Méthodes et politiques financières : destinées à protéger l'actif des organismes

Agdex :	050
Date de publication :	août 2001
Commande no.	01-048
Dernière révision :	août 2001
Situation :
Rédacteur :	Stuart Budd - spécialiste de la mise sur pied d'organismes/MAAARO

Table des matières

1. Introduction
2. Pourquoi des politiques et des méthodes?
3. Procurations de signature
4. Production de rapports périodiques
5. Budgets annuels et limites de dépenses
6. Transactions en espèces
7. Chèques
8. Cartes de crédit et de débit
9. Comptes de comités ou de divisions
10. Examens financiers périodiques
11. Recours à des bénévoles pour l'examen financier
12. Choix du type d'examen financier convenant à l'organisme
13. Conservation des registres
14. Politiques écrites
15. Tranquillité d'esprit
16. Bibliographie
    

Introduction

Au sein d'un organisme sans but lucratif, la responsabilité de gérer et de protéger l'actif de l'organisme repose sur les épaules du conseil d'administration. Dans bien des organismes sans but lucratif des milieux ruraux, le conseil peut être composé de simples bénévoles. Il n'en est pas moins tenu de faire preuve de beaucoup de rigueur dans l'administration des affaires financières. La présente fiche technique revoie les politiques et méthodes de base que les organismes doivent mettre en place pour protéger leur actif financier. Il n'y est toutefois pas question de cautionnement ni d'assurance, qui sont aussi des aspects importants de la stratégie de gestion des risques des organismes.

Pourquoi des politiques et des méthodes?

« Nous ne nous soucions pas des méthodes financières; nous faisons pleinement confiance à notre trésorier, qui, lui, s'occupe des affaires d'argent! »

Pour certains, mettre en œuvre des méthodes financières strictes est une insulte à l'intégrité et à l'honnêteté de leur trésorier et des personnes qui gèrent les fonds de l'organisme. Or, ces méthodes contribuent autant à protéger ces personnes qu'elles contribuent à protéger l'organisme. De bonnes méthodes financières font en sorte que le trésorier ne porte pas sur ses épaules tout le fardeau des finances de l'organisme, sans compter qu'elles éliminent toute tentation que pourraient avoir les personnes chargées de gérer les éléments d'actif de profiter de la situation.

Procurations de signature

Une mesure de protection courante dans les organismes reposant sur l'action bénévole consiste à exiger que tous les chèques soient signés par deux dirigeants reconnus comme signataires. Dans bien des organismes, on autorise trois ou quatre personnes à signer, de telle sorte que l'on puisse toujours réunir deux signatures en cas d'éventuelles absences.

Cette façon de procéder est inefficace si l'un des signataires autorisés signe d'avance des chèques en blanc. Même si cette démarche part souvent d'une bonne intention, la personne qui signe à l'avance manque alors à son devoir comme dirigeant et administrateur et compromet la sécurité des fonds de l'organisme. Les signataires autorisés et l'ensemble des membres du conseil doivent toujours insister pour que les chèques soient remplis au complet avant que quiconque ne les signe. Les signataires autorisés sont également en droit, avant de signer, de confronter les chèques aux factures correspondantes.

Production de rapports périodiques

Le conseil doit préciser un calendrier de production de rapports financiers périodiques et le caractère détaillé de l'information que ces rapports doivent contenir. À tout le moins, les rapports financiers doivent indiquer l'état actuel de l'encaisse de l'organisme, les encaissements et décaissements pour la période visée ainsi que les comptes à recevoir et les comptes à payer. Des exemplaires des rapports doivent être distribués à tous les membres du conseil. Il appartient aux administrateurs de revoir et de s'assurer de comprendre les rapports financiers fournis.

Les livres ou registres comptables de l'organisme sont la propriété de l'organisme et non du trésorier. Les administrateurs doivent donc pouvoir les examiner à des moments raisonnables.

Budgets annuels et limites de dépenses

Le pouvoir de dépenser des signataires autorisés est normalement prévu dans le budget annuel de l'organisme. Dans la plupart des organismes, le conseil d'administration délègue ce pouvoir aux signataires autorisés pour ce qui est des achats courants prévus au budget. Cela signifie que le trésorier n'a pas à attendre l'approbation du conseil chaque fois qu'il s'agit d'acheter un crayon
(pourvu que l'achat de crayons ou de fournitures de bureaux soit prévu au budget).

Toute dépense non prévue au budget doit être approuvée par une proposition soumise au conseil d'administration.

L'organisme peut imposer aux dirigeants des limites de dépenses relativement aux achats importants. Des dépenses dépassant un plafond préétabli peuvent exiger l'approbation du conseil. Une politique du conseil pourrait par exemple stipuler que « tout achat de plus de 500 $ doit être approuvé par une proposition du conseil ».

En ce qui a trait aux dépenses plus importantes ou aux dépenses en immobilisations, l'organisme peut avoir une politique qui oblige le conseil à recourir à un appel d'offres. Les achats sont alors faits après examen par le conseil de deux ou trois soumissions écrites.

Transactions en espèces

La réalisation de certaines activités oblige parfois les organismes à manipuler de l'argent. Il arrive même que les sommes à manipuler d'un seul coup soient considérables. Voici des méthodes simples qui peuvent limiter les risques de vols ou d'accusations de vol :

• Faire la somme des encaissements et en consigner le total le plus tôt possible.
• Toujours s'assurer qu'au moins deux personnes soient présentes quand il y a manipulation d'argent.
• Une fois l'argent compté, le mettre sous clé en un endroit accessible uniquement aux personnes autorisées.
• Faire des dépôts bancaires fréquents pour éviter de garder des sommes importantes.
• Quand de l'argent est distribué, demander des reçus ou demander aux personnes qui touchent l'argent de signer un formulaire déclarant qu'elles l'ont bel et bien reçu.

Chèques

Les chèques constituent un moyen pratique de faire le suivi des dépenses engagées. Ils soulèvent néanmoins la question des faux chèques. Bien que ce risque soit relativement mince, l'usage croissant des guichets automatiques et du coup, la tendance pour les établissements bancaires à réduire leur effectif font en sorte qu'il peut être alléchant pour certains individus de présenter de faux chèques à l'encaissement. Voici comment réduire ce risque:

• Garder toutes les formules de chèque en lieu sûr, et idéalement sous clé.
• Garder tous les chèques signés qui ont été retournés par la banque en lieu sûr, et idéalement sous clé.

Cartes de crédit et de débit

Les cartes de crédit et de débit sont pratiques et largement acceptées, de telle sorte que bien des organismes font émettre de telles cartes à leur personnel ou dirigeants. Les dirigeants doivent alors rencontrer les agents financiers de l'établissement bancaire pour discuter des modalités à mettre en place. Il peut s'agir de fixer des limites quotidiennes aux montants des transactions ou aux sommes versées à certaines catégories précises de fournisseurs. Les détenteurs des cartes doivent avoir reçu des directives très claires quant à l'utilisation de leurs cartes.

Les cartes de crédit de l'organisme ne doivent jamais servir à des fins personnelles même si la personne paie avant l'échéance sa part du solde inscrit sur le relevé de compte.

Comptes de comités ou de divisions

Les comités ou divisions d'un organisme peuvent avoir des comptes bancaires distincts et certains peuvent même avoir leur propre trésorier. Le conseil d'administration de l'organisme parent doit être conscient de l'existence de tels comptes et en autoriser l'utilisation. Ces comptes doivent être gérés selon les mêmes principes que ceux qui s'appliquent au sein de l'organisme parent, notamment en ce qui a trait aux exigences visant l'examen financier annuel indépendant. Aux yeux de la loi, les comités et divisions des organismes constitués en société font partie de la société. Leur avoir constitue l'avoir de la société. Ils bénéficient des avantages de la constitution en société, mais partagent aussi les responsabilités et obligations qui en découlent. Ils ont notamment le devoir de rendre compte de leurs finances au conseil d'administration et aux membres. Le conseil détermine la fréquence de ces comptes rendus; à tout le moins, les rapports doivent être présentés une fois l'an et être soumis au trésorier de l'organisme parent.

