Guide de tenue de livres à l'intention des organismes sans but lucratif


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : 01/94
Commande no. 94-014
Dernière révision : 01/94
Situation :

Traduction de la fiche no 88-010, « A Guide to Bookkeeping for Non-Profit Organizations ». Réprimée en Novembre 1995

Rédacteur : Laurinda Lang - MAAO

Table des matières

  1. Le teneur de livres
  2. Les outils de travail
  3. Les journaux
  4. Les mesures de contrôle
  5. Les états financiers
  6. La vérification
  7. L'établissement du budget
  8. L'impôsur le revenu et les employés
  9. La constitution en personne morale
  10. L'enregistrement à titre d'organisme

Les organismes sans but lucratif sont mis sur pied dans un ou plusieurs buts précis. Comme les sommes dont ils disposent sont des ressources importantes pour la réalisation de leurs objectifs, il leur faut un bon système de comptabilité afin de contrôler les mouvements de fonds.

Le teneur de livres

Tout organisme devrait élire ou nommer un trésorier chargé d'effectuer et d'inscrire toutes les opérations financières et de préparer les états financiers. Dans les organismes d'envergure, le trésorier peut déléguer l'une ou plusieurs de ces tâches à un comité des finances.

Les outils de travail

Parmi les outils dont le trésorier a besoin pour bien faire son travail, il y a les livres-journaux, les mesures de contrôle et les états financiers.

On conserve normalement tous les documents financiers ensemble dans un dossier distinct pendant au moins six ans suivant la fin de l'année d'imposition, après quoi la plupart d'entre eux peuvent être détruits.

Il y a toutefois des documents qu'il ne faut jamais détruire. Ce sont les procès-verbaux du groupe et, le cas échéant, le registre des actionnaires, les journaux généraux et les journaux auxiliaires ainsi que toutes conventions ou tous contrats particuliers.

Les journaux

Le trésorier doit tenir trois journaux distincts dans lesquels il inscrit les opérations financières. Il s'agit :

  1. du journal des encaissements,
  2. du journal des décaissements, et
  3. du livre de petite caisse.

Ces journaux, que l'on trouve facilement dans les magasins de fournitures de bureau, réunissent des feuilles à colonnes présentant des en-têtes tels que ceux présentés à titre d'exemple au bas de la page.

Les articles qui ne se rapportent à aucun des comptes mentionnés sont inscrits sous la rubrique « Autres comptes ». Une description accompagne alors l'inscription portée dans cette colonne.

Pour corriger une erreur dans un livre-journal, il suffit de biffer la somme erronée et d'entrer l'information correcte au-dessus de celle-ci.

On inscrit par ailleurs les chèques annulés dans le journal des décaissements en indiquant la date et le numéro du chèque et en ajoutant la mention « Annulé » dans la colonne de l'intitulé. Si le montant du chèque est déjà inscrit, il suffit de le biffer. Pour ce qui est du chèque lui-même, inscrire le mot « Annulé » en travers de ce dernier, déchirer la signature et la joindre au talon.

Dans l'exemple qui précède, chaque opération donne lieu à deux inscriptions dans le même journal. Le montant total est d'abord inscrit dans la colonne « Caisse » pour être ensuite affecté à une ou plusieurs colonnes selon la nature de l'opération. Il s'agit de ce qu'on appelle un système de comptabilité en partie double.

Les mesures de contrôle

L'organisme devrait disposer d'un compte courant lui permettant de tirer des chèques prénumérotés et pour lequel l'établissement financier émet un relevé mensuel qu'il retourne au groupe, accompagné des chèques payés.

Le groupe devrait nommer au moins deux signataires autorisés, dont le trésorier, au moment de l'ouverture du compte courant et exiger qu'un chèque ne soit valide que s'il porte la signature de ces deux personnes. Les deux signataires autorisés ont une responsabilité égale à l'égard des fonds de l'organisme. Cette mesure protège le groupe contre l'utilisation inadéquate des fonds. Les chèques ne devraient être signés qu'après avoir été entièrement libellés. Il faut éviter la pratique courante qui consiste à faire signer à l'avance les formules de chèques par l'un des signataires autorisés.

Toutes les opérations devraient passer par le compte bancaire. Ainsi, il ne faudrait jamais utiliser les sommes reçues en espèces pour payer directement une facture. Il faut plutôt déposer la somme puis régler la facture par chèque.

Les sommes servant à une fin précise peuvent normalement passer par le compte courant et être inscrites dans la colonne appropriée de l'un ou l'autre des journaux.

On effectue la conciliation bancaire chaque mois dès réception du relevé de banque. Il faut alors faire la somme des colonnes des journaux et l'inscrire au bas de chacune. Les frais bancaires étant des dépenses, on les inscrit. Le rapprochement bancaire se présente comme suit :

Solde du compte «Caisse» dans les livres à la fin du mois précédent

Plus : Encaissements (d'après la colonne « Caisse » du journal des encaissements)

Moins : Décaissements (d'après la colonne « Caisse » du journal des décaissements)

Solde redressé

Solde figurant sur le relevé bancaire

Moins : Chèques en circulation (indiquer le numéro et le montant des chèques non encaissés)

Solde redressé

Voici un exemple de conciliation bancaire :

Rapprochement bancaire de l'organisme X - Pour décembre 1987

Solde d'ouverture dans les livres (1er déc. 1987)

2 143,74 $

Plus : Encaissements

421,53

2 565,27

Moins : Décaissements

550,16

Solde redressé (31 déc. 1987)

2 015,11

Solde figurant sur le relevé bancaire (31 déc. 1987)

2 304,11

Moins : Chèques en circulation

289,00

Solde redressé (31 déc. 1987)

2 015,11 $

Chèques en circulation

no 36 - 208 $

no 42 - 81 $

289 $ Total des chèques en circulation

S'il n'y a pas eu d'erreurs, les deux soldes redressés correspondent.

Il est parfois peu pratique d'émettre un chèque lorsque les sommes en jeu sont peu élevées. Pour cette raison, on peut constituer une petite caisse pour laquelle on établit un journal distinct. Pour la constituer, il suffit d'encaisser un chèque libellé à l'ordre de la petite caisse. Lorsque des fonds sont déboursés à même la petite caisse, il est obligatoire de se procurer un reçu. La valeur des reçus, augmentée du solde de la petite caisse, devrait en tout temps correspondre au montant initial de la petite caisse. On établit un nouveau chèque à la fin de chaque mois pour ramener la valeur de la petite caisse au montant initial. Il importe de conserver les reçus en dossier. L'établissement d'un livre de petite caisse reprenant les en-têtes appropriés des colonnes du journal des décaissements facilite l'établissement de prévisions budgétaires ainsi que la préparation des états financiers.

Les bons de commande sont un autre outil de contrôle interne pour éviter que le crédit de l'organisme ne serve à des achats non autorisés. Un bon de commande est un document signé qui présente la description de la marchandise et qui autorise le fournisseur à imputer le montant des achats à un compte. Les dispositions concernant les signataires autorisés sont prises à l'ouverture du compte. La personne qui signe un bon de commande en conserve toujours un exemplaire.

Les états financiers

Les états financiers sont un moyen de déclarer les ressources financières d'un organisme et l'emploi qu'on en fait. Il y a trois états à préparer à la fin de chaque exercice et même en cours d'exercice pour contrôler les données du budget. Il s'agit : 1) de l'état des résultats, 2) du bilan, et 3) de l'état de l'évolution de la situation financière. Ces trois états sont présentés avec pour titre le nom de l'organisme et la date à laquelle ils sont arrêtés ou la période qu'ils couvrent.

1) L'état des résultats se présente comme suit :

Recettes

Poste no 1

---------------

Poste no 2

---------------

Total

---------------

Dépenses

Poste no 1

---------------

Poste no 2

---------------

Total

---------------

Excédent des recettes sur les dépenses (ou déficit)

---------------

Il ne faut pas considérer la petite caisse comme un poste de dépenses. Les dépenses payées à même la petite caisse devraient être ventilées et inscrites dans la colonne appropriée du journal des décaissements. Quant aux articles divers figurant sous la rubrique « Autres comptes », les inscrire individuellement plutôt qu'en inscrire le total en regard du poste « Divers ».

