Comment
Créer Une Coopérative
Table des matières - Introduction
-
Section 1. Notions De Base Sur Les Coopératives
-
Section 2. Création D’une Coopérative
-
Section 3. Fonctionnement De La Coopérative
-
Annexe 1. Étapes À Suivre Pour Créer
Une Coopérative
- Annexe 2.
Élaboration Du Plan D’affaires D’une Nouvelle Coopérative
IntroductionLes
coopératives existent en Ontario depuis plus de 150 ans. Elles ont
été formées pour répondre aux besoins de différents
secteurs d’activité et des collectivités de l’Ontario
rural. La structure d’entreprise qu’est la coopérative n’est
qu’une structure parmi bien d’autres. La présente
fiche technique a pour but d’aider les propriétaires d’entreprise
et les collectivités rurales à comprendre la structure de la coopérative
et à déterminer si cette structure convient à leurs besoins.
Les coopératives de nouvelle génération
ont une structure différente de celle des coopératives traditionnelles.
Elles sont tout indiquées dans diverses situations, surtout lorsque les
producteurs agricoles souhaitent détenir une participation dans des activités
de transformation ou autres à valeur ajoutée. Pour de l’information
sur les coopératives de nouvelle génération, voir la fiche
technique Coopératives de nouvelle génération, commande no 02-018.
Section 1. Notions De Base Sur Les CoopérativesQu’est-Ce
Qu’une Coopérative?Une coopérative est une entreprise
commerciale dont la propriété est détenue par les membres
qui en utilisent les services. Le contrôle de l’entreprise est réparti
également entre les membres qui se partagent l’excédent au
prorata des opérations qu’ils effectuent avec la coopérative. Principes
De Base D’une Coopérative Toutes les coopératives sont
guidées par les mêmes principes généraux, énoncés
comme suit par l’Alliance coopérative internationale :
Bénévolat et adhésion libre — Les
coopératives sont des organisations bénévoles, ouvertes à
toutes les personnes qui peuvent utiliser leurs services et qui sont prêtes
à accepter les responsabilités des membres. Contrôle
démocratique des membres — Les coopératives sont des
organisations démocratiques contrôlées par leurs membres qui
participent activement à l’élaboration de leurs politiques
et aux prises de décisions. Participation
des membres aux aspects économiques —Les membres participent
de façon équitable à la constitution du capital de leur coopérative
et le contrôlent de façon démocratique. Au moins une partie
de ce capital est en général la propriété commune
de la coopérative. Autonomie et
indépendance — Les coopératives sont des organisations
autonomes, contrôlées par leurs membres. Si elles concluent des ententes
avec d’autres organisations, y compris avec les gouvernements, ou recueillent
des capitaux auprès de sources extérieures, elles le font à
condition de préserver leur autonomie et de conserver à leurs membres
le contrôle démocratique. Éducation,
formation et information — Les coopératives font l’éducation
et la formation de leurs membres, des représentants élus, des gestionnaires
et des employés afin que ceux-ci puissent participer efficacement au développement
des coopératives. La coopération entre les coopératives
— Les coopératives rendent des services plus efficaces à
leurs membres et renforcent le mouvement coopératif en collaborant avec
d’autres coopératives par l’intermédiaire de structures
locales, nationales, régionales et internationales. Intérêt
pour la collectivité — Les coopératives travaillent
au développement durable de leur collectivité en mettant en oeuvre
des politiques approuvées par leurs membres. Types De CoopérativesIl
existe des coopératives dans presque toutes les sphères de l’économie.
Voir la liste des différents types de coopératives
ci-de ssous. Coopératives À But Lucratif C.
Coopératives À But Non Lucratif Les coopératives
peuvent être à but lucratif ou à but non lucratif. Dans les
deux cas, l’objectif de la coopérative est de réaliser des
profits. La différence se situe au niveau du traitement de l’excédent.
Dans le cas des coopératives à but lucratif : l’excédent,
après versement des dividendes sur les parts et paiement des intérêts
sur les prêts, est distribué aux membres, à la discrétion
des administrateurs, proportionnellement aux opérations commerciales que
ces derniers ont effectuées avec la coopératives durant l’exercice.
Dans le cas des coopératives à but non lucratif :
l’excédent n’est pas distribué aux membres et doit obligatoirement
être retourné à la réserve générale de
la coopérative. La coopérative peut utiliser ces fonds pour améliorer
les services à ses membres, les distribuer à d’autres coopératives
à but non lucratif ou les donner à des oeuvres de charité.
La liste à la page suivante, compare les structures
d’entreprise qui caractérisent les coopératives à but
lucratif, les coopératives à but non lucratif ainsi que les sociétés
par actions. Types de coopérativesCoopératives
de producteurs - Certaines coopératives transforment et/ou commercialisent
directement les produits et services de leurs membres.
- D'autres peuvent
vendre à leurs membres les intrants nécessaires à la poursuite
de leurs activités économiques (c'est le cas notamment des coopératives
d'approvisionnement agricole).
- Ces coopératives appartiennent aux
membres qui s'approvisionnent auprès d'elles ou y vendent leurs produits
et services.
- Exemples : Transformation et commercialisation
de produits agricoles, approvisionnement agricole, artisanat, élevage,
cultures, nettoyage des semences et mise en commun du matériel.
Coopératives
de service - Ces coopératives procurent des services à
leurs membres (particuliers ou sociétés).
- Elles sont la
propriété des utilisateurs des services.
- Leur taille varie,
allant de petites garderies à de grandes coopératives d'habitation.
- Exemples
: Amélioration des services à la collectivité, électricité,
gaz naturel, habitation, garderies et pouponnières, soins de santé,
transport, communication, tourisme.
Coopératives
de crédit - Ces coopératives offrent des services financiers,
de crédit, d'investissement et d'assurance à leurs membres.
- Elles
appartiennent aux membres-utilisateurs ou aux souscripteurs d'assurance.
- Exemples
: Caisses populaires, caisses de crédit, coopératives d'assurance
et compagnies d'assurance à forme mutuelle.
Coopératives
de solidarité - Ces coopératives réunissent des
membres qui appartiennent à différentes catégories (c.-à-d.
clients, travailleurs, investisseurs, organismes de la collectivité, etc.)
et qui ont un intérêt commun dans l'entreprise.
- Exemples
: Services d'aide à domicile, services de santé, services
communautaires.
Coopératives de consommateurs
- Ces coopératives fournissent des biens à leurs membres pour
leur usage personnel.
- Elles sont la propriété des consommateurs
des biens vendus par la coopérative.
- Exemples : Secteurs
de l'alimentation, des aliments naturels, des fournitures scolaires (papeterie,
matériel scolaire, ordinateurs et logiciels), de la quincaillerie et du
vêtement.
Coopératives de travail
- Ces coopératives ont pour but d'offrir du travail à leurs membres
en exploitant une entreprise. Ces coopératives se retrouvent dans tous
les secteurs d'activité.
- Ces coopératives sont la propriété
des membres-employés. Elles constituent pour l'essentiel de petites et
de moyennes entreprises.
- Exemples : Secteurs des services
agro-alimentaires, des aliments naturels, de la fabrication et de la vente de
vêtements, des communications et de la commercialisation, de la production
et de la fabrication industrielle et des soins à domicile.
Structure
D’entrepriseUne coopérative se compose de quatre principaux
groupes de personnes : MembresLes membres, en tant
que propriétaires-utilisateurs, sont la raison d’être de la
coopérative. Ils en justifient l’existence parleur clientèle,
leur apport de capital et leur participation au processus décisionnel.
Les membres sont représentés au sein de la coopérative par
le conseil d’administration. Conseil d’administration
Le conseil d’administration, composé d’administrateurs
élus par les membres et représentant ces derniers, énonce
les politiques et supervise les affaires de la coopérative. Les administrateurs
sont normalement au nombre de 7 à 9 (minimum de 3). Ils
orientent les décisions prises par la coopérative. En leur qualité
de fiduciaires, ils établissent des politiques, rendent compte aux membres
de leur administration et donnent des directives aux dirigeants de la coopérative,
sans intervenir généralement dans les activités courantes. Les
membres du conseil répondent de leurs actes en vertu des lois fédérales
et provinciales applicables aux entreprises commerciales et aux termes des règlements
administratifs de la coopérative. Dans les coopératives de grande
envergure, les administrateurs peuvent aussi avoir à confier à un
vérificateur indépendant le mandat d’évaluer la santé
financière de la coopérative. Le conseil peut aussi constituer des
comités permanents responsables des questions touchant la propriété,
les finances, les relations avec les membres ou l’éducation, ou même
des comités spéciaux chargés des levées de fonds ou
de projets particuliers. Le conseil est directement responsable de l’embauche
du directeur, mais délègue à ce dernier la responsabilité
d’engager les employés. Comparaison
des structures d’entreprise caractérisant les coopératives
et les sociétés par actionsCoopératives - À
but lucratifBut - Offrir aux membres des services et la possibilité
de réaliser des économies.
Coopératives
- À but non lucratifBut - Répondre aux besoins
sociaux, culturels et économiques des membres.
Sociétés
par actions et entreprises appartenant à des investisseurs Société
par actions à but lucratif - But - Procurer des profits aux actionnaires
sur leur investissement en temps ou en argent.
Sociétés
par actions et entreprises appartenant à des investisseurs Société
à but non lucratif - But - Offrir des activités sociales
et culturelles sans gain financier personnel.
Coopératives
- À but lucratifPropriétaires - Les membres. - La
part est émise au nom du membre.
À moins d'indication différente
dans les statuts, les parts de la coopérative ne peuvent augmenter de valeur
et ne peuvent être rachetées par la coopérative qu'à
leur valeur nominale.
Coopératives - À
but non lucratif
Propriétaires - Les membres. - Même
situation que pour les coopératives à but lucratif.
Sociétés
par actions et entreprises appartenant à des investisseurs Société
par actions à but lucratif Propriétaires - Les actionnaires.
- En général, l'action ne précise le nom d'aucun propriétaire.
À moins qu'il ne s'agisse d'actions nominatives, elles appartiennent au
porteur.
Une action ordinaire peut augmenter de valeur. L'actionnaire
peut vendre ses actions à une autre personne à un prix convenu entre
eux.
Certaines catégories d'actions peuvent s'assortir de droits
supplémentaires.
Sociétés
par actions et entreprises appartenant à des investisseurs Société
à but non lucratif Propriétaires - Les membres. - Il
n'y a pas de propriétaires. Les membres sont acceptés lorsqu'ils
conviennent d'acquitter les droits annuels leur conférant le statut de
membre ou des droits d'adhésion à vie.
Sous réserve
des dispositions prévues dans les règlements généraux,
toute personne peut devenir membre, qu'elle soit utilisatrice ou bénéficiaire
des services offerts par l'organisme, tant que cette personne appuie le but de
l'organisme.
Coopératives - À but lucratifContrôle
(droit de vote) - Un membre, un vote. Aucun droit de vote par procuration.
Un membre n'a droit qu'à une seule voix à l'assemblée
générale, indépendamment du nombre de parts qu'il détient. Certaines
coopératives ayant un grand nombre d'adhésions peuvent introduire
une structure de délégation de pouvoirs pour représenter
ses membres (p. ex. des délégués représentant de nombreux
membres provenant d'une région géographique).
Coopératives - À but non lucratifContrôle (droit
de vote)
Sociétés par actions et entreprises appartenant à
des investisseurs Société par actions à but
lucratif - Contrôle (droit de vote) - Selon le nombre d'actions
votantes détenues par chaque actionnaire.
Le nombre de voix
auquel un actionnaire a droit à une assemblée générale
équivaut au nombre d'actions de la société qu'il détient. Un
actionnaire peut obtenir une procuration pour voter au nom d'autres actionnaires.
Sociétés par actions et entreprises
appartenant à des investisseurs Société à
but non lucratif - Contrôle (droit de vote) Coopératives - À but lucratifResponsabilité
- La responsabilité des membres se limite aux parts qu'ils détiennent.
La responsabilité de la direction peut être engagée.
Coopératives - À but non lucratifResponsabilité
- La responsabilité des membres se limite aux droits d'adhésion.
La responsabilité de la direction peut être engagée.
Sociétés par actions et entreprises appartenant
à des investisseurs Société par actions à
but lucratif - Responsabilité - La responsabilité des
actionnaires se limite aux actions qu'ils détiennent. La responsabilité
de la direction peut être engagée.
Sociétés
par actions et entreprises appartenant à des investisseurs Société
à but non lucratif - Responsabilité - La responsabilité
des membres se limite à leur investissement. La responsabilité de
la direction peut être engagée.
Coopératives
- À but lucratifDistribution de l'excédent ou des bénéfices
- Aux membres, au prorata des services qu'ils utilisent. L'excédent est
réparti, mais les membres peuvent décider de le réinvestir.
L'excédent peut être affecté à la réserve
ou versé aux membres sous forme de ristourne proportionnelle aux opérations
effectuées par chaque membre avec la coopérative, ou sous forme
de dividendes. Les dividendes sur les parts sociales sont limités
au taux préférentiel majoré de 2 %; aucun maximum n'est fixé
pour les dividendes sur les parts privilégiées. Les primes
payées au rachat des parts privilégiées sont soumises à
un taux maximal annuel composé de 10 %.
Coopératives
- À but non lucratifDistribution de l'excédent ou des bénéfices
- L'excédent reste investi dans la coopérative. À la dissolution
de la coopérative, l'excédent est remis à un autre organisme
à but non lucratif.
Sociétés
par actions et entreprises appartenant à des investisseurs Société
par actions à but lucratif - Distribution de l'excédent ou des bénéfices
- Des dividendes sont versés sur les actions. Les taux sont établis
par le conseil d'administration.
Aucune limite n'est fixée
sur le montant des dividendes. Les profits peuvent être distribués
sous forme de dividendes selon les modalités établies pour chaque
catégorie d'actions, ou réinvestis dans la société.
La valeur des actions reflète la valeur nette de la société. Les
actionnaires peuvent disposer de tous les éléments d'actif de la
société sous réserve de certaines dispositions législatives.
Sociétés par actions et entreprises
appartenant à des investisseurs Société à
but non lucratif - Distribution de l'excédent ou des bénéfices Coopératives - À but lucratifInitiative
des politiques - Conseil d'administration, membres et direction.
Coopératives
- À but non lucratifInitiative des politiques - Conseil
d'administration, membres et direction.
Sociétés
par actions et entreprises appartenant à des investisseurs Société
par actions à but lucratif - Initiative des politiques - Conseil
d'administration, actionnaires et direction.
Sociétés
par actions et entreprises appartenant à des investisseurs Société
à but non lucratif - Initiative des politiques - Conseil d'administration,
membres et direction.
DirectionLa direction
supervise et coordonne les activités quotidiennes de la coopérative.
La direction rend compte de ses activités au conseil d’administration.
Personnel de la coopérativeLe personnel
de la coopérative relève de la direction. Il doit être bien
informé des activités de la coopérative et être en
mesure de les expliquer à la fois aux membres et aux non-membres. Système
FédéréLes grandes coopératives, plus complexes,
peuvent avoir des structures centralisées ou fédérées.
Une structure centralisée est parfois appelée système de
vote par délégation. La structure du Saskatchewan Wheat Pool en
est un exemple. Elle se divise en douze districts comptant chacun un certain nombre
de sous-districts. Les membres de chaque sous-district proposent des candidats
et élisent un délégué. Les délégués
d’un même district élisent à leur tour un administrateur
qui représentera le district au conseil central. Une coopérative
fédérée est formée de coopératives autonomes,
mais liées, qui se regroupent pour former des coopératives secondaires
avec lesquelles elles traitent. La Credit Union Central of Ontario est un exemple
de fédération regroupant des coopératives de crédit
de l’Ontario. Il s’agit d’un service de dépôt centralisé
pour les fonds excédentaires des coopératives de crédit.
Les membres des coopératives autonomes élisent des délégués
au sein de la fédération. Ces derniers se réunissent par
districts pour élire les administrateurs de la fédération. Section
2. Création D’une Coopérative La démarche menant
à la création d’une coopérative ne diffère pas
tellement de celle qui mène à la création d’une autre
forme d’entreprise. Il y a l’étape de la planification et les
détails techniques à régler au sujet de la structure à
adopter. La mise sur pied d’une entreprise entièrement opérationnelle
à partir d’une idée initiale requiert un sens de l’organisation
et un sens de la communication poussés ainsi qu’un plan d’affaires
complet. Voir l’annexe 1 pour une liste de vérification détaillée
du travail de planification. Les étapes suivantes décrivent
l’ordre des événements qui mènent à la création
d’une coopérative. Idée initiale et principaux
organisateurs — L’idée de former une coopérative
vient habituellement d’un groupe de personnes qui perçoivent une occasion
d’affaires ou une solution à un problème. Choix
d’un comité directeur — Former un comité directeur
à partir du groupe initial et des personnes acceptant de financer l’étude
de faisabilité. Réalisation de l’étude
de faisabilité — Prévoir la portée
de l’étude de faisabilité, y compris les aspects de l’étude
et l’ampleur du budget à y accorder. Évaluer avec soin la faisabilité
du projet avant d’entreprendre quoi que ce soit. L’étude de faisabilité
détermine l’envergure qu’il est le plus rentable de donner à
l’établissement et du même coup la quantité de produit
que l’établissement peut accepter. L’étude de faisabilité
peut être financée par des levées de fonds faites par les
organisateurs et les membres éventuels ou même par une agence de
développement économique. Non seulement ces études
établissent la viabilité économique de l’entreprise,
mais elles décrivent également les avantages commerciaux d’une
coopérative de transformation appartenant à des membres, le cas
échéant. Si l’étude de faisabilité est positive,
elle suscite l’enthousiasme des membres du comité directeur et incitent
les organisateurs à passer à l’étape suivante.
Choix d’un conseil provisoire — Si l’étude
de faisabilité est positive et que la décision est prise d’aller
de l’avant et de créer la coopérative, dissoudre le comité
directeur et constituer un conseil provisoire. Élire un président
ou une présidente du conseil et explorer les sources de financement afin
de compléter le plan d’affaires. Le conseil provisoire peut décider
s’il y a lieu de recruter un chef de la direction. Constitution
de la coopérative — Le choix du moment où constituer
la coopérative dépend d’un certain nombre de facteurs, notamment
de la nécessité de conclure des ententes, comme des ententes de
confidentialité, des lettres d’intention, des contrats d’approvisionnement,
des ententes de financement avec les pouvoirs publics. Constituer la coopérative
en personne morale dès que les activités de la coopérative
risquent d’engager sa responsabilité. Élaboration
du plan d’affaires et de la structure juridique de la coopérative
— Le plan d’affaires décrit les buts et objectifs de la coopérative
et les étapes à franchir pour les atteindre. Le conseil utilise
cette information, de même que le plan d’affaires, pour promouvoir
la coopérative et déposer, au besoin, une déclaration d’offre
auprès de la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO)
(voir la rubrique Financement de la coopérative). Cette étape doit
être complétée avant que des actions ne puissent être
vendues. Pour des détails sur ce qu’il y a lieu d’inclure dans
un plan d’affaires, voir l’annexe 2. Se renseigner
sur les études de faisabilité et les plans d’affaires auprès
du MAAARO, des Centres locaux d’encadrement des entrepreneurs et des consultants
privés. Voir aussi les fiches techniques du MAAARO no 03-052
et Comment étudier la faisabilité d’un projet d’entreprise. Se
renseigner sur les études de faisabilité et les plans d'affaires
auprès du MAAARO, des Centres locaux d'encadrement des entrepreneurs et
des consultants privés. Voir aussi les fiches techniques du MAAARO no 03-052,
Comment évaluer la faisabilité d'un projet d'entreprise , au www.gov.on.ca/OMAFRA.
Préparation d’une déclaration d’offre
— Les coopératives qui souhaitent lever plus de 200 000 $,
émettre des parts à plus de 25 membres ou émettre des
parts d’une valeur nominale de plus de 1000 $/membre sont généralement
tenues de déposer une offre (semblable à un prospectus) auprès
de la CSFO. Lancement de la campagne de levée
de fonds — Une fois que les exigences juridiques ont été
satisfaites, que les documents ont été déposés auprès
de la CSFO et que le plan d’affaires est terminé, le conseil peut
lancer la campagne de financement. Un élément
clé de la création d’une coopérative est la participation
d’éventuels membres clés de la coopérative. On s’assure
ainsi de leur apport au plan et on encourage les membres à adhérer
à la coopérative et à s’y engager. Constitution
De La Coopérative L’information qui suit relative à
la « Loi sur les sociétés coopératives »
(la « LSC ») et à la structure juridique d’une
coopérative constitue de l’information générale qui
ne saurait remplacer un avis juridique compétent. La LSC est
administrée par la CSFO. Il faut au moins cinq personnes
pour constituer une coopérative, sauf dans le cas des coopératives
de travail pour lesquelles trois personnes suffisent. Ces personnes doivent avoir
au moins 18 ans. Il peut aussi s’agir de personnes morales, notamment
d’autres coopératives. Voici un aperçu des
principales exigences de la LSC. Il est entendu que ce résumé ne
saurait remplacer la LSC. On peut se procurer auprès de la CSFO un tableau
des droits exigés pour la constitution d’une coopérative.
La LSC exige qu’une société coopérative soit
exploitée selon un mode d’organisation, d’exploitation et de
gestion qui respecte les principes qui suivent : Chaque
membre ou délégué n’a droit qu’à un vote.
Dans une société commerciale, le nombre de voix que peut
exercer un actionnaire dépend du nombre d’actions qu’il détient.
Dans une société coopérative, chaque membre n’a droit
qu’à un vote, indépendamment de la somme qu’il a investie
dans la coopérative. Aucun membre ni aucun délégué
n’a le droit de voter par procuration. Il s’agit ici d’éviter
que le pouvoir ne se retrouve entre les mains d’une poignée de membres.
Les intérêts sur le capital emprunté et
les dividendes sur le capital social sont limités. Les intérêts
sur les prêts consentis par les membres et les dividendes sur le capital
social sont limités au taux préférentiel majoré de
2 %. Cette limite est fixée par la LSC. Les parts privilégiées
font toutefois exception à cette règle. La LSC n’impose pas
de limite au taux des dividendes versés sur ces parts, lequel est fixé
par la coopérative. Statuts ConstitutifsPour constituer
une coopérative en Ontario, il faut déposer des statuts constitutifs
auprès de la CSFO. Les statuts constitutifs et la LSC établissent
les bases juridiques de la coopérative. Ils décrivent le but poursuivi
par la coopérative et la manière dont celle-ci sera financée.
Ces documents créent ni plus ni moins la coopérative. Les statuts
constitutifs comprennent : - la dénomination
sociale et l’emplacement de la coopérative ainsi que les noms, adresses
et signatures des fondateurs;
- le nombre d’administrateurs de la coopérative;
- le mode de financement de la coopérative : si elle accepte
des prêts, si elle vend des débentures ou perçoit des droits
d’adhésion;
- la structure du capital de la coopérative;
- toute
restriction spéciale ou disposition qui s’applique à la coopérative.
Choix d’une dénomination socialeLa
dénomination sociale d’une coopérative doit comprendre le mot
coopérative en français ou co-operative en anglais (ou l’abréviation
correspondante coop en français et co-op en anglais). Elle doit de plus
se terminer par le mot Incorporée, Incorporated ou Corporation ou par l’abréviation
correspondante Inc. ou Corp. La dénomination sociale d’une coopérative
avec capital social peut se terminer par le mot Limitée ou Limited, ou
l’abréviation correspondante Ltée ou Ltd. Il est illégal
en Ontario d’intégrer le mot coopérative à la dénomination
sociale d’une entreprise si celle-ci n’est pas constituée en
vertu de la LSC de l’Ontario. Une fois la dénomination
sociale choisie, confier à une maison de recherches privée la tâche
de s’assurer que cette dénomination sociale ne désigne aucune
autre entité. La maison de recherches fournira un rapport du Système
informatisé pour la recherche de dénominations sociales et de marques
de commerce (NUANS) qui sera déposé auprès du ministère
des Finances. Ce ministère publie une liste des maisons de recherches privées
de l’Ontario. Voici les documents à faire parvenir
à la CSFO pour constituer une coopérative en personne morale :
- preuve d’un rapport NUANS;
- chèque
ou mandat de poste au montant de 15 $ afin de réserver la dénomination
sociale choisie (ces frais s’ajoutent aux frais mentionnés plus loin
pour la constitution de la coopérative en personne morale);
- statuts
constitutifs (2 originaux) (il y a des formulaires différents selon que
l’on forme une coopérative avec capital social (Formule 1) ou sans
capital social (Formule 2);
- consentement des premiers administrateurs
(si la coopérative compte des administrateurs qui ne sont pas fondateurs);
- chèque
ou mandat de poste de 155 $ pour constituer une coopérative à but
non lucratif, ou de 335 $ pour tous les autres types de coopératives.
Il est recommandé d’envoyer une version préliminaire
des statuts constitutifs à la CSFO pour une opinion. Les formulaires requis
sont disponibles auprès de la CSFO. Une fois que la CSFO aura approuvé
les statuts constitutifs, elle délivrera un certificat de constitution
démontrant que la coopérative est légalement constituée
en personne morale. Après réception du certificat
de constitution, les administrateurs disposent de 60 jours pour inscrire
la coopérative auprès du ministère des Services aux consommateurs
et aux entreprises en remplissant un formulaire intitulé « Avis
initial ». Ce formulaire comporte les renseignements de base relatifs
à la coopérative, y compris sa dénomination sociale, sa date
de constitution, l’adresse de son siège social, ainsi que les noms
et adresses de ses administrateurs et dirigeants. La CSFO enverra ce formulaire
en même temps que le certificat de constitution. Pour
se procurer la trousse de constitution de la coopérative en personne morale,
s’adresser à la : Commission des services
financiers de l’Ontario
C.P. 85
5160, rue Yonge, 4e
étage
North York (Ontario)
M2N 6L9
Téléphone :
1 800 668-0128
(416) 226-7776
Site Web
: www.fsco.gov.on.ca Pour
modifier les statuts constitutifs, il faut déposer auprès de la
CSFO le formulaire intitulé « statuts de modification ».
Des frais sont exigés chaque fois que la coopérative soumet ces
documents. Au lieu de modifier les statuts, il est beaucoup
plus simple de modifier les règlements administratifs de la coopérative.
Ce processus n’exige pas le dépôt de documents auprès
de la CSFO ni le paiement de frais. Afin d’éviter d’avoir à
déposer des « statuts de modification » auprès
de la CSFO, la plupart des règles internes de base de la coopérative
devraient être incluses dans les règlements administratifs, plutôt
que dans les statuts constitutifs. Les règlements administratifs pourraient
décrire, par exemple, les conditions d’adhésion et le processus
d’élection. Communiquer avec une association de
coopératives comme la Canadian Cooperatives Association (CCA) afin d’obtenir
des conseils sur ce que devraient comprendre les règlements administratifs.
Constitution en vertu des lois fédéralesSi la
coopérative prévoit étendre ses activités commerciales
à l’extérieur de l’Ontario, elle peut se constituer en
vertu des lois fédérales. Pour pouvoir le faire, la coopérative
doit effectuer des activités commerciales dans au moins deux provinces
et établir une place d’affaires dans plus d’une province. En
vertu de la Loi canadienne sur les coopératives, il faut au moins trois
personnes âgées d’au moins 18 ans pour constituer une coopérative.
Il faut noter que les coopératives constituées à l’extérieur
de l’Ontario sont régies par la Commission des valeurs mobilières
de l’Ontario (CVMO), ce qui signifie qu’elles doivent satisfaire aux
lois et aux règlements administrés par la CVMO. On
peut communiquer avec le Secrétariat aux coopératives, Agriculture
et Agroalimentaire Canada, en téléphonant au (613) 759-7194
ou en consultant le site Web du MAAARO pour obtenir plus de renseignements sur
la constitution d’une coopérative en vertu des lois fédérales. Préparation
Des Règlements Administratifs L’étape suivante est
celle de l’élection des administrateurs et de l’adoption des
règlements administratifs. Les règlements administratifs énoncent
les règles de fonctionnement de la coopérative et expliquent les
statuts constitutifs. Il n’est pas nécessaire de déposer les
règlements administratifs auprès de la CSFO. Ils prennent effet
sitôt qu’ils sont adoptés par le conseil d’administration
et qu’ils sont ratifiés par les membres. Tous les règlements
administratifs doivent être conformes aux dispositions de la LSC.
Voici certains des points que peuvent prévoir les règlements
administratifs : - adhésion et répartition
des membres;
- exigences d’adhésion ainsi que droits et responsabilités
des membres;
- exigences relatives aux contrats d’approvisionnement;
- prêts
consentis par les membres, capital social et certificats de part sociale ou de
prêt;
- assemblée des membres;
- administrateurs et dirigeants :
nombre, fonctions, mandats et rémunération;
- élection
des délégués;
- utilisation et répartition de
l’excédent;
- pouvoir d’emprunt : chèques,
traites et billets;
- cautionnement des employés et des dirigeants;
- garde
des titres;
- signature des documents;
- exercice financier, avis,
modifications.
Faire préparer les statuts constitutifs
et les règlements administratifs par des professionnels qui connaissent
les exigences juridiques associées aux coopératives et le fonctionnement
de ces dernières. Veiller à ce que les administrateurs participent
à la démarche et qu’ils comprennent en quoi les statuts et
les règlements influencent la coopérative. Financement
De La Coopérative Les coopératives peuvent avoir recours
au financement par emprunt ou par émission de parts. Elles peuvent choisir
de se constituer « avec capital social » ou « sans
capital social ». La constitution « avec capital social »
permet à une coopérative de se financer en vendant des parts sociales
et en ayant recours à d’autres moyens de financement comme les débentures.