Examens financiers périodiques

Tout organisme doit faire examiner une fois l'an ses états financiers par une personne compétente, objective et indépendante. Un examen financier effectué par un professionnel compétent fournit à l'organisme une opinion crédible sur l'exactitude des états financiers, la justesse avec laquelle les états reflètent la situation financière de l'organisme et le degré de conformité de l'organisme aux principes comptables généralement reconnus. Toute crainte quant à la santé financière de l'organisme ou quant aux pratiques financières de l'organisme est portée à l'attention des membres. Ce type d'examen offre au conseil l'assurance que les éléments d'actif de l'organisme sont gérés convenablement et que les registres financiers et documents qui s'y rapportent sont justes et complets.

Tout organisme devrait prendre connaissance de la loi sous laquelle il est constitué ainsi que de ses propres statuts constitutifs et règlements, afin de connaître le type d'examen financier nécessaire. Les organismes qui ont le statut d'organisme de charité enregistré peuvent nécessiter un niveau d'assurance accru. Les établissements qui les financent peuvent aussi préciser le type d'examen financier nécessaire pour qu'ils consentent à leur octroyer des fonds.

On entend souvent parler de « vérification ». Une vérification répond à une définition bien précise établie par la profession comptable et offre un très haut niveau d'assurance pour l'organisme. Les professionnels de la comptabilité offrent aussi d'autres services qui s'assortissent de différents niveaux d'assurance pour l'organisme. Ces divers niveaux d'assurance dépendent de l'ampleur du mandat confié au cabinet d'experts-comptables. Le prix de ces services augmente généralement en fonction du niveau d'assurance offert.

On peut s'adresser à un comptable pour plus d'information sur les services offerts. Voici néanmoins un bref aperçu de quelques-uns des services les plus courants :

• Vérification - Une « vérification » s'appuie sur des activités d'inspection, d'observation, d'enquête, de confirmation, de calcul, d'analyse et de discussion, et vise à garantir le plus haut niveau d'assurance possible.

• Examen - Un « examen » soumet l'information fournie par l'organisme à des enquêtes, à des analyses et à des discussions. Elle permet d'obtenir un niveau d'assurance moyen. Un examen se fait avec moins de rigueur qu'une vérification et n'offre pas le même niveau d'assurance.

• Compilation - Une « compilation » consiste pour le comptable à dresser les états financiers de l'organisme à partir des livres et registres comptables. L'organisme sait que les états financiers reflètent l'information fournie, mais n'a aucune assurance quant à la justesse des registres comptables. Le terme « avis au lecteur » sert aussi à désigner ce troisième niveau d'assurance. Il arrive par contre qu'un « avis aux lecteurs » soit rédigé à l'issue d'une mission plus approfondie qu'une simple compilation, mission qui offre alors un degré d'assurance un peu plus élevé.

Recours à des bénévoles pour l'examen financier

Pour certains petits organismes d'action bénévole, le coût des services comptables peut paraître exorbitant par comparaison à leurs budgets d'exploitation. Pour les groupes qui hésitent à engager des honoraires professionnels pour l'examen de leurs registres financiers, il y a des solutions de rechange. Dans tous les cas, le conseil et les membres de l'organisme doivent être conscients du compromis à faire au niveau de l'assurance obtenue et l'approuver.

Certains comptables et cabinets d'experts-comptables acceptent parfois d'offrir des services sans frais ou à prix modique aux organismes sans but lucratif de leur collectivité. Il s'agit de se renseigner. Un coup d'œil à la liste des membres peut permettre d'y découvrir un comptable praticien ou retraité qui acceptera peut-être de donner de son temps et de faire bénéficier l'organisme de ses compétences. Cette tâche ne saurait toutefois être confiée à un membre du conseil, car ce membre se trouverait alors en situation de conflit d'intérêt.

