Préparation de la collectivité à l'expansion économique : Déroulement des réunions

Agdex :	880
Date de publication :	juin 2001
Commande no.	01-042
Dernière révision :	juin 2001
Situation :	La présente fiche technique fait partie d'une série de six sur la préparation de la collectivité à l'expansion économique. Se référer également aux titres suivants : Encadrement des bénévoles, commande no. 01-032, Leadership, commande no 01-034, Liste de vérification, commande no 01-036, Résolution de conflits, commande no. 01-038, et Facilitation des activités, commande no. 01-040.
Rédacteur :	Chuck Bokor - MAAO

Table des matières

1. Introduction
2. Lignes directrices pour l'établissement d'un ordre du jour efficace
3. Pendant la réunion
4. Évaluation des réunions
   • Tableau 1. Éléments essentiels d'une réunion fructueuse
5. Qui fait quoi durant les réunions?
6. Rôles des membres du groupe
7. Fonctions homéostatiques et de rapport

Introduction

Les réunions face à face sont la méthode de prédilection des groupes pour la résolution de problèmes, la prise de décisions, la sensibilisation, la planification de programmes et de projets, et le partage d'information. Les réunions peuvent être très fructueuses et accomplir de manière très efficace les objectifs fixés. Nous savons tous, cependant, qu'une réunion vaine et improductive peut avoir des conséquences néfastes sur l'attitude et l'enthousiasme du groupe, et nuire à l'image que se font les autres du projet.

Qui est la personne responsable?

On entend surtout cette question quand la réunion tourne au vinaigre. Malheureusement, la personne qui préside est souvent celle qui devient alors le point de mire! Ce sont pourtant tous les participants à la réunion qui sont responsables de sa réussite.

La personne qui préside peut effectivement jouer un rôle prépondérant dans la planification de l'ordre du jour, dans la diffusion de cet ordre du jour aux personnes qui sont conviées à la réunion, dans la préparation des locaux et dans l'animation de la réunion. Qui d'autre devrait intervenir? Le rôle qui est assigné à chaque membre du groupe détermine son niveau d'intervention.

Par exemple, si une personne se charge de prendre des notes, cette personne doit aider à planifier l'ordre du jour et à avertir les autres de la tenue d'une réunion. Si les présidents de comités ou les chefs de projets sont responsables de tâches bien précises, il est normal de s'attendre à ce que ces personnes participent à l'établissement de l'ordre du jour et à l'organisation des documents et du matériel nécessaires à la présentation de leurs rapports.

Toutes les personnes qui assistent aux réunions du comité ou de l'équipe doivent contribuer à leur succès et en être également responsables. Bien que dans les réunions tenues par de plus grands organismes ou des collectivités de plus grande envergure, la personne qui préside doive remplir le rôle d'« agent de circulation », dans de plus petites réunions où les membres du groupe doivent tous participer, il est moins nécessaire qu'une seule personne prenne en main et dirige la réunion. Chaque personne est responsable de s'acquitter des tâches qui lui ont été assignées tout en assurant l'harmonie au sein du groupe.

Parmi les principaux ingrédients d'une réunion efficace, mentionnons :

• un ordre du jour bien planifié et bien structuré;
• le souci d'atteindre les objectifs fixés pour la réunion;
• une attention égale accordée au maintien des rapports et de l'harmonie au sein du groupe;
• une réunion qui débute et se termine à l'heure prévue.

On trouvera dans les pages qui suivent un exposé sur les points à surveiller avant et pendant la réunion, sur l'évaluation des réunions et les rôles des membres du groupe. Cet exposé fournit des indices de ce qui constitue une réunion efficace et efficiente.

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Lignes directrices pour l'établissement d'un ordre du jour efficace

Un ordre du jour bien établi permet au groupe de s'acquitter de ses tâches plus rapidement, car il cible les échanges et fait un bon usage du temps. Un ordre du jour efficace tire parti de la préparation préalable des participants et de la personne qui préside la réunion.

Avant la réunion

Réunir l'information

• Revoir le procès-verbal de la réunion précédente pour vérifier qu'il n'y a pas d'affaires en suspens;
• Consulter les autres membres - affaires nouvelles, rapports de comités ou autres questions.

Établir l'ordre du jour, en précisant :

• le nom du groupe ou de la réunion;
• l'objet de la réunion (simple réunion, réunion spéciale, réunion de planification, etc.).
• la date et le lieu de la réunion; l'heure du début et de la fin de la réunion;
• le nom des personnes qui jouent un rôle particulier (facilitateur ou facilitatrice externe, observateur ou observatrice et personne-ressource);
• les points à l'ordre du jour. Comme l'attention d'un groupe suit une courbe en forme de cloche, prévoir d'aborder les points les plus faciles au début de la réunion et à la fin de la réunion, et les points les plus épineux au milieu de la réunion;
• le temps alloué à chaque point à l'ordre du jour, en fixant une heure précise (de 19 h 15 à 19 h 30, plutôt que 15 minutes, par exemple);
• les personnes chargées des rapports, de la pause-café, etc.;
• la documentation et les notes particulières;
• ce qu'il faut apporter.

Expédier par la poste l'ordre du jour et les documents complémentaires de manière à ce qu'ils parviennent à leurs destinataires plusieurs jours avant la tenue de la réunion.

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Pendant la réunion

L'ordre du jour n'est efficace que dans la mesure où il est respecté. Pour optimiser l'usage de l'ordre du jour :

• Commencer la réunion à l'heure.
• Accepter les modifications ou les ajouts apportés à l'ordre du jour.
• Prévoir du temps pour les échanges informels, peut-être même jusqu'à 25 % de la durée de la réunion. Quand les échanges sont sains, la tâche semble se faire toute seule.
• Faire suivre tous les rapports d'une décision d'action. Qu'est-ce qui doit être fait?
• Assigner à une ou à plusieurs personnes la responsabilité de chaque mesure.
• Terminer la réunion à l'heure.

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Évaluation des réunions

Le tableau qui suit comprend les éléments essentiels à une réunion fructueuse. Une façon de se servir de cet outil serait de demander à un observateur ou à une observatrice neutre de remplir le tableau et de fournir une rétroaction au groupe. Noter chaque catégorie en cochant le chiffre approprié.

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Qui fait quoi durant les réunions?

L'efficacité du rendement de tout groupe dépend de deux types d'activités fondamentaux : celles qui sont centrées sur la tâche à accomplir, et celles qui sont orientées sur les relations humaines. Ces dernières sont connues sous le nom de fonctions homéostatiques ou de rapport au sein d'un groupe.

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Rôles des membres du groupe

Les rôles des membres du groupe sont indispensables à la réalisation des tâches qui sont prévues dans les plans d'action du groupe, dont la résolution de problèmes et la prise de décisions. Il se peut que les membres, y compris le ou la « chef » du groupe, soient tenus d'assumer plus d'un rôle au cours d'une réunion.

Cocher les rôles qui sont clairement représentés dans le groupe :

• L'initiateur ou l'initiatrice propose de nouvelles idées ou une façon inédite d'aborder le problème ou l'objectif visé. Cette suggestion peut prendre la forme d'un objectif tout à fait nouveau ou d'une toute autre définition du problème. Cela pourrait être un autre moyen de résoudre le problème, une nouvelle marche à suivre pour le groupe ou une façon originale de structurer le groupe en vue de la tâche qui se présente.
• L'interrogateur ou l'interrogatrice demande des données factuelles sur la situation et veut des « preuves » à l'appui des renseignements fournis au cours des échanges.
• Le sondeur ou la sondeuse d'opinions demande que soient précisés les sentiments et les valeurs du groupe par rapport à sa mission ou par rapport à une suggestion qui a été faite ou une idée qui a été proposée
• L'informateur ou l'informatrice donne des faits précis quand des généralisations ont été faites au sein du groupe. Les faits, qui sont liés au problème à régler, sont fondés sur une « source officielle » ou sur une expérience personnelle.
• Le donneur ou la donneuse d'opinion exprime son propre sentiment ou son opinion. Ceux-ci sont fondés sur ses valeurs et se rapportent à la tâche immédiate, à la suggestion qui a été faite ou aux nouvelles idées qui ont été émises. Il ou elle tente d'amener le groupe à adopter une échelle de valeurs particulière, qui n'est pas forcément fondée sur des faits ou des renseignements pertinents.
• L'élaborateur ou l'élaboratrice expose en détail les suggestions proposées au moyen d'exemples ou de définitions. Il ou elle peut justifier les suggestions faites par quelqu'un d'autre ou essayer de décrire comment une idée ou une suggestion pourrait être concrétisée, en se fondant sur des faits ou des renseignements pertinents.
• Le coordonnateur ou la coordonnatrice précise les rapports entre les diverses idées et suggestions ou tente de coordonner les activités des membres des différents sous-groupes.
• L'activiste pousse le groupe à passer aux actes ou à prendre une décision, et essaie de le stimuler ou de l'inciter à poser de « plus grands » gestes.
• Le ou la spécialiste des procédures accélère la progression du groupe en posant les gestes nécessaires : en effectuant les tâches routinières (en distribuant la documentation, par exemple) ou en manipulant des objets pour le groupe (en changeant la disposition des chaises ou en faisant fonctionner le matériel audiovisuel).
• Le ou la secrétaire écrit les suggestions, consigne les décisions du groupe ou prend note des résultats des échanges. Le ou la secrétaire sert de « mémoire du groupe ».

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Fonctions homéostatiques et de rapport

Les fonctions homéostatiques sont axées sur le groupe en soi. Elles solidifient l'aspect « humain » du groupe : ses rapports et ses façons de procéder, l'harmonie entre les membres et les besoins de chaque personne.

Les fonctions homéostatiques sont aussi essentielles au succès du groupe que les fonctions relatives aux tâches qui ont été décrites dans la liste de vérification précédente. On ne peut ignorer la nécessité d'entretenir le bien-être et l'harmonie du groupe et de ses membres sans compromettre le succès global du groupe.

Cocher les rôles qui sont clairement représentés au sein du groupe :

• Le stimulateur ou la stimulatrice complimente les autres, est d'accord avec leur contribution et accepte celle-ci. Cette personne fait preuve de chaleur et de solidarité dans ses rapports avec les autres membres du groupe, elle fait des éloges et des compliments, et elle montre de diverses façons qu'elle comprend et qu'elle accepte les points de vue, les idées et les suggestions des autres.
• Le médiateur ou la médiatrice cherche à régler les différends entre les membres du groupe pour résoudre les conflits. Il ou elle peut essayer d'éliminer les tensions dans les situations conflictuelles en faisant des plaisanteries, en pansant les blessures d'amour-propre, etc.
• Le partisan ou la partisane du compromis est en position de conflit au sein du groupe et peut céder à d'autres en admettant son erreur, en s'efforçant d'assurer l'harmonie du groupe ou en faisant la moitié du chemin pour aller dans le sens du groupe.
• L'animateur ou l'animatrice des communications essaie de garder les voies de communication ouvertes en faisant intervenir les autres (« nous n'avons toujours pas entendu ce que M. X ou M^me Y a à dire sur le sujet », etc.). Il ou elle peut proposer de limiter la durée des interventions pour donner à tout le monde la chance de parler.
• L'expert en productivité comprend qu'on peut accomplir davantage si le groupe a un bon rendement. Il ou elle peut aider le groupe à fixer des objectifs en matière d'efficience, de qualité et d'équité des activités afin d'en assurer la réussite.
• L'observateur ou l'observatrice du groupe suit l'évolution des activités du groupe (au niveau des communications, de la résolution de problèmes, de la prise de décisions, etc.) dans le cadre de son évaluation et fournit une rétroaction sur demande.
• Le suiveur ou la suiveuse avance au gré du groupe, acceptant de façon plus ou moins passive les idées des autres, faisant fonction d'auditoire dans une discussion ou dans une décision de groupe.
• Le résumeur ou la résumeuse décrit les progrès du groupe par rapport à ses objectifs, en faisant la synthèse de ce qui s'est passé. Cette personne peut également signaler les déviations par rapport au plan ou elle peut soulever des questions au sujet de l'orientation que prend le groupe ou le débat.
• Le ou la réaliste demande au groupe si la proposition est réalisable. Il ou elle peut ainsi mettre en doute l'aspect pratique, la logique, les faits ou la marche à suivre associés au point qui est débattu ou suggéré.

Nous remercions le Secrétariat d'État pour sa contribution financière à la réalisation de la présente fiche technique.

Révisée par Luna Ramkhalawansingh, Unité de développement économique des collectivités, MAAO, Guelph.

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