Éléments du plan de relève d'une entreprise agricole

Agdex :	812
Date de publication :	octobre 2004
Commande no.	04-074
Dernière révision :	octobre 2004
Situation :	nouveau
Rédacteur :	P. H. Coughler - chef du programme de planification de la relève et des structures d'entreprise/MAAO

Table des matières

1. Introduction
2. Éléments du plan de relève écrit
3. Description de chaque élément
4. Référence

Introduction

La planification de la relève est un processus de longue haleine qui vise le transfert, de la génération des « fondateurs ou retraités » à celle des « successeurs », des connaissances, des compétences, du travail, de la gestion, de la direction et de la propriété. Il faut donc du temps et de l'énergie pour aboutir à un plan détaillé qui répondra aux besoins de la famille d'agriculteurs.

Dans l'élaboration du plan de relève, il y a : 1) le « processus » proprement dit, c.-à-d. en parler, y réfléchir, explorer les possibilités, planifier, décider; et 2) la « documentation », c.-à-d. consigner les décisions dans un plan de relève écrit.

La présente fiche technique porte sur les éléments du plan de relève écrit. Avant de se lancer dans la rédaction du plan de relève, il y a quatre points à éclaircir. Il faut :

• Déterminer si le but de la famille est de transférer l'entreprise agricole à la génération qui suit.
• Identifier le ou les successeurs. Si le but poursuivi est de transférer l'entreprise agricole à la génération qui suit, il faut absolument que le ou les successeurs soient partie prenante des échanges et des décisions. C'est d'ailleurs sur quoi porte le gros du travail préparatoire. Il s'agit d'ouvrir les lignes de communication, de discuter des rôles et des responsabilités, et de définir les buts et les objectifs de l'entreprise et des personnes.
• Déterminer si l'entreprise agricole est rentable et viable dans l'immédiat et à long terme. Si elle ne l'est pas, il faut mettre en place des stratégies destinées à combler les lacunes.
• Se donner un calendrier de mise en œuvre du plan.

Sans cette réflexion préalable, la famille risque d'avoir bien du mal à rédiger le plan de relève décrit ci-dessous.

Le plan de relève traite essentiellement des trois aspects suivants :

• transfert du travail;
• transfert de la gestion et des pouvoirs de décision (direction)
• transfert de la propriété de l'actif.

Dans la plupart des situations de transfert intergénérationnel, le transfert du travail se fait en premier et relativement facilement. Par contre, le transfert de la gestion et de la direction risque de se faire plus difficilement, car il suppose un renoncement à la mainmise sur les opérations. Il n'en demeure pas moins un élément clé d'une prise en charge réussie.

Le transfert de la gestion et de la direction doit s'appuyer sur un plan de formation et de perfectionnement. On s'assure ainsi que la génération qui suit possède les connaissances et les compétences nécessaires pour prendre la relève et assurer la prospérité de l'entreprise.

Le transfert de la propriété de l'actif suppose la vente ou le don des biens de l'entreprise aux successeurs.

Cette fiche technique traite des « éléments » du plan de relève d'une entreprise agricole. Ce sont les mêmes éléments que ceux qui doivent obligatoirement être inclus dans les plans de relève élaborés avec l'aide financière du programme des Services spécialisés de planification d'entreprise (SSPE) offerts dans le cadre des Services-conseils aux exploitations agricoles canadiennes d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC). Pour obtenir des renseignements sur ce programme, veuillez communiquer avec les Services canadiens du renouveau en agriculture au 1 866 452-5558.

Éléments du plan de relève écrit

Le plan de relève écrit d'une entreprise agricole sert à consigner et à décrire la façon dont doivent se faire les trois aspects du transfert mentionnés plus haut. Ce plan peut prendre différentes formes. Il comporte cependant toujours les éléments suivants :

1. Aperçu de l'entreprise (p. ex. un résumé et une description de l'entreprise agricole);
2. Description des buts et des attentes de l'entreprise et des personnes;
3. Plan de retraite;
4. Plan de formation et de perfectionnement de la relève;
5. Plan d'entreprise (p. ex. orientation future);
6. Plan d'exploitation (p. ex. rôles et responsabilités);
7. Plan de transfert de la gestion, de la direction et du travail;
8. Plan de transfert de la propriété;
9. Calendrier de mise en œuvre;
10. Plan de communication;
11. Plan d'urgence.

Ces éléments ne font pas tous obligatoirement partie de chaque plan de relève, il est quand même pertinent de s'attarder à chacun à un moment ou à un autre.

Par ailleurs, même si ces éléments peuvent être présentés sous des rubriques distinctes dans le plan écrit, il faut néanmoins s'assurer qu'ils sont compatibles, de manière qu'on puisse se doter d'un plan intégré et détaillé qui vise le transfert de l'entreprise agricole.

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Description de chaque élément

A. Aperçu de l'entreprise

À l'instar du plan d'entreprise, l'aperçu de l'entreprise est un bon point de départ pour présenter l'entreprise d'une manière qui sera comprise et acceptée par chacun.

L'aperçu comprend un résumé du plan d'ensemble ainsi que les points d'action permettant de le mettre en œuvre. L'aperçu décrit l'entreprise agricole actuelle et précise notamment :

• sa taille et son emplacement;
• le type et l'importance de la production;
• qui prend part aux activités et à quel titre (p. ex. qui prend les décisions relatives à la génétique ou aux cultures);
• la structure juridique de l'entreprise et les contrats qui la lient (p. ex. à propriétaire unique, société de personnes, société par actions et contrats de location).

B. Description des buts et des attentes de l'entreprise et des personnes

Il s'agit ici de décrire les buts et les attentes de l'entreprise et ceux des retraités et des successeurs.

Comme il est indiqué plus haut, l'une des premières choses à faire est de discuter, de clarifier et de définir ces buts et ces attentes. Même s'il est plus important de s'entendre et de se comprendre sur certains points que de tout consigner par écrit, il est quand même bon de consigner les décisions par écrit afin de pouvoir s'y référer et d'en assurer la compréhension.

Une fois cette étape terminée, le reste du processus et la rédaction du plan couleront d'eux-mêmes.

C. Plan de retraite

Cet élément comporte deux volets : le volet financier et le volet mode de vie. Il décrit les projets relatifs à la retraite (mode de vie) et les moyens de les financer.

En ce qui concerne le mode de vie, il faut se demander notamment quelles seront les activités des retraités et quelle sera leur participation à l'entreprise. Cette discussion portera en partie sur les aménagements possibles (c.-à-d. qui vivra où).

Le volet financier précise la provenance des fonds de retraite (p. ex. vente de l'entreprise, intérêts sur l'épargne), les stratégies de revenu de retraite (p. ex. REER, FERR, CRIF, rentes, RRC, SV) et la façon dont l'argent sera dépensé. Il est important à ce stade de bien évaluer le coût de la vie.

D. Plan de formation et de perfectionnement de la relève

Il est primordial de s'assurer que la relève possède les compétences et connaissances nécessaires pour exploiter une entreprise agricole complexe.

Cet élément du plan de relève oblige à décrire les compétences et les connaissances incontournables. Il s'agit de comparer le « profil des compétences » de celui ou de celle qui assurera la relève aux compétences exigées d'un bon gestionnaire. Si des lacunes sont identifiées, on élabore un plan d'action visant à y remédier.

Le « profil des compétences » constitue ni plus ni moins qu'une énumération des compétences requises pour chacune des principales activités que le successeur devra assumer. Par exemple, on dira que l'achat d'immobilisations requiert des compétences en recherche, en gestion financière, en négociation, etc. Il se peut que l'exercice fasse ressortir une faiblesse de la relève au niveau, par exemple, de la négociation. On adopterait alors un plan d'action visant à combler cette lacune. On procède ainsi pour l'ensemble des compétences nécessaires et on élabore un plan d'action.

Le plan d'action peut prévoir des activités de formation, un partage des responsabilités, le jumelage et une multitude d'autres possibilités d'apprentissage.

Cet élément comporte aussi un examen du rendement. L'examen de rendement est un outil qui donne à la relève une rétroaction sur les progrès réalisés. Il fait ressortir les points forts et les points à améliorer.

L'examen de rendement doit être adapté à la formation ou au perfectionnement en cours. Par exemple, en situation de formation supervisée (p. ex. quand quelqu'un apprend à opérer de la machinerie), l'examen devrait comporter une rétroaction constante (toutes les heures ou tous les jours). Plus on s'éloigne des tâches quotidiennes pour s'approcher des postes de commande, plus l'examen nécessite une perspective globale sur la situation plutôt qu'une surveillance continue.

Dans tous les cas, il faut prévoir des rencontres périodiques pour suivre les progrès de la relève. L'exercice doit faire ressortir ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné, les raisons qui expliquent les résultats obtenus et ce qui pourrait être fait différemment. Il doit s'agir d'une discussion dans les deux sens et d'une expérience positive à la fois pour les retraités et pour les successeurs, d'une occasion de partage et d'apprentissage.

Une partie de la discussion doit porter sur les problèmes techniques (p. ex. programme alimentaire, choix des cultures). Il est également important de s'attarder aux problèmes de gestion et aux responsabilités (p. ex. décisions d'achat, décisions de gestion financière).

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E. Plan d'entreprise

L'élément plan d'entreprise du plan de relève décrit comment l'entreprise agricole répondra aux besoins des retraités et des successeurs.

Il comporte une analyse financière de l'entreprise agricole (passée, présente et future) afin qu'on détermine si l'entreprise est rentable et viable. C'est un élément d'une importance cruciale. Si l'entreprise n'est ni rentable ni viable, des stratégies doivent être élaborées pour qu'elle le devienne.

Cet élément, qui s'assortit d'états financiers prévisionnels, décrit aussi l'orientation future de l'entreprise agricole (p. ex. maintien de la même échelle, réduction de l'activité, expansion, diversification, valeur ajoutée) et la façon dont cette orientation influencera les activités.

F. Plan d'exploitation

Le plan d'exploitation indique comment gérer les activités de l'entreprise au quotidien. Cet élément se divise en deux grandes parties :

• La première indique les rôles, responsabilités et pouvoirs nécessaires à la gestion des activités quotidiennes et la façon dont les décisions sont prises (p. ex. mise au voix, décision d'une seule personne, débat). Cette partie est surtout importante quand deux générations ou plus travailleront ensemble pendant une période donnée (période de chevauchement).

• La deuxième partie porte sur la planification des réunions d'affaires auxquelles seront convoqués les membres de la famille pour débattre du processus de transfert. Cette partie traite notamment du déroulement des réunions en précisant les responsabilités de chacun, le lieu où se tiendront les réunions et la présence éventuelle de personnes qui ne font pas partie de la famille.

G. Plan de transfert de la gestion, de la direction et du travail

Ce plan reprend le plan d'exploitation (F), mais va plus loin dans la description des modalités de transfert de la gestion, de la direction et du travail (essentiellement le pouvoir décisionnel et la charge de travail). Il comporte un calendrier de transition (renvoi au calendrier de mise en œuvre [I]).

Cet élément doit être étroitement lié au plan de formation et de perfectionnement de la relève (D) afin que celle-ci ait les compétences et connaissances voulues pour assumer la prise en charge totale de l'entreprise.

H. Plan de transfert de la propriété

L'élément transfert de la propriété décrit la structure juridique actuelle de l'entreprise et les changements qui y seront apportés durant le transfert (renvoi à l'aperçu de l'entreprise [A]). Ce plan comprend une description de la nouvelle structure juridique de l'entreprise (p. ex. à propriétaire unique, société de personnes, société par actions). Brièvement, ce plan pourrait se lire comme suit :

• une explication du financement nécessaire, des sources de financement possibles et de celles qui sont à privilégier;
• une liste et une évaluation de l'actif et du passif;
• une explication des conséquences fiscales du projet de transfert ainsi qu'une description de la manière de traiter chacune de ces conséquences;
• une discussion des dispositions à prévoir pour les enfants qui ne feront pas partie de la relève;
• un aperçu des protections nécessaires au chapitre de l'assurance-vie, de l'assurance-invalidité, de l'assurance en cas de catastrophe et autres;
• une description des documents juridiques à signer (p. ex. contrats de travail, contrats de société, conventions d'actionnaires, contrats achat-vente); des copies de ces documents pourraient être joints en annexe aux fins de consultation. Il faut s'assurer que chacun des documents juridiques prévoit une méthode de règlement des différends. Il est bon de joindre également une copie des testaments et des contrats de mariage à des fins de consultation.

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I. Calendrier de mise en œuvre

Le calendrier de mise en œuvre doit tenir compte de chacune des activités clés. Il s'agit de classer ces activités clés par priorité et de prévoir des échéances (c.-à-d. préciser ce qui doit être fait en premier et avant quelle date). Ce calendrier aide à surveiller et à mesurer les progrès. Il aide aussi à voir si des rajustements ou des modifications s'imposent.

J. Plan de communication

Le plan de communication se divise en deux parties :

• une description des canaux de communication au sein de la famille quand il s'agit de planifier la transition et la relève (renvoi au plan d'exploitation [F]); et
• une discussion de la façon dont les conflits sont réglés.

• un calendrier des réunions ordinaires consacrées à l'entreprise familiale;
• un aperçu des personnes qui participeront à ces réunions (p. ex. uniquement les membres de la famille qui travaillent activement au sein de l'entreprise ou l'ensemble des membres de la famille);
• une décision quant à la pertinence d'organiser aussi une réunion distincte réunissant tous les membres de la famille pour le cas où les réunions d'affaires ne réuniraient que les membres de la famille qui sont actifs dans l'entreprise;
• une discussion sur l'endroit où tenir les réunions et les éventuels repas à prévoir;
• une description des tâches concernant la tenue des réunions et le processus de prise de décision (p. ex. qui se chargera de préparer la réunion et l'ordre du jour, de faire le suivi et de présider la réunion (renvoi au plan d'exploitation [F]);
• un aperçu du décorum (p. ex. donner la parole à chacun, ne pas interrompre, ne faire de reproches à personne, s'en tenir aux points inscrits à l'ordre du jour).

K. Plan d'urgence

L'élément plan d'urgence décrit ce qui se passerait et qui se chargerait de la mise en œuvre des mesures d'urgence en cas de maladie, de décès, d'invalidité, de divorce, de désaccord, de catastrophe, de fléchissement des résultats ou de faillite de l'entreprise.

Y sont décrits les besoins en termes d'assurance, et les mécanismes retenus (renvoi au plan de transfert de la propriété [H]) au chapitre notamment de l'assurance-vie, de l'assurance-invalidité, de l'assurance en cas de catastrophe et des outils de gestion des risques.

Référence

Adaptation des « Exigences minimales d'un plan de relève » tirées des Directives pour faire une demande de financement,  publiées en 2004 par les Services spécialisés de planification d'entreprise (SSPE). Les SSPE sont offerts dans le cadre des Services-conseils aux exploitations agricoles canadiennes d'Agriculture et Agroalimentaire Canada.

La présente fiche technique a pour but de donner des renseignements généraux et non des avis spécifiques touchant des situations particulières. Quelques-uns des aspects juridiques et fiscaux qu'implique la planification de la relève en agriculture y sont décrits, mais ils ne doivent être considérés ni comme une interprétation ni comme une couverture exhaustive de la Loi de l'impôt sur le revenu ni des diverses dispositions législatives portant sur la planification de la relève en agriculture. Le gouvernement de l'Ontario n'assume pas de responsabilité envers les personnes qui utilisent ce document.

Nous remercions le Secrétariat d'État pour sa contribution financière à la réalisation de la présente fiche technique.

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