Certains organismes s'en remettent à des bénévoles qui n'ont pas de titres comptables, mais qui possèdent une expérience pertinente en comptabilité (étant aide-comptable ou trésorier d'un autre organisme, par exemple). Même si le travail de ce bénévole ne saurait remplacer les services d'un comptable de profession, il est certainement préférable à l'absence de tout examen et peut offrir aux petits organismes un certain niveau d'assurance. Lorsqu'un organisme décide de recourir à cette avenue, il est recommandé de demander à deux personnes de faire le boulot.

Comme pour tout travail bénévole, il est important de fournir à la personne recrutée une description de tâches claire. Celle-ci doit : décrire les tâches à accomplir; préciser les registres qui doivent être examinés et le degré de minutie avec lequel ils doivent l'être; et indiquer le type de rapports à produire ainsi que la date limite pour la production de ces rapports.

Choix du type d'examen financier convenant à l'organisme

Il s'agit pour l'organisme de s'offrir le plus haut niveau d'expertise financière que ses moyens lui permettent d'obtenir et qui peut se justifier en fonction de la complexité des activités de l'organisme. On peut s'adresser à un comptable de profession pour discuter de la situation de l'organisme et des solutions envisageables ainsi que des coûts de chacune de ces solutions. S'assurer que le conseil et les membres sont satisfaits du niveau d'assurance qui leur est offert. Il est bon de faire le point sur la question chaque année! Plus l'organisme manipule d'argent, plus les risques sont élevés et plus il est nécessaire de se doter d'un haut niveau d'assurance.

Conservation des registres

Les organismes doivent se doter de politiques qui indiquent clairement la durée pendant laquelle les registres financiers doivent être conservés. Cette exigence s'applique tant aux registres tenus à la main et aux pièces justificatives (grands livres, chèques, reçus, etc.) qu'aux registres électroniques si le trésorier utilise un programme informatique pour tenir les livres de l'organisme. Une durée de sept ans est monnaie courante pour les organismes, mais il s'agit avant tout de choisir la durée de manière à ce qu'elle soit compatible avec les activités de l'organisme.

Politiques écrites

Les organismes bénévoles sont souvent soumis à un roulement fréquent de leurs dirigeants et administrateurs. Un document intitulé « Politiques et méthodes » s'avère un guide utile, à la fois pour les nouveaux administrateurs et pour les administrateurs d'expérience, surtout les années où il y a un renouvellement important des administrateurs au sein du conseil. Ce document permet aussi de communiquer clairement avec les membres si jamais la façon dont le conseil gère les affaires financières de l'organisme venait à soulever un débat.

Tranquillité d'esprit

Il peut sembler bien fastidieux d'élaborer des méthodes financières en regard des risques plutôt minces contre lesquels ces méthodes visent à prémunir l'organisme. Il reste qu'il faut voir ces méthodes comme une police d'assurance en se disant qu'il est toujours trop tard pour fermer la porte de l'écurie une fois que le cheval s'est enfui! De la même façon, il ne faut pas attendre que les éléments d'actif s'envolent avant d'agir. Les fonds qui manquent ne sont parfois que la pointe de l'iceberg, si l'on considère les coûts pour l'organisme, les pertes de temps pour les dirigeants et administrateurs, les répercussions émotives pour les personnes les plus concernées, et la perte de crédibilité de l'organisme au sein de la collectivité.

Pourquoi ne pas prendre quelques minutes à la prochaine réunion du conseil pour revoir la protection financière dont jouit l'organisme?

Bibliographie

Assurance Handbook, Institut canadien des comptables agréés.

Financial Resource Management For Nonprofit Organizations, L. Haller, Prentice-Hall Inc., 1982.

Meeting Today's Challenges, manuel accompagnant un atelier du MAAO, B. Carson, 1990.

Strengthening Leadership Workbook Series, N. Draper, Family Space Quinte, 1997.

The Not-for-profit Administrator newsletter, Cowperthwaite Mehta Chartered Accountants, http://187 gerrard.com