Vous êtes délégué


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : 10/89
Commande no. 89-129
Dernière révision :
Situation : Traduction de la fiche no 88-057, « On Being A Delegate »
Rédacteur : Amy Campbell - Direction des organisations et des services ruraux/MAAARO

Table des matières

  1. Introduction
  2. Délégués votants
  3. Délégués spectateurs
  4. Budgets
  5. Soyez prêt
  6. Départ
  7. À l'extérieur
  8. Chemin du retour et suivi

Introduction

Félicitations! On vous a choisi comme délégué officiel à la prochaine réunion ou convention annuelle. C'est une occasion idéale d'entrer en contact avec d'autres délégués, de vous informer de l'état actuel des nouveaux projets de votre organisation et de voyager. Avant de vous rendre à cette réunion, il est important que vous connaissiez le rôle que vous devez tenir en tant que délégué. En général, les délégués peuvent être participants votants ou spectateur.

Délégués votants

Les délégués votants représentent le point de vue de leur organisation ou leurs propres intérêts. Assurez-vous de savoir ce qu'on attend de vous lors de cette réunion. Préparez-vous. Examinez à l'avance tout écrit ou toute résolution qui vous aura été expédiée. Vous devez être en mesure de comprendre les points ou les politiques sur lesquels vous serez appelé à voter. Il est important d'être perçu comme un représentant crédible. Vous devez être capable de donner les raisons logiques sur lesquelles vos opinions sont fondées.

Si vous êtes choisi pour exprimer le point de vue d'un groupe, alors sachez comment vos membres souhaitent vous voir voter. Vous devez voter selon l'opinion de la majorité : vous êtes leur porte-parole et leur représentant.

Parfois, les délégués votants peuvent assister aux réunions pour faire valoir leur opinion personnelle. Soyez disposé à écouter. Vous devez posséder la connaissance et l'assurance nécessaires pour appuyer vos vues et voter, par la suite, selon votre conscience.

Il arrive que les délégués qui appartiennent à un groupe provincial organisé en bonne et due forme reçoivent des formulaires d'identification avec leur pré-inscription à la conférence. Ces documents servent à vérifier votre éligibilité à voter au cours de la conférence. Assurez-vous que tous les papiers nécessaires soient remplis et soumis à temps.

Délégués spectateurs

Les délégués spectateurs sont des observateurs. Ces délégués peuvent représenter leur organisation ou assister à la réunion par intérêt personnel. Les spectateurs assistent généralement aux réunions, conventions ou séminaires pour se renseigner sur de nouveaux projets, pour se mettre à jour sur les problèmes courants, pour participer aux discussions et rencontrer d'autres gens qui partagent les mêmes intérêts. La plupart du temps, les délégués spectateurs ne votent pas pendant les séances de travail.

Les délégués votants et les délégués spectateurs sont souvent appelés à préparer un rapport ou un résumé pour leur organisation locale. Tous les délégués devraient prendre des notes, dans une mesure raisonnable, sur les sujets traités. Vous aurez besoin d'information de base et de détails pour rédiger votre rapport officiel. Notez les points importants de la réunion à mesure qu'elle se déroule. Assurez-vous de ramasser toute la documentation qui sera distribuée afin de rafraîchir votre mémoire au moment de préparer votre rapport. A votre retour, ces documents devraient être mis à la disposition des individus ou des comités intéressés.

Budgets

Le nombre de délégués choisis pour assister à un événement, et dont les dépenses seront remboursées, dépend du budget de votre organisation. La plupart des organisations réservent des fonds pour les frais de conventions ou de réunions lors de l'établissement du budget annuel. Tous les délégués devraient savoir à combien s'élève le soutien financier auquel ils ont droit. Ils ne devraient jamais s'attendre à ce que tous leurs frais de déplacement, et leurs frais accessoires, leur soient automatiquement remboursés en entier.

Les délégués responsables devraient comparer les prix pour obtenir les meilleurs taux possibles. On économisera en réservant à l'avance le voyage et le logement. Les reçus de voyage et de repas sont généralement exigés par l'organisation pour le remboursement. Suivez les règles de votre organisation ou vérifiez le manuel des politiques pour connaître les méthodes de remboursement.

Soyez prêt

Tous les délégués devraient connaître le sujet ou le thème de la réunion, son but et sa structure, ainsi que les obligations des participants. Il est important que les délégués votants soient bien préparés afin d'être des représentants crédibles et bien informés de leur organisation locale.

La préparation des délégués commence par une lecture attentive de tout écrit général ou d'opinion, ainsi que des résolutions. Discutez de tous les points avec votre exécutif local et les membres de votre organisation. Assurez-vous de savoir dans quel sens la majorité désire que vous votiez. Recueillez toute information ou documentation nécessaire pour renforcer le point de vue de votre groupe. Familiarisez-vous avec cette position.

Vérifiez auprès des membres si des amendements pourraient être apportées aux résolutions proposées. Notez ces suggestions et discutez-en. Soyez prêt à exprimer ces suggestions lors de la conférence. Réfléchissez aux thèmes des débats ou des ateliers. Préparez une liste de questions ou de points que vous désirez éclaircir. Prenez les réponses en note d'une façon claire et concise. On s'attendra à ce que vous fassiez un rapport sur ces points à votre retour.

Les conférences procurent aussi une excellente opportunité d'entrer en contact avec des gens. C'est votre chance de rencontrer les personnes-clés de votre organisation. Donnez-vous comme but personnel de faire leur connaissance. Ne négligez pas le rétablissement de vos contacts familiers.

Départ

Une planification minutieuse est le secret du succès de tout délégué. Révisez votre horaire de réunion. Une fois que vous avez décidé à quelles activités vous participerez, choisissez les vêtements appropriés. Les courts de squash, les réunions d'affaires et les banquets commandent une tenue en conséquence. Essayez de coordonner différents ensembles plutôt que d'emballer et de transporter plusieurs tenues complètes. Rangez votre argent, vos documents personnels et d'affaires importants, vos chèques de voyage, vos médicaments et vos articles de toilette essentiels dans un petit fourre-tout, dans vos poches ou dans un porte-documents. Les bagages consignés peuvent se perdre. Il est désagréable de se retrouver sans ses articles essentiels.

Laissez une copie de votre itinéraire et le numéro de téléphone de votre hôtel à votre conjoint ou à votre famille. Ils peuvent avoir à vous joindre d'urgence.

À l'extérieur

Il se peut que les conférences soient fatigantes étant donné que vous devez vous ajuster à de nouvelles personnes, à de nouveaux problèmes et à un nouvel endroit. Si c'est la première fois que vous êtes délégué, rappelez-vous que vous serez parmi des gens qui partagent les mêmes intérêts que vous. Vous appartenez tous à la même organisation.

Lorsque vous arrivez sur les lieux de la conférence, cherchez les panneaux indiquant où se trouve le bureau d'inscription de votre groupe. Après vous être inscrit, préparez-vous à profiter de la conférence. Les contacts sociaux que vous pouvez établir avant la conférence sont importants. C'est l'occasion pour vous d'entrer en contact avec vos semblables. Mêlez-vous aux gens et présentez-vous. Recherchez les membres-clés ou les conférenciers que vous désirez rencontrer. Saluez également vos amis. C'est le moment idéal pour échanger des points de vue. Informez-vous auprès des autres des sujets courants ou des problèmes auxquels ils font face dans leur région. C'est peut-être le moment de solliciter leur appui sur une nouvelle idée ou proposition. Rappelez-vous que les contacts établis aujourd'hui peuvent s'avérer très utiles dans l'avenir.

Si on vous remet une insigne à votre nom, portez-la. Épinglez-la sous votre épaule droite. Lorsque vous tendrez la main, les yeux de votre interlocuteur se dirigeront automatiquement sur votre nom en même temps que vous rencontrerez son regard. Les femmes aussi bien que les hommes devraient échanger des poignées de main fermes lorsqu'on les présente à quelqu'un.

Tous les délégués devraient être à l'heure aux réunions. Ceux qui arrivent en retard font mauvaise impression en faisant perdre du temps et en interrompant les conférenciers. Aidez à la bonne marche de la réunion en étant ponctuel.

Tous les délégués devraient user de leur aptitude à bien écouter. Les spectateurs et les participants retireront davantage d'une réunion s'ils écoutent. Vous ne pouvez pas bien écouter et parler en même temps. Portez attention au conférencier. Écoutez ses idées et ses opinions. Concentrez-vous sur ce qui se dit. Bien que nous ne puissions prononcer que 100-150 mots à la minute, nous pouvons penser six fois plus vite. Ne vous laissez pas aller à la rêverie, ne soyez pas distrait et ne jugez pas d'avance. Les délégués doivent être ouverts aux nouvelles idées et les entendre avant de les juger. Asseyez-vous à un endroit d'où vous pouvez entendre la personne qui parle. Il peut être nécessaire d'enlever ou de faire cesser les causes de distraction, comme par exemple des bruits excessifs. Rappelez-vous que la meilleure façon d'être écouté des gens est de les écouter d'abord.

Dans les grandes assemblées, il peut être nécessaire que les délégués parlent au microphone pendant la période de questions. Essayez de parler clairement dans le micro et de respirer calmement. La meilleure façon de projeter la voix consiste à placer le micro au niveau du menton et à environ trois à huit pouces du corps. Livrez votre message par des points clairs et concis. Faites attention aux cordons et aux fils électriques afin de prévenir les accidents.

La simple politesse et une bonne étiquette aideront un délégué à passer à travers toute épreuve sociale ou professionnelle. La vieille règle d'or « Faites aux autres ce que vous aimeriez qu'on vous fasse » est toujours de mise. Chaque personne mérite le respect et la politesse.

Chemin du retour et suivi

Vous avez eu la chance d'être délégué : retirez-en le maximum. Que vous y assistiez pour votre groupe ou pour vous-même, les conférences favorisent la croissance personnelle. Vous pouvez apprendre davantage sur les problèmes courants, saisir de nouvelles idées et vous faire de nouveaux amis. Augmentez l'impact de votre conférence en partageant vos idées et vos ressources avec votre organisation locale.

Préparez un rapport écrit sur les points marquants de la conférence. Résumez-en les objectifs, les points-clés et les résolutions. Faites un bref compte rendu des réponses que vous avez reçues aux questions de votre groupe. Dites-leur de quelle façon ils seront affectés par les nouveaux plans. Vous pourriez peut-être exposer quelques suggestions que votre organisation locale pourrait vouloir essayer.

Demandez à votre président local de prévoir un moment lors de la prochaine réunion où vous pourrez présenter votre rapport. Si à la suite de la conférence, il est nécessaire d'agir, suggérez des façons et des moyens d'effectuer le nouveau travail. Laissez à l'exécutif le soin de décider s'il est nécessaire de former des comités spéciaux. Par-dessus tout, rappelez-vous de partager votre enthousiasme et d'encourager quelqu'un d'autre à assister à la prochaine conférence.

L'observation de ces règles de base rendra votre expérience en tant que délégué fructueuse et en fera un bon investissement.


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Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
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