Préparation de la collectivité à l'expansion
         économique : Encadrement des bénévoles

Agdex :	880
Date de publication :	juin 2001
Commande no.	01-032
Dernière révision :	juin 2001
Situation :	La présente fiche technique fait partie d'une série de six sur la préparation de la collectivité à l'expansion économique. Se référer également aux titres suivants : Leadership, commande no 01-034, Liste de vérification, commande no 01-036, Résolution de conflits, commande no 01-038, Facilitation des activités, commande no 01-040, et Déroulement des réunions, commande no 01-042.
Rédacteur :	Chuck Bokor - MAAO

Table des matières

1. Introduction
2. Description de tâches des bénévoles
3. Planification du recrutement des bénévoles
4. Conseils utiles pour la formation des bénévoles
5. Reconnaissance des efforts fournis par les bénévoles

Introduction

Dans un projet communautaire de développement économique, ce sont les membres de la collectivité qui constatent les besoins, qui élaborent le programme et qui le mettent en œuvre. Une démarche communautaire suscite davantage l'appui, l'engagement et la prise en charge au sein de la collectivité en général qu'une démarche descendante, conçue et mise à exécution isolément par un organisme ou un ministère.

Les bénévoles sont essentiels à la démarche communautaire qui s'inscrit dans un projet de développement économique. Les bénévoles forment l'essentiel de la force vive et ils sont principalement responsables des visites de reconnaissance sur le terrain et dans les entreprises. La participation de bénévoles présente de nombreux avantages :

• Elle incite la collectivité à appuyer le programme.
• Elle accroît le potentiel de développement économique de la collectivité.
• Les citoyens bénévoles, qui ont à cœur la santé générale de la collectivité, prennent le programme et ses résultats au sérieux.
• La participation des bénévoles réduit le coût global du programme, puisqu'il n'y a que peu ou pas de personnel à payer.
• Les entreprises locales qui sont visitées sont à même de voir que les membres de la collectivité sont résolus à améliorer le climat commercial.

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Faire appel à des bénévoles pour mener un projet communautaire présente de nombreux avantages. Un programme de bénévolat efficace doit toutefois être bien structuré et bien géré. Les quatre grands éléments du travail de gestion des bénévoles sont :

• la planification et la préparation,
• le recrutement,
• l'orientation et la formation,
• la reconnaissance.

À l'étape de la planification et de la préparation, on détermine le genre de bénévoles dont on aura besoin. On définit les tâches, on dresse la liste des exigences et des compétences nécessaires, et on élabore une description de tâches pour chaque poste.

L'étape du recrutement débute par une liste des candidats. Pour chaque tâche, on se demande si l'on connaît des personnes qui accepteraient de faire le travail et qui auraient les compétences nécessaires. Une fois la liste établie, on rencontre les candidats et l'on demande à ceux qui ont les compétences voulues s'ils veulent participer au programme. Souvent, les groupes communautaires demandent à tout un chacun de participer. Cette façon de procéder « au petit bonheur » a les conséquences suivantes : les bénévoles ne sont pas bien appariés aux tâches à accomplir, le degré d'engagement laisse à désirer et les résultats sont médiocres.

L'étape de l'orientation et de la formation comprend un exposé en profondeur sur le projet communautaire de développement économique : le but visé, les méthodes employées et les résultats escomptés. C'est à cette étape également que les bénévoles sont informés de l'identité des autres participants, et qu'ils apprennent quels sont leurs devoirs et leurs responsabilités. On passe alors en revue la description de tâches de chaque bénévole et les besoins en formation, s'il y a lieu. On simule par exemple une entrevue avec les visiteurs bénévoles pour les aider à se préparer à la situation réelle.

L'étape de la reconnaissance des réalisations est la touche de finition d'un bon programme de bénévolat communautaire. Le fait de célébrer de temps à autre les réussites et réalisations aide le groupe à être mis au courant de ce qui se fait, à donner le crédit des réalisations à ceux et celles qui le méritent et à faire progresser le projet.

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Description de tâches des bénévoles

L'une des plus grandes sources de conflit au sein d'un programme de bénévolat réside dans les attentes - ne pas savoir ce qui doit être fait, qui est censé le faire et comment.