Une coopérative constituée « sans capital social »
peut seulement se financer par emprunt et elle ne peut émettre de parts.
La coopérative doit décider de son mode de financement avant d’entamer
le processus de constitution. Le plan d’affaires de la
coopérative définit ses besoins en capitaux et ses objectifs. On
peut obtenir du capital supplémentaire en émettant des parts sociales
privilégiées, en empruntant auprès des membres ou en émettant
d’autres titres. L’investissement peut être menacé si la
coopérative n’atteint pas ses objectifs. Dépôt
de déclaration d’offre et dispenses de dépôt Avant
d’émettre des parts sociales ou des débentures, une coopérative
doit déterminer s’il lui faut déposer une déclaration
d’offre auprès de la CSFO. Ce document dévoile de façon
simple, complète et véridique aux investisseurs éventuels
tous les aspects importants du fonctionnement et des activités prévues
de la coopérative. Y sont inclus, un profil des résultats financiers
en cours et l’usage prévu du financement obtenu. La déclaration
d’offre permet à un membre éventuel d’évaluer le
risque lié à un investissement dans la coopérative.
Une coopérative n’est pas tenue de déposer une déclaration
d’offre dans les cas suivants : - il
y a 25 détenteurs de titres ou moins;
- il y a plus de 25 détenteurs
de titres, mais les parts sociales ou les prêts consentis par les membres
ne dépassent pas 1 000 $ par membre par année, et ne dépassent
pas une valeur globale de 10 000 $ par membre, ou la valeur globale
de tous les titres en circulation est inférieure à 200 000 $.
La CSFO diffuse sur son site les formulaires normalisés et des
modèles de déclarations d’offre. Les déclarations d’offre
sont des documents juridiques complexes qui doivent être rédigés
par un spécialiste en la matière. Financement Par
Capitaux Propres
(Constitution avec capital social)Si la coopérative
a besoin d’un apport massif de capitaux pour, notamment, du matériel,
des fournitures et des installations, il est probablement préférable
de constituer une coopérative avec capital social. Pour adhérer
à ce genre de coopérative, les futurs clients sont tenus de souscrire
des parts (ordinaires) de la coopérative. Il s’agit d’un investissement
dans la coopérative que les membres s’exposent à perdre si
celle-ci se révélait non viable. La coopérative avec capital
social offre l’avantage d’une souplesse de financement accrue du fait
qu’elle peut à la fois contracter des emprunts auprès de ses
membres et leur émettre des parts. Les coopératives sans capital
social sont tenues en vertu de la LSC de se constituer en coopérative
sans capital social. Types de parts
Il y a deux grandes catégories de parts : les parts
sociales ordinaires et les parts sociales privilégiées.
Les deux types de parts sont des parts à valeur nominale,
ce qui signifie que lorsque la coopérative rachète les parts des
membres ou d’autres investisseurs, la somme que ces derniers reçoivent
pour chaque part rachetée correspond au prix d’achat de la part. Pour
mieux protéger les investisseurs contre l’inflation, la coopérative
peut vouloir payer un montant supplémentaire ou une prime sur les parts
sociales privilégiées qu’elle rachète. La prime maximale
sur une part sociale privilégiée correspond à un taux annuel
composé de 10 % ou à l’indice des prix à la consommation,
selon le plus élevé des deux montants. En versant une prime,
on s’assure que la valeur des parts de la coopérative n’est pas
en reste par rapport à l’inflation. Le versement de primes signifie
également un capital moindre pour la coopérative, aussi faut-il
veiller à l’équilibre. La coopérative
peut également verser un rendement sur les parts sociales ordinaires et
les parts sociales privilégiées. C’est ce qu’on appelle
un dividende. Le dividende maximal que peut verser toute coopérative
sur les parts de membre est fixé à 2 % au-dessus du taux préférentiel
de tout établissement financier (caisse de crédit, banque, société
de fiducie) nommé dans les règlements administratifs de la coopérative.
Il n’y a pas de plafond pour le dividende qui peut être
versé au détenteur de parts sociales privilégiées,
à moins que la coopérative n’en décide autrement.
Parts sociales ordinaires Si
la coopérative peut lever tous les capitaux dont elle a besoin uniquement
auprès de ses membres, il se peut que l’émission de parts sociales
ordinaires suffise. La coopérative doit alors obliger ses membres à
acheter un nombre minimal de parts sociales ordinaires comme condition d’adhésion.
Les coopératives qui émettent des parts sont tenues
d’émettre des parts sociales ordinaires. Comme seuls les membres de
la coopérative sont autorisés à détenir de ces parts,
les coopératives imposent des restrictions au transfert de la propriété
des parts sociales ordinaires. Lorsque la coopérative autorise le transfert
des parts sociales ordinaires, elle doit obtenir au préalable l’autorisation
du conseil d’administration. Cette caractéristique des parts sociales
ordinaires peut influencer l’attrait qu’elles présentent pour
les membres investisseurs. Parts sociales privilégiéesLa
coopérative peut aussi envisager d’émettre des parts sociales
privilégiées si des membres ou d’autres investisseurs dans
la collectivité souhaitent en acheter. Les parts sociales privilégiées
peuvent être détenues par des membres ou par d’autres investisseurs.
Elles peuvent être plus intéressantes que les parts sociales ordinaires
pour les raisons suivantes : - Les coopératives
exigent généralement que des dividendes soient versés sur
les parts sociales privilégiées avant d’être versés
sur les parts sociales ordinaires. Les coopératives qui versent périodiquement
un dividende attrayant sur leurs parts sociales privilégiées auront
éventuellement plus de facilité à attirer les investisseurs;
- Lorsqu’une
coopérative est dissoute, les détenteurs de parts sociales privilégiées
ont généralement préséance sur les détenteurs
de parts sociales ordinaires quand vient le moment de réclamer leur dû,
bien qu’ils viennent après les détenteurs de débentures
et les créanciers.
Autres moyens de lever des capitaux
propres La coopérative peut aussi exiger que ses membres utilisent
une partie ou la totalité de leurs ristournes pour acheter davantage de
parts sociales. Ce faisant, la coopérative s’assure que ses capitaux
propres augmentent d’année en année, pourvu évidemment
que les activités de la coopérative aient été suffisamment
rentables pour qu’une ristourne soit versée. Un
autre moyen pour la coopérative d’utiliser l’excédent
qu’elle génère pour augmenter ses capitaux propres consiste
à verser un dividende sous forme de parts sociales. Ce type de dividende
permet à la coopérative de verser des dividendes et en même
temps d’accroître ses capitaux propres. Il se peut que les dividendes
versés sous forme de parts soient plus attrayants pour les membres que
pour les autres investisseurs. Avantages du
financement par capitaux propres Le financement par capitaux propres
offre de la souplesse à la coopérative. Par exemple, si la coopérative
se procure passablement de capitaux propres pour acquérir des éléments
d’actif importants, elle peut utiliser ces éléments d’actif
pour emprunter davantage de fonds. De cette façon, la coopérative
peut se servir de ses capitaux propres comme levier de financement.
Même s’il est sage d’établir un registre des
dividences versés sur les parts sociales privilégiées, la
coopérative (comme les sociétés par actions) n’est pas
légalement tenue de le faire. Que la coopérative verse des dividendes
ou non dépend de son excédent. Par contre, les créanciers
ont le droit de poursuivre la coopérative pour défaut de paiement
des intérêts et du capital sur les sommes empruntées. Si la
coopérative éprouve des problèmes de trésorerie, elle
aura avantage à augmenter ses capitaux propres.
