L'art de réussir une réunion

Agdex :	057
Date de publication :	mai 2005
Commande no.	05-036
Dernière révision :	mai 2005
Situation :	En remplacement de la fiche technique du MAAO n° 96-040, Pour des réunions réussies
Rédacteur :	Denise Edwards - spécialiste du développement organisationnel en agriculture/MAAO

Table des matières

1. Introduction
2. Rôles clés
3. Avantla réunion
4. Environnement physique
5. À la réunion
6. Façons d’envisager la prise de décision
7. Procédés favorisant la prise de décision
8. Levée de la réunion
9. Évaluation de la réunion
10. Questions fréquentes au sujet des réunions
11. remerciements

Introduction

Les réunions en personne constituent la façon la plus usuelle pour des groupes de prendre des décisions, de régler des problèmes, d’informer les gens et de planifier des programmes et des projets. Les réunions peuvent être productives et atteindre les objectifs efficacement. Toutefois, une réunion infructueuse peut engendrer des frustrations et miner l’enthousiasme et l’attitude du groupe. Elle peut aussi affecter l’image de l’organisme dans la collectivité et nuire à ses efforts de recrutement de bénévoles, de partenaires et de commanditaires.

Les réunions efficaces ne s’improvisent pas. Leur succès dépend du soin apporté à la planification de leur dérou­lement ainsi que du matériel et des ressources humaines nécessaires. La plupart des ressources portant sur les réunions réussies ont trait à des réunions d’affaires. La dynamique est différente lorsqu’il s’agit d’organismes sans but lucratif faisant appel au bénévolat. La présente fiche technique indique comment rendre les réunions des organismes sans but lucratif plus efficaces.

Rôles clés

La responsabilité du succès d’une réunion revient à chaque participant. Voici les rôles clés de chacun :

• Le présidenta la responsabilité de veiller à ce que les réunions soient menées rondement et efficacement. Il ne doit perdre de vue ni les tâches à accomplir (p. ex. décisions, mesures à prendre), ni le facteur humain (interactions entre les membres, bien-être de chacun et harmonie au sein du groupe). Ces deux aspects sont importants et influencent le succès de l’organisme. Le président exerce un rôle de premier plan dans la planification, la préparation, la mise en place et l’évaluation des réunions. Il a la responsabilité de veiller à ce que les réunions débutent et se ter­minent à l’heure prévue, et à ce que les membres par­ticipent aux décisions et aux débats.
• Le secrétaire aide le président et consigne les déci­sions de manière à se conformer aux obligations juri­diques de l’organisme et à offrir un aide-mémoire au groupe. Le secrétaire rédige le procès-verbal dont il note l’adoption et qu’il rend accessible aux membres.
• Les présidents de comités sont responsables d’appro­fondir certaines questions, d’exposer les choix qui s’offrent et de faire des recommandations à l’assem­blée appelée à prendre une décision.
• Les membres ont l’obligation de se présenter à la réunion préparés et à l’heure prévue, de rester centrés sur les sujets débattus et de participer à la prise de décisions. Les conversations parallèles empêchent le groupe de progresser. Elles doivent se tenir à la pause ou après la réunion.

Avant la réunion

• Préciser l’objectif de la réunion. Chaque réunion doit poursuivre un objectif clairement exprimé.Si l’objectif est vague, c’est peut-être qu’il n’est pas nécessaire de tenir des réunions à intervalles réguliers. Déterminer si la réunion est la façon la plus efficace de transmettre l’information. Il incombe aux orga­nismes d’utiliser le temps des bénévoles à bon escient.
• Préparer l’ordre du jour. L’ordre du jour énonce, point par point, les sujets à aborder lors de la réunion. Le président devrait consulter le secrétaire, le trésorier et les présidents de comitéslorsqu’il prépare l’ordre du jour et prévoit les ressources matérielles et hu­maines. Classer les points par ordre d’importance et allouer suffisamment de temps à chacun.
• Transmettre l’ordre du jour et l’information connexe avant la réunion.Cet envoi constitue un rappel de la réunion et permet d’éviter que des points importants ne soient oubliés. Il aide aussi les membres à se concentrer sur les points à l’ordre du jour et à se préparer à en discuter.
• S’assurer que les rapports et renseignements sont disponibles. Confirmer la présence de la personne attendue ou de la personne qui pourra la remplacer pour participer à la réunion et lui fournir un rapport.
• Inviter toute personne qui doit être informée de la tenue de la réunion. Il est bon de s’y prendre à l’avance pour éviter les déceptions.

Environnement physique

La meilleure planification qui soit peut être vaine si l’on ne se soucie pas de trouver un local adéquat pour la réunion. Voici des aspects qui influencent la participation :

• Grandeur de la pièce. Combien de personnes assisteront à la réunion? Une salle trop grande nuit à l’esprit de corps. Une salle trop petite donne l’im­pression d’être trop à l’étroit et devient inconfortable.
• Autres considérations :
• Comment se rendre à la salle?
• Qui a la clé ?
• Où se situe la pièce dans l’immeuble?
• Ne jamais oublier l’acoustique, la température, la ventilation, le matériel audio-visuel (y compris les fils), l’éclairage, les places de stationnement, les toilettes, le vestiaire et les rafraîchissements.

À la réunion

• Établir les règles. Des conventions concernant le comportement des participants rendent les réunions plus efficaces et fructueuses. Les règles devraient être discutées par le groupe et revues de façon périodique. Voici quelques règles de base :
• Tous les participants ont les mêmes droits et peuvent participer.
• La majorité l’emporte.
• La minorité doit être entendue.
• On ne discute que d’un sujet à la fois.
• Les décisions se prennent d’une manière équitable et impartiale.
• Respecter l’heure prévue pour le début et la fin de la réunion. Ne pas pénaliser les personnes qui arrivent à l’heure.
• Faire un « réchauffement » pour briser la glace et stimuler l’esprit d’équipe. En tant que membre d’un groupe, chacun doit avoir à cœur le bien-être du groupe.
• Faire les présentations. Souhaiter la bienvenue aux participants et s’assurer que tout le monde se connaît, surtout s’il y a des nouveaux.
• Résumer l’objectif de la réunion et le temps alloué à chaque point. Il peut être utile d’inscrire l’ordre du jour et les points à aborder au tableau. On aide ainsi les participants à suivre les échanges.
• Dresser la liste des personnes qui demandent la parole et veiller à ce que chacune ait la chance de s’exprimer une première fois avant d’accorder de nouveau la parole à une autre.
• Encourager la participation de tous. Il arrive qu’une poignée de participants monopolisent les échanges parce qu’ils sont plus à l’aise de parler en public ou que le sujet les passionne. Il incombe au président d’inviter tout le monde à exprimer son point de vue et d’amener les plus timides à prendre part aux débats.
• Garder les échanges centrés sur le sujet. Mettre un terme aux digressions lorsque des participantss’écartent du sujet. Bien que les digressions soient souvent inté­ressantes, elles nuisent à l’atteinte des objectifs poursuivis.
• « Questions en suspens ». Pour garder la trace des points soulevés qui ne figurent pas à l’ordre du jour, noter ces points à la vue de tous au tableau sous cette rubrique. Cette façon de procéder rassure les parti­cipants que les points seront étudiés le moment venu ou inscrits à l’ordre du jour de la réunion suivante.
• Expliquer les acronymes de manière à éviter que les échanges ne deviennent hermétiques.
• Prêter attention au langage non verbal, qui peut fournir une bonne indication, par exemple, qu’il faut prolonger la discussion, qu’une personne ne demande qu’à participer à une activité ou qu’il y a insatis­faction. Agir en conséquence.
• Évaluer si l’on a fait le tour de la question. Le président devrait résumer les échanges et demander le vote ou l’expression du consensus.
• Établir un tableau des mesures à prendre pour assurer le suivi des engagements qui ont été pris durant la réunion. Ce tableau comprend trois colonnes indiquant la mesure à prendre (QUOI), la personne qui s’en charge (QUI) et la date limite pour le faire (QUAND).

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Façons d’envisager la prise de décision

Les organismes devraient s’efforcer de tenir des réunions démocratiques et équitables. Les décisions se prennent le plus souvent selon l’une ou l’autre des deux façons suivantes. Si le processus démocratique n’est pas res­pecté, il est sage d’adopter une procédure plus formelle.   

• La procédure parlementaire.Cette procédure formelle et définie est particulièrement utile auxgrandes assemblées. L’utilisation d’un code de pro­cédure (comme le Code Morin en français, ou le Rules of Order for Deliberative Assemblies de H.-M Robert en anglais) fournit aux organismes une série de règles destinées à garantir que la volonté de la majorité sera respectée.
• Le consensus.Cette méthode se prête à la prise de décision dans les petites assemblées, notamment les réunions de conseils, de comités de direction ou autres. Il y a consensus lorsque, après avoir débattu d’un point, les participants s’entendent sur une dé­cision, ce qui élimine le processus d’amendement dicté par la procédure parlementaire et encourage une participation maximale. Le procès-verbal indiquera que la décision a été prise par consensus.

Procédés favorisant la prise de décision

Il n’est pas rare qu’une personne impose son point de vue au cours d’une réunion. Les membres peuvent aussi chercher désespérément à s’entendre sur un plan d’ac­tion. Il existe des moyens pour le président de mener les discussions de manière à améliorer l’efficacité de la réunion et la performance du groupe. Le texte qui suit en donne un aperçu.

Comme ces moyens fonctionnent mieux si le groupe est petit, il s’agit, avec les grands groupes, de les subdiviser pour les fins de la discussion. Chaque sous-groupe a alors son propre animateur qui devient le porte-parole du sous-groupe en séance plénière. Ces procédés incitent les personnes timides à s’exprimer et modèrent les élans des personnes plus affirmées. Il existe d’autres procédés qui sont décrits dans la documentation portant sur les techniques d’animation de réunions.

Remue-méninges.Ce procédé génère rapidement une foule d’idées spontanées et variées. L’animateur énonce clairement le problème et les règles à respecter :

• Les idées sont exprimées sans faire l’objet de jugement de valeur, de critique ou de discussion.
• Elles sont consignées jusqu’à ce qu’elles soient épuisées. Le nombre compte. Plus il y a d’idées, plus il y a de chances de tomber sur une idée brillante.
• Chacun se laisse inspirer par les idées des autres et fait appel à sa créativité.
• Tous participent.

Les idées sont inscrites au tableau pour que tous les voient. À la suite du remue-méninges, la liste est analysée et les points sont éclaircis. Les membres choisissent ensuite les quatre ou cinq idées les meilleures et décident d’un plan d’action.

Analyse FFPM(forces, faiblesses, possibilités, menaces). Cette méthode étudie les forces et les faiblesses (influences internes), ainsi que les possibilités et les menaces (influences externes) relatives à une question ou situation donnée. Tout le groupe peut participer à la discussion ou des sous-groupes peuvent discuter de différents aspects et ensuite faire rapport au groupe. Cette analyse aide le groupe à dégager une orientation.

Analyse FDPRA (forces, défis, possibilités, risques et attentes).C’est une méthode similaire à la méthode précédente sauf qu’elle examine les forces, les défis, les possibilités, les risques et les attentes.

Analyse TOPS (tendances, occasions, priorités et stra­tégies). Similaire à la méthode FFPM,cette méthode examine les tendances, les occasions, les priorités et les stratégies.

Technique de classement par priorité. Chaque parti­cipant étudie les idées ou solutions inscrites au tableau.À partir de ces idées, le groupe élabore diverses possibilités ou solutions. Les techniques suivantes peuvent être uti­lisées pour faire ressortir le choix retenu par la majorité :

• Donner à chaque personne cinq points autocollants afin qu’elle les place en regard des choix qu’elle pré­fère. Elle peut choisir cinq possibilités différentes ou placer plusieurs points sur le choix qu’elle privilégie. Le choix recueillant le plus de points déterminera le plan d’action.
• On demande aux participants de classer les choix en utilisant une échelle de 1 à 5, le chiffre 5 représentant leur premier choix, 4 leur deuxième choix et ainsi de suite. Le choix retenu est celui qui cumule le plus de points.

Analyse du champ de forces. Ce procédé est une façon d’illustrer à l’aide d’un graphique les forces en faveur du changement ou les forces opposées au changement dans une situation donnée.

• Tracer une ligne verticale au centre d’une page du tableau de conférence et placer le tableau à la vue de tous. Dans le haut de la feuille, énoncer clairement la situation.
• Demander aux participants d’établir une liste des forces soutenant le changement (les avantages) dans la colonne de gauche, et des forces qui s’y opposent (les incon­vénients) dans la colonne de droite.
• Demander aux participants de confronter les points inscrits dans les deux colonnes pour les aider à cerner le plan d’action à adopter.

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Levée de la réunion

• Revoir le tableau des mesures à prendre pour s’assurer que les personnes qui ont des tâches à exé­cuter savent ce qu’elles ont à faire et le délai dont elles disposent pour le faire.
• Confirmer la date, l’heure et le lieu de la pro­chaine réunion.

Évaluation de la réunion

Après la réunion, passer en revue ce qui a bien été et les améliorations qui pourraient être apportées ainsi que les problèmes à régler avant la prochaine réunion. Si des personnes aspirent à la présidence, tels les vice-présidents, l’occasion est tout indiquée de les faire parti­ciper. Il est important que les résultats et les stratégies d’amélioration soient résumés et communiqués aux participants.

Saisir l’occasion pour solliciter les impressions de chacun, de manière à ne pas répéter certaines erreurs et à montrer qu’on a le souci de ne faire perdre de temps à personne.

Voici quelques suggestions pour l’évaluation des réunions :

• Avant de lever la séance, s’enquérir de ce qui a bien marché et de ce qui pourrait être amélioré.
• Demander à quelqu’un de suivre les progrès du groupe et d’en faire un compte-rendu à la fin de la réunion. Demander aux participants d’assumer cette responsabilité à tour de rôle.
• Demander aux participants de répondre de façon anonyme à un sondage. On en trouve de nombreux modèles sur Internet.

Questions fréquentes au sujet des réunions

Comment rappeler aux membres les dates et les échéances des activités au cours de l’année?

Un plan annuel est un relevé ventilé, mois par mois, des dates importantes pour l’organisme. Il comprend notam­ment les dates des réunions, les activités de financement, les événements et les échéances relatives aux demandes de financement par exemple. Cet outil tient tout le monde informé des activités importantes. Il peut cons­tituer un excellent outil de recrutement auprès d’éven­tuels candidats et un outil d’orientation utile pour les nouveaux membres. Le plan annuel doit être mis à jour et révisé systématiquement tout au long de l’année.

À quel moment doit-on confier un sujet à un comité?

Si un sujet n’intéresse que quelques personnes, ou qu’il mérite d’être approfondi, il est préférable de le confier à un comité. Il incombe alors à ce dernier de définir le sujet, d’élaborer les possibilités ou les solutions de re­change, d’évaluer les avantages et les inconvénients de chaque solution, d’arrêter son choix sur l’une d’elle, de choisir une solution de rechange et, à la réunion sui­vante, de soumettre au groupe sa recommandation ou le plan d’action proposé.

Que faire en cas de conflit lors d’une réunion?

Des conflits peuvent surgir et ce n’est pas nécessairement une mauvaise chose. Ils peuvent déboucher sur une innovation ou un changement positif. Voici quelques points à considérer lorsqu’il y a conflit :

• Admettre qu’il y a conflit et cerner le problème.
• Cibler le problème et non la personne. S’abstenir de critiquer les personnes.
• Utiliser un procédé structuré pour aider le groupe à débattre du problème, proposer et évaluer des solu­tions et en venir à une décision.
• Si la discussion s’envenime, prendre une pause et, au retour, résumer les avantages et les inconvénients, et négocier une solution.
• Dans une réunion houleuse, un animateur neutre peut aider le groupe à résoudre les problèmes.

Qu’arrive-t-il lorsque le quorum n’est pas atteint?

Le quorum correspond au nombre minimal de per­sonnes nécessaire à la conduite des débats et à la prise de décisions. Ce nombre doit figurer dans les documents constitutifs de l’organisme ou dans ses règlements. Pour les petits groupes, il s’agit habituellement de la majorité des membres; si le conseil comporte 12 administrateurs, le quorum serait de sept. Dans les grandes assemblées, il s’agit de la majorité des personnes qui assistent habi­tuellement à la réunion. S’il n’y a pas quorum lors d’une réunion, les personnes présentes peuvent engager des discussions sur certaines questions mais aucune décision ne peut être prise. Pour qu’une décision soit valide, il doit y avoir quorum du début jusqu’à la fin de la réunion.

Si l’absence de quorum est un problème qui persiste, le groupe doit s’interroger sur la cause du problème.

• La réunion était-elle vraiment nécessaire?
• L’objectif de la réunion était-il clairement défini?
• Les participants ont-ils droit de parole?
• La réunion a-t-elle été annoncée suffisamment à l’avance, tout particulièrement aux personnes qui étaient absentes à la dernière réunion?
• Y a-il conflit d’horaires avec une autre activité impor­tante dans la collectivité?
• A-t-on demandé les impressions des membres et en a-t-on tenu compte de manière à garantir leur participation?

Il est bon de faire un suivi auprès des membres qui n’assistent pas aux réunions pour connaître les raisons de leur absence. Il faut encourager les membres à prévenir le groupe de leur absence s’il leur est impossible d’assister à une réunion. De cette façon, il est possible, au besoin, de reporter la réunion. Si les absences se multiplient, la situation mérite qu’on s’y attarde.

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Remerciements

L’auteure tient à souligner l’utilité des ressources sui­vantes dans la préparation de la présente fiche technique et encourage le lecteur à consulter les sites Web corres­pondants pour plus d’information.

Formation des membres des conseils d’administration, Centraide.
http://www.formationca.org/display_document.cfm

Nathan Garber, Nathan Garber and Associates, «Checklist for the Chair.» http://garberconsulting.com/checklist_for_chair.htm

de l’atelier 
« How to Make Meetings More Effective, More Efficient and More Fun », 2004.

Rob Sandelin. « Running Effective Meetings », Consensus Works!
http://www.ic.org/nica/Process/Effmeet.html

Saskatchewan Industry and Resources, Business Cooperative Services, 2004.
http://www.cbsc.org/sask/sbis/search/display.cfm?code=5914&Coll=SK_PROVBIS_E

3M Meeting Network.
http://www.3m.com/meetingnetwork/index.html

Liens Connexes

1. Formation des membres des conseils d’administration, Centraide (lien externe- avertissement)
2. Checklist for the Chair
3. Running Effective Meetings
4. Saskatchewan Industry and Resources, Business Cooperative Services
5. 3M Meeting Network

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