'événement.

• À votre avis, comment la course s'est-elle passée?
• Quelle partie de l'événement vous a donné le plus de fil à retordre?
• Quel en a été selon vous le moment le plus marquant?
• Qu'avez-vous ressenti quand le dernier coureur a franchi la ligne d'arrivée?

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iii. La phase d'interprétation - Elle permet au groupe d'examiner la signification et la valeur de l'événement, son importance et son utilité pour le groupe.

• Qu'avez-vous accompli en organisant cette course?

• Comment parleriez-vous de cet événement à quelqu'un qui n'y a pas assisté?

• Pourquoi, en premier lieu, vous êtes-vous porté(e) bénévole?

• Si vous organisiez cette course de nouveau l'année prochaine, que changeriez-vous? Que conserveriez-vous?

 

iv. La phase de décision - À ce stade, le groupe peut prendre une décision ou réagir à l'expérience.

• Quels étaient vos objectifs en organisant cette course? Les avez-vous atteints?

• Pensez-vous qu'il serait utile d'organiser de nouveau la même course l'année prochaine?

• Qui devrait s'occuper de planifier la course l'année prochaine?

• Quelle serait la date limite à laquelle les concurrents pourraient s'inscrire?

 

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Conseils utiles en ce qui concerne l'ORID :

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5. Le remue-méninges

Des idées lumineuses nous traversent tous l'esprit à l'occasion, mais nous avons tendance à les oublier si nous ne les notons pas en temps utile, ou si nous n'en parlons pas.

Exemple :

Après avoir rencontré deux ou trois chefs de file de l'industrie agro-alimentaire, vous apprenez qu'ils vont tenir une réunion destinée à recenser les principaux problèmes qui se posent à ce secteur. Ils espèrent qu'à la suite de cet exercice les gens vont travailler ensemble pour s'attaquer à ces problèmes.

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Le processus :

i. Expliquez au groupe que l'objet de la réunion est de déterminer les problèmes cruciaux auxquels fait actuellement face l'industrie agro-alimentaire.

ii. Indiquez le processus qui sera suivi et la durée de la réunion.

iii. Présentez la première question-thème : « À votre avis, quels sont les problèmes les plus graves auxquels fait face l'industrie agro-alimentaire en Ontario? ». (Certains membres aiment pouvoir entendre la question et la lire en même temps. Lisez la question à haute voix et écrivez-la en grosses lettres sur un tableau à feuilles ou sur le mur au devant de la salle.)

iv. Demandez aux participants de rédiger chacune de leurs réponses sur des feuillets auto-collants ou sur des cartes-fiches. Donnez-leur environ cinq minutes pour réfléchir à leur réponse et la noter, chacun de leur côté. Il n'est pas encore utile d'en discuter à ce moment.

v. Demandez à chaque participant, à tour de rôle de remettre la réponse qu'il juge la plus importante, la plus pertinente ou la meilleure. Affichez-la sur le tableau à feuilles.

vi. Demandez à chaque participant de donner d'autres réponses. Affichez toutes les réponses sur le tableau à feuilles. Sur votre mur ou votre tableau à feuilles, on pourrait lire ceci :

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• l'absence de coopération entre les maillons de la filière alimentaire

• le GATT

• la mauvaise éducation du consommateur

• la diminution du nombre des exploitations agricoles

• les obstacles au commerce (provinciaux et interprovinciaux)

• la nécessité d'être compétitif

• l'absence de front commun

• la salubrité des aliments

• la transformation du milieu rural

Le fait d'interroger les membres à tour de rôle donne à tous la chance de s'exprimer et diminue le risque de chevauchement.

vii. Demandez à votre groupe de lire les réponses qui sont affichées. Demandez-lui de chercher les réponses apparentées.

viii. Regroupez les questions apparentées sous des symboles :

ix. Demandez au groupe de regarder les réponses regroupées sous chaque symbole et de les désigner par une rubrique. Certains animateurs jugent utile d'écrire ces rubriques sur une feuille vierge du tableau de la façon suivante :

Maintenant votre groupe a cerné et noté par écrit les sujets et idées de discussion.

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6. La technique nominale

C'est la méthode indiquée dans le cas d'un groupe qui doit classer des idées ou sujets par ordre d'importance. Elle ne débouche pas forcément sur un véritable consensus, mais permet de donner le même poids aux opinions de chacun. Elle limite le bavardage, de sorte que certains ne risquent pas de se laisser influencer par les opinions des autres.

Si le nombre de sujets n'est pas trop grand, le groupe peut utiliser la méthode du consensus (comme dans l'exemple du Comité de développement économique). Par contre, si leur nombre est élevé, la technique nominale peut très bien répondre aux besoins de votre groupe.

Exemple :

À l'aide de la méthode ORID, votre groupe a défini les quatre problèmes clés qui se posent à l'industrie agro-alimentaire. Il lui reste maintenant à les classer par ordre de gravité.

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Le processus :

i. Notez tous les problèmes sur une feuille vierge du tableau.

ii. Demandez aux participants, chacun de leur côté, de donner une note aux différents problèmes : ils doivent attribuer la note 1 au problème qui leur paraît le moins préoccupant. Il est nécessaire à ce stade de poser une question précise, qui pourrait être du genre de celles-ci :

• « Classez les problèmes critiques suivants par ordre d'importance.»
• « Classez les idées de projet suivantes par ordre de préférence.»

  Le système de classement dépend du nombre d'éléments en présence. Par exemple, s'il y a quatre problèmes ou idées à classer, le plus important ou la meilleure obtiendrait la note 4, et le moins important ou la moins bonne obtiendrait la note 1.

iii. Demandez à chaque participant de vous donner les notes qu'il a attribuées et inscrivez-les sur le tableau; en faire les totaux avec l'aide du groupe.

iv. Voilà par exemple ce qu'on pourrait lire sur votre tableau :

D'après les résultats, le problème le plus important est ##, ensuite @@, ** et &&.

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7. La « mise en attente »

Il s'agit d'une technique permettant de prendre bonne note des idées qui sont importantes mais qui ne se rapportent pas directement à la question dont le groupe discute au moment où elles sont émises. C'est un moyen de ne pas les perdre de vue et de s'assurer que le groupe y reviendra. Il aide aussi le groupe à garder le fil de la discussion tout en garantissant que des idées importantes ne se perdent pas en cours de route.

Exemple :

Pendant que le groupe tient une discussion ORID visant à évaluer la course qu'il a organisée, un des membres fait remarquer qu'ils ont oublié de remercier le magasin qui a fait don des oranges.

Le processus :

i. Quand une idée est émise à contretemps au cours d'un processus donné, il convient d'en prendre acte. Il faut remercier l'auteur pour la pertinence de sa remarque et lui demander la permission de la mettre en attente en l'assurant que le groupe y reviendra plus tard.

ii. Notez l'idée sur une feuille vierge du tableau sous le titre « Idées mises en attente ». Assurez-vous que tout le monde peut voir cette feuille.

iii. À la fin du processus ou au cours d'une pause qui s'y prête, portez de nouveau l'idée à l'attention du groupe. Demandez à l'auteur de l'idée de suggérer comment il conviendrait d'y répondre. Vous pourriez dire quelque chose comme : « Jean a signalé que vous aviez oublié de remercier le magasin. Faut-il le faire? Qui s'en chargera? ».

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Pour conclure vos interventions d'animateur

Si on vous a demandé d'animer une discussion au pied levé, l'idéal est que vous repreniez votre place du début dès que le groupe est parvenu à son but. Mais, auparavant, vous devez résumer ce que le groupe a fait.

Si, au contraire, on vous a confié ce rôle à l'avance, il est bon que la conclusion soit un peu plus détaillée. Vos interventions d'animateur prennent fin lorsque la durée prévue est expirée et (ou) les buts atteints. Normalement, le groupe aura atteint ses buts dans le laps de temps prévu, mais ce n'est pas toujours le cas. Quoi qu'il en soit, il vous reste en tant qu'animateur à effectuer les tâches suivantes :

1. Résumez les réalisations du groupe. Avec l'aide des membres du groupe, discutez des faits marquants, des difficultés rencontrées et des choses qui ont bien fonctionné.

2. Demandez au groupe ce qu'il convient de faire ensuite. Essayez d'obtenir des réponses unanimes aux questions qui, quand, où et comment.

3. Remerciez le groupe de vous avoir donné la chance de travailler avec lui et félicitez-le pour son application et ses réalisations.

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Résumé

Les difficultés du rôle d'animateur sont à la mesure des satisfactions qu'il procure. Il en est ainsi parce que ce rôle fait appel à un alliage complexe de savoir, de talents, d'attitudes et d'intuition. Le savoir s'acquiert par la lecture de documents comme celui-ci. Les talents se développent par la pratique. Quant aux attitudes, elles s'installent d'elles-mêmes dès l'instant que l'on croit à ce que l'on fait. Enfin, l'intuition s'aiguise à mesure que l'on fait l'expérience de l'animation.

Le travail en groupe est passionnant pour la raison que les groupes sont composés d'individus. Aucun individu ne ressemble à un autre et aucun ne réagit aux événements comme un autre. C'est pourquoi chaque discussion en groupe diffère de toutes les autres. Votre tâche, en tant qu'animateur ou animatrice, est de sentir et de comprendre ces différences de façon à aider les individus à s'exprimer.

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Références bibliographiques

Winning Through Participation. Laura Spencer, Kendall/Hunt Publishing Co., IOWA, 1989, ICA.

Annual Handbook for Facilitators, Trainers and Consultants.

Annual Handbook for Group Facilitators. University Associates.

Participative Training Techniques : Participant Manual. Ontario Agricultural Training Institute, 1991.

A Manual for Group Facilitators, B. Auvine, B. Densmore, M. Extrom, S. Poole, M. Shanklin, Center for Conflict Resolution.

Managing for Learning in Organizations : The Fundamentals. D. Abbey-Livingston et D. Kelleher

Leadership, Experience and Development (L.E.A.D.). Ministère de l'Agriculture et de l'Alimentation de l'Ontario, 1991.

Planning Action in a Changing Environment (P.A.C.E.). Jan Sanders, 1992.

Cooperative Learning - Where Heart Meets Mind. Barry Bennett, Carol Rolheiser-Bennett, Laurie Stevahn, Educational Connections, 1991.

Nous remercions le Secrétariat d'État pour sa contribution financière à la réalisation de la présente fiche technique.

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