Une description de tâches est un outil qui permet aux bénévoles et à l'organisateur ou l'organisatrice de mieux comprendre les attentes. Cette description renferme tous les renseignements essentiels sur le poste, y compris :

• le titre du poste,
• le but,
• les tâches, les devoirs et les responsabilités,
• les résultats escomptés,
• les qualifications et les compétences qu'exige le poste,
• la formation nécessaire,
• la durée du mandat,
• les relations de travail et les rapports hiérarchiques,
• les avantages et les gratifications.

On prépare une description de tâches pour chaque poste de bénévole que prévoit le programme. On l'a sous la main quand on recrute un(e) bénévole pour un poste en particulier. Elle permettra de répondre à la plupart des questions que les candidats pourraient avoir au sujet du poste.

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Planification du recrutement des bénévoles

Un projet communautaire de développement économique demande énormément de bénévoles. Le recrutement de ces bénévoles est une étape déterminante pour la réussite globale du projet. Pour les trouver, il suffit parfois de communiquer avec des membres de la collectivité, des organismes ou avec l'ensemble du réseau de la collectivité. En leur demandant de proposer des candidats, on peut obtenir une bonne liste de personnes qui feraient l'affaire.

Voici un guide destiné à faciliter le travail de recrutement :

• De combien de bénévoles a-t-on besoin?
• Combien de bénévoles doivent travailler aux mesures de mise en œuvre?
• Qui veut-on mettre au courant du projet communautaire de développement économique, dans l'espoir de les amener à y participer d'une façon ou d'une autre?
• Quels organismes ou groupes veut-on informer davantage au sujet du programme?
• Qui aimerait-on contacter parmi les personnes que l'on connaît ou dont on a entendu parler?
• Qui sont les « vieux champions » du développement économique ou commercial dont on n'entend plus parler? Veut-on reprendre contact avec certains d'entre eux?

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Conseils utiles pour la formation des bénévoles

• Il est important que les bénévoles comprennent le but de tous leurs efforts. Il faut donc prendre le temps de leur expliquer le programme, ses objectifs et le rôle qu'ils auront à jouer dans la réalisation de ces objectifs.
• On peut s'amuser tout en faisant l'acquisition de nouvelles compétences! Faire preuve de créativité et essayer de rendre la séance intéressante.

• Les gens apprennent davantage quand ils sont appelés à participer activement. Mettre l'accent sur la formation pratique et s'assurer que cette formation est adaptée à leurs besoins.

• Puiser à même l'expérience des bénévoles pour enrichir les échanges.

• Faire appel au jeu de rôles pour aider les bénévoles à maîtriser des situations données.

• Tirer le meilleur parti possible du temps alloué - personne n'aime perdre son temps. Même si les gens se sont portés bénévoles pour ce programme, ils peuvent avoir une foule d'autres priorités dans leur journée.

• Passer en revue l'information qu'il faut présenter pour se familiariser avec celle-ci et s'assurer d'être à l'aise pour en parler.

• Ne pas oublier qu'il est important de s'amuser!

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Reconnaissance des efforts fournis par les bénévoles

Il y a des centaines de façons de remercier les bénévoles et de reconnaître leurs contributions au projet communautaire de développement économique. Voici quelques suggestions sur la façon de célébrer les réussites des bénévoles dans le cadre du projet :

• sourire,
• demander un compte rendu,
• envoyer un mot de remerciements,
• les inviter à la réunion de planification,
• être aimable,
• proposer un gardien ou une gardienne d'enfants,
• respecter leurs vœux,
• leur donner une bonne orientation et une bonne formation,
• prendre le temps d'expliquer les choses,
• leur demander d'aider à former d'autres bénévoles,
• leur faire la surprise d'une réception à l'occasion de l'achèvement du projet.

On peut offrir en cadeau aux bénévoles des épinglettes pour les remercier. On peut se procurer à peu de frais ces épinglettes auprès d'un Centre d'action bénévole de l'Ontario.

Nous remercions le Secrétariat d'État pour sa contribution financière à la réalisation de la présente fiche technique.

Révisée par Luna Ramkhalawansingh, Unité de développement économique des collectivités, MAAO, Guelph.

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