Rémunération salariale de la famille de l'exploitant


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 823
Date de publication : février 2011
Commande no. 11-016
Dernière révision : septembre 2013
Situation : En remplacement de la fiche technique nº 07-004 du MAAARO, qui porte le même titre
Rédacteur : Le personnel du MAAARO

Table des matières

  1. Introduction
  2. Avantages de la rémunération salariale des membres de la famille
  3. Inconvénients
  4. Nouveaux employeurs
  5. Documentation requise
  6. Retenues sur la paie
  7. Réponses à des questions fréquemment posées
  8. Ressources additionnelles
  9. Conclusion
  10. Organismes à consulter

Introduction

La rémunération salariale des membres de la famille qui travaillent dans l'entreprise agricole constitue une excellente façon de reconnaître les efforts de ces derniers, de leur donner un sentiment de participation et d'officialiser leur rôle au sein de l'entreprise familiale. Cette pratique permet aussi parfois aux familles d'augmenter leur revenu après impôt. La personne recevant une rémunération doit réellement travailler pour l'entreprise. Elle doit y être liée par un contrat de travail et doit apporter quelque chose à l'entreprise.

Dans ces conditions et lorsque le rapport employeur-employé peut être documenté, le fait de rémunérer les membres de la famille soumis à un taux d'imposition marginal inférieur à celui du propriétaire de l'entreprise peut alléger le fardeau fiscal de la famille.

Les économies d'impôt constituent un avantage, mais le principal avantage réside dans la reconnaissance tangible du rôle important joué par tous les membres de la famille qui participent à l'exploitation de l'entreprise agricole.


Une liste des organismes gouvernementaux à consulter se trouve à la fin de cette fiche technique.


Avantages de la rémunération salariale des membres de la famille

  • Les salaires versés aux enfants ou aux conjoints pour du travail réel et vérifiable constituent une dépense déductible du revenu imposable de l'entreprise agricole. Le fait de répartir le revenu total tiré de l'entreprise entre les membres de la famille peut entraîner un allégement du fardeau fiscal de la famille.
  • Les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) doivent être payées par toute personne de 18 ans ou plus qui ne reçoit pas déjà des prestations au titre du RPC et dont les gains totaux pour l'année civile excèdent 3 500 $. Ces personnes deviennent alors admissibles aux prestations de retraite et d'invalidité prévues par le RPC.
  • L'intérêt des membres de la famille pour le succès de l'entreprise peut s'accroître par suite de la reconnaissance financière de leur apport. Les jeunes adultes peuvent mettre de l'argent de côté pour aider à financer leurs études, acheter une maison ou encore acquérir une participation dans l'entreprise.
  • Le versement périodique de famille peut remplacer les mesures prises en fin d'exercice pour réduire le montant d'impôt à payer, comme l'achat anticipé d'intrants ou de matériel agricole.
  • Toute personne de moins de 69 ans recevant un revenu sous forme de traitement ou de salaire peut constituer un régime enregistré d'épargne-retraite (REER) et y cotiser. Il n'y a pas d'âge minimal prescrit pour la constitution d'un REER. Si le régime est constitué assez tôt dans la vie de l'enfant, les fonds qui s'y accumulent en franchise d'impôt pourront aider l'enfant à payer ses études ou à démarrer une entreprise. Ils pourront aussi y rester déposés et fructifier jusqu'à la retraite.
  • Le conjoint qui, tout en étant employé de l'entreprise agricole, engage quelqu'un pour s'occuper des enfants de moins de 14 ans, peut déduire des frais de garde. Des personnes apparentées à la famille peuvent être engagées comme gardiennes ou gardiens d'enfant, si elles ont plus de 18 ans.

Inconvénients

  • La rémunération amène un alourdissement des formalités à remplir et de la tenue de livres.
  • L'exploitant doit s'attendre à payer la cotisation de l'employeur au titre du RPC, de l'assurance-emploi (AE), de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail, et de l'impôt-santé des employeurs.
  • La rémunération salariale des membres de la famille peut modifier leur admissibilité à des crédits d'impôt personnels comme le crédit d'impôt pour enfants.
  • Les sommes versées sous forme de salaires et de primes ne seront plus disponibles à l'entreprise, à moins qu'elles soient réempruntées de la personne salariée.

Nouveaux employeurs

L'embauche de personnel au sein de l'exploitation agricole, qu'il s'agisse de membres de la famille ou non, oblige à tenir des registres précis des heures travaillées ainsi que des retenues à la source. Les nouveaux employeurs doivent :

  • obtenir un numéro d'employeur;
  • s'inscrire auprès de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail.

S'adresser à la section des Retenues sur la paie du Bureau local des services fiscaux de l'Agence du revenu du Canada (ARC) afin d'obtenir un numéro d'employeur et la trousse de l'employeur. Celle-ci comprend les tables d'impôt, les tables du RPC et de l'AE ainsi que les formulaires Déclaration des crédits d'impôt personnels (TD1F).

Toutes les coordonnées nécessaires sont fournies à la fin de cette fiche technique.

Documentation requise

Au départ :

  • Obtenir de l'ARC un numéro d'employeur qui, désormais, servira de numéro de compte pour les retenues sur la paie.
  • Conclure un contrat de travail pour l'embauche d'une personne comme employé. Préciser les tâches à effectuer, le taux de rémunération, les heures de travail, les conditions d'emploi, les avantages, etc.
  • Demander un numéro d'assurance sociale pour tout employé qui n'en aurait pas encore.
  • Remplir une Déclaration des crédits d'impôt personnels (TD1F) pour chaque employé. Ce formulaire renseigne l'employeur sur le niveau pertinent de crédit d'impôt alloué pour chaque employé. L'employeur doit garder le formulaire en dossier afin de vérifier si l'impôt a été correctement retenu sur les chèques de paie de chaque employé. Les impôts sont retenus en fonction du revenu brut (selon le code indiqué sur le formulaire TD1F).
  • Inscrire l'entreprise auprès de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT).
  • Certains exploitants ont l'habitude de rémunérer leurs ouvriers comme si ces derniers étaient des travailleurs contractuels. Ils ne tiennent donc pas de feuille de paie pour ces employés, n'effectuent aucune retenue sur la paie et aucun versement à l'ARC. Très souvent, ces travailleurs sont de véritables employés, non des entrepreneurs, vu l'existence dans les faits d'un rapport employeur-employé. Il est inéquitable et incorrect de ne pas traiter ces personnes comme des employés. Voir la question 7 pour plus de détails.
  • Depuis le 30 juin 2006, la Loi sur la santé et la sécurité au travail s'applique à toutes les exploitations agricoles qui ont des travailleurs rémunérés. Certaines dispositions de cette loi ont une incidence sur les exploitations. Se renseigner auprès du ministère du Travail et auprès de la Workplace Safety and Prevention Services pour plus d'information. (Voir sous Organismes à consulter).

Chaque mois :

  • Tenir un livre de paie mensuel contenant tous les détails sur les dates des périodes de paie, le nombre d'heures de travail, le salaire brut, les avantages imposables, les cotisations au RPC, les cotisations d'AE, l'impôt sur le revenu, les paiements anticipés, les retenues, le salaire net et les sommes versées à l'ARC.
  • Remettre à chaque employé un talon explicatif mensuel avec le chèque de paie.
  • Transmettre les remises mensuelles avec le formulaire PD7AR à l'ARC. (Les montants sont payables le 15 du mois suivant.)

En fin d'exercice :

  • Remplir un sommaire de paie annuel à partir des livres de paie mensuels.
  • Remplir les feuillets T4 supplémentaires pour tous les employés, avant le 28 février de l'année suivante.
  • Remettre le sommaire des feuillets T4-T4A à l'ARC. Il s'agit d'un résumé de la rémunération totale versée à tous les employés de l'entreprise.
  • Remplir et soumettre le sommaire de fin d'exercice à la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail.
  • Remplir et soumettre le sommaire du livre de paie à la Direction de l'impôt-santé des employeurs.
  • L'ARC met à la disposition des producteurs qui utilisent un programme informatique pour calculer les retenues sur la paie (impôt sur le revenu, cotisations au RPC et à l'AE), le guide Formules pour le calcul informatisé des retenues sur la paie (MC).

Retenues sur la paie

Régime de pensions du Canada (RPC)

La cotisation de l'employé, calculée en pourcentage de ses gains, est jumelée à une contribution égale de l'employeur.

Les salaires, traitements ou autres formes de rémunération telles que commissions ou primes ainsi que la valeur de la pension et du logement (hormis les allocations non imposables pour travaux spéciaux ou pour travail en région éloignée) sont soumis aux cotisations du RPC.

Les personnes répondant aux conditions suivantes n'ont pas à payer de cotisations :

  • les personnes de moins de 18 ans ou de plus de 70 ans;
  • les travailleurs agricoles gagnant moins de 250 $ et travaillant moins de 25 jours ouvrables dans une année civile;
  • les personnes occupant un emploi sans rémunération en espèces.

Cotisations à l'assurance-emploi (AE)

La cotisation de l'employé est calculée en pourcentage de ses gains assurables aux fins de l'AE, jusqu'à concurrence d'un plafond annuel.

La cotisation de l'employeur est égale à 1,4 fois le montant de la cotisation de l'employé, jusqu'à concurrence d'un plafond annuel par employé. Les cotisations de l'employé et de l'employeur sont exigibles pour toute personne tirant un revenu d'un emploi assurable aux fins de l'AE. Tout emploi au Canada obtenu en vertu d'un contrat de travail est, à moins d'une exonération, considéré comme un emploi assurable aux fins de l'AE.

Le conjoint et les membres de la famille sont considérés comme assurables s'ils travaillent dans le cadre d'un rapport employeur-employé valide en vertu d'un contrat de travail. En cas de doute quant à la validité du contrat de travail, il est souhaitable d'obtenir une décision de l'ARC. Pour plus de détails à ce sujet, voir la question 7.

Il n'y a pas de seuil ni de plafond d'âge en ce qui a trait aux cotisations d'AE. Les employés de plus de 65 ans continuent à payer la cotisation.

Les cotisations de l'employeur et de l'employé ne sont pas requises dans le cas :

  • d'un emploi dans une entreprise agricole, de moins de 7 jours ouvrables dans une année civile ou pour lequel la personne ne touche aucune rémunération en espèces;
  • d'un emploi occupé dans une société par actions par une personne qui détient plus de 40 % des actions avec droit de vote de cette société;
  • d'un emploi occupé par un membre de la famille qui est un entrepreneur engagé aux termes d'un contrat de travail;
  • d'un emploi occupé par un membre de la famille qui n'est pas sans lien de dépendance avec l'employeur et qui n'est pas engagé selon un rapport employé-employeur valide;
  • d'un emploi qui s'inscrit dans un échange de travail ou de services.

Cotisations versées à la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT)

La CSPAAT offre :

  • des prestations aux exploitants ou propriétaires et aux travailleurs en cas d'accidents ou de maladies reliés au travail;
  • des renseignements et de la formation sur la sécurité au travail par l'intermédiaire des Workplace Safety & Prevention Services (auparavant connus comme étant la Farm Safety Association).
Taux de cotisation

Différents taux de cotisation s'appliquent aux entreprises agricoles selon la catégorie à laquelle elles appartiennent. Chaque catégorie se voit affecter un montant annuel par la CSPAAT, montant qui tient compte des coûts passés et des prévisions de coûts éventuels résultant de blessures et de maladies professionnelles dans cette catégorie.

Les employeurs paient une cotisation annuelle déterminée en fonction du taux de cotisation qui s'applique à leurs activités et en fonction de leur masse salariale annuelle cotisable.

On calcule la cotisation annuelle exigée de l'employeur en multipliant chaque tranche de 100 $ de paie cotisable (jusqu'à concurrence d'un plafond fixé par la Loi sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail) par le taux de cotisation prévu pour la catégorie à laquelle appartient l'exploitation. Il est illégal de déduire le montant de cette cotisation des traitements versés aux employés.

L'exploitant agricole doit déclarer et inscrire son entreprise auprès de la CSPAAT dans le mois qui suit la première embauche d'employés. On trouve de l'information sur les modalités d'inscription et les autres services en ligne sur le site Web de la CSPAAT. (Voir sous Organismes à consulter.)

Les renseignements annuels sur la paie aux fins de l'établissement de la cotisation doivent être déposés au plus tard le 30 avril de l'année.

Le défaut de se conformer aux exigences de la CSPAAT constitue une infraction quasi-criminelle qui expose l'exploitant à être poursuivi en vertu de la Loi sur les infractions provinciales.

Le Bureau des conseillers des employeurs est un organisme indépendant qui offre gratuitement aux employeurs des conseils relativement aux questions de sécurité au travail et d'assurance contre les accidents du travail. (Voir sous Organismes à consulter)

Impôt-santé des employeurs (ISE)

En Ontario, les employeurs dont la masse salariale dépasse 400 000 $ annuellement sont tenus de payer l'ISE. Les employeurs dont la masse salariale est inférieure à ce seuil ne sont plus tenus de payer cet impôt.

