Travailler avec des bénévoles


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : 01/94
Commande no. 94-012
Dernière révision :
Situation : Traduction de la fiche no 87-012, « Working with Volunteers »
Rédacteur : Chuck Bokor - Direction des organisations et services ruraux/MAAARO

Table des matières

  1. Introduction
  2. Simplifier le problème
  3. Lorsqu'il est temps de partir
  4. Résumé

Introduction

Dans votre organisation, est-ce toujours le même petit groupe de personnes qui fait tout le travail?

Quelles méthodes utilisez-vous pour orienter et former les bénévoles nouvellement élus ou nommés?

De quelle façon une organisation devrait-elle recruter les bénévoles qui aideront à faire le travail?

Cette fiche technique traite de l'aspect humain des organisations de bénévoles, de ses gens et, particulièrement, de ses bénévoles.

Les bénévoles ce sont des hommes et des femmes qui oeuvrent au sein de l'organisation. Ils peuvent faire partie du conseil d'administration ou s'occuper des kiosques lors d'expositions locales. Parmi les bénévoles se trouvent les solliciteurs, les membres de l'exécutif et les membres d'autres comités. Peu importe le poste ou la responsabilité que ces gens ont accepté, chacun d'eux est sorti des rangs pour donner un peu plus. Ces bénévoles apportent avec eux nombre de compétences, d'intérêts et de talents, et ils peuvent en faire bénéficier l'organisation. Cependant, ces mêmes particularités peuvent parfois mener le groupe au désastre.

Simplifier le problème

Lorsqu'un groupe de personnes s'organisent pour travailler à une cause commune, il devient rapidement évident que ce travail nécessite certaines connaissances de base, pouvant être l'éducation, la sollicitation, la promotion ou l'orientation de la production. En plus de savoir comment réussir des réunions, écrire un communiqué ou organiser un programme, par exemple, l'organisation doit aussi savoir comment répondre aux besoins individuels des bénévoles à l'intérieur même de ses programmes. Si le bénévole est satisfait et heureux, l'organisation tout entière en bénéficiera. De sorte que tout le monde y gagne.

Il y a 4 points importants à retenir dans la gestion de personnel. Ensemble, ils contribueront au succès de l'organisation et de l'individu. Ce sont :

  1. Se préparer à recevoir le bénévole;
  2. Recruter en vue de réussir;
  3. Orientation et formation;
  4. Suivi et reconnaissance.

1. Se préparer à recevoir le bénévole

Prévoir l'avenir

Au début du processus de planification de votre groupe, les bénévoles en place (et le personnel rémunéré) devraient discuter des réponses aux questions suivantes :

  1. Quelles sont les tâches?
  2. Où et à quel moment les nouveaux (ou anciens) bénévoles « entrent-ils en jeu » dans le programme?
  3. Quelles sont les qualités requises pour mener à bien le programme?
  4. Où, quand et qui recruter?
  5. Qui s'occupera du recrutement?
  6. Qui formera les bénévoles?
  7. Qui supervisera le travail des bénévoles?
Description de tâches

Qu'est-ce qu'un bénévole devrait savoir d'accepter?

La description de tâches, un document qui explique les caractéristiques de chaque rôle ou poste, résoudra ce mystère. On devrait le préparer à l'avance et y inclure les points suivants :

  • Position
  • But
  • Tâches, fonctions et responsabilités spécifiques
  • Qualifications (compétence requise, expérience, etc.)
  • Emploi du temps
  • Aide (ressources disponibles)
  • Période d'exercice de la fonction
  • Récompenses (qu'est-ce que ça rapporte?)

L'élaboration d'une description de tâches pour chaque poste ou rôle assure que tous les aspects de chaque poste ont été soigneusement étudiés et planifiés. Elle est très utile, lors du recrutement ou d'une entrevue, autant pour le recruteur que pour le futur bénévole. Ce document, en plus de répondre aux nombreuses questions du bénévole, sert aussi de guide aux recruteurs. Plus tard, il peut être utilisé pour vérifier les besoins futurs de formation du bénévole.

Termes du mandat du comité

Pour les comités, les termes du mandat sont différents des descriptions de tâches des bénévoles, mais ils ont la même valeur en tant que guide organisationnel. Ils décrivent la fonction et la responsabilité des comités à l'intérieur de l'organisation, plutôt que les tâches du président ou des membres d'un comité. Les termes du mandat d'un comité, mis au point par l'organisation (ou un corps attitré), devraient être révisés périodiquement et réorganisés, si nécessaire.

2. Recruter pour réussir

Qu'est-ce qui motive les gens?

Il est judicieux d'assigner le poste ou le rôle qui convient le mieux à la personne.

Il semble évident que les personnes sont bénévoles pour différentes raisons. Certaines personnes sont bénévoles pour le pouvoir ou le statut que le poste procure. D'autres joindront votre groupe afin d'avoir une vie sociale ou pour être avec d'autres gens. Enfin, d'autres tiendront vraiment à mener le groupe en vue d'atteindre, pour eux ou pour les autres, des objectifs qui en valent la peine et qui sont parfois exceptionnels. Ces trois raisons sont des motifs valables pour devenir bénévole. L'organisation devrait faire tout ce qu'elle peut pour satisfaire les besoins de chacun lors de l'attribution des postes.

Exemple :

  • la personne sociable (motivée par l'affiliation) pourrait exceller en travaillant pour un comité social, dans la sollicitation ou dans les relations publiques.
  • la personne « de prestige » (motivée par le pouvoir) serait peut-être heureuse d'être maître de cérémonie, porte-parole des médias ou chef d'un détachement spécial.
  • la personne « de réalisation » pourrait chercher à faire de la planification de programme, à présider un comité, à travailler à une nouvelle activité ou à faire partie du conseil d'administration.

Tout « type » de personne peut remplir très bien n'importe quel poste de bénévole, mais l'organisation et le bénévole auraient tout à gagner d'une parfaite correspondance.

Pourquoi recruter?

Votre organisation devrait posséder un programme bien planifié et conçu pour recruter des bénévoles. Si vous désirez toujours avoir en réserve de nouvelles idées, gardez l'organisation vivante en y admettant de nouvelles personnes. Distribuez la charge de travail et assurez-vous de remplir les postes vacants. Planifiez dès maintenant le recrutement pour la prochaine année.

Méthodes de recrutement

Le contact personnel est la méthode idéale pour recruter des gens. La visite d'un voisin ou d'un ami est beaucoup plus motivante et gratifiante qu'une annonce lue dans le journal. Cependant, si vous avez recours à une variété de techniques de recrutement comme la radio, les lettres circulaires, les journaux ou les campagnes de recrutement, vous êtes sûr d'atteindre une grande partie des personnes intéressées au bénévolat. Quelle que soit la méthode utilisée, ou l'endroit où vous allez chercher des bénévoles, n'oubliez pas que 80 % des gens qui ne sont pas bénévoles donnent comme principale raison qu'ils n'ont pas été approchés.

3. Orientation et formation

Après avoir été recruté, le bénévole a besoin de mieux connaître votre organisation. Une orientation de base qui fournit une connaissance sommaire de sa structure, de ses politiques, de ses procédures et de ses réalisations au cours des trois derniers mois est des plus nécessaires à la nouvelle recrue.

En plus de cette orientation, on devrait envisager des formations supplémentaires pour des tâches comme présider efficacement, rédiger des communiqués, parler en public, formuler des propositions, etc.

Il faut orienter et former les bénévoles si l'on veut qu'ils aient confiance dans l'organisation et qu'ils acquièrent certaines compétences. On peut remettre un guide des politiques et des procédures pendant un atelier d'orientation ou lors de la première réunion de l'organisation, au cours laquelle on a planifié une session d'introduction. D'autres formations peuvent être offertes une par une, soit au cours d'une réunion régulière, soit au cours d'une activité spéciale. La prévision de formations supplémentaires et de progression des compétences constitue une véritable preuve de l'appui accordé au bénévole. Elle sert aussi à le motiver et à créer des liens avec l'organisation.

4. Suivi et reconnaissance

Un simple sourire et un « merci » chaleureux peuvent servir à inciter un bénévole à se charger d'une autre tâche. Mais qu'arrive-t-il lorsque personne ne constate le travail fourni par un bénévole et les résultats qu'il obtient? Il se demandera rapidement si sa présence fait une différence.

Il y a autant de façon de reconnaître le travail d'un bénévole qu'il y a de gens dans l'organisation. Les suggestions vont de la publication du portrait du « bénévole du mois » dans le journal jusqu'à la remise d'une plaque ou d'une épingle lors du banquet annuel. Demander conseil ou assistance à une personne est plus subtil et cela constitue peut-être pour certains, un signe d'appréciation plus motivant. Chacun possède ses propres méthodes, assurez-vous cependant de les inclure dans la routine de l'organisation.

Lorsqu'il est temps de partir

Les signes d'insatisfaction du bénévole ne sont pas toujours évidents. Le groupe doit être attentif aux indicateurs comme une piètre participation d'un bénévole, son absence aux réunions ou son habitude de ne pas remplir ses obligations.

En cas d'inquiétude concernant un bénévole et ses effets sur l'organisation, il n'y a pas de solution simple. Soyez honnête envers lui. Demandez-lui s'il a besoin d'aide. Suggérez au bénévole qu'il pourrait peut-être faire autre chose. Fait étonnant, il est possible que le bénévole cherche vraiment une porte de sortie, une libération de la charge du poste. Quoi qu'il en soit, le problème doit être réglé avant que d'autres bénévoles n'abandonnent et que l'organisation s'écroule

Résumé

Rappelez-vous qu'une organisation est formée de gens; que les gens qui oeuvrent comme bénévoles ont des intérêts, des motivations et des talents parfois différents. L'objectif de l'organisation ne peut être atteint que si l'on passe un certains temps à s'occuper des besoins individuels de chacun de ces bénévoles. Un bon programme de bénévoles saura satisfaire les besoins des gens. Le succès de l'organisation et l'accomplissement des objectifs suivront de près.


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