Financement Par Emprunt
(Constitution
sans capital social) Dans une coopérative sans capital social,
au lieu de souscrire des parts de la coopérative, les membres sont tenus
de prêter à celle-ci une somme minimale portant intérêt
à un taux qui est actuellement plafonné au taux préférentiel
majoré de 2 %. Les prêts sont normalement des prêts à
long terme afin de garantir une stabilité à la coopérative.
Pour constituer une coopérative sans capital social et avec au plus 25 membres,
il suffit de décider des droits d’adhésion, de prévoir
les restrictions au transfert des prêts consentis par les membres, de déterminer
les catégories de membres et de fixer le montant minimal du prêt
exigé de chacun, le cas échéant. Un membre
qui décide de quitter la coopérative doit, pour récupérer
son investissement, donner à la coopérative un préavis écrit
de six mois. Si sa demande de rachat ou de remboursement devait porter préjudice
à la coopérative et l’exposer à l’insolvabilité,
cette dernière pourrait remettre au membre le cinquième seulement
de son investissement chaque année pendant cinq ans. Le
financement par emprunt peut revêtir les quatre formes suivantes :
-
Prêts consentis par les membres Si
la coopérative n’émettra pas de parts sociales, à tout
le moins une partie de son financement sera assuré par les prêts
consentis par les membres. Il s’agit de sommes que la coopérative
oblige les membres à lui prêter comme condition d’adhésion.
Les coopératives qui émettent des parts sociales peuvent aussi exiger
que les membres lui consentent des prêts. Comme elles
le font pour les dividendes versés sur les parts sociales, les coopératives
peuvent offrir à leurs membres un taux d’intérêt sur
les emprunts plafonné à 2 % de plus que le taux préférentiel
de tout établissement financier (caisse de crédit, banque ou société
de fiducie). Les coopératives doivent rembourser leurs emprunts à
leurs membres, y compris tout intérêt couru, lorsque ces derniers
quittent la coopérative.
-
Prêts de ristourne Toute
coopérative peut exiger de ses membres de lui prêter en tout ou en
partie leur ristourne. Ces prêts sont appelés prêts de ristourne.
En demandant à ses membres ce genre de prêt, la coopérative
peut se financer à même son propre excédent. La coopérative
peut verser sur le prêt de ristourne le même taux d’intérêt
maximal applicable aux prêts consentis par les membres. -
Emprunt auprès de membres, de non-membres et d’établissements
financiers Au besoin, la coopérative peut emprunter des
sommes additionnelles auprès de membres, de non-membres et d’établissements
financiers, au taux du marché. La disponibilité et le coût
de ces emprunts dépendront de la santé financière de la coopérative
et de sa cote de crédit. -
Débentures Si
elle a besoin d’importantes sommes d’argent, la coopérative peut
aussi émettre des débentures. Elle peut offrir certains éléments
d’actif en garantie de ces débentures. Si la coopérative possède
des immobilisations financées par des capitaux propres, comme des terrains
et des immeubles, elle peut s’en servir pour obtenir du financement au moyen
de ses débentures. Les coopératives peuvent émettre plusieurs
types de débentures, mais elles promettent généralement de
verser périodiquement des intérêts et de rembourser le capital
avant une certaine date. Si la coopérative n’effectue pas ses paiements,
les détenteurs de débentures peuvent la poursuivre. Il n’existe
pas de plafond au taux pouvant être offert par une coopérative sur
ses débentures. Cependant, la coopérative devra décider du
taux qu’elle peut se permettre. Les débentures peuvent également
être non garanties. Section
3. Fonctionnement De La Coopérative Utilisation De L’excédent
On entend par « excédent », l’excédent
des produits sur les charges. Comment une coopérative utilise son excédent
peut influer directement sur son financement. La coopérative aura probablement
besoin de conserver une partie de son excédent sous la forme d’excédent
non réparti ou de réserve. L’excédent non réparti
sert au financement de l’expansion des activités ou au remplacement
éventuel d’éléments d’actif. Il faut définir
les besoins de la coopérative avant de redistribuer l’excédent
aux membres et aux détenteurs de parts. Par tradition,
les coopératives distribuent généralement la plupart de leur
excédent à leurs membres sous forme de ristourne. Si la coopérative
entend attirer des capitaux importants en convaincant les investisseurs qu’elle
a l’intention de verser des dividendes sur ses parts sociales, elle devra
veiller à ne pas prendre cet engagement au détriment des membres
qui s’attendent à toucher une ristourne.
Imposition De L’excédent La méthode utilisée
pour distribuer l’excédent a une incidence fiscale sur celui-ci, tant
pour la coopérative que pour ses membres et investisseurs. Les ristournes
sont versées à même le revenu avant impôt de la coopérative
et sont considérées comme une charge, ce qui diminue la somme d’impôt
à payer par la coopérative. Les ristournes versées par les
coopératives de travail et certains types de coopératives autres
que des coopératives de consommateurs sont imposables comme un revenu gagné
par le membre. Les dividendes versés sur les parts le
sont à même le revenu après impôt de la coopérative
et sont imposables entre les mains des membres. Les membres de la coopérative
peuvent réclamer le crédit d’impôt fédéral
pour les dividendes versés par la coopérative. Pour plus de détails
sur la fiscalité, consulter un comptable. Autres
Règlements Et Questions Concernant La CoopérativeExigence
de vérificationLa LSC précise qu’il faut nommer un
vérificateur pour examiner les registres financiers et produire un rapport
annuel. Il doit s’agir d’une personne impartiale et en aucun cas de
l’un des administrateurs ou des employés de la coopérative.
Si la coopérative compte peu de membres et dispose d’un capital restreint,
il se peut que le vérificateur ne soit pas nécessaire. La coopérative
peut être exemptée de l’obligation de se soumettre à
une vérification : - si la coopérative
compte au plus 15 membres et que ces derniers y consentent par écrit,
ou
- si elle compte au plus 50 membres qui y consentent par voie de
résolution et que les maximums prescrits pour l’exemption de vérification
sont respectés, pourvu qu’elle ne reçoive aucune subvention
exigeant une telle vérification.
Les coûts
de vérification peuvent être élevés. Ils varient selon
la complexité de l’entreprise. Retrait des membresLes
parts sociales détenues dans la coopérative constituent un bien
personnel et sont transférables selon les conditions établies par
la LSC. Un membre peut se retirer de la coopérative en donnant un
préavis de six mois. À la fin de la période de préavis,
la coopérative doit commencer à racheter les parts du membre ou
à lui rembourser ses prêts. Les parts sociales ou les prêts
d’un membre doivent être remboursés dans les six mois qui suivent
son décès. Un membre peut être expulsé par vote majoritaire
du conseil d’administration. La coopérative doit alors lui rembourser
ses parts ou ses prêts en deçà de une année. Un membre
qui a voté contre une résolution qui (dans les faits) apporte un
changement important à la nature de la coopérative peut se retirer.
Ses parts ou ses prêts doivent alors lui être remboursés dans
les 90 jours. Par « changement important », on entend
la vente ou la disposition des biens de la coopérative, la fusion avec
une autre coopérative ou sa conversion en société par actions.
Dans chaque cas, la LSC comporte des dispositions additionnelles
qui accordent à la coopérative le pouvoir de retarder le versement
si celui-ci entraîne l’insolvabilité de la coopérative
ou menace très sérieusement la stabilité financière
de cette dernière. Une coopérative devient insolvable si son endettement
dépasse la valeur de revente de son actif ou si elle est incapable de payer
ses dettes à la date d’échéance.
DissolutionPour pouvoir
dissoudre la coopérative, les membres doivent d’abord signifier leur
intention en déposant des statuts de dissolution auprès de la CSFO.
Les prêts consentis par les membres et les prêts de ristournes viennent
au deuxième rang, après les dettes courantes de la coopérative
qui ont la priorité. L’excédent net est alors réparti
également entre les membres ou redistribué en proportion de la ristourne
versée durant les cinq années précédentes. Autrement,
ce montant peut être versé à des oeuvres de charité.
Si aucune méthode de disposition de l’excédent n’est définie
dans les statuts constitutifs ni dans les règlements administratifs, les
fonds sont redistribués également entre les membres, indépendamment
du nombre de parts de chacun.
Convention de commercialisationLes coopératives
qui commercialisent les biens des membres concluent des contrats ou des conventions
de commercialisation avec eux. Ces conventions précisent par écrit
les droits et les obligations des membres quant à la commercialisation
de leurs produits par l’intermédiaire de la coopérative. Ce
document prévoit aussi les modalités selon lesquelles les produits
seront commercialisés et les opérations comptabilisées. Cette
convention, qui vise à garantir à la coopérative un approvisionnement
constant de la part de ses membres, peut prévoir le versement à
la coopérative de dommages-intérêts advenant la non-coopération
des membres. Il s’agit soit d’un contrat d’achat-vente, soit d’un
contrat d’agence qui constitue un document vital pour la plupart des coopératives
agro-alimentaires. Les règlements administratifs peuvent même le
préciser. SommairePour
plus détails, consulter la LSC. Il est fortement recommandé
de consulter des avocats, des comptables et des experts en planification qui s’y
entendent en matière de constitution de coopératives, puisque la
marche à suivre diffère passablement de celle qui vise la constitution
d’une société par actions. Le présent document ne présente
qu’un aperçu de la LSC et ne saurait s’y substituer.
Information Sur Les CoopérativesCoopératives
- À but lucratif
On peut obtenir des renseignements sur les
coopératives en s’adressant au ministère des Finances ainsi
qu’aux organismes suivants : RéférencesLes
coopératives en Ontario, ministère des Finances de l’Ontario,
série de publications qui comprend : Comment constituer une coopérative;
Constituer une coopérative en personne morale avec capital social; Constituer
une coopérative en personne morale sans capital social; et Exigences légales.
Créer notre coopérative, Secrétariat aux coopératives,
Agriculture et Agroalimentaire Canada,
Site Web : www.agr.gc.ca/policy/coop/kitcoop/fiche13.html
La présente publication se veut un document d’information
générale qui ne fournit pas de conseils sur des situations particulières.
Même si on y trouve des renseignements sur les aspects juridiques et fiscaux
concernant les coopératives, elle ne saurait tenir lieu d’interprétation
ou de résumé de la Loi de l’impôt sur le revenu, de la
Loi sur les sociétés coopératives (Ontario) ou de toute loi
touchant la constitution d’une coopérative. Le gouvernement de l’Ontario
décline toute responsabilité envers quiconque s’en servirait
ainsi. Nous remercions le Secrétariat d’État
pour sa contribution financière à la réalisation de la présente
fiche technique. La présente fiche technique a été
mise à jour par Rob Gamble, chef de programme, Finances et structures d’entreprise,
Division de l’agriculture et des affaires rurales, MAAARO, Guelph, à
partir, en partie, d’une fiche technique rédigée par Tony ten Westeniend
et Helen Prinold. L’auteur aimerait remercier George Alkalay, Northfield
Ventures Ltd., King City (Ontario) pour son aide dans la révision de cette
fiche technique. Annexe 1.
Étapes À Suivre Pour Créer Une Coopérative Phase
I — Élaborer le projet initial Étape 1 :
Réunir un groupe d’organisateurs-clés - Identifier
les besoins que la coopérative pourrait combler ou les problèmes
qu’elle pourrait résoudre, notamment :
- possibilités
de transformation à valeur ajoutée,
- rareté de certains
produits et services,
- piètre qualité de certains produits
et services,
- prix exorbitant de produits et de services,
- expansion
des marchés;
- Identifier l’aide professionnelle nécessaire
pour lancer l’entreprise :
- juriste-conseil,
- consultant
en création de coopératives,
- consultant chargé de
l’étude de faisabilité, du plan d’affaires et de la planification
financière,
- expert-comptable;
- Former un comité directeur
pour orienter l’étude de faisabilité.
Étape 2 :
Effectuer une étude de faisabilité - Faire notamment
des analyses de marché, de la production, des coûts, de sensibilité
et financière;
- Identifier l’aide technique et financière
accessible;
- Évaluer la réceptivité de la collectivité
aux activités projetées par la coopérative;
- Évaluer
si la coopérative est le meilleur cadre juridique à utiliser ou
si le type de coopérative choisi est le plus pertinent;
- Définir
les avantages pressentis de la coopérative pour les membres (en termes
de qualité et de prix, par exemple), et définir :
- les
produits et services offerts (dans le cas d’une coopérative de consommateurs);
- les
produits et services commercialisés (dans le cas d’une coopérative
de producteurs);
- les salaires et les conditions de travail (dans le cas
d’une coopérative de travail).
Évaluer les chances
que le projet attire le nombre minimal de membres requis. Si l’étude
n’est pas concluante, réévaluer le projet. Si l’étude
démontre que le projet de coopérative est viable, passer à
la phase II. Phase
II — Coordonner les activités précédant la mise sur
pied de la coopérative Les étapes 3 et 4 peuvent
être menées de front ou dans l’ordre inverse de celui qui est
indiqué ci-dessous. À défaut d’avoir mis en place à
tout le moins une structure temporaire, il peut être difficile de concevoir
ou de peaufiner un plan d’affaires. Étape 3 :
Convoquer une séance d’organisation - Choisir
la dénomination sociale de la coopérative et l’emplacement
de son siège social;
- Définir la mission de la coopérative
(les buts et objectifs poursuivis);
- Élire un conseil d’administration
provisoire et un ou une secrétaire du conseil;
- Soumettre une demande
officielle de constitution auprès de la Commission des services financiers
de l’Ontario (CSFO), ou d’Industrie Canada si la coopérative
doit être constituée en vertu des lois fédérales.
Étape 4 :
Rédiger un plan d’affaires - Constituer une équipe
chargée de la planification;
- Se procurer le financement nécessaire
à l’élaboration du plan d’affaires soit auprès
des membres, soit en demandant une subvention spéciale, soit en négociant
de l’assistance technique ou une entente d’aide au démarrage
d’une entreprise auprès d’un organisme spécialisé;
- Voir
l’annexe 2, Élaboration d’un plan d’affaires.
Si le plan d’affaires révèle des lacunes graves
ou s’il soulève peu d’enthousiasme de la part du groupe, les
membres du conseil provisoire peuvent décider d’abandonner le projet.
Dans le cas contraire, le groupe peut procéder à la phase III.
Phase III — Structurer et mettre
sur pied la coopérative Former des comités spéciaux
chargés de répartir la charge de travail entre les membres du conseil
d’administration provisoire. Par exemple, des comités chargés :
- de la planification;
- des finances;
- des
immobilisations.
Étape 5 :
Mettre sur pied la structure interne de la coopérative
- Décider de la structure à donner à la coopérative
et, au besoin, définir les différentes catégories de membres
(consommateurs, fournisseurs, travailleurs);
- Déterminer les rôles
et responsabilités des différentes assemblées délibérantes
(assemblée générale, conseil d’administration, comités);
- Rédiger
les statuts constitutifs et les règlements;
- Recruter des membres;
- Assurer
une formation convenable aux administrateurs.
Étape 6 :
Planifier et lancer la campagne visant l’obtention des fonds de démarrage
et le financement du projet - Décider de la valeur de
la part sociale à exiger des membres pour leur adhésion à
la coopérative (par exemple, 5 $ ou 50 $);
- Évaluer
la valeur du capital social au démarrage et après trois années
d’exploitation (en termes de croissance prévue du nombre d’adhésions);
- Rédiger
le plan de financement global pour les trois premiers exercices;
- Peaufiner
ou revoir le plan d’affaires;
- Négocier l’apport de capitaux
des partenaires de source extérieure (au besoin), qu’il s’agisse
de sociétés à capital de risque, de fonds privés ou
de programmes d’investissement de caisses populaires ou de caisses d’épargne
et de crédit;
- Négocier des prêts à moyen terme
ainsi qu’une marge de crédit auprès de banques ou de caisses
d’épargne et de crédit.
Étape 7 :
Mettre sur pied la structure de l’entreprise Étape 7A :
Planifier les activités de l’entreprise - Élaborer
un organigramme de l’entreprise;
- Planifier les activités pour
la première année d’exploitation;
- Négocier les
contrats d’approvisionnement pour les produits et services nécessaires
(intrants) et, au besoin, les contrats de vente ou de commercialisation (selon
la nature de la coopérative et de ses activités);
- Concevoir
et mettre en oeuvre un système comptable;
- Définir les tâches
et responsabilités de chaque poste;
- Élaborer une politique
salariale;
- Pourvoir au poste de chef de la direction et directeur général.
Étape 7B :
Engager et former le personnel - Sélectionner et engager le
personnel;
- Concevoir et offrir le programme de formation du personnel.
Étape 7C :
S’assurer de la légalité des activités de l’entreprise
- Se procurer les autorisations nécessaires pour démarrer l’entreprise
auprès des trois paliers de gouvernement (municipal, provincial et fédéral).
Étape 8 :
Tenir la première assemblée générale - Adopter
les règlements administratifs;
- Approuver l’adhésion
de la coopérative à une fédération sectorielle ou
à d’autres organismes coopératifs;
- Nommer un vérificateur
externe;
- Élire les membres du conseil d’administration et
de tout comité.
Annexe 2.
Élaboration Du Plan D’affaires D’une Nouvelle Coopérative
Le plan d’affaires est un document qui donne une description complète
des activités de la coopérative que l’on souhaite créer.
Il décrit en détail les produits ou services qui seront produits
ou vendus, l’organisation du travail et la méthode de gestion, les
résultats de l’étude de marché, le plan de commercialisation,
le plan des ressources humaines, le matériel et l’équipement
nécessaires, les besoins en financement et le plan de financement.
Le plan d’affaires est un outil de travail. Il vise deux objectifs :
- Faciliter l’obtention de capitaux externes, de prêts
de caisses de crédit ou de banques, ou de subventions. Il doit expliquer
aux investisseurs pourquoi ils devraient investir dans l’entreprise et décrire
l’habileté de l’équipe à réussir le lancement
et la mise sur pied de la coopérative;
- Faciliter la maîtrise
du processus de lancement et de mise sur pied de la nouvelle coopérative.
Le
plan d’affaires servira de canevas à suivre dans le démarrage
de la coopérative et la surveillance de ses activités et de ses
résultats. Il doit être clair et concis. Un plan
d’affaires renferme les sections suivantes : - Sommaire
du plan d’affaires (2 pages au maximum)
- Brève description de la coopérative (1 page)
- Nom et adresse du siège social, date de création;
- Type
de coopérative, ses objectifs, le nombre de membres.
- Analyse du marché auquel s’adresse la coopérative
- Brève description des caractéristiques des produits ou services
offerts comparativement à des produits ou services comparables offerts
sur le marché;
- Caractéristiques du marché, sa taille,
créneaux desservis par des entreprises concurrentes, segments du marché,
tendances du marché;
- Caractéristiques de votre stratégie
commerciale (vente directe ou par un intermédiaire, frais d'expédition,
etc.);
- Caractéristiques de la clientèle (membres ou non-membres),
groupes d’âge, sexe, profession, revenu familial, emplacement, habitudes
d’achat, etc.;
- Prix des produits ou services à offrir.
- Description des produits et des services offerts
- Originalité des produits et des services comparativement à ceux
qui sont offerts par la concurrence, leurs caractéristiques distinctives
(y compris des photographies ou des esquisses, au besoin);
- Description
de toute activité de recherche et de développement nécessaire
avant que les produits ou services puissent être commercialisés (indiquer
les coûts et le calendrier qui y sont rattachés);
- Description
du plan de développement des nouveaux produits et services;
- Liste
des lois et des règlements à respecter et des autorisations à
obtenir des autorités avant que les produits et services ne puissent être
commercialisés.
- Plan de commercialisation
- Évaluer le chiffre des ventes des trois premières années
et la part de marché recherchée (revoir l’étude de marché
détaillée sur laquelle sont fondés les objectifs de vente;
l’inclure en annexe);
- Dresser une liste des acheteurs-membres ou
des acheteurs éventuels qui ont déjà manifesté un
intérêt pour les produits ou services;
- Décrire les
segments de marché visés (taille, emplacement, autres caractéristiques);
- Décrire
le plan stratégique de pénétration du marché et son
coût (forme que prendra la publicité des produits ou services, campagne
de promotion, publicité dans les médias, prix réduits offerts
aux membres, etc.).
- Exploitation
- Avantages de l’emplacement du lieu d’affaire;
- Caractéristiques
et coûts du bâtiment et du matériel déjà détenus,
à acheter ou à louer (joindre un plan au besoin et faire des renvois
à des descriptions détaillées fournies en annexe);
- Description
des procédés et méthodes de production des produits et services;
- Description
des caractéristiques de la main-d’oeuvre nécessaire (qualification
professionnelle, effectif, charges salariales, etc.).
- Gestion
et structure hiérarchique
- Caractéristiques
de la structure de la coopérative et de sa méthode de gestion (répartition
des pouvoirs et des responsabilités, noms des administrateurs et brève
description de leur domaine d’expertise);
- Organigramme de la coopérative
et méthode d’exploitation (philosophie de gestion, noms des directeurs,
leurs qualifications, description de leurs tâches, de leurs responsabilités
et des rapports hiérarchiques);
- Identification des ressources professionnelles
externes avec lesquelles la coopérative compte traiter (organisme spécialisé
dans l’aide au démarrage, cabinet comptable, consultant en commercialisation,
formateur, etc.).
- Calendrier des activités
- États financiers prévisionnels comprenant :
- Bilan à la fin des trois premiers exercices;
- État
des résultats pour chacun des trois premiers exercices;
- Budget
de trésorerie prévisionnel pour le premier exercice, estimation
du fonds de roulement pour chacun des deux exercices suivants;
- Seuil de
rentabilité (niveau d’activité à partir duquel la coopérative
affiche un excédent de ses produits sur le total de ses charges fixes et
de ses charges variables).
- Plan
de financement
- Investissement total nécessaire
au démarrage;
- Plan d’investissement à court et à
moyen termes;
- Source de financement (capital-actions, investisseurs externes,
prêts à moyen terme, etc.);
- Financement obtenu par source,
conditions d’obtention (intérêts, quote-part de l’excédent,
etc.), calendrier de remboursement, garantie donnée.
Pour plus de renseignements :
Sans frais : 1 877 424-1300
Local : 519 826-4047
Courriel : ag.info.omafra@ontario.ca
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