Bulletin - conception et production
Table des matières
IntroductionUn bulletin est, par définition, une lettre dont le but est de faire connaître des nouvelles. Il est plus généralement défini comme un genre de courrier individuel envoyé sur une base régulière à un groupe choisi de gens. Il est court, facile à lire et fournit des renseignements essentiels. Il devrait être conçu pour créer un intérêt et augmenter la connaissance. En ce qui concerne les bulletins, le mot-clé est la s i m p l i c i t é: simplicité dans la conception, simplicité dans l'écriture, simplicité dans le format. Cette fiche technique vous aidera à préparer un bulletin selon les règles de la simplicité. Pourquoi un bulletin?En tant qu'éditeur de bulletin, vous êtes-vous déjà demandé si les bulletins étaient une perte de temps et d'énergie? Voyez plutôt: 80% des lecteurs de bulletins disent qu'ils sont utiles, 90% retirent une idée du contenu de chaque numéro et 75% les conservent. C'est une bonne nouvelle pour tous les éditeurs. Mais, d'abord, pourquoi faisons-nous un bulletin? Les bulletins servent à:
Est-ce que ceci correspond aux buts et aux objectifs de votre organisation? Votre bulletin doit transmettre son message. Les gens ont toujours supposé que les bulletins servent à relier les gens. Cette supposition est habituellement juste, mais pas toujours. Tout comme votre organisation, votre bulletin doit avoir un but. Lorsque vous établissez les buts, il faut prendre deux facteurs en considération:
Lorsque vous combinez le but du message de votre bulletin et les constituants de votre public, vous obtenez l'énoncé de vos buts communicatifs. Cette démarche offre une base solide pour commencer votre bulletin. Le travail de l'éditeur du bulletin comporte plusieurs volets - la rédaction, l'entrevue, la recherche, la dactylographie, la conception, l'impression, la compilation de listes d'adresses, la tenue de livres et ainsi de suite. Il est donc important de bien planifier votre temps. La plupart des éditeurs qui ont du succès travaillent avec un petit groupe qui se rencontre à l'occasion pour discuter de la façon dont vont les choses. Un comité de bulletin qui ne fait que conseiller et réviser peut constituer une source appréciable de soutien. Le comité peut vous orienter vers des sources d'aide et suggérer de nouvelles approches qui vous ont échappé. Les lignes directrices suivantes peuvent vous aider à déterminer le temps qu'il faut pour réaliser un bulletin du début à la fin.
| Haut de la page | Compilation du contenuLes bulletins présentent quatre caractéristiques spéciales:
Si vous composez votre bulletin à partir de ces caractéristiques, vous devez recueillir les nouvelles de différentes sources. Gardez une liste précise et à jour des noms et des numéros de téléphone importants. Consultez vos sources par téléphone quelques jours avant la date de tombée. Inscrivez-vous à des listes d'adresses pour recevoir du matériel que vous pourriez résumer ou utiliser comme tuyaux. Examinez les rapports, les listes de sources, etc. Demandez aux groupes semblables au vôtre de vous faire parvenir des copies de leurs bulletins. Ils seront remplis de suggestions pour la conception ainsi que le contenu. Tenir un fichier de coupures de journaux et de revues. Si elles ne font pas l'objet d'un article, elles peuvent au moins servir d'article bouche-trou pour remplacer une rature de dernière minute. N'oubliez pas de rappeler à vos lecteurs, dans chaque numéro du bulletin, de votre besoin constant de nouvelles. Pour bien des gens, rédiger constitue la partie du bulletin
la plus difficile à réaliser. Parfois seul l'idée
de mettre les mots sur papier entraîne une paralysie de la main
et du cerveau! Quatre principes d'une bonne rédaction:
Lorsque vous écrivez votre bulletin, demandez-vous " Que veut savoir le lecteur à ce sujet?" La réponse constitue votre paragraphe principal. Si la réponse est "rien", réfléchissez davantage sur la façon dont vous pourriez développer le sujet. Cherchez l'aspect particulier de chaque article. Les gens s'intéressent à ce que font les autres. N'abusez pas de la description, de l'humour, des jugements de valeur, des adjectifs et des noms. Utilisez des verbes forts; ils renforcent les autres mots. Ils établissent un lien direct avec les sens du lecteur: le toucher, la vue, l'odorat, l'ouie et le goût. Utilisez des mots simples, d'action, des questions directes et des contractions. Un article devrait généralement répondre aux questions: Qui, Quoi, Quand, Où, Pourquoi et Comment. On doit répondre aux plus importantes de ces questions dans le premier paragraphe et les autres dans les deux ou trois premiers paragraphes. Conception du bulletinLe premier principe à suivre pour donner une apparence professionnelle à votre bulletin consiste à garder chaque page en ordre et attirante pour l'oeil afin de faire passer votre message. Choisissez la couleur de votre papier avec soin. Des tons pâles et neutres comme le chamois, le blanc cassé, les bleus et les verts très clairs sont mieux balancés que le blanc. N'utilisez qu'une couleur par numéro. Evitez le papier de couleur vive sauf pour les cas particuliers. Certaines couleurs repoussent vraiment les lecteurs. Les essais indiquent que la couleur moutarde est la plus rebutante suivi des tons de rouge pourpre. L'encre devrait toujours être très foncée: le noir, le brun foncé ou le marine. On doit choisir un caractère facile à lire. Pour une copie remplie d'écriture, le caractère "sérif" (barre transversale) est plus lisible que le sans sérif ou le script. Pour obtenir une apparence propre et soignée, conservez le même caractère tout au long du bulletin. Le corps de la copie ne devrait pas être plus petit que 10 pouces et les titres devraient contenir les hauts de casse et les bas de casse pour faciliter la lecture. Les caractères les plus utilisés sont: Times Roman, Palatino, New Century School Book, Bookman, Courier et Helvetica. En tant qu'éditeur de bulletin, il est important que vous persuadiez le lecteur de lire votre message le plus rapidement possible. Le tableau ci-dessous indique le pourcentage de temps passé à regarder les différents coins de la page:
Le coin supérieur gauche de la page est l'endroit où l'on regarde en premier et c'est là que les lecteurs passent le plus de temps. On doit situer les renseignements les plus importants dans le quadrant supérieur de gauche. GraphiquesDans un bulletin, les illustrations permettent (a) d'exprimer vos idées; (b) de communiquer une ambiance ou une image et (c) de transmettre l'information. De bonnes illustrations peuvent rendre votre bulletin plus attirant et plus facile à lire et aider à renforcer votre message. Elles servent aussi à couper les blocs de caractères qui autrement pourraient paraître trop chargés. Des illustrations et des photos sans copyright et photo prêtes sont disponibles dans différents livres d'art. On peut trouver ces livres dans la plupart des bibliothèques sous la rubrique arts ou publicité. Ils contiennent des centaines d'exemples d'oeuvres prêts à utiliser. Des plans, des lettres et des illustrations à décalquer sont aussi disponibles pour vous aider à transmettre une allure professionnelle à votre bulletin. Vérifiez auprès de votre fournisseur artistique local pour savoir ce qui est disponible. La plupart des bulletins ont des chroniques qui reviennent à chaque numéro comme les événements à venir, les dates limites, les contenus, etc. Ces titres ou "gros-points" peuvent être préparés d'avance en utilisant des décalques de lettres ou de la composition et utilisés à chaque numéro. De cette façon, vous assurez à vos lecteurs une uniformité du produit. Vous leur épargnez du temps pour lire car ils sauront ainsi où trouver les renseignements voulus dans chaque nouveau numéro. Rappelez-vous de choisir des illustrations appropriées; ne placez pas quelque chose juste pour remplir la page. "Les espaces blancs" donnent une page plus soignée, encadrent votre texte et présentent une apparence plus équilibrée. Les marges, les cadres et les soulignements devraient être utilisés avec modération et seulement pour souligner des renseignements importants. Les illustrations doivent inciter le lecteur à regarder la page et la copie et non l'en détourner. Mise en pageVotre bulletin a-t-il l'air plein et chargé? Souvenez-vous qu'il est important de laisser suffisamment d'espaces. Le but de votre bulletin est de communiquer et non pas d'émettre le plus possible sur une page. Une bonne conception commence par un bon format. La majorité des éditeurs travaillent avec du papier de 8 1/2 X 11 pouces parce que c'est la règle - le papier est facilement disponible, il convient à une chemise de dossier, un cartable à anneaux et une enveloppe # 10. La plupart des bulletins sont rédigés sur une ou deux colonnes. Trois colonnes ou plus exigent habituellement la composition chez un imprimeur, ce qui augmente le coût. Allouez assez d'espace pour que les titres et les textes ne soient pas cachés ou détruits si les feuilles sont brochées ou trouées. Le format d'une colonne est celui qui convient le mieux à la production sur machine à écrire. Il doit y avoir des marges d'au moins 1 1/8 pouces sur les côtés et au haut de la feuille et 1 1/4 pouces au bas. Le format d'une colonne offre une apparence de dernière heure. Cependant, il est plutôt rigide, rendant difficile l'insertion de photos ou d'illustrations. Ce format est davantage apprécié lorsqu'on utilise des lignes et des marges. Un format de deux colonnes est propre et relativement facile à réaliser sur une machine à écrire. Il donne un ton plus officiel puisque les marges sont généralement justifiées. Les deux colonnes permettent une plus grande souplesse quant à l'ajout de graphiques. Les marges doivent mesurer au moins 3/4 pouce sur les côtés et au haut de la page et 7/8 pouce au bas. L'allée (l'espace entre les deux colonnes) doit mesurer 1/4 de pouce. La planche d'identification sur la page couverture de votre bulletin est la première chose que voient les lecteurs lorsque'ils ouvrent votre bulletin. Sa conception représente une forte indication de la façon dont vous désirez être perçu. Il est bon de passer du temps à faire différentes ébauches et d'en demander l'avis aux membres, à l'exécutif, au personnel et à toute autre personne qui lira votre bulletin. En plus du nom du bulletin, la planche d'identification doit comporter: le nom de votre organisation et la date de ce numéro. Si le nom de votre organisation n'explique pas clairement vos objectifs ou activités, il faut les ajouter. Il est également important d'inclure sur la première page l'adresse du bulletin, le numéro de téléphone, le logo de votre organisation et le nom de l'éditeur. La conception d'un bulletin peut nécessiter des aptitudes artistiques, mais l'activité principale est le bon sens. Votre travail consiste à assembler le matériel sur la page afin que les gens puissent lire le contenu. Gardez en mémoire les points suivants:
CopyrightEn tant qu'éditeur de bulletin, vous devez puiser vos sources de renseignements un peu partout dans l'intérêt de vos lecteurs. Le copyright est un aspect souvent négligé. S'il y a un copyright sur un article ou un livre, vous ne pouvez le reproduire qu'avec l'autorisation du détenteur de ce copyright. Dans certains cas, cela peut coûter cher. La plupart du temps, c'est gratuit, mais cela dépend de l'usage que vous ferez du matériel. La Loi sur les droits d'auteur s'applique à tous les travaux, qu'ils soient enregistrés ou non - articles, bandes sonores, livres, tableaux, films, logiciels, bandes dessinées, photographies, vidéocassettes, etc. Si vous planifiez d'utiliser du matériel copyright, deux options s'offrent à vous: (1) Obtenir l'autorisation des détenteurs, ou (2) retravailler le matériel. Même si vous choisissez la seconde option, il est toujours préférable de mentionner l'auteur du travail original. Il est également illégal de photocopier du matériel copyright sans autorisation. Ceci comprend les bandes dessinées et les articles. Dernières penséesLorsqu'arrive le moment de déterminer le coût de production de votre bulletin, n'oubliez pas d'inclure les dépenses pour les envois postaux. Consultez votre bureau de poste local pour connaître la méthode de livraison la plus économique. Si vous êtes responsable de la rédaction, de l'édition, de la mise en page et d'un million d'autres tâches, demandez à quelqu'un d'examiner le produit final. C'est plus difficile de voir ses propres erreurs et plus elles sont grosses, plus elles sont difficiles à repérer. Assurez-vous d'avoir inclus toutes les chroniques régulières. La planche d'identification est-elle adéquate? Ne soyez pas gêné d'utiliser une liste de vérification. ImpressionQuand vient le temps d'imprimer votre bulletin, vous avez le choix de trois procédés: la polycopie au stencil, la photocopie et l'offset. Lorsque vous choisissez un procédé d'impression, il y a quatre critères à se rappeler. Pour toute publication, tous les procédés présentent des avantages et des désavantages. Le choix est donc très individuel.
Votre bulletin forme maintenant un tout. Il est imprimé, assemblé, troué, broché, plié, emballé et posté. Mais ce n'est pas encore le temps de vous asseoir et de relaxer! Prenez le temps d'évaluer votre bulletin. A-t-il l'air invitant, facile à lire? Les items sont-ils à la fine pointe et informatifs? Qu'en pensent vos lecteurs? Une revue rapide rendra votre travail d'éditeur de bulletin plus facile et plus agréable. RessourcesBeach, Mark, Editing Your Newsletter, International Self Counsel Press Ltd., Vancouver, 1980. Schuk, Colleen, Newsletters- designing and producing them, University of Wisconsin, Extension, 1978. Copyright: Questions and Answers, Consommation et Corporation Canada. Pour recevoir un livret gratuit, s'adresser à: Approvisionnement et Sercice Canada, Centre d'édition du Canada, Service des ventes par correspondance, Hull (Québec), K1A 0S9. Pour plus de renseignements : Sans frais : 1 877 424-1300 Local : 519 826-4047 Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca |
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