2) Le bilan présente tous les éléments d'actif et de passif à une date donnée. Le bilan est fondé sur l'équation suivante :

Total de l'actif = Total du passif + Solde du fonds (avoir de l'organisme)

L'actif représente les ressources disponibles, le passif, les dettes; et le solde du fonds, la valeur de l'actif qui n'est due à personne. Le bilan présente la liste des éléments d'actif et les totaux correspondants du côté gauche de la page tandis que figurent du côté droit la liste des éléments de passif et les totaux correspondants ainsi que le solde du fonds, qui est additionné au total du passif. Les totaux du côté gauche et du côté droit du bilan doivent correspondre.

Voici un modèle simplifié de bilan :

Bilan de l'organisation rurale X - au 31 décembre 1986

Actif

Encaisse

1 500

Débiteurs

620

Équipement

5 000

Total de l'actif

7 120

Passif

Créditeurs

$ 412

Effets à payer

1 900

Total du passif

2 312

Solde du fonds

4 808

Total du passif et du solde du fonds

7 120

Dans des situations plus complexes, l'actif est divisé en sous-catégories présentées par ordre croissant de liquidité. On retrouve ainsi l'actif à court terme (ex.: encaisse, débiteurs), l'actif à moyen terme (ex.: équipement) et les immobilisations (ex.: terrains, immeubles). De la même façon, le passif peut être réparti en sous-catégories comme le passif à court terme (ex.: créditeurs) et le passif à long terme (ex.: prêts hypothécaires).

L'organisme est tenu de faire un choix entre la méthode de comptabilité de caisse et la méthode de comptabilité d'exercice. La méthode de comptabilité d'exercice tient compte des revenus au moment où ils sont gagnés et des dépenses au moment où elles sont engagées. Ainsi, les factures que l'organisme doit payer sont comprises dans le passif et les sommes dues à l'organisme sont inscrites sous l'actif. Cette méthode rend plus fidèlement compte de la situation financière que la méthode de comptabilité de caisse qui ne tient compte des opérations qu'au moment où celles-ci donnent lieu à un encaissement ou à un décaissement et qui ne fournit, de ce fait, aucune indication des éléments d'actif et de passif que le groupe peut avoir. L'un des avantages de la méthode de comptabilité de caisse est qu'elle est plus simple et exige qu'on y consacre moins de temps.

3) L'état de l'évolution de la situation financière réunit les deux états précédents. Il indique l'évolution du solde du fonds pour une période déterminée et, sous une forme simplifiée, se présente comme suit :

Solde du fonds au début de la période (d'après le dernier bilan)

Plus : Excédent (ou déficit) des recettes sur les dépenses (d'après l'état des résultats)

Solde du fonds à la fin de la période (d'après le bilan)

L'état de l'évolution de la situation financière fait également ressortir tout changement dans le solde du fonds qui ne découle ni des recettes ni des dépenses. À titre d'exemple, mentionnons les prêts bancaires ou les dons, qui ont pour effet d'accroître le solde du fonds, et les remboursements de prêts ou les achats d'immobilisations, qui ont au contraire pour effet de diminuer le solde du fonds.

La vérification

La vérification consiste en un examen annuel des dossiers financiers pour s'assurer de leur exactitude. Tant les groupes constitués en personne morale que ceux qui ne le sont pas devraient faire examiner leurs livres par une personne qui, de préférence, n'est pas membre du groupe. Revenu Canada peut décider d'effectuer la vérification d'un groupe constitué en personne morale suite à la réception de sa déclaration de revenus. L'une des méthodes employées par les vérificateurs consiste à s'assurer de la concordance des écritures de journaux et des chèques payés.

Pour se préparer en vue d'une vérification, le trésorier doit rassembler les documents financiers de l'année, y compris les journaux, les chèques payés, les talons de chèques, les reçus, les factures et les trois états financiers. Au terme de son examen, le vérificateur établit un rapport signé dans lequel il exprime son opinion sur la fidélité des documents financiers.

L'établissement du budget

Le budget de l'organisme est un plan d'action écrit qui vise la réalisation de ses objectifs financiers. Bien que le budget porte habituellement sur une période d'un an, le groupe devrait également garder à l'esprit ses objectifs à long terme.

Pour préparer un budget de fonctionnement, le groupe doit décider ce qu'il veut réaliser au cours de l'année et évaluer de façon réaliste tous les coûts qu'il devra engager, moyennant une certaine marge de manoeuvre pour parer aux imprévus. De la même façon, il lui faut prévoir toutes ses rentrées de fonds. L'état des résultats de l'exercice écoulé est utile à cet égard, pourvu qu'on apporte les ajustements nécessaires pour tenir compte de l'inflation et des changements au niveau des programmes et du financement. Le groupe peut aussi décider de réviser ses plans en tenant compte des sommes dont il dispose.

En plus du budget de fonctionnement, il faut préparer, au début de chaque exercice, un état de l'évolution de l'encaisse ainsi qu'un budget des investissements. L'état de l'évolution de l'encaisse fournit des prévisions sur les soldes bancaires mensuels à partir des estimations de recettes et de dépenses. L'importance de cette démarche vient de ce que les rentrées et les sorties de fonds ne coïncident pas toujours et qu'il faut cependant disposer des provisions nécessaires pour faire face aux dépenses lorsqu'elles sont engagées.

Le budget des investissements, qui porte sur une période de plus d'un an, est un moyen de planifier l'achat d'immobilisations comme par exemple de la machinerie, des terrains ou des immeubles.

Le budget n'est utile que dans la mesure où il sert en cours d'exercice à suivre le progrès du groupe. Il faudrait comparer les prévisions de revenus et de dépenses aux revenus et aux dépenses réels au moins trimestriellement pour étudier ensuite les écarts importants et, au besoin, modifier les plans pour corriger la situation.

L'impôt sur le revenu et les employés

Normalement, au Canada, un organisme sans but lucratif qui n'est pas constitué en société n'a pas à payer d'impôt sur le revenu, à moins que l'un de ses principaux objectifs ne soit de servir des repas ou d'offrir des services récréatifs ou sportifs à ses membres. Il n'en reste pas moins que si l'organisme a au moins un employé, il est tenu de faire remise mensuellement au gouvernement de l'impôt sur le revenu et des autres sommes retenues à la source.

Le trésorier peut soit tenir un livre de paye distinct dans lequel il inscrit le salaire brut, les retenues prévues par la loi et le salaire net des employés, soit porter ces sommes directement sous la colonne appropriée dans le journal des décaissements. S'il tient un livre de paye distinct, il est obligatoire qu'il en reporte mensuellement les totaux dans le journal des décaissements. Les retenues prévues par la loi sont les retenues au chapitre de l'impôt sur le revenu, du Régime de pensions du Canada (R.P.C.), de l'assurance-chômage (A.-C.) et, le cas échéant, de l'assurance-maladie. De plus, l'employeur verse des cotisations patronales au chapitre du Régime de pensions du Canada et de l'assurance-chômage. Pour plus de détails sur ces retenues et cotisations, consulter la brochure intitulée « Retenues d'impôt sur le revenu à la source » distribuée par les bureaux de district d'impôt et la brochure intitulée « Handbook for Groups » offerte par le bureau du Régime d'assurance-maladie de l'Ontario.

La constitution en personne morale

La constitution en personne morale est un processus juridique qui confère la personnalité morale au groupe. Comme il s'agit d'une démarche parfois compliquée, on recommande d'avoir recours à un avocat.

Parmi les avantages de la personnalité morale, mentionnons le fait que les membres ne sont pas responsables des dettes du groupe comme ils le seraient autrement. Que le groupe soit constitué en société ou non, il lui est conseillé de souscrire une assurance contre les détournements pour se protéger.

L'enregistrement à titre d'organisme de charité

Un groupe peut demander l'enregistrement à titre d'organisme de charité, ce qui lui permet, s'il l'obtient, d'être exonéré d'impôt à l'égard des dons qui lui sont faits. Pour obtenir plus de renseignements et les formulaires de demande, s'adresser à un bureau de district d'impôt.

Pour en savoir plus long sur la tenue de livres, nous proposons les deux excellents ouvrages suivants :

  • Bennet, Paul. Up Your Accountability. Washington, D.C., The Taft Group, 1973.
  • Ministère des Affaires civiques et culturelles de l'Ontario. Manuel de tenue de livres à l'intention de groupes de citoyens. Queen's Park, Toronto, 1982

Pour plus de renseignements :
Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca