La trésorerie d'une association - notions fondamentales


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : 01/90
Commande no. 94-010
Dernière révision : 11/90
Situation : Traduction de la fiche technique "Being a Club Treasurer - the Basics", avril 1989
Rédacteur : I. Rumbles - Spécialiste en organisation rurale/MAAARO

Table des matières

  1. Introduction
  2. La gestion des fonds d'une association
  3. Les institutions financières
  4. Pourquoi utiliser les services d'une institution financière?
  5. Vos deux comptes
  6. Comment ouvrir un compte
  7. Les signataires autorisés
  8. Les rentrées d'argent
  9. Les dépôts
  10. Le règlement des factures
  11. L'émisssion des chèques
  12. La fermeture d'un compte
  13. La tenue des livres
  14. Le rapport financier
  15. La prise de décisions
  16. La conciliation bancaire
  17. En lieu sûr
  18. La vérification des comptes
  19. Conclusion
  20. Références

Introduction

Quelle que soit la nature de l'association à laquelle vous appartenez, elle fonctionne forcément avec l'argent. L'argent appartient à l'association en tant qu'entité, non aux membres. Le responsable des fonds de l'association, son trésorier, vise à agir au mieux dans l'intérêt présent et futur des membres de l'organisation.

La gestion des fonds d'une association

La gestion efficace des fonds de l'association peut procurer une réelle satisfaction au trésorier. Comme toute activité de groupe, la gestion comporte un certain nombre de règles et de procédures à suivre. C'est ce que cette fiche technique se propose de faire : vous indiquer comment gérer les fonds de votre association comme s'il s'agissait d'une entreprise privée.

Les institutions financières

Le système financier canadien remonte à plus de 160 ans et bon nombre des banques actuelles existaient bien avant la Confédération. Les Canadiens utilisent les institutions financières de plusieurs façons. Ils leur confient, par exemple, la plus grande partie de leurs épargnes, et ils jouissent, grâce à elles, de la commodité d'émettre des chèques quand bon leur semble.

Bien que la plupart des banques à charte, des établissements de crédit coopératif et des fiducies offrent toute une panoplie de services, cette fiche technique se limite aux plus courants.

Traiter avec une institution financière s'avère très important pour votre association, tout comme pour vous-même. Choisissez bien votre institution financière et voyez ensuite dans quelle mesure elle pourra vous être utile. Vous trouverez le gérant et le personnel prêts à vous aider et à vous prodiguer des conseils à tout instant.

Pourquoi utiliser les services d'une institution financière?

L'association peut être comparée à un commerce ou à une entreprise : elle a besoin d'un système lui permettant de garder en sécurité ses fonds, de gagner des intérêts sur les fonds qu'il n'est pas nécessaire d'utiliser immédiatement, de disposer d'une méthode de paiement des factures, et de recevoir un relevé de ses transactions à intervalle régulier.

Votre institution financière vous offre tous ces services. C'est pour cela qu'elle existe : pour servir d'intermédiaire dans toutes vos opérations financières. L'institution financière choisie offrira à votre association les mêmes services qu'elle et ses semblables offrent à des millions de personnes et des milliers d'entreprises au Canada.

Vos deux comptes

En tant que trésorier de votre association, vous ne voulez pas vous charger de fortes sommes en argent liquide, ni régler les factures en espèces (les chèques sont bien plus commodes).

Votre association aura besoin de deux types de comptes :

1. Un compte courant

Ce compte sert aux transactions quotidiennes - dépôts correspondant aux entrées et émission de chèques selon le montant des factures. Le nom de l'association et le numéro du compte figurent souvent sur les chèques.

Une fois par mois, ou plus souvent si nécessaire, l'institution financière vous enverra un relevé faisant mention des dépôts (rentrées financières) et retraits (sorties d'argent) effectués durant le mois. Ces opérations sont appelées transactions. Au même moment, l'institution financière vous fera parvenir les chèques que vous avez émis. Ces derniers seront estampillés "annulé", ce qui montre qu'ils ont été payés à qui de droit et deviennent, dès lors, des reçus.

Le compte courant ne rapporte pas d'intérêt et les transactions effectuées sont facturables. Il est bon de comparer plusieurs banques pour voir les frais exigibles pour les services offerts et choisir ensuite celle qui vous arrange le mieux.

2. Un compte d'épargne

Ce compte est destiné à l'argent que l'association n'utilisera pas dans l'immédiat. On ne peut tirer de chèques sur ce compte. Par contre, on peut y effectuer des retraits à tout moment ou virer n'importe quel montant au compte courant. Etant donné que l'institution financière "emprunte" en quelque sorte votre argent, elle vous paiera de ce fait des intérêts.

Dans la plupart des cas, on ne paie pas de frais pour les opérations effectuées sur un compte d'épargne.

Comment ouvrir un compte

Après avoir choisi l'institution financière avec laquelle vous traiterez, rendez-vous à son guichet pour ouvrir un compte. Le préposé s'occupera du reste. L'institution financière est là pour vous servir : n'hésitez donc pas à poser des questions.

Les signataires autorisés

La plupart des associations exigent que les chèques et les retraits soient signés par deux membres dont l'un, généralement, est le trésorier. Dans certaines associations, il arrive que d'autres membres disposent du droit de signature. Toute émission de chèque et tout retrait doivent porter la signature de deux personnes autorisées à passer un tel acte.

Généralement, l'institution financière demande la liste des postes d'autorité de l'association (i.e. président, vice-président, etc.) et l'identification des membres disposant du droit de signature. Chacun de ceux-ci doit fournir un spécimen de signature de façon à ce qu'on puisse vérifier les signatures sur les chèques émis au nom de l'association. Souvenez-vous que lorsqu'un membre quitte l'association et que l'on comble son poste, l'institution financière doit en être avisée et que de nouveaux spécimens de signatures doivent être fournis.

Les rentrées d'argent

Les rentrées financières de l'association sont reçues en espèces ou en chèques.

Un récépissé doit être émis pour tout montant d'argent perçu. Le récépissé doit porter la date, le nom du payeur, l'objet du paiement et le montant versé. Le montant figurant sur les récépissés doit être égal au montant des chèques déposés à la banque. Les rentrées d'argent doivent être déposées à la banque sans délai. Certaines institutions financières offrent à leurs clients des sacs verrouillables pour les dépôts de nuit ou de fin de semaine.

Lors de la réception des chèques, assurez-vous qu'ils ont bien été libellés au nom de l'association. Dans le cas où un chèque aurait été libellé au nom d'une personne, veillez à ce qu'il soit signé et qu'il porte à l'endos la mention "pour dépôt seulement au compte de (nom de l'association)".

Les dépôts

Voici un formulaire classique de dépôt :

un formulaire classique de dépôt

Quand vous devez déposer de l'argent sur les comptes de l'association :

  1. Inscrivez au dos de chaque chèque la mention "dépôt seulement au compte de (nom de l'association)".
  2. Remplissez un bordereau de dépôt spécifiant le montant des chèques et des espèces à déposer.
  3. Le caissier vous remettra une copie du bordereau de dépôt portant ses initiales et le cachet de l'institution. Cette copie tient lieu de reçu.

Le règlement des factures

Tous les paiements devront être effectués par chèque, jamais en espèces. Un chèque est un ordre écrit que vous donnez pour payer une certaine somme à la personne ou à l'organisation dont le nom est mentionné.

Les factures de l'association peuvent être présentées au trésorier sous forme de note ou de reçu de caisse qui a déjà été payé, ou encore de facture non payée. Dans le dernier cas, le trésorier paie directement le fournisseur. Le trésorier ne doit jamais payer pour une dépense sans détenir un reçu ou une facture.

Les reçus et les factures se rapportant à des dépenses doivent porter la date, le nom de la personne ou de la compagnie bénéficiaire, le montant en dollars, le numéro du chèque et l'objet de la dépense (par exemple: loyer, frais d'affranchissement, etc.).

Le trésorier devrait payer les factures dans les deux semaines qui suivent leur réception.

L'émisssion des chèques

Cette illustration montre les différents éléments qui doivent figurer sur un chèque.

Cette illustration montre les différents éléments qui doivent figurer sur un chèque. Il faut toujours se servir d'un stylo, jamais d'un crayon. Dactylographiez ou écrivez lisiblement.

N'essayez pas de corriger une erreur sur un chèque. Annulez-le et remplissez-en un autre.

Il est important de n'utiliser que les chèques que l'institution financière vous a remis, car ils sont propres à votre compte. Vous verrez des caractères bien particuliers sur le côté inférieur gauche (No7) de la représentation ci-dessus. Ce sont la reconnaissance de caractères magnétiques qui se rapportent à votre numéro de compte. Ils sont imprimés au moyen d'une encre magnétique spéciale qui permet aux trieuses électroniques des institutions financières de lire automatiquement les caractères codés.

Les éléments suivants se rapportent au chèque illustré ci-dessus :

  1. Date de l'émission (ne pas dater un dimanche)
  2. Le numéro du chèque - pour votre propre registre budgétaire
  3. Le nom de la personne ou de l'organisation bénéficiaire
  4. Le montant en chiffres
  5. Le montant en toutes lettres et le nombre de cents en chiffres. Commencez à gauche et tirez un trait dans l'espace restant à droite, comme dans l'exemple ci-dessus. Vérifiez que les montants inscrits sont identiques.
  6. Les signatures de deux membres autorisés à signer. Comme sus-mentionné, il est courant de voir deux signatures sur un chèque.
  7. Le codage à l'encre magnétique, au-dessus duquel se trouve un espace pour inscrire à titre de référence le numéro du compte.

La fermeture d'un compte

S'il arrive que, pour une raison ou une autre, vous n'ayiez plus besoin d'un compte, communiquez à l'institution financière le montant des chèques en circulation. Celle-ci vous remettra le solde en espèces ou se chargera de le virer vers une autre institution conformément à vos instructions.

Il est préférable de solder un compte dont vous n'avez plus besoin plutôt que de le maintenir avec une somme symbolique, ce qui indique un certain désordre dans la tenue des livres de votre association, et impose une corvée inutile à votre institution financière.

La tenue des livres

Chaque organisation doit tenir des documents comptables, qu'on appelle communément "les livres". Bon nombre d'associations n'ont besoin que d'un Grand Livre.

Le Grand Livre est un registre à feuilles mobiles où sont consignées toutes les transactions. Il donne toutes les informations concernant les rentrées (crédits) et les sorties (débits) de l'association. On recommande d'utiliser un système de comptabilité à double entrée. Un exemple de Grand Livre est reproduit sur la couverture arrière de cette fiche technique. Vous pourriez en faire une copie et vous en servir pour votre association. La partie gauche de la page contient des colonnes destinées à la date, au libellé explicatif, au numéro du chèque, au débit, au crédit et au solde. Chaque opération effectuée doit être inscrite dans cette partie. Sur le reste de la page figurent des colonnes destinées aux activités principales de l'association. Ce système de tenue de livres à double entrée vous permettra d'être au courant des fonds dont dispose réellement l'association. En même temps, il vous permet de voir si une activité est rentable ou non.

En règle générale, les livres de l'association doivent être tenus par le trésorier élu. Il arrive que le secrétaire remplisse la fonction de trésorier dans certaines associations.

Une page type d'un Grand Livre se présente comme suit :

Le Grand Livre de L'association 4-H de Russell

Le rapport financier

Le trésorier doit faire un compte-rendu de la situation financière de l'association à chaque assemblée. Sauf si le bureau exige des états financiers complets, ce rapport ne comprend que :

  • La date du dernier rapport et le solde à cette date
  • Toutes les recettes (crédits) depuis le rapport précédent
  • Toutes les dépenses (débits) depuis le rapport précédent
  • La date du présent rapport et le solde à cette date

La prise de décisions

Comme l'association doit souvent prendre des décisions quant à la façon de dépenser les fonds dont elle dispose, il est important que le trésorier apporte un état des revenus et dépenses de l'année précédente aux réunions. Ceci permet au bureau de disposer de repères pour guider ses prises de décisions.

La conciliation bancaire

Vous recevrez chaque mois, en même temps que les chèques payés, un relevé de compte. Ce document indique le solde du compte à la fin du mois précédent et la liste des opérations effectuées depuis. Ces opérations comprennent aussi bien les crédits (dépôts), débits (émissions de chèques) que les frais prélevés par la banque et les intérêts versés par celle-ci.

Vous devez vérifier votre registre budgétaire en regard du relevé de compte. Notez les chèques en circulation et les dépôts ne figurant pas sur le relevé de compte. La comparaison du registre budgétaire et du relevé de compte s'appelle la "conciliation". Ce procédé vous permet de vous assurer de l'exactitude de votre registre budgétaire et de vérifier si la banque n'a commis aucune erreur.

En cas de divergence entre votre registre et le relevé de compte, entrez aussitôt en rapport avec votre institution financière afin de rectifier la situation.

En lieu sûr

Les documents financiers de l'association doivent être soigneusement conservés en lieu sûr.

Le trésorier doit conserver un dossier séparé comprenant les relevés de compte et les chèques payés, les factures et les reçus, les bordereaux de dépôt et les récépissés, ainsi que les documents comptables. Un dossier distinct doit être monté pour chaque année. Les archives de l'association doivent être conservées pendant au moins sept ans, en un lieu où elles ne risquent aucune détérioration. Si possible, elles doivent être mises dans un endroit à l'épreuve du feu ou dans un coffret de sureté à votre institution bancaire.

La vérification des comptes

Les comptes de votre association doivent être vérifiés une fois l'an par une personne autre que le trésorier ou un membre du bureau. Cette personne, qui pourrait éventuellement être accréditée par le bureau, s'appelle un vérificateur. Cette personne a pour fonction de veiller à l'exactitude des documents comptables. Un rapport du vérificateur quant à l'exactitude des documents comptables doit être présenté à l'assemblée annuelle.

Conclusion

La gestion des fonds de votre association relève du simple bon sens. Il faut procéder à l'enregistrement des détails relatifs à chaque opération au moment où celle-ci a lieu et non essayer de le faire plus tard.

Votre institution financière vous aidera à mettre votre gestion en marche et son personnel se fera toujours un plaisir de répondre à vos questions.

Bonne chance!

Références

L'auteur de cette fiche s'est inspiré du document "Banking for your club - a guide for young people's groups", publié par l'Association des banquiers canadiens.

Pour de plus amples renseignements au sujet de la tenue de livres, voyez la fiche technique :

"Guide de tenue de livres à l'intention des organismes sans but lucratif", janvier 1988 Agdex 057.

Cimité consultatif

Nos remerciements particuliers aux membres du comité consultatif qui a procédé à l'élaboration de cette fiche technique :

Peter Fleming, Directeur Organisations rurales

Ruth Gagnon, Greater Windsor Horticultural Society

Wayne Hyland, Banque canadienne impériale de commerce

Linda Scott, Membre 4-H

Katharine Schmidt, Spécialiste en organisations rurales


Exemple de Grand Livre


Pour plus de renseignements :
Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca