Choisir un consultant de l'industrie alimentaire

Êtes-vous en train d'élaborer et de mettre en œuvre un programme de salubrité des aliments ou de traçabilité? Comme de nombreux établissements, vous envisagez peut être de recourir aux services d'un consultant. La présente fiche d'information vous aidera à faire le bon choix. Elle vise à aider les producteurs et les transformateurs d'aliments à :

• déterminer s'ils ont besoin ou non d'un consultant;
• en trouver et en choisir un, le cas échéant;
• définir le rôle de l'établissement dans le cadre de sa collaboration avec un consultant

La fiche répond à cinq questions fondamentales. Servez-vous des liens ci-dessous pour passer directement aux questions qui s'appliquent à vous.

1. Comment un consultant peut-il m'aider?
2. Comment faire pour trouver un consultant?
3. Quel est le profil d'un bon consultant?
4. Que doit comprendre le contrat signé avec un consultant?
5. Comment puis-je assurer la réussite du projet?

1. Comment un consultant peut-il m'aider?

Un consultant choisi avec soin peut s'avérer un outil précieux pour l'élaboration et la mise en œuvre de programmes de salubrité des aliments et de traçabilité ainsi que la formation connexe. Un bon consultant peut offrir des compétences spécialisées et une expertise qui vous seront utiles pour :

• effectuer une analyse approfondie afin de déterminer vos besoins en matière de salubrité des aliments et de traçabilité;
• mettre par écrit votre programme en mettant à contribution votre personnel;
• former le personnel et accroître la sensibilisation;
• améliorer les pratiques et procédures existantes en matière de salubrité des aliments;
• surmonter les difficultés ou les obstacles potentiels durant la mise en œuvre de votre programme;
• régler les problèmes liés à la salubrité des aliments et à la traçabilité dans votre établissement, le cas échéant;
• établir des procédures concernant la consignation de renseignements et la tenue de registres;
• vous préparer aux vérifications;
• assurer la tenue et la mise à jour de votre programme ou système;
• trouver des fournisseurs d'équipement, de logiciels ou de services tels que les essais en laboratoire.
  

2. Comment faire pour trouver un consultant?

L'industrie alimentaire est complexe et diversifiée. Il n'existe malheureusement pas d'association professionnelle ni de programme d'accréditation pour les consultants de cette industrie. Pour trouver un consultant compétent, vous pouvez obtenir des conseils et des coordonnées auprès des sources ci-dessous :

• les associations de l'industrie;
• les salons commerciaux;
• des collègues ou des pairs de l'industrie;
• les listes de consultants offertes par le ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales. Le ministère tient une Liste de consultants en salubrité des aliments, une Liste de consultants en traçabilité et une Liste de fournisseurs d'équipement lié à la traçabilité qu'il fournit à titre d'information.

Si vous décidez d'utiliser les services d'un consultant, le temps et les efforts que vous consacrerez à sa sélection constituent un bon investissement.

3. Quel est le profil d'un bon consultant?

Un consultant doit posséder à la fois une connaissance technique et pratique de votre industrie ou produit. Vous trouverez ci-dessous une longue liste de questions qu'il serait bon de poser à un consultant avant de l'embaucher.

• Quelles sont vos compétences?
  Le consultant doit vous fournir des renseignements tels que le nombre d'années d'expérience utile qu'il a à son actif et la formation connexe. Dans le cas de la traçabilité, il est important que la personne possède de l'expérience dans la mise en œuvre d'un système de traçabilité dans une installation et qu'elle connaisse les normes Can-Trace relatives aux données. Il ne faut pas oublier que les personnes qui vendent de l'équipement ne sont pas forcément des consultants.
  
  
• Pouvez-vous fournir des références d'anciens clients et des exemples de travaux antérieurs?
  Le consultant doit vous fournir de nombreux exemples prouvant qu'il comprend bien les programmes que vous souhaitez mettre en œuvre. Il peut s'agir notamment du programme Bonnes pratiques agricoles, Bonnes pratiques de fabrication ou HACCP (analyse des risques et maîtrise des points critiques).
  
  
• Travaillerez-vous directement avec nous ou confierez-vous le travail à un collègue?
  Même si le fait que le consultant confie le travail à un collègue ne signifie pas que la qualité en souffrira, vous devez savoir avec qui vous collaborerez. S'il s'agit d'un collègue du consultant, prenez soin de vous renseigner sur ses compétences et d'obtenir des exemples de travaux auxquels il a participé.
  
  
• Êtes-vous prêt à passer du temps sur place afin de déterminer les besoins particuliers de mon établissement? Quelle sera la fréquence de vos visites? Travaillerez-vous sur place avec notre personnel?
  Le consultant devra passer un peu de temps sur place afin d'effectuer une analyse de vos besoins en matière de salubrité des aliments et de traçabilité et de recueillir des renseignements auprès de votre personnel au sujet des pratiques actuelles.
  
  
• Nous prêterez-vous assistance pour la mise en œuvre du programme en plus de son élaboration? Quel genre de soutien fournirez-vous après la mise en œuvre? Pouvez-vous donner de la formation sur le programme à notre personnel?
  C'est à vous de déterminer les services que vous désirez et le montant que vous êtes prêt à payer.
  
  
• Quels sont vos honoraires?
  La rémunération des consultants peut prendre diverses formes, par exemple un tarif à l'heure ou à la journée ou une somme versée à titre d'acompte à laquelle s'ajoute un taux horaire. Il est également important de savoir ce qui n'est pas inclus dans les honoraires, comme les frais de déplacement, les appels téléphoniques et les frais postaux.

4. Que doit comprendre le contrat signé avec un consultant?

Une fois que vous avez choisi un consultant, vous devez rédiger un contrat qui établit les objectifs du projet ainsi que la façon dont vous collaborerez avec le consultant. Prenez soin d'inclure ce qui suit dans le contrat :

• un plan d'action et un calendrier contenant une liste détaillée des tâches à effectuer - précisez les étapes du calendrier où vous souhaitez examiner le travail du consultant;
• le montant des paiements et les modalités de paiement;
• une clause de confidentialité;
• des clauses de non-exécution - si possible, réservez-vous le droit de résilier le contrat;
• l'obligation du consultant de souscrire une assurance responsabilité

5. Comment puis-je assurer la réussite du projet?

S'il est important de choisir le bon consultant, être un bon client l'est tout autant. Pour garantir la réussite de votre projet, vous devez mettre à contribution les personnes clés de votre entreprise. Leur rôle peut consister notamment à :

• participer directement à la mise en œuvre;
• accorder du temps au personnel afin qu'il puisse venir en aide au consultant;
• veiller à ce que les membres du personnel qui connaissent bien les activités soient sur place pour examiner les documents élaborés et mettre à l'essai les procédures proposées afin de s'assurer de leur faisabilité et de leur efficacité;
• faire comprendre à tous les employés que le programme constitue une priorité et qu'ils ont la responsabilité de collaborer avec le consultant;
• examiner les solutions logicielles proposées par le consultant avant leur mise en œuvre pour vérifier qu'elles répondent à vos besoins;
• veiller à ce que vous et votre personnel compreniez bien le programme, y compris les procédures, politiques et registres, avant la fin du contrat avec le conseiller;
• organiser et donner la formation, qui sera déterminante pour la réussite globale du programme.

Les consultants représentent un investissement considérable. Par conséquent, il est important d'effectuer les recherches nécessaires et de faire un choix judicieux.