Établissement de plans d'exploitation

Agdex :	811
Date de publication :	06/99
Commande no.	99-012
Dernière révision :	06/99
Situation :	En remplacement de la fiche no 95-078, qui porte le même titre
Rédacteur :	Brian Cardy - spécialiste de la planification d'entreprise/MAAO; Rob Gamble - Finances et structures d'entreprise, chef de programme/MAAO; Ellen Helps - coordonnatrice de projet, Secrétariat du Fonds de stratégie d'emploi en milieu rural/MAAO; Elaine Schneider - consultante auprès des entreprises rurales/MAAO

Table des matières

1. Qu'est-ce qu'un plan d'exploitation?
   
2. Pourquoi planifier?
   
3. Présentation du plan
   
4. Lancement d'une entreprise : évaluation du projet
   
5. Composantes d'un plan d'exploitation
   
6. Documents d'information
   
7. Ouvrages de référence
   
8. Sources d'information pour l'agriculteur
   
9. Sources d'information pour les entreprises rurales
   

Qu'est-ce qu'un plan d'exploitation?

Un plan d'exploitation est un outil de gestion reconnu servant à formuler des objectifs et les moyens de les atteindre. Le plan est habituellement un exposé concis des activités entourant la création ou l'expansion d'une entreprise. Le plan renseigne sur le produit ou le service, la clientèle, la concurrence, les plans de production et de commercialisation, la gestion, les moyens de financement et tout ce qui peut avoir un lien avec le produit ou le service que l'entreprise compte offrir. Le plan d'exploitation n'est ni plus ni moins qu'un programme d'action fournissant une indication écrite des objectifs fixés et des moyens qui doivent être mis en oeuvre pour les atteindre.

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Pourquoi planifier?

À ceux qui se demandent « Pourquoi devrait-on préparer un plan d'exploitation? », nous répondons parce qu'un tel plan augmente les chances de réussite d'une entreprise commerciale.

Rares sont les personnes qui oseraient entreprendre la construction d'un immeuble sans avoir au préalable élaboré des plans détaillés. Or, les plans sont tout aussi nécessaires à l'édification d'une entreprise, quelle qu'en soit la taille. Il faut plus que de l'argent et des rêves pour donner vie à une entreprise et la rentabiliser : il faut une planification soignée qui permette de pressentir les difficultés et les obstacles possibles afin d'être à même de les contourner et de tirer parti des occasions pouvant se présenter. Ce qui nous amène à l'un des principaux rôles du plan d'exploitation, soit de se convaincre soi-même et de convaincre les autres qu'on connaît son affaire.

Le plan sert aussi à d'autres fins non moins importantes. En effet, un bon plan permet d'avoir à portée de la main une foule de renseignements précieux grâce auxquels on est prêt à prendre des décisions difficiles et à faire face aux changements touchant les activités de l'entreprise. Un plan écrit aide également le gestionnaire à expliquer ses objectifs : quelle est l'orientation de l'entreprise? que doit-on accomplir? et quel est le rôle des investisseurs, des membres de la famille et des employés dans la poursuite de ces objectifs? Il fournit également un moyen de comparer les progrès accomplis aux objectifs fixés et d'apporter des modifications, au besoin. Le fait de formuler par écrit ses attentes, ses projets, les écueils possibles et les solutions à envisager permet de les communiquer plus facilement aux autres membres de l'équipe afin que chacun comprenne bien la mission de l'entreprise et le rôle qu'il a à jouer en vue de la réalisation de cette mission.

Le plan d'exploitation est aussi d'une grande utilité et est même pratiquement indispensable si on compte solliciter du financement auprès d'investisseurs privés, de pourvoyeurs de capital de risque ou de prêteurs commerciaux comme les banques ou les sociétés de fiducie. De plus en plus de programmes de subventions exigent par ailleurs qu'on joigne un plan d'exploitation aux demandes d'aide financière. Pourquoi? Parce qu'un plan bien préparé constitue une preuve tangible de la capacité du gestionnaire à diriger, à planifier et à communiquer, autant de qualités nécessaires pour gérer adéquatement une entreprise commerciale.

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Présentation du plan

Il est important de présenter le plan dans un document officiel qui soit bien structuré. En fait, un plan d'exploitation présenté selon les normes et le format les plus couramment utilisés a plus de chances d'être lu et de faire bonne impression. Une foule de notes manuscrites n'impressionnent personne.

Le plan doit être bien structuré et facile à lire. En règle générale, le plan est imprimé sur des feuilles de 8 ½ po × 11 po rassemblées en une brochure d'une longueur variant habituellement entre 10 et 30 pages. On doit le présenter à double interligne et prévoir des marges suffisantes pour que des notes et des questions puissent y être inscrites. On doit éviter d'inonder le lecteur de détails superflus. Au besoin, ce dernier demandera un supplément d'information. Il faut éviter le jargon spécialisé et, dans la mesure du possible, faire valoir le bien-fondé d'un plan par des chiffres plutôt que par des mots. L'insertion dans le document de nombreux titres et sous-titres, clairement reportés dans une table des matières, facilite en outre la lecture du plan.

Rappelons que le lecteur peut aussi bien être un employé clé qui contribuera à l'atteinte des objectifs qu'un prêteur assis dans un bureau éloigné. Pour cette raison, on devrait tout mettre en oeuvre pour que l'information soit le plus compréhensible possible. On présente les éléments d'information les plus importants là où on les trouve le plus facilement, c'est-à-dire au début du document. Étant donné que certains prêteurs sont appelés à analyser de nombreux plans d'exploitation dans une même semaine, il faut s'assurer qu'ils puissent saisir l'essentiel du plan en tout au plus cinq minutes. Diagrammes, tableaux, photographies ou croquis du produit et du service sont utiles à cette fin. Il est également important d'inclure de l'information sur des brevets ainsi que les curriculum vitae des collaborateurs. Les annexes servent à joindre les suppléments d'information tels que rapports techniques, études, catalogues et autres. Il est bon de demander à une personne étrangère à l'entreprise et dont on respecte l'opinion de lire la dernière ébauche du plan et d'en faire une critique constructive.

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Lancement d'une entreprise : évaluation du projet

Vu le rôle déterminant d'une planification soignée dans la réussite d'une entreprise, il est important, au cours du processus de planification, d'examiner attentivement et honnêtement chaque aspect de l'entreprise. Il faut évaluer ses capacités et les possibilités de réussite avec réalisme. Voici quelques-unes des questions qu'on devrait se poser :

• Quelle est la raison d'être de l'entreprise (être capable de l'exprimer en quelques phrases)?
• Quel marché vise-t-on? Les clients sont-il disposés à acheter le produit ou le service qu'on compte offrir et en ont-ils les moyens?
• Quels objectifs personnels et commerciaux poursuit-on? Sont-ils précis, quantifiables, réalisables, réalistes et assortis d'une limite de temps?
• Possède-t-on les aptitudes, les compétences et les ressources nécessaires?
• De combien d'argent a-t-on besoin approximativement au départ et à plus long terme? Dispose-t-on de telles ressources? Si non, où peut-on se les procurer?
• Est-on disposé à consacrer le temps qu'il faut pour planifier la réussite du projet?

Les réponses à ces questions peuvent contribuer à déterminer la faisabilité du projet. Où obtenir l'information? Certaines de ces questions sont personnelles et nécessitent une réflexion et une évaluation de sa situation présente. On peut trouver les réponses aux autres questions en lisant les articles de journaux présentant un intérêt pour l'entreprise et en étant attentif à l'information qui circule parmi les employés, les fournisseurs et les concurrents. Réseau Internet, revues spécialisées, séminaires, contacts avec des personnes appartenant au même secteur d'activité, organismes publics et bibliothèques sont par ailleurs autant de sources d'information utiles pour évaluer ce qui n'est encore qu'un projet. Il existe également de nombreux ouvrages bien faits qui guident le futur entrepreneur pendant la phase de planification. Pour plus d'information, on peut communiquer avec un bureau régional du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales de l'Ontario (MAAO) ou avec un Centre d'aide aux nouvelles entreprises.

On doit noter ses réflexions par écrit et rassembler l'information selon les mêmes rubriques qui sont utilisées dans le plan officiel, afin de pouvoir s'y référer plus facilement. On peut très bien réunir ces notes dans une reliure de feuilles mobiles dotée d'intercalaires qui séparent les principaux sujets. On recommande, dans les premières pages, d'énoncer ses buts et objectifs commerciaux, tant à court terme qu'à long terme, afin de ne pas les perdre de vue. Il faut par ailleurs garder à l'esprit les éléments d'information qui manquent afin de pouvoir les inscrire une fois qu'on se les sera procurés. Il suffit ensuite de parapher et de dater toutes les notes qu'on ajoute. Ce document de travail constitue une ébauche du plan d'exploitation et est utile une fois qu'on est prêt à élaborer le plan d'exploitation officiel.

Sans escamoter le processus de planification, on doit faire bon usage de son temps. Élaborer un plan peut prendre jusqu'à six mois. En conséquence, il est bon de réserver du temps à cette tâche pendant la saison morte. Si la planification se fait en groupe, chacun doit prévoir suffisamment de temps dans son horaire pour consacrer toute son attention à cette activité. On peut confier aux membres du groupe, le soin de réunir certains éléments d'information. Rappelons qu'on peut s'adresser à des conseillers externes, tels qu'avocats et comptables, mais qu'on doit absolument élaborer le plan soi-même afin d'être en mesure de le présenter, de le résumer et de répondre aux questions sur celui-ci.

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Composantes d'un plan d'exploitation

Le plan d'exploitation combine en fait plusieurs sous-plans. Un plan d'exploitation complet comprend une page titre, une table des matières, un sommaire du projet et le profil de l'entreprise, ainsi que des sections décrivant les plans de commercialisation, de production (exploitation), des ressources humaines (direction) et le plan financier. Il n'y a pas deux entreprises pareilles. La nature des activités détermine l'importance relative accordée à chacune des composantes. Mais si on compte présenter le plan à des prêteurs, il faut inclure un minimum de renseignements dans chacune des sections.

Composantes du plan

1. Page titre et table des matières
2. Sommaire du projet et profil de l'entreprise
3. Plan de commercialisation
4. Plan de production
5. Plan des ressources humaines
6. Plan financier
7. Documents d'information

Il existe des ouvrages détaillés, en copie papier ou sur Internet, qui expliquent comment préparer des plans d'exploitation, avec exemples à l'appui. Pour se faire aider dans la recherche de tels ouvrages, on peut communiquer avec un bureau régional du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales de l'Ontario (MAAO) ou avec un Centre d'aide aux nouvelles entreprises.

Page titre et table des matières

La page titre doit présenter le nom de l'entreprise, la période visée par le plan, la date à laquelle le plan a été préparé ainsi que le nom d'une personne-ressource, son numéro de téléphone et son adresse. La page titre doit conférer une image de sérieux. C'est la première page que les lecteurs voient et, comme on le sait, la première impression est toujours importante.

La table des matières dresse une liste des sujets traités dans le plan. Elle permet au lecteur de s'y référer et de trouver immédiatement les sections qui l'intéressent le plus.

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Sommaire du projet et profil de l'entreprise

De nos jours, les gens ont de moins en moins le temps de lire des documents volumineux. Cette section vise à susciter l'intérêt du lecteur et à lui fournir l'information de base suivante :

• raison d'être et concept de l'entreprise (ou pour quelle raison on estime que le marché a besoin du produit ou du service qu'on veut offrir);
• objectifs commerciaux (prévisions en termes d'articles vendus et de chiffre d'affaires pour la période visée par le plan) et moyens de les atteindre;
• capitaux nécessaires, sources de financement prévues, affectation des fonds et mode de remboursement.

On doit aussi parler brièvement de la structure de l'entreprise et de la façon dont elle est détenue (entreprise à propriétaire unique, société de personnes ou société par actions). Si l'on a des hésitations, on peut communiquer avec un comptable, un avocat ou avec un bureau régional du MAAO ou avec un Centre d'aide aux nouvelles entreprises.

Voici un aperçu d'autres renseignements utiles qu'on peut intégrer : composition de la direction, financement antérieur (nommer les créanciers), date d'entrée en activité projetée, information pertinente sur le marché actuellement desservi par l'entreprise, sa clientèle et les tendances sur lesquelles l'entreprise proposée peut miser pour assurer sa réussite.

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Plan de commercialisation

Cette section sert à présenter sommairement le secteur d'activité dans lequel l'entreprise devra évoluer ainsi que la stratégie qu'on emploiera pour pénétrer ou exploiter le marché cible : quel chiffre d'affaires s'attend-on à réaliser? qui seront les clients? quels prix exigera-t-on? et comment compte-t-on faire la promotion des produits? Il n'est pas obligatoire d'inclure dans le plan d'exploitation tous les détails du plan de commercialisation et de la stratégie mais il importe, avant de finaliser le plan de commercialisation, d'envisager et d'évaluer un certain nombre de possibilités.

Comme les ventes constituent souvent l'unique source de revenus d'une entreprise, voici certaines données de nature à intéresser l'investisseur ou le prêteur :

• indication claire dans le plan qu'on est conscient de la situation du marché (de son importance et de sa structure), de l'économie en général et de la concurrence;
• conséquences du changement (ou des tendances), des progrès technologiques, de l'arrivée de nouveaux produits sur le marché, d'un changement dans les modes de vie, de la possibilité pour les clients de s'offrir le produit ou le service;
• conséquences de contraintes juridiques ou politiques visant les modes de production et de livraison des produits;
• avantages que le produit offre par rapport à ceux des concurrents ou s'il occupe un créneau particulier du marché;
• mode d'établissement du prix du produit ou du service en fonction des coûts, de la concurrence ou de ce que le marché est prêt à payer;
• région géographique où se déroulera le gros des activités promotionnelles;
• meilleur mode de distribution du produit ou du service (en se fiant aux concurrents, à moins de connaître un meilleur mode).

Le plan de commercialisation officiel devrait toujours comporter une description du produit, des prix, des activités promotionnelles et de la région (distribution), en plus d'indiquer, stratégiquement parlant, où l'on se situe maintenant, où l'on compte se rendre et comment on compte s'y rendre.

Les prévisions de chiffre d'affaires sont un aspect important du plan de commercialisation. Lorsqu'il faut établir des prévisions, on recommande d'en faire trois séries correspondant respectivement à un point de vue « optimiste », à un point de vue « pessimiste » et à la situation « la plus probable ».

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Plan de production

Parfois appelé plan d'activité ou plan de fabrication, le plan de production devrait présenter les principales activités de l'entreprise. Ces activités peuvent sembler évidentes au gestionnaire, mais pas nécessairement au lecteur. Voici donc un aperçu des points à traiter :

• Comment le produit sera-t-il fabriqué ou comment le service sera-t-il offert?
• Où seront achetés les fournitures et les matériaux nécessaires et comment le produit sera-t-il conditionné, entreposé et expédié?
• Quel genre de service après-vente devrait-on offrir (réparations, garanties et autres)?
• Quels sont les besoins de l'entreprise en matière de terrains, d'immeubles, d'installations et d'équipement? quels sont les coûts à prévoir à ce chapitre? et comment compte-t-on se les procurer (location ou achat)? quels seront les travaux de rénovation à faire? à combien s'élèveront les impôts fonciers et le coût des services publics?
• Quels sont les employés et les gestionnaires nécessaires et comment, au besoin, entend-on trouver la main-d'oeuvre spécialisée?
• Quel est l'emplacement choisi pour l'entreprise et en quoi répond-il aux besoins de celle-ci (proximité de la clientèle et des fournisseurs, frais de transport et emplacement des concurrents)?
• Quelle est la capacité de production? quelle est la vitesse de rotation? ou quels sont les services pouvant être offerts de façon réaliste compte tenu du personnel et des installations actuels ou proposés?

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Plan des ressources humaines

La direction revêt une importance capitale pour le succès d'une entreprise. Investisseurs comme prêteurs recherchent une équipe de personnes qui se complètent possédant les aptitudes nécessaires dans les importants domaines que sont la gestion, la commercialisation et la comptablité, ainsi que les compétences techniques permettant d'assurer la réalisation du plan d'exploitation.

La gestion des ressources humaines oblige à se demander comment recruter, sélectionner, motiver, former et discipliner son personnel. Voici les points à résumer :

• Nommer les principaux dirigeants de l'entreprise et décrire brièvement la formation et l'expérience que chacun apporte à l'entreprise (avoir en main les curriculum vitae de chacun afin de pouvoir les présenter si on les demande);
• Expliquer comment seront réparties les principales responsabilités et à qui elles seront confiées. Un organigramme peut être utile à cette fin. Mentionner les mesures prévues si une personne ne peut remplir ses fonctions pendant une période prolongée;
• Indiquer toute faiblesse au niveau de l'équipe de gestion, le temps qu'on se donne pour y remédier et les moyens auxquels on compte recourir, y compris la formation du personnel en poste, le recrutement de nouveaux employés ou le recours à des conseillers externes (les nommer);
• Indiquer si les salaires et la rémunération des dirigeants et des employés sont concurrentiels au sein du secteur d'activité et si l'on offre des stimulants comme des commissions, des primes ou une participation aux bénéfices;
• Présenter le conseil d'administration ou les conseillers professionnels et indiquer comment leur expérience et leurs conseils seront utilisés par la direction. Indiquer la durée de chaque réunion du conseil et la fréquence de ces réunions.

Reconnaître l'apport des employés est un excellent moyen d'assurer la croissance et le succès d'une entreprise. Le plan devrait décrire comment l'on entend identifier le personnel clé, le recruter et lui offrir de l'avancement, et de quelle façon on compte s'y prendre pour entretenir chez tous les employés le sentiment de participer à un projet collectif.

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Plan financier

Le plan financier est un élément clé du plan d'exploitation pour la bonne raison que l'élaboration de prévisions financières portant sur les produits et les charges, les mouvements de trésorerie et la situation financière de l'entreprise oblige à examiner toutes les autres grandes composantes du plan. Cette démarche permet de chiffrer le plan et de mettre le doigt sur les erreurs, les éléments manquants ou les hypothèses de départ peu réalistes. Le plan financier constitue également un outil précieux pour les créanciers ou les organismes publics au moment où ils évaluent les besoins de l'entreprise et l'utilisation qu'elle fait des fonds. Le MAAO publie toute une gamme de fiches techniques et de documents de travail sur ce sujet. Se référer aux rubriques Sources d'information, qui se trouvent à la fin de la présente fiche.

1) État des résultats prévus
L'état des résultats a pour objet de divulguer les produits et les charges d'une entreprise pour la période visée par le plan. Pour une entreprise existante, il s'agit d'inclure l'information relative au dernier exercice ou aux deux derniers exercices, et même plus si possible.

2) Trésorerie
De tous les documents d'information, la projection des mouvements de trésorerie est celui qu'on peut trouver le plus difficile à préparer. Essentiellement, il s'agit de prévoir le moment où s'effectueront les mouvements de fonds, encaissements comme décaissements, et l'importance de ces mouvements de fonds. Ces prévisions sur les mouvements de trésorerie servent à déterminer ce qu'on peut se permettre, quand on peut se le permettre et comment assurer le bon fonctionnement des activités mois après mois. Cette information est utile pour planifier les augmentations ou diminutions prévues d'un prêt bancaire dont on peut avoir besoin au cours d'un exercice. Souvent, des états trimestriels de la trésorerie suffisent, mais il arrive occasionnellement, pour le premier exercice, qu'il faille produire cet état chaque mois.

3) Bilan
Le bilan décrit l'actif, le passif et les capitaux propres de l'entreprise. Il s'agit d'un document comptable largement utilisé qui indique les ressources économiques d'une entreprise et la part de ces ressources qui reviennent aux créanciers. Cette information est utile en ce sens qu'elle permet à l'entreprise et à ses créanciers de comparer des estimations aussi bien que des résultats réels aux moyennes obtenues dans le secteur d'activité.

4) Achats et ventes d'immobilisations
Les investisseurs comme les prêteurs exigent de l'information détaillée sur les achats d'immobilisations prévus pour la période visée par le plan, sur la façon dont ces éléments d'actif seront financés et sur leur durée de vie utile escomptée. Les immobilisations comprennent les terrains, les immeubles et l'équipement.

5) Tableau de financement
Le tableau de financement présente au lecteur une liste succincte des prêts en cours de l'entreprise et des prêts que celle-ci entend contracter. Les renseignements qui doivent y figurer sont les suivants : taux d'intérêt, fréquence des versements, garanties exigées, type de prêt (amorti ou non amorti), durée prévue du prêt. Dans le cas des prêts existants, on doit également indiquer le nom de l'établissement financier.

Personne ne s'attend à ce qu'une entreprise affiche des profits dès le premier mois, le premier trimestre ni même parfois la première année. On doit quand même voir poindre une lueur au bout du tunnel. Les intérêts sur les prêts courent dès le premier jour où les fonds sont avancés. Aussi faut-il s'assurer, si l'on veut que l'entreprise soit viable, que le temps et l'argent investis finissent par porter fruits dans une délai raisonnable.

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Documents d'information

Voici les documents d'information qu'on peut envisager de joindre au plan :

• curriculum vitae du propriétaire et des partenaires, y compris un aperçu de leur formation, de leur expérience et de leurs rôles dans l'entreprise, leurs antécédents au niveau du crédit et un état de leur valeur nette personnelle;
• les curriculum vitae et les définitions de tâches des employés clés;
• des rapports de solvabilité, des lettres de références (sur la personne et ses finances);
• le nom de conseillers professionnels (techniques, juridiques et comptables); et
• une copie de contrats, de baux ou de brevets.

Quels que soient les documents d'information utilisés, on doit faire en sorte que le lecteur en saisisse la pertinence. Quant à l'ensemble du plan, sa présentation doit contribuer à ce qu'il soit perçu et lu comme un plan d'exploitation et non comme un devoir d'écolier.

Prendre le temps de mettre au point un plan d'exploitation solide et bien pensé constitue l'étape la plus importante vers l'atteinte de l'objectif que l'on poursuit, à savoir de mettre sur pied une entreprise dynamique et rentable. La tâche est-elle grande? Oui. Vaut-il la peine d'investir tant de temps et d'efforts? Dans les entreprises qui réussissent, on prétend que oui. Les banquiers et les fonctionnaires le souhaitent. Les pourvoyeurs de capital de risque exigent pour leur part qu'on investisse ce temps et ces efforts. Mais c'est l'entrepreneur qui en tirera le plus de profit s'il en fait son itinéraire jusqu'à l'objectif visé.

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Ouvrages de référence

Developing Rural Business Opportunities, Institut de formation agricole de l'Ontario, 1992. Site Web : www.oati.com/

Guide to Preparation of Business Plans for Agricultural Crop Producers, Équipe des cultures de remplacement, ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales de l'Ontario, 1988.

Comment planifier la création d'une entreprise, ministère du Développement économique, du Commerce et du Tourisme. Site Web : www.ontario-canada.com/

Preparing a Business Plan: A Guide for Agricultural Producers, L. Owen, ministère de l'Agriculture et des Pêcheries de la Colombie-Britannique.

Fondation d'une petite entreprise en Ontario, ministère du Développement économique, du Commerce et du Tourisme. Site Web : www.ontario-canada.com/

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Sources d'information pour l'agriculteur

Publication 37F, Cahier de planification et d'analyse financière de ferme, ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales. Site Web : www.omafra.gov.on.ca/

Manuel d'uniformisation de la comptabilité agricole : Manuel de la terminologie, des ratios et des règles de présentation utilisés dans l'industrie agricole, Le comité d'uniformisation de la comptabilité agricole, Société du crédit agricole. (On peut aussi communiquer avec un spécialiste d'un bureau régional du MAAO.)

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Sources d'information pour les entreprises rurales

Le site Web d'Industrie Canada pour les entreprises. Tout un monde de renseignements à l'intention des entreprises : www.strategis.ic.gc.ca/

Le Centre de services aux entreprise Canada-Ontario est le résultat d'une collaboration fédérale-provinciale viant à informer les entrepreneurs nouveaux ou déjà établis. Site Web : www.cbsc.org/ontario/

Le disque optique Rural Business Planner produit par le Conseil canadien de la gestion des entreprises agricoles. Site Web : www.cfbmc.com/

Nous tenons à remercier le Secrétariat d'État pour sa contribution financière à la réalisation de la présente fiche technique.

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