Choix d'un conseiller en gestion d'entreprises agricoles

Agdex :	810/830
Date de publication :	Juin 2009
Commande no.	09-034
Dernière révision :	Juin 2009
Situation :
Rédacteur :	Carl Fletcher - Planification des affaires stratégiques/MAAARO

Table des matières

• Introduction
• Rôle du conseiller
• Définition des tâches
• Recherche de la perle rare
• Vérification du curriculum vitae et des références
• Entrevues
• Rédaction du contrat
• Établissement du coût des services fournis
• Autres points à prendre en considération
• Références

Introduction

Bien choisir une conseillère ou un conseiller en gestion d'entreprises agricoles n'est pas une tâche facile. Mais comme les coûts liés à la sélection d'un mauvais conseiller peuvent être élevés, le temps que vous consacrerez à faire une sélection judicieuse constitue un bon investissement.

Rôle du conseiller

Le rôle de la personne choisie est de compléter vos connaissances pour que vous puissiez prendre des décisions éclairées et judicieuses. Il faut bien saisir cette notion pour établir une bonne relation de travail qui vous permettra d'obtenir les résultats voulus. Cette personne vous donnera des conseils, mais la responsabilité de la décision finale vous revient.

Définition des tâches

Votre choix sera plus facile si vous connaissez les résultats recherchés et les réalisations attendues. Les réalisations attendues sont les éléments du produit fini, du plan que la personne devrait exécuter. Décrivez clairement ce qui doit être fait. Précisez ce à quoi vous vous attendez comme produit (p. ex. un plan d'entreprise). Ce travail initial vous permettra de gagner du temps.

Recherche de la perle rare

1. Renseignez-vous auprès de votre entourage

Le bouche-à-oreille est souvent la meilleure façon d'obtenir les noms de conseillers qualifiés. Dans un contexte de planification de la relève, vos conseillers actuels peuvent vous donner les noms de conseillers avec lesquels ils ont travaillé dans le passé.

2. Utilisez des listes de conseillers en gestion qualifiés

Les sites Web d'ordres professionnels, de collèges, d'universités et d'organismes gouvernementaux contiennent des listes de conseillers qualifiés. Vous trouverez une liste des conseillers en gestion d'entreprises agricoles de l'Ontario et des listes de services-conseils en planification d'entreprises agricoles à l'adresse suivante : www.ontario.ca/agroentreprise.

Vérification du curriculum vitae et des références

Demandez un curriculum vitae, puis communiquez avec au moins deux personnes désignées comme références ou au moins deux anciens clients.

Questions à poser aux personnes désignées comme références

• Demandez-leur de décrire ce que la personne a fait pour eux. Le travail accompli alors par celle-ci correspond-il à celui que vous voulez lui confier?
• Demandez-leur si elles sont satisfaites du travail de la personne. Dans la négative, demandez pourquoi.
• Posez-leur des questions approfondies sur le travail effectué. Vos questions pourraient leur rappeler des problèmes ou des préoccupations que pourrait leur avoir posés cette personne.

Entrevues

Une fois que vous aurez restreint votre liste de candidats, rencontrez-les tous avant de faire un choix final. Ne vous fiez pas seulement à l'offre de service ou à la proposition de prix soumise. Au cours de chaque entrevue, cherchez à voir si la personne comprend vos besoins et a une connaissance approfondie de l'industrie et de votre situation.

Rencontrez les candidats

Une rencontre en personne est préférable. Ne recourez à l'entrevue téléphonique que si vous n'avez pas le choix. Voici des exemples de questions à poser qui vous aideront à déterminer les compétences de la candidate ou du candidat.

Questions d'entrevue

De nombreux conseillers se spécialisent dans un domaine particulier. Le choix d'une personne qui possède les compétences pertinentes peut augmenter la qualité du travail et réduire les coûts. Tentez de découvrir :

• quel est son domaine de compétence et si celui-ci correspond à vos attentes;
• si la personne a déjà rédigé un plan d'entreprise;
• si elle a déjà fait un travail similaire de rédaction de plans d'entreprise pour d'autres clients.

De nombreux conseillers en gestion ont une formation en comptabilité, en administration des affaires, en agriculture, en commerce, en finances ou en économie. Tentez de découvrir :

• quelle est son expérience et sa formation;
• combien d'années d'expérience il ou elle possède;
• si cette personne est membre d'un cabinet d'experts-conseils ou d'un ordre professionnel
  – dans l'affirmative, lequel et depuis combien de temps,
  
  – dans la négative, si la personne a les niveaux de formation et d'expérience nécessaires pour accomplir le travail.

La sélection d'une personne qui connaît à fond l'industrie améliorera la qualité des résultats et réduira le temps nécessaire pour obtenir ces résultats. Tentez de découvrir :

• quelle connaissance elle a de l'industrie;
• si elle a déjà travaillé dans l'industrie;
• si elle connaît personnellement des intervenants de l'industrie.

Choisissez une personne avec laquelle vous êtes à l'aise

Comme vous passerez beaucoup de temps avec cette personne, une relation fondée sur la crédibilité et la confiance est indispensable.

Choisissez une personne avec laquelle vous pouvez facilement communiquer

Les deux parties doivent faire preuve d'ouverture et d'honnêteté l'une envers l'autre si elles veulent tirer le maximum de leur collaboration.

Rédaction du contrat

Habituellement, c'est le fournisseur de services (la conseillère ou le conseiller en gestion d'entreprises agricoles) et non le client qui rédige le contrat (aussi appelé offre de service). Il importe de vous familiariser avec ce que contient un tel document. Un contrat bien rédigé stipule clairement les responsabilités de chacun et il permet d'éviter des surprises désagréables. Quand une entreprise agricole et un conseiller signent un contrat ou une offre de service, ils sont tous deux parties à un accord légal.

Demandez de façon précise tout ce que vous attendez de la personne

Si vous ne le demandez pas, vous ne l'obtiendrez peut-être pas. Précisez tout ce que vous voulez que la personne livre ou produise.

Élaborez un plan d'action précis et un échéancier

Décrivez ce que vous voulez que la personne accomplisse, et précisez les dates de début et de fin ainsi que les coûts. Ces éléments doivent figurer dans l'offre de service.

Indiquez qui exécutera le travail

Indiquez dans le contrat avec qui travaillera la conseillère ou le conseiller et qui exécutera le travail, notamment ses associés, d'autres entreprises ou d'autres experts.

Précisez à qui appartient le fruit du travail effectuéPrécisez à qui appartient le fruit du travail effectué par la conseillère ou le conseiller, le niveau de confidentialité attendu et la manière dont l'information doit être diffusée, le cas échéant.

Précisez les exigences en matière de rapport

Précisez quand, comment et où les rapports vous seront remis. Vous pourriez demander des rapports provisoires ainsi qu'un rapport final.

Précisez les modalités de paiement

La personne peut être payée sur la base d'honoraires fixes ou selon taux horaire pour les services rendus.

Elle peut demander un dépôt initial ou des paiements progressifs. Assurez-vous que ses tâches sont effectuées et que ses factures sont payées selon les modalités du contrat. Il est important de payer la personne au moment approprié, mais assurez-vous de ne pas payer la totalité du montant avant qu'elle ait exécuté toutes les tâches attendues d'elle.

Prévoyez des dispositions concernant l'inexécution ou les circonstances imprévues

Précisez ce que vous considérez être une inexécution et les conséquences de celle-ci. Il importe que vous vous réserviez le droit de résilier un contrat en cas d'inexécution ou de circonstances imprévues.

Établissement du coût des services fournis

Le coût est un aspect important à prendre en considération.

Négociez le prix

Le prix proposé par votre vis-à-vis peut être négociable. Dans la mesure du possible, examinez les propositions de prix de plusieurs conseillers. Toutes les factures et propositions de prix devraient être détaillées afin de faciliter l'identification et le suivi. Veuillez noter que les conseillers ne devraient pas exiger d'être payés pour des services exécutés avant que vous ayez conclu un contrat avec eux (p. ex. temps requis pour préparer son offre de service ou pour assister aux réunions pour discuter de ses idées avec vous).

Paiements provisoires

La personne devrait vous présenter un calendrier des paiements. Tout paiement effectué au cours de l'exécution des travaux est un paiement provisoire. Si des paiements provisoires sont prévus dans l'offre de service, vous devrez prendre des dispositions pour que ces paiements soient effectués. Il peut y avoir des interruptions dans le déroulement des travaux (c.-à-d. lorsqu'une décision doit être prise avant de poursuivre ou qu'il faut verser un paiement pour l'embauche de conseillers externes).

Paiement final

Assurez-vous que le mandat a été entièrement exécuté comme le prévoit le contrat avant de verser le paiement final. Il peut être difficile d'amener la personne à terminer les travaux prévus dans un contrat une fois que le paiement final a été effectué.

Autres points à prendre en considération

Voici d'autres points à prendre en considération :

La personne est-elle assurée contre les erreurs et les omissions?

Cette assurance vous protège vous et le conseiller. Si ce dernier tient à son client, une assurance erreurs et omissions est fortement recommandée. Demandez une preuve d'une telle assurance.

La personne est-elle assurée pour la responsabilité commerciale?

Une telle assurance n'est pas nécessairement pertinente, mais elle vous protègera, vous et le conseiller, au cas où le conseiller causerait des dégâts matériels à votre entreprise. Demandez une preuve d'une telle assurance.

Continuez de participer au projet

Même si vous avez retenu les services d'une conseillère ou d'un conseiller, vous demeurez responsable du projet. La présente fiche technique décrit comment travailler avec cette personne, car c'est en ayant une idée précise de ce que vous souhaitez que vous serez mieux à même de déterminer vos besoins.

Références

Annexe B: Lignes directrices relatives à la sélection d'un expert-conseil, Programme de planification et d'évaluation pour les entreprises de produits à valeur ajoutée (PEPVA), Agriculture et Agroalimentaire Canada, 2004.

Hofstrand, Don. Considerations When Selecting A Consultant, Agricultural Marketing Resource Center, Iowa State University, File C5-400, February 2003.

Sewell, Marilyn. Comment choisir un expert-conseil, ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales, commande no 98-054, juillet 1998.

Dyck, Dean. Choosing a Consultant... An Investment in Your Agricultural Business. Alberta Agriculture, Food and Rural Development, Agdex 823-1, mars 2004.