Politiques, pratiques et procédures en matière d'accessibilité de la Commission de commercialisation des produits agricoles de l'Ontario

Table des matières

• Introduction
• Section 1: Services à la clientèle - Politique sur la prestation de services aux personnes handicapées
• Section 2: Information et communication
• Section 3: Formation
• Section 4: Rapports
• Section 5: Procédures visant à assurer l'accessibilité des réunions, audiences et autres activités

Introduction

Les présentes politiques, pratiques et procédures ont pour but de faire en sorte que la Commission de commercialisation des produits agricoles de l'Ontario (la « Commission ») demeure accessible à tous les Ontariens et Ontariennes, y compris aux personnes ayant un ou plusieurs handicaps, et qu'elle respecte ses obligations aux termes de la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (la « Loi »).

Le terme « handicap » est défini comme suit dans la Loi :

« handicap » S'entend de ce qui suit, selon le cas :

1. tout degré d'incapacité physique, d'infirmité, de malformation ou de défigurement dû à une lésion corporelle, une anomalie congénitale ou une maladie, et, notamment, le diabète sucré, l'épilepsie, un traumatisme crânien, tout degré de paralysie, une amputation, l'incoordination motrice, la cécité ou une déficience visuelle, la surdité ou une déficience auditive, la mutité ou un trouble de la parole, ou la nécessité de recourir à un chien-guide ou à un autre animal, à un fauteuil roulant ou à un autre appareil ou dispositif correctif; .
2. une déficience intellectuelle ou un trouble du développement;
   
3. une difficulté d'apprentissage ou un dysfonctionnement d'un ou de plusieurs des processus de la compréhension ou de l'utilisation de symboles ou de la langue parlée
4. un trouble mental;
   
5. une lésion ou une invalidité pour laquelle des prestations ont été demandées ou reçues dans le cadre du régime d'assurance créé aux termes de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail (« handicap »).

La Commission peut modifier en tout temps ses politiques, pratiques et procédures. Dans ce cas, un document modifié sera affiché sur le site Web de la Commission (qui fait partie du site Web du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales de l'Ontario).

Le présent document sera affiché sur le site Web de la Commission, d'où il peut être imprimé : http://www.omafra.gov.on.ca/french/farmproducts/index.html

La Commission fournit le document ou son contenu sous une forme adaptée aux besoins particuliers de la personne handicapée qui en fait la demande.

Les politiques, pratiques et procédures de la Commission sont conçues pour répondre aux normes provinciales concernant les services à la clientèle.

Section 1 - Services à la clientèle
Politique sur la prestation de services aux personnes handicapées

Généralités

1. La Commission fournit des services à ses clients; elle ne fournit pas de biens.
2. La Commission est résolue à être inclusive et accessible pour tous les Ontariens et Ontariennes, à assurer l'accès facile à ses audiences, réunions et autres activités et à fournir des services de qualité à toutes les personnes qui en font la demande. Si une personne ne peut accéder à une activité précise, un service équivalent lui est fournit sous une forme différente.
3. La Commission respecte les principes de dignité, d'autonomie, d'intégration et d'égalité des chances pour les personnes handicapées.
4. Toutes les personnes qui reçoivent des services de la Commission sont traitées avec respect.
5. Chaque personne handicapée qui reçoit des services de la Commission reçoit, dans la mesure du possible, les adaptations nécessaires en fonction de ses besoins particuliers.
6. Lorsque la Commission invite ou convoque une personne à une réunion, à une audience ou à une autre activité (p. ex., une personne appelée à témoigner), elle lui demande de préciser les adaptations dont elle a besoin dans les plus brefs délais, au plus tard sept jours ouvrables avant l'activité en question. La Commission collabore à l'élaboration d'un plan d'adaptation avec la personne handicapée afin d'assurer sa pleine participation. Si l'avis est reçu moins de sept jours ouvrables à l'avance, la Commission fait les adaptations possibles compte tenu de ce court préavis.
7. Les personnes nécessitant des mesures d'adaptation qui souhaitent assister à une réunion, à une audience ou à une activité publique de la Commission doivent en informer celle-ci dans les plus brefs délais, au plus tard sept jours ouvrables avant l'activité. La Commission collabore ensuite à l'élaboration d'un plan d'adaptation avec la personne handicapée afin d'assurer sa pleine participation. Si l'avis est reçu moins de sept jours ouvrables à l'avance, la Commission fait les adaptations possibles compte tenu de ce court préavis.
8. La présidente ou le président de la Commission, ou une vice-présidente ou un vice-président agissant à titre de président, peut exiger qu'une personne handicapée soit accompagnée d'une personne de soutien pendant qu'elle se trouve dans les locaux de la Commission, si la présence d'une telle personne est nécessaire pour protéger la santé ou la sécurité de la personne handicapée elle-même ou d'autres personnes qui s'y trouvent.

Installations

9. Les bureaux de la Commission sont faciles d'accès pour les personnes handicapées. La Commission occupe un immeuble accessible par fauteuil roulant qui dispose de nombreuses places de stationnement pour personnes handicapées, et où l'on peut aller en empruntant un circuit de transport en commun accessible. Il est doté également de portes automatiques, de salles de bain accessibles, de couloirs larges et d'une signalisation claire. Les commandes d'ascenseur sont faciles d'accès pour une personne qui se sert d'un fauteuil roulant ou d'un scooter, et une voix annonce l'étage chaque fois que l'ascenseur s'arrête (en français et en anglais). Une carte d'accès est requise pour accéder à l'étage où se trouvent les bureaux de la Commission.
10. Les réunions et audiences qui ont lieu à Guelph (Ontario) sont tenues généralement dans la salle de conférences de la Commission ou sur place dans un centre de conférences.
11. Lors de la sélection d'une salle de réunion pour une activité tenue hors des locaux de la Commission, la préférence est accordée aux salles accessibles dans la mesure du possible.
12. Les activités qui ont lieu dans les collectivités rurales ne sont généralement pas accessibles par transport en commun. S'il en résulte un problème d'accessibilité pour les personnes handicapées, la Commission peut tenir les réunions ou audiences à un autre endroit, offrir à ces personnes un moyen de transport ou leur fournir le service autrement.
13. S'il est impossible de prendre les mesures d'adaptation nécessaires pour permettre à une personne handicapée d'assister à une réunion, audience ou activité, la Commission prend des dispositions pour qu'elle puisse i) assister à une autre réunion sur le ou les mêmes sujets; ii) participer par vidéoconférence ou conférence téléphonique; ou iii) recevoir les renseignements présentés à la réunion et présenter sous une forme accessible des observations sur les questions qui ont été abordées. Ces situations sont envisagées au cas par cas, en fonction des besoins de la personne et de la façon dont elle souhaite participer.
14. En règle générale, la Commission fournit uniquement de l'eau comme rafraîchissement. Elle fournit sur demande aux personnes handicapées qui assistent à ses activités des renseignements sur les restaurants accessibles des environs. Dans les situations où elle compte fournir des aliments et boissons autres que de l'eau, la Commission répond aux besoins alimentaires qui lui ont été signalés.

Accessibilité des renseignements

15. Le site Web de la Commission fait partie du site Web du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales de l'Ontario. Le MAAARO utilise les Services de gestion du contenu de l'organisation de la Fonction publique de l'Ontario (Stellent) pour s'assurer que son site est d'accès facile.
16. Les avis d'audience et de réunion qui intéressent le grand public ou un grand nombre d'intervenants de l'industrie sont affichés sur le site Web de la Commission.
17. La ligne téléphonique de la Commission où l'on peut obtenir des renseignements généraux est accessible par ATS (appareils de télécommunication pour personnes sourdes ou malentendantes).
18. Lorsqu'une personne handicapée affirme avoir besoin de renseignements sur un support différent, la Commission ou un représentant discute avec elle des supports de substitution et lui fournit ces renseignements sous une forme qu'elle est en mesure de comprendre.

Utilisation d'appareils ou accessoires fonctionnels

19. La personne handicapée qui visite les bureaux de la Commission ou assiste à ses activités peut utiliser des appareils ou accessoires fonctionnels (p. ex., appareil de prise de notes, marchette, bombonne d'oxygène). La Commission peut exiger que la personne qui utilise un appareil ou accessoire fonctionnel prenne place à un endroit précis de la salle de réunion afin d'assurer le bon déroulement des délibérations (p. ex., qu'une personne utilisant un gros appareil soit éloignée des endroits où il y a beaucoup de circulation pour éviter que des gens ne trébuchent, ou qu'une personne se servant d'un appareil bruyant soit placée à un endroit où ce dernier dérangera le moins possible).

Recours à un animal d'assistance ou à une personne de soutien

Animaux d'assistance

20. Lorsqu'elle est informée à l'avance de la présence à une activité d'une personne handicapée qui aura recours à un animal d'assistance, la Commission :

• localise une clinique vétérinaire locale qui est en mesure de fournir des soins d'urgence et dispose de ses coordonnées lors de la réunion;
• détermine un endroit approprié où l'animal d'assistance pourra faire ses besoins, et le communique à la personne handicapée le jour de l'audience;
• met un bol d'eau à la disposition de l'animal d'assistance;
• fournit un siège assez grand pour permettre à l'animal d'assistance de s'allonger confortablement à côté de la personne handicapée;
• prévoit des pauses assez longues pour permettre à la personne handicapée de répondre aux besoins de l'animal ainsi qu'à ses propres besoins;
• veille à ce que l'animal d'assistance soit autorisé à entrer dans les locaux et à y demeurer avec la personne handicapée, et informe à cette fin le service de sécurité de l'immeuble du fait qu'un animal d'assistance accompagne la cliente ou le client.

21. Les autres exigences dont fait état une personne handicapée relativement à l'utilisation d'un animal d'assistance sont envisagées au cas par cas.
22. Si la présence d'un animal d'assistance n'est pas annoncée à l'avance, la personne et son animal font l'objet des adaptations nécessaires dans la mesure du possible, ou le service est fourni autrement.
23. Si l'animal de la personne handicapée n'est pas de toute évidence un animal d'assistance, la Commission le reconnaît quand même comme tel si la personne produit une lettre d'un médecin ou d'une infirmière attestant qu'elle a besoin de l'animal pour des motifs liés à son handicap.
24. Il n'y a aucun endroit, dans les bureaux de la Commission, où les animaux d'assistance sont interdits en vertu de la loi.

Personnes de soutien

25. Si elle est informée à l'avance du fait qu'une personne handicapée sera accompagnée par une personne de soutien, la Commission :

• veille à ce qu'il y ait un nombre suffisant de sièges et à ce que la personne de soutien puisse s'asseoir à côté de la personne handicapée;
• s'assure que rien n'empêche la personne handicapée d'avoir accès à la personne de soutien pendant qu'elle se trouve dans les locaux de la Commission ou dans les installations que la Commissions a louées pour la tenue de la réunion, de l'audience ou de l'activité;
• fournit à la personne handicapée et à la personne de soutien des copies de tous les documents produits;
• aménage s'il y a lieu une place assez grande et bien éclairée pour un interprète gestuel;
• réserve un espace suffisant pour le matériel qu'utilise la personne de soutien (p. ex., appareil de sous-titrage en temps réel, ordinateur portatif, écran);
• informe la personne handicapée, le cas échéant, du fait que la personne de soutien devra payer des frais d'admission ou de stationnement pour assister à la réunion, à l'audience ou à l'activité. Dans le cas des événements pour lesquels la Commission exige des frais (p. ex., formation des membres du conseil), aucuns frais ne seront demandés à la personne de soutien si la personne handicapée doit elle-même en payer.

26. Si la présence d'une personne de soutien n'est pas annoncée à l'avance, la personne handicapée et la personne de soutien font l'objet des adaptations possibles compte tenu de ce court préavis, ou le service leur est fourni autrement.
27. S'il est nécessaire de discuter de questions confidentielles avec une personne handicapée qui est accompagnée par une personne de soutien, la Commission oblige :

• la personne handicapée à consentir à la communication de renseignements confidentiels à la personne de soutien;
• la personne de soutien à signer une entente de confidentialité.

Avis de perturbation temporaire des services

28. Les bureaux de la Commission sont à accès contrôlé, et la personne qui souhaite s'y rendre doit prendre rendez-vous pour que le personnel la laisse entrer. Les seuls services que rend la Commission qui sont susceptibles d'être utilisés régulièrement par des personnes handicapées et qui pourraient être perturbés temporairement sont les suivants :

• le site Web de la Commission (qui fait partie du site Web du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales de l'Ontario);
• la ligne téléphonique de la Commission où l'on peut obtenir des renseignements généraux.

29. En cas de perturbation temporaire prévue de plus de 48 heures de son site Web ou de sa ligne téléphonique, la Commission indique à l'avance sur son site Web et sur son système de réponse vocale les dates et heures prévues de cette perturbation et ses motifs.

Aucun avis n'est donné si l'interruption prévue des services doit durer moins de 48 heures.

30. En cas de perturbation imprévue des services dont elle prévoit qu'elle durera plus de 48 heures, la Commission fournit des précisions sur cette perturbation avec la date à laquelle les services devraient être rétablis, si elle la connaît, sur son site Web ou sur sa ligne de renseignements généraux, selon le service qui demeure accessible.

Observations

31. Les observations sur les services dispensés aux personnes handicapées peuvent être envoyées :

• par courriel à ontariofarm.productsmarketing.omafra@ontario.ca;
• par télécopieur au 519 826-3400;
• par téléphone au 519 826-4220;
• par lettre ou par fichier électronique enregistré sur disque compact lisible au moyen d'un logiciel Microsoft Office envoyé à la :

Commission de commercialisation des produits agricoles de l'Ontario
1 Stone Road West
Guelph (Ontario) ON
N1G 4Y2

32. Les demandes d'utilisation de mécanismes de substitution pour la présentation des observations sont envisagées au cas par cas.
33. Les plaintes émanant de personnes handicapées sont traitées selon la politique de la Commission concernant les plaintes relatives à la qualité des services, avec les adaptations nécessaires pour répondre aux besoins de communication de ces personnes.

Section 2 - Information et communication

1. La Commission communique avec les personnes handicapées au moyen de méthodes qui sont adaptées à leur handicap. Plus précisément, ses membres et son personnel communiquent d'une façon qui permet aux personnes ayant divers types de handicaps de communiquer efficacement afin de participer aux audiences de la Commission.

Section 3 - Formation

1. Dans un délai de trois mois suivant leur nomination à la Commission, les personnes nommées reçoivent une formation sur :

• les politiques, pratiques et procédures de la Commission en matière d'accessibilité;
• les objets de la Loi;
• les exigences réglementaires de la Commission en matière d'accessibilité;
  
• la façon d'interagir et de communiquer avec les personnes ayant divers types de handicap, y compris celles qui utilisent un appareil ou accessoire fonctionnel ou qui ont besoin d'un animal d'assistance ou d'une personne de soutien;
• la façon de se servir des appareils ou dispositifs qui pourraient faciliter la fourniture de biens et des services à une personne handicapée (selon les fonctions rattachées à leur poste);
• ce qu'il faut faire si une personne ayant un type particulier de handicap a de la difficulté à avoir accès aux services de la Commission.

2. Si elle modifie ses politiques, pratiques et procédures en matière d'accessibilité, la Commission en informe tous ses membres et leur fournit la formation supplémentaire requise, le cas échéant.
3. La formation peut être donnée par des membres du personnel de la fonction publique de l'Ontario ou par un fournisseur de l'extérieur, ou encore au moyen d'un module de formation Web ou de documents de formation écrits. La formation concernant l'accessibilité est intégrée dans les séances d'orientation destinées aux nouveaux membres.
4. Le personnel du secrétariat de la Commission est composé d'employés du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales (MAAARO). Ils reçoivent un exemplaire des politiques, procédures et pratiques de la Commission en matière d'accessibilité et des documents de formation à leur sujet au moment de leur embauche. Le MAAARO assure la formation de son personnel concernant la Loi et la façon d'interagir avec les personnes handicapées.

Section 4 - Rapports

1. La Commission dépose un rapport annuel d'accessibilité sous une forme approuvée par le ministre des Services sociaux et communautaires aux termes de l'article 14 de la Loi. Des rapports supplémentaires sont déposés au besoin. Les rapports d'accessibilité sont mis à la disposition du public sur demande.

Section 5 - Procédures visant à assurer l'accessibilité des réunions, audiences et autres activités

1. Tous les avis officiels d'audience, de réunion et d'autre activité font mention des politiques, pratiques et procédures de la Commission en matière d'accessibilité et précisent comment communiquer avec la Commission si des mesures d'adaptation sont requises.
2. Lorsque des mesures d'adaptation sont requises, le secrétaire de la Commission désigne un membre du personnel comme personne-ressource pour la personne handicapée. Dans la mesure du possible, les communications avec cette personne avant la tenue de l'activité sont effectuées par l'entremise de la personne-ressource.
3. La personne-ressource discute avec la personne handicapée de ses besoins et possibilités en matière d'adaptation et élabore un plan d'adaptation.
4. Le plan d'adaptation indique :

• les changements à apporter à l'aménagement de la pièce, au mobilier et à l'éclairage;
• le matériel spécialisé requis;
• les modifications à apporter au programme (p. ex., plus de temps pour chaque sujet et les pauses);
• les modifications à apporter à la forme des documents et l'utilisation de méthodes de communication de substitution;
• si un animal d'assistance ou une personne de soutien accompagnera ou non la personne handicapée, et les besoins particuliers de cet animal ou de cette personne de soutien.

5. Le secrétaire de la Commission examine le plan d'adaptation. S'il est d'avis qu'il est impossible à mettre en œuvre, ce plan peut être modifié en consultation avec la personne handicapée et sa personne de soutien s'il y a lieu, ou le service peut lui être fourni autrement. Les préoccupations touchant la santé et la sécurité de toute personne qui assistera à l'activité sont abordées avant la date de l'audience, dans la mesure du possible.
6. La personne-ressource s'assure que le plan d'adaptation approuvé est mis en œuvre et que la personne handicapée reçoit :

• un numéro à composer au cas où elle aurait de la difficulté à accéder à la salle de réunion le jour de la réunion, ou besoin d'aide pour se rendre à la partie de la pièce qui lui est réservée;
• des renseignements sur l'emplacement de restaurants accessibles dans les environs du lieu de la réunion, sur demande;
• des renseignements sur les frais à payer pour accéder à l'immeuble (p. ex., stationnement);
• tout renseignement pertinent qui concerne l'animal d'assistance ou la personne de soutien, le cas échéant (p. ex., numéro de la clinique vétérinaire, endroit où l'animal pourra faire ses besoins).

7. La personne-ressource informe le service de sécurité de l'immeuble si un animal d'assistance doit accompagner la personne handicapée.

Réservation de salles de réunion hors site

8. Dans le cas des activités publiques devant avoir lieu hors des bureaux de la Commission, l'organisateur se renseigne sur l'accessibilité de salles de réunion dont l'emplacement, la taille, le coût, les dates de disponibilité et toute autre caractéristique requise pour la réunion répondent aux besoins de la Commission. La préférence est accordée aux salles de réunion accessibles dans la mesure du possible.
9. Pour déterminer si une salle de réunion est acceptable, l'organisateur de la réunion tient compte des caractéristiques d'accessibilité et accorde la préférence à une salle accessible dans la mesure où elle répond aux besoins de la Commission. La Commission ne demande pas de caractéristiques d'accessibilité facultatives (p. ex., le sous-titrage codé à l'écran) à moins d'avoir déterminé qu'une personne handicapée qui en aura besoin sera présente.
10. En règle générale, la Commission n'inspecte pas les salles de réunion avant de les réserver et s'attend à ce que le fournisseur décrive avec exactitude leurs caractéristiques.
11. Dans le cas des réunions qui ne sont pas ouvertes au public, l'organisateur veille à ce que la salle soit accessible aux personnes invitées.
    
    

Situations nécessitant la présence d'une personne de soutien

12. Afin de déterminer s'il est nécessaire d'exiger qu'une personne handicapée soit accompagnée d'une personne de soutien, la présidente, le président, la vice-présidente ou le vice-président tient compte des facteurs suivants :

• l'existence d'un risque important pour la santé et la sécurité de la personne handicapée ou d'autres personnes qui seront présentes;
• la question de savoir si le risque est plus élevé que celui qui est associé aux autres clients;
• la question de savoir si le risque peut être atténué par d'autres moyens;
• la durée du risque, la nature et la gravité des préjudices éventuels, la probabilité que ces préjudices soient causés et leur imminence;
• une évaluation des caractéristiques particulières de la personne (sans généraliser en se fondant sur son handicap).

13. La présidente, le président, la vice-présidente ou le vice-président oblige la personne handicapée à être accompagnée par une personne de soutien s'il juge que cela est nécessaire pour protéger la santé ou la sécurité de la personne handicapée elle-même ou d'autres personnes qui se trouvent sur les lieux.
    

Pour plus de renseignements :
Courriel : ontariofarm.productsmarketing.omafra@ontario.ca