Prendre le pouls de son organisation


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : 03/92
Commande no. 92-076
Dernière révision : 03/92
Situation : Traduction de la fiche no 94-005, Taking Your Organization's Pulse
Rédacteur : Rob Black - Collège de technologie agricole et alimentaire d'Alfred

Table des matières

  1. Introduction
  2. Mission de l'organisation
  3. Planification
  4. Mise en œuvre
  5. Évaluation
  6. Gestion des rapports interpersonnels
  7. Motivation
  8. Accessibilité des ressources
  9. Formation
  10. Références

Introduction

Tout comme les personnes, les organisations se portent mieux et accomplissent davantage de travail lorsqu'elles sont en santé. Il est important de se montrer attentif aux signes de malaise et de prendre le pouls de son organisation dès que celle-ci affiche une baisse de rendement.

Huit fonctions sont essentielles au maintien de la santé de l'organisation. Que les bénévoles exercent ces fonctions de façon officielle ou non, la vigueur de l'organisation dépend du sérieux avec lequel ces fonctions sont exercées. Quand une organisation s'affaiblit, il faut souvent en chercher la cause du côté de l'une ou l'autre de ces huit fonctions fondamentales.

Mission de l'organisation

Toute organisation a une raison d'être. Avec le temps, il arrive qu'on perde de vue la mission de l'organisation ou que cette mission cesse d'être pertinente. L'organisation et ses membres ont aussi des besoins. Une organisation peut décliner rapidement si elle ne se donne pas une mission pertinente ou si elle néglige les besoins de ses membres et de la collectivité. Les organisations saines se posent périodiquement les questions suivantes :

  • Notre mission est-elle pertinente?
  • Nos membres, nos clients et la population ont-ils toujours besoin de nous de la même manière?
  • Cherchons-nous à connaître les besoins, les voeux et les préférences de nos membres, de nos clients et de la collectivité?

Planification

Une fois qu'on a établi les besoins de l'organisation, il reste à élaborer un plan complet et approfondi. La planification stratégique à long terme ainsi que la planification à court terme sont nécessaires pour maintenir l'organisation dans la bonne voie. Le plan doit fixer des objectifs à atteindre, indiquer les moyens envisagés pour les atteindre, prévoir des tâches à accomplir, déterminer qui devra se charger de ces tâches et selon quel calendrier d'exécution. L'organisation saine doit pouvoir répondre par l'affirmative aux questions suivantes :

  • Nos priorités et objectifs sont-ils clairs?
  • Planifions-nous l'ordre du jour de nos assemblées?
  • Nos plans comportent-ils des objectifs clairs et quantifiables?
  • Nos plans indiquent-ils les tâches à accomplir et celles-ci sont-elles réalistes?

Mise en œuvre

Une fois les plans établis, sont-ils menés à bonne fin? Les comités et les membres accomplissent-ils les tâches prévues? Les efforts des différents comités sont-ils coordonnés efficacement et y a-t-il partage d'information? Les bénévoles sont-ils conscients du travail accompli par les autres en vue d'atteindre les objectifs communs ou des objectifs semblables? L'organisation saine est en mesure de répondre « oui » aux questions suivantes :

  • Est-ce que chacun respecte ses engagements et accomplit ses tâches jusqu'au bout?
  • Consulte-t-on les personnes appropriées avant de modifier les plans?
  • Chaque membre ou comité sait-il ce que les autres font?
  • L'organisation tire-t-elle parti des talents de ses membres et de leurs relations?

Évaluation

Toute évaluation implique des révisions périodiques des différents aspects de la gestion de l'organisation : buts, mission, structure, finances, comités et activités. Avec le recul, une analyse des réalisations, des plans et des échecs antérieurs permet de tirer des leçons du passé. L'organisation saine est en mesure de répondre affirmativement aux questions qui suivent :

  • Est-ce que chaque comité révise et analyse une fois l'an ce qu'il a fait au cours des douze mois antérieurs?
  • Est-ce que les membres évaluent périodiquement les points forts et les points faibles de leurs relations de travail?
  • Les membres prennent-ils le temps qu'il faut pour évaluer leurs activités et méthodes de travail?
  • Chacun est-il mis au courant de la situation réelle des finances de l'organisation? Les registres financiers sont-ils soumis à des vérifications périodiques?

Gestion des rapports interpersonnels

La qualité de l'organisation repose sur les épaules de ses membres bénévoles. L'organisation qui accorde beaucoup d'importance au travail de ses membres et qui met l'accent sur la résolution de problèmes et le règlement des conflits est une organisation saine. Bien que les conflits soient inévitables, il est possible de les régler d'une manière respectueuse et productive. L'organisation saine est en mesure de répondre par l'affirmative aux questions suivantes :

  • Les membres sont-ils accessibles les uns aux autres?
  • Les membres expriment-ils leurs opinions et leurs sentiments d'une manière propice à la résolution de problèmes?
  • Les membres sont-ils disposés à exprimer des opinions divergentes?
  • Les membres abordent-ils leurs divergences et font-ils des efforts pour se comprendre?
  • Les membres font-ils le nécessaire pour rapprocher ceux qui ne s'entendent pas?

Motivation

Les organisations ont des besoins précis. C'est souvent grâce à la motivation des membres que ces besoins sont comblés. La motivation doit être omniprésente dans l'organisation. L'organisation qui sait motiver ses bénévoles est en mesure de répondre par l'affirmative aux questions suivantes :

  • Nous efforçons-nous de tenir compte des préférences des membres dans l'attibution du travail?
  • Faisons-nous savoir aux membres que leur apport nous est précieux?
  • Faisons-nous participer les membres aux décisions qui les touchent?

Accessibilité des ressources

L'organisation saine offre de multiples ressources à ses membres. Ces ressources comprennent tout ce qui peut aider les membres à atteindre leurs objectifs, depuis le matériel d'orientation, les descriptions de tâches, les dossiers et les procès-verbaux jusqu'à de l'information sur la façon de tenir une assemblée, de parler en public ou de concevoir un exposé dynamique. L'organisation saine fournit ces ressources de soutien et répond «oui» aux questions suivantes :

  • Les nouveaux membres sont-ils adéquatement orientés dans l'organisation?
  • Disposons-nous de descriptions de tâches à jour pour tous les postes des bénévoles?
  • Avons-nous les documents imprimés à remettre aux personnes intéressées?
  • Les ressources sont-elles mises à jour fréquemment?

Formation

L'organisation saine prend le temps de préparer ses membres à atteindre les buts et objectifs fixés. Elle fournit aux nouveaux de l'information sur l'organisation et sa mission, donne aux anciens l'occasion de passer cette information en revue et met ces derniers au courant des changements survenus dans l'organisation. Le processus de perfectionnement ne se termine jamais. L'organisation doit donner à chacun la possibilité de grandir. L'organisation saine répond par l'affirmative aux questions suivantes :

  • Les nouveaux membres reçoivent-ils une formation particulière?
  • Encourageons-nous les membres à perfectionner leurs compétences?
  • Offrons-nous aux membres un milieu propice à l'apprentissage?

Les huit fonctions de l'organisation sont interdépendantes. On peut les illustrer comme suit :

  1. Mission
  2. Planification
  3. Mise en œuvre
  4. Évaluation
  5. Gestion des rapports interpersonnels
  6. Motivation
  7. Accessibilité des ressources
  8. Formation

Fonctions de l'organisation sont interdépendantes

 On peut évaluer la santé de l'organisation en remplissant la liste de vérification qui suit. Les questions portent sur chacun des huit indicateurs de santé. Il suffit d'encercler le nombre correspondant à la réponse qui reflète le mieux la situation de l'organisation puis de compiler les résultats en suivant les directives indiquées.

Mission

 

Question

Nous le faisons très bien Nous le faisons bien Nous le faisons de façon satisfaisante Nous le faisons mal Nous ne le faisons pas du tout
1. Nous demandons périodiquement aux responsables ce qu'ils veulent et attendent de l'organisation et nous rendons cette information accessible à tous les membres. 5 4 3 2 1
2. Notre organisation débat fréquemment des besoins et des demandes des responsables, et établit ses plans en conséquence. 5 4 3 2 1
3. Nous demandons régulièrement à nos membres leur impression sur le fonctionnement de l'organisation. 5 4 3 2 1
4. Il nous intéresse de savoir ce que les gens pensent d'être membres de notre organisation. 5 4 3 2 1
5. Nous cherchons à connaître les besoins des membres et tenons compte de cette information. 5 4 3 2 1

Planification

 

Question

Nous le faisons très bien Nous le faisons bien Nous le faisons de façon satisfaisante Nous le faisons mal Nous ne le faisons pas du tout
6. L'organisation fait une planification à long terme ainsi qu'une planification de programmes. La mission et les buts de l'organisation, des comités et des programmes sont identifiés. 5 4 3 2 1
7. Nous étudions les activités, le rendement et les ressources antérieurs, puis nous établissons des objectifs à partir de l'information recueillie auprès des responsables et des membres. 5 4 3 2 1
8. Nos plans indiquent clairement les objectifs à atteindre, les tâches et responsabilités de chacun, ainsi que le calendrier des révisions et d'exécution des tâches. 5 4 3 2 1
9. Nous envisageons bien des solutions avant de prendre des décisions et avant d'adopter des plans précis. 5 4 3 2 1
10. Lorsqu'il y a du travail à faire, nous veillons à ce que les charges de travail soient réalistes compte tenu du temps que nos bénévoles peuvent y consacrer. 5 4 3 2 1

Mise en œuvre

 

Question

Nous le faisons très bien Nous le faisons bien Nous le faisons de façon satisfaisante Nous le faisons mal Nous ne le faisons pas du tout
11. Les membres respectent les plans d'activité qui leur sont donnés. 5 4 3 2 1
12. Le travail des membres est coordonné par un comité ou un président. 5 4 3 2 1
13. Les membres sont mis au courant lorsque des problèmes surviennent au niveau de la réalisation des plans et des activités. 5 4 3 2 1
14. Nous consultons et informons le bureau de direction, les comités ou les membres avant de modifier les plans. 5 4 3 2 1
15. Les membres travaillent ensemble à trouver des solutions aux problèmes qui se présentent. 5 4 3 2 1

Évaluation

 

Question

Nous le faisons très bien Nous le faisons bien Nous le faisons de façon satisfaisante Nous le faisons mal Nous ne le faisons pas du tout
16. Chaque année, l'organisation et ses comités analysent les objectifs, les activités et les réalisations de l'année écoulée. Les faits saillants et les problèmes soulevés servent au processus de planification. 5 4 3 2 1
17. Les points forts et les points faibles de chaque poste au niveau du bureau et de la présidence sont évalués régulièrement. 5 4 3 2 1
18. Les points forts et les points faibles de nos rencontres sont évalués régulièrement. 5 4 3 2 1
19. Les programmes et les comités sont établis selon les budgets et nous en assurons le suivi grâce aux états financiers périodiques de l'organisation. 5 4 3 2 1
20. Les registres financiers de l'organisation sont vérifiés annuellement. 5 4 3 2 1

Gestion des rapports interpersonnels

 

Question

Nous le faisons très bien Nous le faisons bien Nous le faisons de façon satisfaisante Nous le faisons mal Nous ne le faisons pas du tout
21. Nous entretenons des rapports avec d'autres organisations pour nous tenir informés et pour les renseigner sur notre organisation. 5 4 3 2 1
22. Nous renseignons suffisamment nos membres pour qu'ils soient en mesure de résoudre leurs problèmes et de planifier leurs activités. 5 4 3 2 1
23. Nous cherchons à résoudre les conflits de façon respectueuse et efficace, à la satisfaction de tous. 5 4 3 2 1
24. Nous encourageons les membres à exprimer leurs opinions et leurs sentiments de façon à résoudre les problèmes. 5 4 3 2 1
25. Les rôles des directeurs, des comités et des membres de l'organisation sont clairement compris. 5 4 3 2 1

Motivation

 

Question

Nous le faisons très bien Nous le faisons bien Nous le faisons de façon satisfaisante Nous le faisons mal Nous ne le faisons pas du tout
26. Nous soulignons l'importance de chaque membre au sein de l'organisation. 5 4 3 2 1
27. Nous recrutons les membres activement et cherchons à ce que tous aient un sentiment d'appartenance à l'organisation. 5 4 3 2 1
28. Nous veillons à ce que les membres aient des défis à relever et trouvent des choses intéressantes à faire dans l'organisation. 5 4 3 2 1
29. Nous faisons l'examen des postes difficiles à combler afin de les redéfinir au besoin. 5 4 3 2 1
30. Nous soulignons la contribution des membres. 5 4 3 2 1

Acessibilité

 

Question

Nous le faisons très bien Nous le faisons bien Nous le faisons de façon satisfaisante Nous le faisons mal Nous ne le faisons pas du tout
31. Nous mettons à la disposition des clients et de ceux qui nous parrainent des imprimés attrayants sur notre organisation, nos activités et nos programmes. 5 4 3 2 1
32. Nous disposons de documents et de programmes d'orientation destinés aux membres du bureau et des comités ainsi qu'aux nouveaux bénévoles. Ces documents sont utilisés et mis à jour périodiquement. 5 4 3 2 1
33. Nous tenons des registres à jour sur l'organisation, ses programmes, ses activités, les besoins de la collectivité, les personnes-ressources et les ressources à notre disposition. 5 4 3 2 1
34. Nous avons adopté des processus d'évaluation des points forts et des points faibles des comités, des assemblées et de l'organisation. 5 4 3 2 1
35. Nous avons adopté des méthodes de révision périodique du rôle de chaque membre du bureau et des comités, ainsi que des bénévoles. 5 4 3 2 1

Formation

 

Question

Nous le faisons très bien Nous le faisons bien Nous le faisons de façon satisfaisante Nous le faisons mal Nous ne le faisons pas du tout

36. Notre organisation fournit un environnement propice à l'apprentissage qui offre soutien, encouragement et suivi.

5 4 3 2 1

37. Soutien et ressources sont régulièrement mis à la diposition des membres pour les aider à maîtriser de nouvelles compétences.

5 4 3 2 1

38. Nous encourageons les bénévoles à perfectionner leurs compétences et leurs connaissances dans un but d'enrichissement personnel.

5 4 3 2 1

39. Les membres connaissent plusieurs méthodes de planification et de résolution de problèmes.

5 4 3 2 1

40. Les nouveaux membres qui se joignent au groupe reçoivent de l'information utile sur l'organisation.

5 4 3 2 1

Compilation des résultats

Il suffit d'additionner les nombres encerclés dans chacune des catégories et de reporter ces résultats dans les espaces ci-dessous. (Le résultat maximal pour une même catégorie est de 25.)

Mission : _____________________________________________

Planification : _________________________________________

Mise en œuvre : _______________________________________

Évaluation : __________________________________________

Gestion des rapports interpersonnels : _____________________

Motivation : __________________________________________

Accessibilité des ressources : ____________________________

Formation : __________________________________________

Total : _______________________________________________

L'organisation se porte bien si le total obtenu se situe entre 140 et 200. Un résultat moyen, entre 100 et 139, indique qu'il y a place à de l'amélioration. Un résultat faible, entre 0 et 99, révèle l'urgence d'apporter des correctifs à l'organisation.

Voyons maintenant d'un peu plus près chacune des catégories. Un résultat élevé, de 18 à 25, indique que tout va bien. Un résultat moyen, de 12 à 17, révèle que des améliorations seraient les bienvenues. Un résultat faible, de 0 à 11, indique que l'organisation a beaucoup de pain sur la planche! Pour plus de renseignements, on peut communiquer avec un bureau régional du ministère de l'Agriculture et de l'Alimentation de l'Ontario.

Références

Adaptation de : Working With Volunteer Boards: How To Improve Their Effectiveness, ministère des Affaires civiques et culturelles, édition révisée, 1984.

Operational Reviews, Path To Organizational Fitness, ministère du Tourisme et des Loisirs, 1989.

The Board Staff Workbook, Edmonton Social Planning Council, édition révisée.

Volunteers: How To Find Them, How to Keep Them - An Action Book, The Vancouver Volunteer Centre, 2e édition, 1990.


Pour plus de renseignements :
Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca