Comment préparer une analyse de cas efficace - guide de planification et de financement de projets municipaux et communautaires


Fiche technique - ISSN 1198-7138  -  Imprimeur de la Reine pour l'Ontario
Agdex : 880
Date de publication : 03/2002
Commande no. 02-024
Dernière révision : 03/2002
Situation :
Rédacteur : W.J. (Bill) Baxter - chef de programme, Analyse de la faisabilité/MAAARO

Table des matières

  1. Introduction à la rédaction d'une analyse de cas
  2. Éléments d'une analyse de cas page titre

Introduction à la rédaction d'une analyse de cas

La préparation d'une analyse de cas fait partie intégrante du processus de planification et de financement des projets municipaux ou communautaires. Plus les coûts sont élevés et plus la complexité du projet est grande, plus ce processus est important.

Cette fiche technique a pour but d'aider les municipalités et les organismes à but non lucratif à préparer une analyse de cas efficace en vue de réunir des fonds, aussi bien au sein de la collectivité qu'avec l'assistance des programmes gouvernementaux.

Une analyse de cas ressemble au plan d'affaires ou au plan d'exploitation dont se dotent les entreprises privées. Son but est de préciser la raison d'être du projet et de définir les paramètres et les facteurs de gestion de ce dernier. Elle fournit au gestionnaire du projet un outil pouvant l'orienter dans la conception, la gestion et l'évaluation du projet.

On peut trouver des renseignements sur la préparation des plans d'affaires auprès du MAAARO, des centres locaux d'encadrement des entrepreneurs ainsi que des conseillers privés. Des logiciels de planification du travail sont offerts dans les magasins de matériel informatique et les librairies. Pour se procurer la fiche technique du MAAARO no 08-052, Établissement de plans d'exploitation, communiquer avec le ServiceOntario au 1 800 267-8097.

L'analyse de cas permet de déterminer si le projet représente un bon investissement pour le partenaire financier et la collectivité. Avant de s'engager dans la mise en oeuvre d'un projet, les partenaires financiers et les programmes de financement gouvernementaux exigent en général que soit présentée une analyse de cas.

La demande de subvention est un document qui diffère de l'analyse de cas. Elle sert à fournir les renseignements de base à l'organisme qui assure le financement. L'analyse de cas est jointe à la demande de subvention. Elle doit par conséquent être rédigée de façon claire et simple et éviter le jargon technique. Ainsi, l'administrateur du programme et le partenaire éventuel peuvent mieux évaluer les besoins financiers du projet.

S'il faut remplir des formulaires précis dans le cadre de la demande, on doit fournir l'information au complet en respectant la disposition exigée. Le demandeur doit s'assurer de bien comprendre le mandat du programme ainsi que la nature du projet, tant son libellé que son intention, avant de remplir la demande. Ensuite, l'analyse de cas est jointe au formulaire de demande, avec des lettres d'engagement et de soutien de la part des partenaires éventuels.

Voici les quatre objectifs de l'analyse de cas :

  • Elle permet au demandeur d'analyser le projet de façon systématique.
  • Elle explique aux administrateurs du programme, aux partenaires financiers et aux autres parties intéressées pourquoi le projet est justifié.
  • Elle définit les avantages du projet sur le plan économique à l'intention des partenaires financiers éventuels.
  • Elle établit un cadre pour assurer la bonne marche du projet et respecter les limites budgétaires.

Une analyse de cas efficace doit correspondre aux objectifs et aux paramètres du programme de financement auquel elle s'adresse. En résumé, une analyse de cas efficace explique :

  • pourquoi un projet doit être mis en oeuvre;
  • pourquoi un partenaire privé ou public doit y investir;
  • pourquoi le projet représente un investissement valable des fonds publics.

Même si la présentation de l'analyse de cas peut varier en fonction des situations, certains éléments doivent faire partie de tout document écrit. La description suivante présente le déroulement logique de la version définitive d'une analyse de cas. Cette présentation peut être adaptée à n'importe quel projet, mais l'analyse de cas doit toujours viser à donner une impression favorable aux partenaires financiers ou à l'administrateur du programme.

Éléments d'une analyse de cas page titre

Le lecteur forme sa première impression d'une analyse de cas dès sa page titre. Elle doit donc être propre, bien ordonnée, équilibrée et facile à lire. Elle doit indiquer ce qui suit :

  • titre du projet;
  • identification du projet (numéro, lieu, etc.);
  • nom de l'organisme;
  • date d'approbation par l'organisme.

Table des matières

La table des matières indique les principales sections de l'analyse de cas et la page où elles se trouvent. Il est donc préférable de numéroter les pages du document. Évidemment, on prépare la table des matières à la fin du processus, mais elle paraît tout de suite après la page titre.

Sommaire ou résumé du projet

C'est l'outil de vente le plus percutant et le plus important. C'est la section où l'on veut créer une première impression positive du projet et il est donc essentiel d'en résumer les principaux éléments de façon concise et efficace.

  • Voici quelques conseils pour rédiger le résumé.
  • Décrire le projet de façon précise et concise en évitant trop de termes descriptifs.
  • Souligner pourquoi le projet est nécessaire et pourquoi il constitue la meilleure solution.
  • Indiquer les avantages les plus importants que le projet représente pour la collectivité.
  • Préciser les coûts et les principaux désavantages, le cas échéant.
  • Énumérer les raisons les plus importantes pour recommander le projet.
  • Se limiter à une ou deux pages.
  • Rédiger le résumé une fois l'analyse de cas terminée.

Le résumé doit être limité à deux pages ou moins. Éviter d'y inclure des descriptions techniques, mais tâcher plutôt d'y expliquer la raison d'être du projet ainsi que les avantages qui découlent de sa mise en œuvre.

Il sera peut-être plus simple de rédiger un plan du résumé avant de composer le corps du texte. Ainsi, le rédacteur pourra préciser les éléments importants de son plan. La version définitive doit être rédigée une fois que l'on a défini le plan en détail.

Énoncé de mission

Il s'agit d'un énoncé général et concis de ce que la municipalité veut tirer de ce projet. Il décrit ce qui doit être fait, pour qui et pourquoi. Il doit se résumer à une phrase, si possible.

Par exemple :

La ville de Greendale veut construire un pont à quatre voies au-dessus de la Rivière de la Paix afin d'attirer des entreprises dans son parc industriel et d'améliorer la circulation entre le centre-ville et la voie de contournement de la route 575.

Objectifs du projet

Qu'est-ce qui sera précisément accompli grâce à ce projet? Il faut indiquer clairement les objectifs en rédigeant un bref énoncé pour chacun d'entre eux, sans trop entrer dans les détails. Cette information paraît à la fois dans le corps du rapport et dans le résumé du projet. Cependant, l'examinateur doit pouvoir constater que ces objectifs ont un lien évident avec les objectifs du programme de financement.

Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et pertinents. Ils servent à définir les résultats que l'on vise avec la mise en oeuvre du projet. Ces données attestent de la valeur du projet et doivent être susceptibles de convaincre la collectivité et les responsables du programme de financement de son bien-fondé. Ils comprennent les éléments suivants :

  • création, revalorisation ou maintien des emplois, peut-être qualité des emplois;
  • investissements (nouveaux ou non) dans la collectivité;
  • nouveaux partenariats ou liens;
  • réponses à des problèmes ou à des préoccupations;
  • augmentation des recettes fiscales;
  • augmentation du volume des ventes intérieures ou à l'exportation;
  • élaboration ou utilisation de nouveaux produits, services ou technologies;
  • élimination des obstacles à la croissance.

Dans certains cas, il y a des objectifs à long terme et à court terme, et il faut les indiquer puisqu'ils permettent de mieux comprendre le programme. Par exemple, à court terme la construction du nouveau pont permet de remplacer une structure trop âgée qui risque d'être dangereuse. À plus long terme, le pont à plusieurs voies près du parc industriel peut attirer d'autres entreprises dans la municipalité, s'il s'agit là d'une raison importante.

Exemples d'objectifs :

  • remplacer le pont existant d'ici le (date);
  • diminuer le temps de déplacement de 5 minutes pour se rendre à la route principale;
  • faciliter la circulation lourde vers le parc industriel;
  • diminuer de 25 % la circulation sur les autres routes;
  • attirer de nouvelles industries pouvant fournir 150 nouveaux emplois d'ici le (date).

L'explication de chaque objectif permet de clarifier l'analyse ou les raisons qui ont permis d'arriver à cet objectif. Par exemple, une étude sur la circulation menée en 2001 a indiqué que 60 000 voitures et 6 000 camions lourds utiliseraient la nouvelle route chaque année, soit 3,9 km de moins par voyage. Cela se traduit par des économies de 300 000 $ annuellement sur l'entretien des autres routes.

Mesures du rendement

Les mesures du rendement sont les méthodes utilisées pour évaluer le succès du projet. Elles indiquent de quelle façon le projet atteindra les objectifs indiqués au début de l'analyse de cas. L'analyse de cas :

  • dresse la liste des objectifs du plan;
  • indique les critères d'évaluation de chaque objectif;
  • définit comment et par qui chaque objectif sera évalué.

Évaluation des besoins

L'évaluation des besoins consiste à analyser le problème et à expliquer pourquoi il faut le régler. Elle renseigne sur la pertinence du projet. Le rapport, sous forme condensée, fait partie de l'analyse de cas.

Le problème

  • De quoi s'agit-il?
  • Pourquoi existe-t-il?
  • Qui est touché?
  • Quelle en est l'étendue?
  • Quels sont les responsabilités ou les dommages potentiels si le problème n'est pas réglé?

Évaluation environnementale (le cas échéant)

  • Évaluation par des experts;
  • Résultats de l'évaluation;
  • Approbation des questions environnementales (ministère de l'Environnement).

Avantages de la solution proposée
  • Avantages d'ordre physique et environnemental;
  • Avantages financiers :
    • rendement du capital,
    • diminution des coûts.

Analyse technique

L'analyse technique donne l'information technique servant à prendre la décision et explique pourquoi la proposition constitue la solution la plus rentable et la plus efficace. Elle décrit :

  • les problèmes techniques rencontrés dans la situation actuelle;
  • les solutions de rechange envisagées;
  • la raison pour laquelle cette solution a été retenue;
  • les raisons pour lesquelles cette solution est la plus
  • rentable ou sinon, pourquoi elle a été choisie;
  • les technologies innovatrices qui seront utilisées.

Plan de travail du projet

Le plan de travail définit les modalités qui serviront de base aux contrats, y compris les travaux à exécuter, les échéances à respecter et les étapes à suivre. Il sera utile au gestionnaire du projet si l'on inclut les critères d'évaluation de chaque étape. Il faut nommer au plus tôt des personnes qui seront responsables de la gestion du projet et des contrats.

  • Décrire les activités principales et les endroits où elles se tiendront.
  • Préciser les étapes à respecter et les dates limites. Un diagramme de Gantt peut servir à planifier les dates. Il indique la date de début et de fin de chaque tâche. On trouve de nombreux exemples de diagramme de Gantt sur Internet.
  • Définir les risques de la mise en oeuvre du projet et les situations impondérables.
  • Si possible, inclure la liste du personnel et des conseillers du projet ainsi que leurs responsabilités.

Même si, aux fins de la gestion du projet, on utilisera un plan de travail détaillé indiquant le nom des sous-traitants, les méthodes et la structure hiérarchique, il n'est pas nécessaire d'inclure ce plan dans l'analyse de cas.

Plan financier

Le plan financier montre comment le projet sera financé et comment le rendement du capital, s'il y en a, sera distribué. Le paragraphe d'introduction peut décrire la nécessité du financement du programme et l'utilisation qui sera faite des fonds. Cette information paraîtra encore dans le budget du projet. Voici les éléments d'un plan financier :

  • budget détaillé;
  • sources de financement (dons, partenaires, subventions, etc.);
  • fonds obtenus de certains programmes;
  • contribution en nature;
  • rendement du projet (avec le temps);
  • coûts d'exploitation et frais d'administration;
  • état de l'évolution de la situation financière.

Plan de gestion des immobilisations

  • Décrire la gestion des immobilisations.
  • Décrire le plan de gestion et de suivi des immobilisations résultant du projet.
  • Définir comment les fonds seront obtenus pour l'exploitation, l'entretien et le remplacement.

Profil de partenaires

Les partenaires peuvent être des parties qui ont un intérêt direct dans le projet ou qui contribuent de façon importante à son succès. Les partenaires les plus efficaces sont ceux qui y apportent une contribution financière.

Le profil des partenaires doit comprendre :

  • les noms, adresses et numéros de téléphone des personnes-ressources de tous les partenaires participants;
  • les raisons pour lesquelles les partenaires s'intéressent au projet;
  • la contribution de chacun (financière ou autre);
  • l'expérience de chacun et ses capacités à mener le projet à bien.

On peut joindre des lettres de soutien des parties intéressées à l'appui de la demande de financement, mais ces lettres ne font pas partie de l'analyse de cas. L'administrateur du programme ne saurait considérer que les organismes ou signataires dont il est question dans ces lettres sont des « partenaires ».

Annexes

Les annexes sont des documents pertinents à l'appui de certaines parties du projet. Elles comprennent :

  • les résolutions du Conseil municipal ou le procès-verbal montrant que la municipalité a accepté d'aller de l'avant avec le projet;
  • les documents (évaluations, etc.) illustrant à quels besoins le projet répond;
  • les copies des permis et des approbations;
  • les copies des états financiers récemment vérifiés pour tous les partenaires.

Lorsqu'il reçoit une analyse de cas complète comme celle qui est décrite dans ce document, l'organisme parrainant le projet est en mesure de bien comprendre ce qui a motivé sa proposition. Les gestionnaires constatent que les bonnes décisions ont été prises et qu'il y a des responsables en place à chaque étape du processus. Les partenaires financiers sont assurés de la qualité de la planification, que le projet est en mesure d'atteindre les objectifs visés et qu'il est entrepris au mieux des intérêts de la collectivité.


Pour plus de renseignements :
Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca