Dans cette section
|
La Planification Des Communications Au Sein Des Organisations
Table des matières
Qu'est-Ce Que La Planification Des Communications?Les personnes et les organisations communiquent pour une foule de raisons, qu'il s'agisse d'informer, de convaincre, d'éviter des malentendus, de présenter un point de vue ou d'aplanir des difficultés. Il y a communication à partir du moment où un message est reçu et compris et qu'il amène une action de la part de l'auditoire visé. La planification des communications ne vise autre chose que l'atteinte de cet objectif. On peut considérer un programme de communication comme :
Le programme de communication regroupe tous ces points, et plus encore.Loin de relever du mystère, la planification des commu-nications est un processus simple et ordonné, qui permet d'aboutir à un message clair et logique et de choisir un moyen de communication approprié.Qu'il s'agisse de lancer un produit à l'échelle nationale ou d'annoncer aux parents d'élèves la tenue d'une vente de pâtisseries destinée à lever des fonds pour une excursion, la même démarche rigoureuse porte fruits. | Haut de la page | Pourquoi Communiquer?Les organisations ont besoin de communiquer pour l'une ou l'autre ou l'ensemble des raisons suivantes :
| Haut de la page | La Planification Des Communiations En Six ÉtapesPremière Étape - Recherche et analyse, ou comment faire le point sur la situation actuelleD'abord, une certaine recherche s'impose. Bien que l'on puisse parfois aller jusqu'à commander un sondage d'opinion, on peut très bien, dans certains cas, se limiter à explorer certains sites Web ou à interroger ses clients ou son personnel. La démarche suppose aussi qu'on prenne le temps de répondre aux questions suivantes sur la situation actuelle et les facteurs qui l'influencent :
C'est au cours de ce stade de l'analyse qu'on passe en revue les données de recherche afin de dégager les éléments utiles à l'élaboration du programme de communication. L'analyse peut contribuer à :
| Haut de la page | Deuxième Étape - Buts et objectifsLe fait d'énoncer ses buts et objectifs, en d'autres termes ce qu'on cherche à accomplir, aide à préciser le qui, le pourquoi, le quand et le comment du programme de communication. On entend par buts les changements profonds qu'on souhaite voir s'opérer. Les objectifs désignent, pour leur part, les étapes auxquelles sont associées des valeurs quantifiables qu'on doit suivre à court terme pour atteindre ses buts. Par exemple : Si le but est d'obtenir un appui plus important de la population pour un projet communautaire, voici quels pourraient être les objectifs :
Voici les questions qu'il faut se poser avant d'arrêter ses objectifs :
Il faut que les objectifs qu'on se donne énoncent clairement ce qu'on cherche à accomplir. Ils doivent être précis, réalistes et classés par ordre d'importance. Les objectifs doivent aussi être quantifiables. L'évaluation du programme de communication consiste par la suite à juger des résultats en les confrontant aux objectifs de départ. | Haut de la page | Troisième Étape - Public cibleVient ensuite l'étape où l'on doit définir son public cible :
Au moment de sélectionner les groupes que l'organisation doit tâcher de rejoindre, il peut être utile de s'attarder aux différentes manières de décrire ces groupes. Si, par exemple, le public cible se compose d'hommes ayant entre 18 et 24 ans, il pourrait être plus intéressant de préciser que le public cible est constitué d'hommes entre 18 et 24 ans qui sont : propriétaires d'une voiture ou joueurs de football ou pompiers volontaires ou enseignants. Plus on parvient à cibler son public avec précision, plus il est facile de faire un bon choix de messages et de moyens de communication. Quand on analyse un groupe, on doit se poser les questions suivantes :
| Haut de la page | Quatrième Étape - Messages clésVoici maintenant le moment d'identifier l'essentiel du message que l'on veut faire passer, sans perdre de vue ses objectifs et la composition de son public cible. Il faut d'abord se poser les questions suivantes : Qu'est-ce que son auditoire sait déjà sur le sujet? Qu'est-ce que son auditoire doit savoir? Que veut-on dire à son auditoire? Il s'agit ensuite de rédiger le message ou les messages qu'on aimerait faire entendre et croire à son public. On doit viser la simplicité et la précision. Il ne faut pas oublier que pour motiver les gens, on doit bien leur indiquer qu'on contribuera à répondre à leurs besoins. Un bon moyen de s'assurer que le message est reçu et compris, et qu'il amène une action de la part de la personne visée, est de définir clairement les avantages offerts. Cinquième Étape - Stratégie de communicationTactiques Les moyens de communication ne manquent pas. Nous en dressons une liste dans l'encadré à la dernière page de la présente fiche technique. Une fois l'analyse terminée, on est en mesure de retenir les moyens de communications qui :
Le choix du moment est un autre aspect important à considérer si l'on veut éviter que son message ne souffre inutilement de la concurrence qu'entraîne la tenue simultanée d'un autre événement. Enfin, il y a les contraintes budgétaires. Il ne faut pas se laisser abattre par un budget limité. Il existe de nombreux moyens de communication peu coûteux. Il faut parfois trouver un thème qui fait le lien entre tous les éléments du programme de communication. Ce thème peut être rappelé par un slogan, une version percutante et abrégée du message qui convient à toutes les activités et à toutes les publications de l'organisation. Le slogan « Ontario, terre nourricière - Un bon goût de chez nous » est un bon exemple de message (inviter les Ontariens à acheter des produits de l'Ontario) facile à retenir et qui capte l'attention des gens. Mise en œuvre Dresser la liste de toutes les activités qui auront lieu :
Si le programme de communication est à long terme, il est bon de prévoir des jalons permettant d'évaluer les progrès et de rajuster son tir. | Haut de la page | Sixième Étape - ÉvaluationComment savoir si l'on réussit? Comment savoir si son auditoire reçoit bien le message voulu ou si c'est un tout autre message qui passe? Une évaluation du programme de communication permet de déterminer l'effet du programme sur différents auditoires, les activités qui ont donné les meilleurs résultats et les parties du programme qui ont échoué. Il existe différentes techniques reconnues pour évaluer un programme et confronter les résultats obtenus aux objectifs visés. On peut notamment recourir à des sondages auprès des lecteurs, à des vérifications d'attitudes et à des groupes d'étude. On peut aussi faire sa propre évaluation, de façon moins rigoureuse, en regardant ce que les médias ont publié et en parlant avec ses clients. L'élaboration du programme de communication suivant devrait se faire d'après l'évaluation du programme initial. Possibilitès De Publics CiblesMédiasrédacteurs, éditeurs et journalistes influents de quotidiens, Organisationsreprésentants des chambres de commerce,organisations rurales, Gouvernementsmaire et fonctionnaires de l'administration locale,représentants du corps policier,député provincial et député fédéral,chefs de partis politiques. Monde des affairespropriétaires d'entreprises industrielles et commerciales, représentants d'associations de commerçants,dirigeants de bureaux de placement,représentants d'entreprises de construction,chefs syndicaux. Professions libéralesmembres du clergé, Enseignementmembres de conseils scolaires, | Haut de la page | Moyens De CommunicationPublicité payée
Documentation imprimée
Relations avec les médias
|
||||||||||||||
Ce site est mis à jour
par le gouvernement de l'Ontario, Canada
© Imprimeur
de la Reine pour l'Ontario, 
Dernière mise à jour :
