L'art d'établir un ordre du jour efficace

Agdex :	057
Date de publication :	mai 2005
Commande no.	05-038
Dernière révision :	mai 2007
Situation :	Original
Rédacteur :	Denise Edwards - Spécialiste du développement organisationnel en agriculture/MAAARO

Table des matières

• Introduction
• Sources des points à l’order du jour
• Besoins des membres
• Points à l’ordre du jour et responsabilités
• Temps alloué
• Différents types d’ordres du jour
  • Modèle courant
  • Partage et traitement de l’information
  • Rang de priorité attribué aux points
  • Liste des décisions à entériner
• Distribution de l’ordre du jour
• Pendant la réunion
• Plan Annuel
• Tableau des mesures à prendre
• Stratégies pour que les réunions se terminent à l’heure prévue
• Prévor les digressions
• Rédaction de l’ordre du jour à la réunion mêne
• Remberciements

Introduction

• L’ordre du jour renseigne sur les réalisations et les priorités.
• Il garantit que tous les points, événements et projets qui y figurent seront portés à l’attention de tous.
• Il permet de se concentrer sur un sujet à la fois sans s’en écarter.
• Il fait en sorte que le temps des participants soit utilisé à bon escient.

• Le président et le secrétaire communiquent l’informa­tion aux personnes qui devraient assister à la réunion.
• Les présidents de comités font des recherches, struc­turent leurs rapports et veillent à ce que des personnes soient présentes aux réunions pour débattre du sujet à l’ordre du jour.
• Il appartient aux membres de communiquer avec le président pour lui soumettre les points qu’ils aime­raient voir aborder.

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• Les points inscrits à l’ordre du jour viennent de différentes sources : compte-rendu ou procès-verbal de la dernière réunion, correspondance, plan annuel de l’organisme et éléments d’information recueillis par les présidents de comités et les dirigeants.
• Un bon moyen de susciter l’engagement des membres dans les activités de l’organisme est de les inviter à prendre part à cette planification.
• Un « comité d’établissement de l’ordre du jour » peut être mis sur pied de manière à susciter la participation active d’un plus grand nombre de personnes et à amener une meilleure répartition des tâches. De tels comités offrent en outre l’avantage d’assurer la for­mation des futurs responsables.
• Garder à l’esprit que les points inscrits à l’ordre du jour doivent avoir un lien avec le mandat de l’organisme.

• Identifier la motivation de chacun et en tenir compte dans l’établissement de l’ordre du jour. Certaines personnes ont à cœur de s’engager et de prendre part à la planification des activités. D’autres recherchent surtout une occasion de fraterniser. D’autres encore recherchent la stimulation intellectuelle que peuvent leur procurer des conférenciers et des programmes de formation, ou recherchent une occasion d’acquérir de l’expérience en assumant des fonctions de direction.
• S’assurer de prendre un peu de temps pour donner le ton. L’interaction et les échanges informels entre les participants créent un climat positif et constructif.
• Penser à la durée des réunions. Celles-ci devraient durer tout au plus 2–3 heures. Cette durée est suffi­sante pour atteindre les buts visés tout en permettant aux participants de quitter en se sentant énergisés et productifs.
• Prévoir des rafraîchissements et un goûter; ils peuvent avoir une action tonique quand la réunion stagne.

• Utiliser des mots qui incitent à l’action comme décider, discuter, réviser, choisir et remplir. Au lieu d’inscrire à l’ordre du jour « rapport sur le financement », préciser plutôt les décisions à prendre :
  • Réviser les recommandations du comité de financement;
  • Décider de l’activité de financement de l’année prochaine;
  • Choisir le conférencier pour la prochaine activité.
• Pour chacun des points, identifier les ressources à prévoir. Inviter les personnes qui président les diffé­rents comités ou des membres de ces comités à pré­senter le point, à décrire le contexte et à faire leurs recommandations.

• Commencer et finir à l’heure prévue. S’attendre à ce que les participants arrivent à l’heure. Si le groupe n’en a pas l’habitude, le prévenir du changement.
• L’attention d’un groupe suit une courbe en forme de cloche. La première partie de la réunion est la plus animée et la plus féconde. En profiter pour débattre des points qui demandent de la créativité et des esprits clairs et alertes. Placer en fin de réunion les points plus faciles qui ne soulèvent pas de controverse.
• Si l’ordre du jour est bien rempli, il est tentant de sauter les activités favorisant les interactions sociales. C’est une erreur, car ces activités favorisent l’esprit de corps.

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• Ouverture de la séance
• Adoption de l’ordre du jour
• Lecture et adoption du procès-verbal de la séance précédente
• Rapports des dirigeants — trésorier, président
• Affaires découlant du procès-verbal
• Rapports des comités
• Affaires nouvelles
• Levée de la séance

• Les points marqués PI (pour partage de l’information) ne sont abordés qu’à titre informatif. Ils n’appellent aucun débat, bien qu’ils puissent faire l’objet de questions visant l’obtention d’éclaircissements.
• Les points marqués TI (pour traitement de l’information) appellent un débat, une analyse, un échange, une planification et une décision.

• urgents et importants;
• urgents, mais moins importants;
• importants, mais moins urgents;
• moins importants et moins urgents.

• Avant le jour de la réunion, remettre à tous les par­ticipants la liste des décisions à entériner accompagnée des rapports et des documents qui y sont mentionnés, afin qu’ils puissent en prendre connaissance.
• Au début de la réunion, le président demande s’il y a des points qui devraient être retirés de la liste des décisions à entériner. Seuls les points nécessitant un débat en bonne et due forme peuvent être retirés.
• Lorsqu’un membre demande qu’un point soit retiré de la liste pour qu’il fasse l’objet d’un débat, il doit abso­lument l’être. Il appartient ensuite au président d’in­sérer ce point où bon lui semble dans l’ordre du jour de la réunion.
• Même si des points sont inscrits sur la liste des décisions à entériner, il est toujours possible de poser des questions pour obtenir des éclaircissements.
• Les autres points qui figurent sur cette liste sont lus à haute voix par le secrétaire, après quoi le président déclare qu’à moins d’objections, ces points seront adoptés. Le président laisse s’écouler un moment pour permettre aux éventuelles objections d’être soulevées, puis déclare que vu l’absence d’objections, les points peuvent être adoptés. Il n’y a pas lieu de tenir de vote à main levée.
• Dans le procès-verbal, le secrétaire joint les rapports et la documentation adoptés en même temps que la liste des décisions à entériner.

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• Aucun point important n’est omis.
• Les participants ont du même coup un rappel de la réunion.
• Les membres ont ainsi la chance d’identifier les points importants, de s’y attarder et de se préparer à en dé­battre. Ils ont aussi le sentiment d’avoir un rôle à jouer.

• Ce tableau comprend trois colonnes indiquant la mesure à prendre (QUOI), la personne qui s’en charge (QUI) et la date limite pour le faire (QUAND).
• Une personne autre que le secrétaire se charge de consigner cette information.
• Avant la levée de la séance, le président revoit le tableau et s’assure que les personnes qui y sont nommées acceptent les responsabilités indiquées en regard de leur nom.
• Le tableau des mesures à prendre devient un point à l’ordre du jour de la réunion suivante.

• Faire preuve de réalisme quant au nombre de points que l’on peut traiter et de décisions que l’on peut prendre dans le temps alloué.
• Rappeler les gens à l’ordre s’ils s’écartent du sujet.
• Respecter le délai imparti pour chaque point.
• Utiliser un chronomètre ou une minuterie avec sonnerie pour rappeler aux participants qu’il y a un horaire à respecter.
• Désigner un chronométreur ou un modérateur chargé de surveiller l’heure et de veiller au bon déroulement de la réunion.

• Il appartient au président de recentrer le débat tout en faisant sentir aux participants que leur point a été entendu. Il peut demander :
  • Ne sommes-nous pas en train de nous écarter du sujet?
  • Doit-on ajouter ce point à l’ordre du jour?
• Le président peut décider de revenir sur la question à la fin de la réunion ou d’inscrire le point à l’ordre du jour de la prochaine réunion.
• Chaque participant doit être conscient du rôle qu’il a à jouer dans le respect de l’ordre du jour et de l’horaire prévu.
• Noter ces points sur un tableau de conférence sous la rubrique « Questions en suspens » est un bon moyen d’en garder la trace. Cette façon de procéder garantit que l’on note les idées et les préoccupations des participants sans perdre le fil de la discussion relative à la décision à prendre. Les points inscrits comme questions en suspens sont étudiés le moment venu ou inscrits à l’ordre du jour de la réunion suivante.