Les remises au titre de l'ISE doivent être effectuées annuellement au moment de la production de la déclaration d'ISE, soit au plus tard le 15 mars de l'année civile suivante. Se renseigner auprès du ministère des Finances de l'Ontario.

Réponses à des questions fréquemment posées

  1. Si j'embauche quelqu'un quelques jours par année pour les semis ou la récolte, dois-je faire les retenues au titre du RPC et de l'AE?

    Non. Les cotisations au RPC ne sont pas exigées relativement à des employés embauchés pour moins de 25 jours ouvrables dans l'année civile. Les cotisations d'AE ne sont pas retenues pour les employés travaillant moins de 7 jours dans l'année civile.

    L'employeur doit toutefois déclarer les travailleurs à la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail, et verser les cotisations d'impôt-santé des employeurs.
  2. Puis-je verser un salaire à mon conjoint ou à mon enfant en une seule fois à la fin de l'année?

    Oui, pourvu que le paiement soit réellement fait et que les retenues soient versées tel qu'il est prescrit. Ne pas croire qu'il sera facile à la fin de l'exercice financier de décider du montant à verser pour l'ensemble de l'année. Il est important de garder au dossier une entente écrite comprenant la description de tâches et la grille salariale.
  3. Dois-je payer mes employés par chèque?

    Oui. Les paiements doivent être faits par chèque à la fin de la période visée, c.-à-d., la semaine ou le mois. Les employés doivent déposer le chèque dans leur compte bancaire, afin qu'il soit clair que le récipiendaire dispose réellement des sommes versées.
  4. Qu'arrive-t-il si l'entreprise n'est pas en mesure de verser le salaire prévu aux membres de la famille?

    La solution consiste à verser le salaire au conjoint ou aux enfants comme convenu, puis de leur réemprunter le montant en signant un billet à vue en bonne et due forme. Il doit réellement y avoir une opération de caisse, l'employé recevant l'argent, puis prêtant ce montant à l'entreprise ou le réinvestissant dans l'entreprise.
  5. Qu'arrive-t-il si l'employeur n'aime pas tenir les livres de paie ou n'en a pas le temps?

    L'employeur a la responsabilité de tenir des livres de paie en vertu de la Loi sur les normes d'emploi (Ontario), de même qu'aux fins de l'impôt. Il peut, si nécessaire, se faire aider par un comptable ou un conseiller en fiscalité pour déterminer au départ les retenues à la source et pour s'acquitter des formalités à remplir chaque mois. S'adresser à un spécialiste des relevés d'emploi à Service Canada pour plus d'information.
  6. Qu'arrive-t-il si je paye mes employés en nature plutôt qu'en espèces?

    Les paiements en nature sont traités comme avantages non monétaires, lesquels sont imposables. La juste valeur marchande du paiement en nature est un avantage qui doit être déclaré sur le feuillet T4A. Ces avantages ne sont pas des gains assurables aux fins de l'assurance-emploi et n'ouvrent pas droit à pension. Ils ne requièrent donc aucune retenue aux fins du RPC ni de l'AE.
  7. Si j'engage quelqu'un à contrat, dois-je prélever des retenues sur sa paie?

    Non. Si le travailleur contractuel est un travailleur autonome dont les services sont retenus pour exécuter un travail particulier, tout ce qu'il y a à faire est de payer la somme forfaitaire prévue au contrat. Les entrepreneurs en travaux agricoles sont tenus de fournir une attestation de paiement délivrée par la CSPAAT, à défaut de quoi il incombe à l'exploitant qui retient leurs services de payer les primes d'assurance. Consulter la publication RC4110(F) Rév 06 de l'ARC pour bien comprendre la distinction, car elle a des répercussions sur les cotisations à l'AE et au RPC.
  8. Quel salaire dois-je considérer comme raisonnable pour mon conjoint ou pour mes enfants?

    Le montant des traitements ou des salaires doit être établi raisonnablement selon la somme de travail et la nature du travail exécuté par le membre de la famille. Il s'agit de se demander ce que l'on paierait pour le même travail exécuté par une personne qui ne serait pas membre de la famille. Les normes relatives au salaire minimum doivent être respectées.
  9. Le fait que mon conjoint soit actuellement payé comme un employé l'empêche-t-il plus tard de devenir associé dans l'entreprise?

    Il n'y a généralement aucun problème à passer de l'état d'employé à celui d'associé, dans la mesure où l'on peut démontrer à la satisfaction de l'ARC comment l'ancien employé a acquis ou accumulé sa participation dans l'entreprise.
  10. Si je rémunère des membres de ma famille (enfants, conjoint), mon exploitation devient-elle assujettie à la « Loi sur la santé et la sécurité au travail » (LSST) ou une exemption est-elle prévue pour les membres de la famille immédiate?

    Il n'existe aucune exemption. Dès qu'un travailleur est rémunéré (qu'une contrepartie monétaire est versée pour un travail), l'exploitation devient assujettie à la LSST.
  11. Est-ce que mon conjoint à titre d'employé peut de son côté embaucher sa mère pour s'occuper de nos jeunes enfants et déduire les frais de garde de son revenu pendant son emploi dans l'entreprise agricole?

    Les frais de garde d'enfants peuvent être réclamés par le conjoint dont le revenu est le plus bas. Si la personne qui garde les enfants est apparentée à la famille, elle doit avoir au moins 18 ans et ne pas être déclarée comme personne à charge par l'employeur. Dans l'exemple donné ici, les frais de garde seraient déductibles dans la plupart des situations.

Ressources additionnelles

Gestion agricole du Canada publie une brochure intitulée Gérer le personnel d'une entreprise agricole. À l'aide d'exemples concrets, cette excellente publication présente diverses techniques de gestion et d'embauche conçues pour améliorer les compétences des gestionnaires.

Conclusion

La rémunération salariale des membres de la famille n'est pas nécessairement une tâche astreignante. Au moment de monter une entreprise ou de modifier une exploitation existante, s'assurer de respecter toute la réglementation qui s'applique. S'informer auprès des organismes gouvernementaux appropriés et ne pas hésiter à demander conseil à un comptable ou à un avocat. La planification est déterminante dans la mise en place d'un régime salarial destiné non seulement aux membres de la famille mais aussi aux autres employés.


Même si cette fiche technique donne un aperçu de la marche à suivre et des exigences à respecter, elle ne traite pas de façon exhaustive de la situation propre à chaque entreprise et à chaque famille. S'assurer de consulter un comptable ou un fiscaliste.


Organismes à consulter

Centre de services aux entreprises Canada-Ontario
Téléphone : 416 775-3456
Sans frais : 1 800 567-2345
Télécopieur : 416 954-8597
Courriel : ontario@cbsc.ic.gc.ca
Site Web : www.entreprisescanada.ca

Régime de pensions du Canada
Téléphone : 1 800 277-9914
Site Web : www.servicecanada.gc.ca
Adresse :
Service Canada
Centre de renseignements du Canada
Ottawa (Ontario) K1A 0J9

Gestion agricole du Canada
250, av. City Centre, bureau 300
Ottawa (Ontario) K1R 6K7
Téléphone : 613 237-9060
Sans frais : 1 888 232-3262
Télécopieur : 613 237-9330
ou 1 800 270-8301 (sans frais)
Site Web : www.fmc-gac.com/fr/accueil

Workplace Safety and Prevention Services
Guelph Regional Office
Ontario AgriCentre
100, rue Stone Road, bureau 101
Guelph (Ontario) N1G 5L3
Téléphone : 519 823-2828 OR 1 888 494-9777
Courriel : info@farmsafety.ca
Site Web : www.farmsafety.ca

Bureau des conseillers des employeurs
Ministère du Travail
151, rue Bloor Ouest, bureau 704
Toronto (Ontario) M5S 1S4
Téléphone : 416 327-0020
Sans frais : 1 800 387-0774
Télécopieur : 416 327-0726
Courriel : askoea@ontario.ca
Site Web : www.employeradviser.ca

Ministère des Finances de l'Ontario /
Impôt-santé des employeurs
Division des revenus fiscaux
33, rue King Ouest
Oshawa (Ontario) L1H 8H5
Téléphone : 1 800 263-7965 ou 1 800 263-7776
Télécopieur : 1 877 4-TAX-FAX
ou 1 877 482-9329
Site Web : www.ontario.ca/finances

Ministère du Travail de l'Ontario
400, av. University
Toronto (Ontario) M7A 1T7
Téléphone : 416 326-7160
Sans frais : 1 800 531-5551
Site Web : www.ontario.ca/travail


Pour plus de renseignements :
Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca