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Prendre le pouls de son organisation
Table des matières
IntroductionTout comme les personnes, les organisations se portent mieux et accomplissent davantage de travail lorsqu'elles sont en santé. Il est important de se montrer attentif aux signes de malaise et de prendre le pouls de son organisation dès que celle-ci affiche une baisse de rendement. Huit fonctions sont essentielles au maintien de la santé de l'organisation. Que les bénévoles exercent ces fonctions de façon officielle ou non, la vigueur de l'organisation dépend du sérieux avec lequel ces fonctions sont exercées. Quand une organisation s'affaiblit, il faut souvent en chercher la cause du côté de l'une ou l'autre de ces huit fonctions fondamentales. | Haut de la page | Mission de l'organisationToute organisation a une raison d'être. Avec le temps, il arrive qu'on perde de vue la mission de l'organisation ou que cette mission cesse d'être pertinente. L'organisation et ses membres ont aussi des besoins. Une organisation peut décliner rapidement si elle ne se donne pas une mission pertinente ou si elle néglige les besoins de ses membres et de la collectivité. Les organisations saines se posent périodiquement les questions suivantes :
| Haut de la page | PlanificationUne fois qu'on a établi les besoins de l'organisation, il reste à élaborer un plan complet et approfondi. La planification stratégique à long terme ainsi que la planification à court terme sont nécessaires pour maintenir l'organisation dans la bonne voie. Le plan doit fixer des objectifs à atteindre, indiquer les moyens envisagés pour les atteindre, prévoir des tâches à accomplir, déterminer qui devra se charger de ces tâches et selon quel calendrier d'exécution. L'organisation saine doit pouvoir répondre par l'affirmative aux questions suivantes :
| Haut de la page | Mise en oeuvreUne fois les plans établis, sont-ils menés à bonne fin? Les comités et les membres accomplissent-ils les tâches prévues? Les efforts des différents comités sont-ils coordonnés efficacement et y a-t-il partage d'information? Les bénévoles sont-ils conscients du travail accompli par les autres en vue d'atteindre les objectifs communs ou des objectifs semblables? L'organisation saine est en mesure de répondre «oui» aux questions suivantes :
| Haut de la page | ÉvaluationToute évaluation implique des révisions périodiques des différents aspects de la gestion de l'organisation : buts, mission, structure, finances, comités et activités. Avec le recul, une analyse des réalisations, des plans et des échecs antérieurs permet de tirer des leçons du passé. L'organisation saine est en mesure de répondre affirmativement aux questions qui suivent :
| Haut de la page | Gestion des rapports interpersonnelsLa qualité de l'organisation repose sur les épaules de ses membres bénévoles. L'organisation qui accorde beaucoup d'importance au travail de ses membres et qui met l'accent sur la résolution de problèmes et le règlement des conflits est une organisation saine. Bien que les conflits soient inévitables, il est possible de les régler d'une manière respectueuse et productive. L'organisation saine est en mesure de répondre par l'affirmative aux questions suivantes :
| Haut de la page | MotivationLes organisations ont des besoins précis. C'est souvent grâce à la motivation des membres que ces besoins sont comblés. La motivation doit être omniprésente dans l'organisation. L'organisation qui sait motiver ses bénévoles est en mesure de répondre par l'affirmative aux questions suivantes :
| Haut de la page | Accessibilité des ressourcesL'organisation saine offre de multiples ressources à ses membres. Ces ressources comprennent tout ce qui peut aider les membres à atteindre leurs objectifs, depuis le matériel d'orientation, les descriptions de tâches, les dossiers et les procès-verbaux jusqu'à de l'information sur la façon de tenir une assemblée, de parler en public ou de concevoir un exposé dynamique. L'organisation saine fournit ces ressources de soutien et répond «oui» aux questions suivantes :
| Haut de la page | FormationL'organisation saine prend le temps de préparer ses membres à atteindre les buts et objectifs fixés. Elle fournit aux nouveaux de l'information sur l'organisation et sa mission, donne aux anciens l'occasion de passer cette information en revue et met ces derniers au courant des changements survenus dans l'organisation. Le processus de perfectionnement ne se termine jamais. L'organisation doit donner à chacun la possibilité de grandir. L'organisation saine répond par l'affirmative aux questions suivantes :
Les huit fonctions de l'organisation sont interdépendantes. On peut les illustrer comme suit :
On peut évaluer la santé de l'organisation en remplissant la liste de vérification qui suit. Les questions portent sur chacun des huit indicateurs de santé. Il suffit d'encercler le nombre correspondant à la réponse qui reflète le mieux la situation de l'organisation puis de compiler les résultats en suivant les directives indiquées.
Compilation des résultatsIl suffit d'additionner les nombres encerclés dans chacune des catégories et de reporter ces résultats dans les espaces ci-dessous. (Le résultat maximal pour une même catégorie est de 25.)
L'organisation se porte bien si le total obtenu se situe entre 140 et 200. Un résultat moyen, entre 100 et 139, indique qu'il y a place à de l'amélioration. Un résultat faible, entre 0 et 99, révèle l'urgence d'apporter des correctifs à l'organisation. Voyons maintenant d'un peu plus près chacune des catégories. Un résultat élevé, de 18 à 25, indique que tout va bien. Un résultat moyen, de 12 à 17, révèle que des améliorations seraient les bienvenues. Un résultat faible, de 0 à 11, indique que l'organisation a beaucoup de pain sur la planche! Pour plus de renseignements, on peut communiquer avec un bureau régional du ministère de l'Agriculture et de l'Alimentation de l'Ontario. | Haut de la page | RéférencesAdaptation de : Working With Volunteer Boards: How To Improve Their Effectiveness, ministère des Affaires civiques et culturelles, édition révisée, 1984. Operational Reviews, Path To Organizational Fitness, ministère du Tourisme et des Loisirs, 1989. The Board Staff Workbook, Edmonton Social Planning Council, édition révisée. Volunteers: How To Find Them, How to Keep Them - An Action Book, The Vancouver Volunteer Centre, 2e édition, 1990.
| Haut de la page | Pour plus de renseignements :Sans frais : 1 877 424-1300 Local : 519 826-4047 Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca |
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