Les debuts d'une organisation

Agdex :	057
Date de publication :	01/89
Commande no.	89-080
Dernière révision :	01/89
Situation :	Traduction de "Starting an Organization"
Rédacteur :	Nancy Ross - Direction des organisations et des services ruraux/MAAO

Table des matières

1. Pourquoi mettre sur pied une organisation?
2. Les étapes de départ
3. Structure de l'organisation
4. Les statuts et règlements
5. La constitution en corporation
6. Les responsabilités des dirigeants d'une organisation
7. Responsabilités des membres
8. Ouvrages de référence

Pourquoi mettre sur pied une organisation?

Il y a deux grandes raisons qui justifient la création d'une organisation :

• un groupe de personnes en voit la nécessité
• l'organisation actuelle ne répond pas à leurs besoins.

Le groupe doit prendre en considération les éléments suivants :

1. Quel est le but de l'organisation?

2. Quelles seront ses activités?

3. Quelles sont les personnes susceptibles d'adhérer à l'organisation?

4. Est-il vraiment nécessaire de créer une nouvelle organisation? Existe-t-il déjà une organisation semblable?

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Les étapes de départ

1. Il faut d'abord former un comité fondateur de quatre à douze personnes. Ce comité prendra les premières initiatives, examiner les solutions de rechange et présenter des suggestions précises sur la façon de procéder. Ce groupe peut organiser une rencontre publique afin de voir s'il y a d'autres intéressées.

2. On doit constituer un comité des statuts et règlements qui sera chargé de présenter des propositions au comité fondateur pour qu'il les approuve. Cette démarche est nécessaire si l'on veut élaborer une structure qui garantira la stabilité de l'organisation. Les statuts et règlements permettent à une organisation de concrétiser ses intentions. Ces documents précisent le rôle et le mode de nomination des dirigeants de l'organisation, le processus décisionnel et les méthodes que l'on compte utiliser pour réaliser les objectifs fixés.

3. Les membres peuvent adopter des amendements aux statuts et règlements qui seront inclus dans la version finale rédigée par le comité. Une fois les statuts et règlements approuvés, le comité provisoire est dissous et ses membres sont affectés à d'autres activités telles que la planification des programmes, la levée de fonds, etc.

4. On doit alors nommer un comité exécutif temporaire. Pour former ce comité, il faut recruter des personnes intéressées et qualifiées. Ce comité temporaire se voit habituellement confier un mandat de trois mois, suivi d'un deuxième mandat de neuf mois, et il est ensuite élu pour une période d'un an.

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Structure de l'organisation

Les membres sont l'élément le plus important de l'organisation. C'est pour répondre à leurs besoins que l'organisation existe. Les membres sont chargés de nommer le comité exécutif ainsi que d'autres présidents de comité. La force d'une organisation dépend surtout de la façon dont on utilise les compétences de ses membres.

Le comité exécutif est élu (ou nommé) parmi les membres de l'organisation et sa fonction est de guider, d'aider ces derniers à réaliser leurs objectifs. Il se compose habituellement du président sortant, d'un président, d'un (de) vice-président(s) et d'un secrétaire-trésorier.

Les comités peuvent être permanents ou provisoires selon les buts qu'ils poursuivent. Dès qu'il a atteint ses objectifs, un comité doit être dissous.

Le conseil d'administration se compose de membres dont la fonction est de conseiller l'organisation sur les questions de politiques, d'orienter les opérations courantes et de maintenir des liens avec le public.

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Les statuts et règlements

Les statuts et règlements permettent d'énoncer les buts d'une organisation. Ils déterminent également la structure et le mode de fonctionnement de l'organisation. Le pouvoir de décréter des règlements est habituellement prévu dans les statuts et l'on peut s'en prévaloir pour déterminer les procédures courantes.

Tous les membres de l'organisation devraient pouvoir se procurer un exemplaire mis à jour des statuts et règlements.

Liste de vérification pour la rédaction des statuts - éléments habituels :

• Le nom de l'organisation
• Les objectifs de l'organisation
• L'adresse du bureau de l'organisation telle qu'elle apparaît sur l'enregistrement
• La répartition des pouvoirs au sein de l'organisation
• Les critères qui s'appliquent aux membres réguliers, y compris le droit de vote
• Les critères qui président à l'attribution du droit de vote aux délégués ou aux représentants dans les organisations à paliers multiples
• Les titres, les fonctions et la durée des mandats des dirigeants
• Le mandat du conseil d'administration et(ou) du comité exécutif, incluant leurs droits de vote
• La délégation de pouvoirs
• Le processus permettant d'amender les statuts
• Une déclaration selon laquelle les activités de l'organisation ne doivent pas générer de profits pour les membres (pour les organisations sans but lucratif).

Liste de vérification pour la rédaction des règlements - éléments habituels :

• La méthode d'admission des membres réguliers (groupes ou particuliers)
• Les critères selon lesquels on peut classer ou partager les membres, tels que les membres associés, les groupes membres ou les membres honoraires
• Les conditions ou procédures de démission des membres
• Les procédures d'élection et de destitution des dirigeants, des membres du conseil d'administration et des présidents des comités permanents
• Les procédures d'élection et de détermination du mandat des comités permanents
• Les procédures permettant de fixer le montant de la cotisation des membres
• Les procédures de convocation et de déroulement des réunions annuelles, régulières, spéciales et téléphoniques
• Le nombre de personnes constituant le quorum lors des réunions générales, des réunions du conseil d'administration et des réunions de comités
• Le code de règles de procédure qui fait autorité
• Les méthodes de scrutin, incluant la proportion des votes requise pour des décisions importantes
• Les conditions d'embauche et de licenciement des employés et leur statut au sein de l'organisation
• Les procédures d'amendement des règlements.

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La constitution en corporation

Cette démarche suppose l'obtention d'une charte, de lettres patentes ou d'un mémorandum d'association qui relèvent de la législation gouvernementale. La constitution en corporation confère à l'organisation une existence juridique qui est différente de celle des membres individuels. Cette existence juridique permet à une organisation de conclure des marchés avec des particuliers ou d'autres sociétés constituées en corporation et l'autorise à ester en justice. Une organisation qui assume de lourdes responsabilités financières et professionnelles et qui emploie du personnel devrait chercher à se constituer en corporation afin de protéger le public, ses membres, son comité exécutif et son personnel.

Le processus de constitution en corporation étant parfois complexe, il est prudent de solliciter des avis juridiques au moment d'entreprendre les démarches nécessaires.Les statuts et règlements d'organisations constituées en corporation, doivent regrouper les éléments suivants :

• Les règlements relatifs à la vérification des comptes.
• Les règlements relatifs à la garde et à l'utilisation du sceau de l'organisation.
• Les règlements relatifs à la préparation et à la conservation sécuritaire du registre des membres, des procès-verbaux des réunions générales, des réunions du conseil d'administration et des comités, des rapports financiers et des autres documents de l'organisation.
• Une déclaration du moment et du lieu où les membres peuvent examiner les livres et les dossiers de l'organisation.
• Les procédures d'exécution et d'approbation des marchés, des actes notariés, des lettres de change et des autres documents, au nom de l'organisation.
• Une déclaration indiquant s'il est possible de nommer des fondés de pouvoir.

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Les responsabilités des dirigeants d'une organisation

Responsabilités du président

• présider les réunions, maintenir l'ordre et assurer le déroulement des réunions
• établir les ordres du jour et les faire respecter en tolérant uniquement les discussions qui portent sur les sujets qui y sont inscrits
• ouvrir et lever les séances aux heures convenues
• connaître le code des procédures des réunions (y compris le code des procédures parlementaires)
• être au courant des affaires qui sont prioritaires et organiser le calendrier en conséquence
• être prêt à représenter l'organisation
• éviter de faire valoir ses propres opinions en tant que président mais être disposé à résumer et à accepter les souhaits exprimés au cours de la réunion
• déléguer les responsabilités et les pouvoirs.

Responsabilités du vice-président

• se familiariser avec les fonctions du président et remplacer ce dernier en son absence
• assister le président dans ses fonctions lorsque cela est possible.

Responsabilités du secrétaire

• traiter l'ensemble de la correspondance de l'organisation
• établir les comptes rendus des séances et les faire approuver lors des réunions suivantes
• présenter un résumé de la correspondance (avoir en sa possession toute la correspondance afin de pouvoir s'y reporter)
• être prêt à faire des recommandations quant au suivi possible en se fondant sur sa connaissance des documents, de la correspondance, etc.

Responsabilités du trésorier

• percevoir toutes les sommes d'argent exigibles et émettre des reçus, s'il y a lieu
• informer les participants à la réunion des factures qui ont été payées, des dépenses et des rentrées d'argent - en insistant surtout sur les sommes importantes
• établir les états financiers au besoin.

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Responsabilités des membres

Tout comme le comité exécutif a des fonctions et des responsabilités particulières, les membres ont des obligations envers eux-mêmes et envers leur organisation.

On s'attend à ce que les membres :

• soient ponctuels aux réunions. Si l'on multipliait chaque minute de retard par le nombre de personnes qui assistent à une réunion, on se rendrait compte de tout le temps perdu à chaque réunion
• assistent régulièrement aux réunions afin d'être bien informés des affaires en cours
• se familiarisent avec les procédures des réunions et en respectent les règles
• recherchent des moyens de faire progresser la discussion en évitant, par exemple, de répéter les opinions et les exemples déjà donnés
• comprennent chaque motion avant que l'on procède au voteacceptent de travailler bénévolement

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Ouvrages de référence :

Procedures for Meetings and Organisations, M. Kay Kerr and Hubert King; Carswell Legal Publications, 1984.

Getting People Together, Ministère des Affaires civiques et de la Culture de l'Ontario, 1982.

Community Organisations Notes for Community Leaders, Ministère de la Culture et des Loisirs de l'Ontario, 1976.

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