Des comités efficaces


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 057
Date de publication : décembre 2008
Commande no. 08-062
Dernière révision : juillet 2009
Situation : En remplacement de la fiche technique no 89-082 du MAAARO qui porte le même titre
Rédacteur : Denise Edwards - auparavant spécialiste dudéveloppement organisationnel en agriculture/MAAARO

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Table des matières

  1. Introduction
  2. Pourquoi créer un comité
  3. Détermination du besoin
  4. Types de comités
  5. Conditions gagnantes pour un comité efficace
  6. Établissement de rapports
  7. Caractéristiques d'un comité qui fonctionne bien
  8. Résumé
  9. Première réunion d'un comité

Introduction

Non seulement des comités efficaces sont-ils une richesse pour les organismes, mais ils procurent aussi une expérience extrêmement enrichissante aux personnes qui en font partie. La présente fiche technique décrit pourquoi et comment mettre sur pied des comités. Elle comporte des directives qui visent à aider les comités à bien fonctionner et à atteindre leurs objectifs.

Pour qu'un comité réussisse à s'acquitter de son mandat, il ne suffit pas que son but et ses objectifs soient énoncés de façon claire et concise. D'autres facteurs sont en jeu.

Pourquoi créer un comité

Il y a plusieurs bonnes raisons de former des comités; ces raisons sont toujours les mêmes, indépendamment des tâches à accomplir. En voici quelques-unes :

  • partage des responsabilités;
  • participation d'un plus grand nombre de membres;
  • mise à profit des compétences spécialisées des membres;
  • occasion :
    • donnée aux membres moins expérimentés de prendre de l'assurance,
    • de faire une étude plus approfondie des dossiers;
  • allégement de la tâche de l'organisme parent qui, en confiant certains travaux à des comités, est en mesure de s'acquitter plus efficacement de son mandat.

Détermination du besoin

Si l'on ne parvient pas à formuler par écrit le but du comité, c'est probablement que le comité n'a pas sa raison d'être. Lorsqu'on propose la formation d'un comité, voici les points à considérer dans la formulation du mandat qui lui sera confié.

Mandat

  • Nom - confère une identité et des objectifs généraux au comité.
  • Type - permanent ou spécial.
  • Nature du comité - groupe d'échange, d'étude, de travail, etc.
  • Raison d'être - brève description de la raison d'être du comité, de ses tâches et de ses objectifs.
  • Responsabilités et limitations - directives particulières qui définissent les objectifs ou tâches du comité et les liens qu'il doit entretenir en cas de chevauchement des activités.
  • Présidence du comité - personne apte à présider les réunions, responsable du mode de recrutement des membres et des résultats.
  • Responsable hiérarchique - indication de la personne de qui relève le comité et à qui les rapports seront transmis.
  • Pouvoirs - détermination des pouvoirs de décision ou d'approbation.
  • Calendrier, établissement de rapports, échéances - durée du mandat, dates des rapports, type de rapport (c.-à-d. verbal ou écrit), date d'achèvement des travaux.
  • Composition - nombre de membres devant siéger au comité et leurs compétence, mode de recrutement des membres et de remplacement des membres démissionnaires, rôle des autres administrateurs, mandat de chacun.
  • Soutien - personnel de l'organisme, bénévoles, type précis de soutien offert.
  • Ressources nécessaires - budget, dépenses, locaux, dossiers, etc.
  • Communications avec le conseil - comment et quand se font les communications (habituellement par l'intermédiaire de la personne qui préside le comité).

L'organisme parent doit se charger de définir, habituellement par l'intermédiaire de son bureau, le but du comité, ses limitations et ses responsabilités. Ce mandat doit être formulé par écrit et doit faire partie des politiques ou des statuts ou être consigné dans la proposition ayant créé le comité. Une liste doit être dressée des membres qui font partie des comités permanents. Toute la documentation écrite adressée aux comités est transmise par la suite à leurs membres et mise à la disposition de l'organisme.

Types de comités

Il y a deux types de comités :

  1. Les comités permanents - Ils découlent des ordres permanents, des règles de fonctionnement, des statuts ou des règlements de l'organisme. Ces comités, comme le comité des finances, le comité de formation, le comité des mises en candidature, etc., existent et fonctionnent pour ainsi dire de manière permanente.
  2. Les comités spéciaux - Ils sont créés dans un but particulier et ont un caractère temporaire.

Si leur charge de travail est très lourde ou de nature très complexe, ces deux types de comités peuvent former des sous-comités pour leur prêter main-forte.

Conditions gagnantes pour un comité efficace

Deux points sont très importants dans la création d'un comité :

  1. Le recrutement des membres - Le recrutement des membres est une première étape critique dans l'obtention d'un comité efficace. Prendre en considération les compétences et intérêts de chacun ainsi que la dimension du groupe (dans la plupart des cas, l'idéal est de recruter de cinq à neuf personnes pour former un comité).
  2. L'orientation du comité - Le temps consacré à l'orientation des membres aide le comité à partir du bon pied. Donner de l'information et préciser :
    • la raison d'être du comité et les attentes de l'organisme;
    • la structure, les modalités d'établissement des rapports, les rôles et responsabilités;
    • les attentes de chacun des membres.

Présidence du comité

Le président ou la présidente du comité joue un rôle prépondérant dans le travail du comité. Choisir cette personne avec beaucoup de soin. Désigner quelqu'un qui démontre beaucoup d'intérêt et qui a de la facilité à travailler en équipe. La personne qui assume la présidence du comité n'a pas nécessairement pour rôle d'agir comme expert technique au sein du groupe, non plus qu'une personne habile à recruter des membres ne sera pas nécessairement à l'aise à la présidence d'un comité. Le président ou la présidente doit avoir un bon sens de l'organisation des programmes et des personnes. Cette personne doit savoir susciter la participation des membres quel que soit leur niveau de compétence et leur fournir une motivation à mettre l'épaule à la roue. La personne qui occupe la présidence assume également les responsabilités suivantes :

  • établir et présenter les rapports du comité;
  • veiller à préparer la relève en se choisissant un successeur qui pourra éventuellement la relayer à la présidence;
  • dresser les ordres du jour, convoquer les réunions et solliciter la participation de tous les membres.

Compte tenu de l'importance du président pour le succès d'un comité, il est important que l'organisme parent soit honnête envers les candidats et candidates éventuels quant à la somme de travail en jeu. Exercer des pressions pour qu'une personne accepte la présidence en utilisant l'argument de la " tâche facile " n'est ni très prudent ni très loyal et donne rarement de bons résultats!

Établissement de rapports

Les comités relèvent directement de l'organisme qui les a mis sur pied. Les rapports des comités, habituellement présentés par leur président, doivent :

  • être inscrits à l'ordre du jour des réunions générales;
  • se terminer par une liste de recommandations précises;
  • être concis - en gardant à l'esprit que le but du comité est de délester l'organisme parent;
  • indiquer clairement que le comité a analysé la question sous toutes ses coutures et que toutes les possibilités ont été envisagées, à défaut de quoi, l'organisme peut craindre que le comité ait " omis certains points ". (Voir ci-joint le plan général d'un rapport.)

La présentation d'un rapport s'accompagne de deux types de propositions, le proposant étant habituellement la personne qui préside le comité :

  • " Le rapport est accepté ". C'est la proposition habituelle lorsque le rapport ne contient aucune recommandation particulière ni n'exige aucune intervention précise.
  • " Le rapport est adopté ". Si le rapport est adopté, toutes les recommandations qu'il contient deviennent des décisions de l'organisme et les mesures qu'il propose doivent être mises en application. Les responsabilités que ces mesures engagent (qu'il s'agisse de responsabilités juridiques ou autres) incombent alors à l'organisme parent.

L'organisme doit réagir au rapport que lui présente le comité, notamment :

  • en l'acceptant ou en l'adoptant;
  • en le transmettant à un autre comité ou à une personne qui en assurera le suivi;
  • en le renvoyant au comité pour obtenir des éclaircissements ou pour qu'il en assure le suivi;
  • en reportant les mesures prévues;
  • en rejetant les recommandations.

Afin de motiver les membres des comités à poursuivre leurs efforts, il est important de les remercier ou de souligner leur mérite d'une façon ou d'une autre et ce, même lorsque les rapports renferment des critiques.

Caractéristiques d'un comité qui fonctionne bien

  • Le but du comité est clair pour tous.
  • L'emploi du temps est soigneusement contrôlé : la longueur des réunions ainsi que le calendrier général des activités du comité.
  • Les membres sont attentifs à leurs besoins respectifs; il existe une bonne communication entre tous.
  • L'atmosphère est détendue et sans cérémonie.
  • Le président ou la présidente et les membres sont bien préparés pour les réunions.
  • Les membres démontrent de l'intérêt et sont bien motivés.
  • Les procès-verbaux sont complets et concis.
  • Le comité évalue périodiquement son propre rendement.
  • Les membres savent que leur apport est apprécié, car ils reçoivent des témoignages de reconnaissance et d'appréciation.
  • Le travail du comité est bien accepté et constitue une réelle contribution à l'organisme.

Résumé

On crée un comité lorsque le travail est trop exigeant pour une seule personne.

  • Les comités sont utiles lorsqu'il s'agit de cerner une question, de résoudre un problème complexe et de susciter la participation des membres d'un groupe.
  • Les comités efficaces réussissent à bien planifier leur travail et c'est habituellement grâce au rôle prépondérant que joue leur président ou présidente.

Les comités, leurs présidents et leurs membres jouent un rôle essentiel à la santé des organismes parents.

Première réunion d'un comité

  • Commencer à l'heure prévue.
  • Déterminer l'heure à laquelle la séance sera levée.

Projet d'ordre du jour

  1. Ouverture de la séance.
  2. Annonce du but de la réunion.
  3. Nomination d'un secrétaire pour prendre note des mesures prises ou des recommandations faites par le comité.
  4. Rappel du mandat du comité.
    • Échanges sur le mandat du comité et encouragement des membres du groupe à se prononcer sur les solutions possibles ou sur l'information supplémentaire qui peut être nécessaire.
  5. Établissement des priorités et des objectifs.
    • Quels sont les renseignements supplémentaires requis?
    • Quelles sont les mesures à prendre pour que le comité puisse s'acquitter de son mandat?
    • Y a-t-il d'autres programmes ou projets qui vaudraient la peine d'être étudiés?
    • Y a-t-il quelqu'un ou un autre organisme qui a vécu une expérience semblable?
    • Y a-t-il un autre organisme qui a réussi à régler un problème du même genre?
    • Le comité a-t-il besoin d'une personne-ressource faisant partie du personnel pour le conseiller?
    • Attribuer des noms précis aux priorités, mesures ou projets.
  6. Mise en œuvre des activités prioritaires.
    • Confier chaque projet ou activité à une personne ou à un petit sous-comité. S'entendre sur un délai d'exécution pour chaque projet ou activité.
    • Déterminer les dates des rapports d'étapes pour chacun des mandats attribués.
  7. Détermination de la date et de l'heure de la prochaine réunion.
  8. Levée de la séance.

Rapport du comité

Nom du comité : _______________________________

Mandat du comité : _____________________________

Principaux sujets de discussion : __________________

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Recommandations et/ou sujets à rediscuter :

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Noms des membres du comité qui assistent aux réunions :

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Date: ______________________________________

Président(e) (signature) : ______________________


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Local : 519 826-4047
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